Iga Access kaasatud mall on täielik jälgimisrakendus, mis sisaldab eelmääratletud tabeleid, vorme, aruandeid, päringuid, makrosid ja seoseid. Need mallid on kujundatud nii, et need oleksid kohe valmis, et saaksite luua uue andmebaasi, mis põhineb mallil ja töötaks kiiresti. Siiski võib juhtuda, et soovite uut andmebaasi muuta (nt lisada või ümber nimetada välja või muuta aruannet).
Selles artiklis selgitatakse, kuidas teha kõige levinumaid muudatusi, mida soovite rakendada malli põhjal loodud andmebaasile. Täpsemat teavet konkreetsete valdkondade kohta leiate artiklite linkidest.
Selle artikli teemad
Tabelite ja väljade põhitõed
Andmebaasi loomisel salvestatakse andmed tabelitesse – teemapõhistesse ridade ja veergude loenditesse. Teabeüksused, mida soovite jälgida, talletatakse väljadel (ehk veergudes). Näiteks võite tabelis Kontaktid luua väljad Perekonnanimi, Eesnimi, Telefoninumber ja Aadress. Tabelis Tooted saate luua väljad Toote nimi, Toote ID ja Hind.
On oluline, et valiksite väljad hoolikalt. Näiteks on tavaliselt halb luua väli arvutatud väärtuse talletamiseks. Enamikul juhtudel võib teil olla Access arvutada soovitud väärtus. Kui valite väljad, proovige salvestada teavet väikseimatesse kasulikesse osadesse. Näiteks võiksite täisnime asemel ühel väljal talletada ees- ja perekonnanimed eraldi. Üldiselt, kui teil on vaja teabeüksust aruandesse lisada, sortida, otsida või arvutusi teha, paigutage see eraldi väljale.
Andmebaasi kujundamise ja väljade valimise kohta lisateabe saamiseks lugege artiklit Andmebaasi kujundamise põhitõed.
Väljal on teatud määratlevad omadused. Näiteks on igal väljal nimi, mis tuvastab kordumatult tabeli välja. Väljal on ka andmetüüp, mis on valitud nii, et see vastaks talletatavale teabele. Andmetüüp määrab talletatavad väärtused ja nende väärtustega tehtavad toimingud ning iga väärtuse jaoks eraldatava salvestusruumi. Igal väljal on ka seostuv sätete rühm ehk atribuudid, mis määratlevad välja ilme või käitumise omadused. Näiteks määratleb atribuut Vorming välja kuvapaigutuse ehk selle kuvamise viisi.
Tabelisse välja lisamine
Andmelehevaates saate tabelisse hõlpsasti välja lisada. Kujundusvaates saate tabelisse lisada ka välja. Andmelehevaates tuleb välja lisamiseks tippida osa andmeid päise Klõpsatav veerg all asuvasse lahtrisse. Välja saate tabelisse lisada ka kujundusvaates.
Andmelehevaates tabelisse välja lisamise kohta leiate lisateavet artiklist Andmeleheveeru lisamine või kustutamine.
Kujundusvaates tabelisse välja lisamise kohta leiate lisateavet artiklist Tabeli loomine ja väljade lisamine.
Märkus.: Kui lisate tabelisse uue välja, ei lisata seda välja automaatselt olemasolevatele vormidele ja aruannetele. Välja kuvamiseks nendel vormidel ja aruannetes peate välja käsitsi lisama.
Tabelist välja kustutamine
Võimaluse korral vältige välja kustutamist andmebaasist, mis loodi mõne esitatud malli põhjal. Tõenäoliselt kasutatakse seda välja muudes andmebaasiobjektides (nt vormides ja aruannetes). Seega loob välja kustutamine tagajärjed, kui proovite kasutada muid andmebaasiobjekte, mis seda välja kasutavad – andmebaasiobjektid ei tööta ootuspäraselt. Ülejäänud objektide õigeks toimimiseks peate eemaldama kõik väljaviited kõigist objektidest, mis seda kasutavad.
Kui otsustate, et peate kustutama välja malli põhjal loodud andmebaasist, saate seda teha kas andmelehevaates või kujundusvaates. Pidage meeles, et kui teised andmebaasiobjektid viitavad kustutatud väljale, peate viite eemaldamiseks neid muid objekte muutma. Näiteks kui aruanne sisaldab juhtelementi, mis on seotud kustutatud väljaga ja käivitate aruande, kuvatakse tõrketeade, kuna Access ei leia välja andmeid.
Välja kustutamisel kustutatakse jäädavalt kogu sellel väljal talletatud teave. Seetõttu peaksite väljade kustutamisel olema ettevaatlik ja enne välja kustutamist looma oma andmebaasist varukoopia.
Enne välja kustutamist peate veenduma, et see ei osaleks üheski tabelis. Kui proovite kustutada välja, mille seosed on olemas, hoiatab Access teid, et peate esmalt seosed kustutama.
Üksikasjalikud juhised tabeliseose kustutamise kohta leiate artiklist Seose loomine, redigeerimine või kustutamine.
Üksikasjalikud juhised tabelitest väljade kustutamise kohta leiate artiklist Välja kustutamine.
Välja või tabeli ümbernimetamine
Võimaluse korral vältige mõne esitatud malli põhjal loodud välja või tabeli ümbernimetamist andmebaasis– tõenäoliselt kasutatakse välja või tabelit muudes andmebaasiobjektides (nt vormides ja aruannetes). Seega võib välja või tabeli ümbernimetamine põhjustada tagajärgi, kui proovite kasutada muid andmebaasiobjekte, mis seda välja või tabelit kasutavad. Teised objektid ei pruugi oodatud viisil töötada, kui need endiselt viitavad vanale nimele. Et muud objektid töötaksid õigesti, tuleb vana nimi muuta uueks nimeks. Kui dialoogiboksi Accessi suvandid kategoorias Praegune andmebaas on märgitud ruut Soorita nime automaatkorrektuur, tehakse suur osa sellest tööst teie eest automaatselt.
Võimalik, et soovite muuta andmelehevaates veerupäises kuvatavat teksti. Seda saate teha ilma välja ümber nimetamata. Kui soovite muuta ainult veerupäises olevat teksti ja te ei soovi välja ümber nimetada, lugege jaotist Veerupäises kuvatava teksti muutmine.
Vajadusel saate tabeli navigeerimispaanil ümber nimetada või välja andmelehevaates või kujundusvaates ümber nimetada. Enne seda peaksite kaaluma suvandi Nime automaatkorrektuur sisselülitamist, kui see pole juba sisse lülitatud.
Suvandi Nime automaatkorrektuur sisselülitamine
Andmebaasiobjekti (nt välja, tabeli, vormi või aruande) ümbernimetamisel soovite tavaliselt, et nimemuudatus levitataks kogu andmebaasis. Vastasel juhul ei tööta vanale nimele viitavad objektid ootuspäraselt. Access sisaldab nime automaatkorrektuuri funktsiooni, mis aitab nimemuudatusi levitada. Vaikimisi on nime automaatkorrektuur kõigi uute andmebaaside jaoks sisse lülitatud Access. Kui see on aga välja lülitatud, saate selle sisse lülitada järgmiselt.
Suvandi Nime automaatkorrektuur sisselülitamine
-
Valige Fail > Suvandid.
-
Klõpsake dialoogiboksi Accessi suvandid vasakpaanil nuppu Praegune andmebaas.
-
Märkige jaotises Nime automaatkorrektuuri suvandid ruut Jälita nime automaatkorrektuuri teavet ja seejärel märkige ruut Soorita nime automaatkorrektuur .
-
Kui soovite säilitada tabeli, mis logib kõik nime automaatkorrektuuri tehtud muudatused, märkige ruut Logi nime automaatkorrektuuri muudatused .
-
Klõpsake nuppu OK.
-
Muudatuste salvestamiseks klõpsake kiirpääsuriba nuppu Salvesta.
Märkus.: Nime automaatkorrektuuri funktsioon pole sama mis automaatkorrektuuri funktsioon. Nime automaatkorrektuuri funktsioon parandab viited objektide vahel. Automaatkorrektuuri funktsioon parandab sageli valesti kirjutatud sõnu või fraase.
Välja ümbernimetamine andmelehevaates
-
Topeltklõpsake navigeerimispaanil tabelit, kus soovite välja ümber nimetada.
Tabel avatakse andmelehevaates.
-
Paremklõpsake ümbernimetatava välja veerupäist ja seejärel klõpsake kiirmenüü käsku Nimeta väli ümber .
-
Tippige välja uus nimi ja vajutage sisestusklahvi (ENTER).
Välja ümbernimetamine kujundusvaates
-
Paremklõpsake navigeerimispaanil tabelit, milles soovite välja ümber nimetada, ja seejärel klõpsake kiirmenüü käsku Kujundusvaade .
Tabel avatakse kujundusvaates.
-
Klõpsake ümbernimetatava välja veeru Välja nimi lahtrit.
Näpunäide.: Kogu väljanime valimiseks osutage nime esimesest märgist vasakule, kuni kursor muutub nooleks, ja seejärel klõpsake.
-
Välja ümbernimetamiseks redigeerige teksti.
-
Muudatuste salvestamiseks klõpsake kiirpääsuriba nuppu Salvesta.
Tabeli ümbernimetamine
Saate tabeli ja enamiku muid andmebaasiobjekte ümber nimetada otse navigeerimispaanilt.
-
Paremklõpsake navigeerimispaanil tabelit, mille nime soovite muuta, ja seejärel klõpsake kiirmenüü käsku Nimeta ümber .
Märkus.: Enne tabeli ümbernimetamist peate sulgema kõik avatud objektid, mis viitavad tabelile.
-
Tippige uus nimi ja vajutage sisestusklahvi (ENTER).
-
Muudatuste salvestamiseks klõpsake kiirpääsuriba nuppu Salvesta.
Vormile või aruandele välja lisamine
Mallil põhineva andmebaasi loomisel sisaldab andmebaas mitut valmisvormi ja -aruannet, millega saate kohe töötada. Võite siiski leida, et soovite vormile või aruandele lisada lisavälja. Vormile või aruandesse välja lisamisel loote juhtelemendi nime.
Juhtelemendid on objektid, mis kuvavad andmeid, teevad toiminguid ning võimaldavad kuvada ja kasutada kasutajaliidest täiustavat teavet (nt silte ja pilte). Juhtelemente saab siduda, sidumata ja arvutada.
Vormides ja aruannetes kasutatavate juhtelementide tüüpide täieliku loendi leiate artiklist Juhtelementide tutvustus.
Välja lisamine vormile või aruandesse küljendivaates
Pärast vormi või aruande loomist saate selle kujundust küljendivaates hõlpsasti viimistleda. Kui kasutate juhisena tegelikke reaalajas andmeid, saate reguleerida väljade laiust ja välju ümber korraldada. Saate vormile või aruandele paigutada uusi välju ning määrata vormi või aruande ja nende juhtelementide atribuudid.
Küljendivaate aktiveerimiseks paremklõpsake navigeerimispaanil vormi või aruannet ja seejärel klõpsake kiirmenüü käsku Küljendivaade . Teise võimalusena võite klõpsata Accessi olekuribal nuppu Küljendivaade või paremklõpsata vormi või aruande dokumendi vahekaarti ja seejärel klõpsata kiirmenüü käsku Küljendivaade .
Atribuudilehe avamine
-
Klõpsake menüü Kujundus jaotises Tööriistad nuppu Atribuudileht.
Kiirklahv Vajutage klahvi F4.
Paani Väljaloend abil saate kujundusse lisada aluseks olevast tabelist või päringust välju. Paani Väljaloend kuvamiseks klõpsake menüü Vorming jaotises Juhtelemendid nuppu Lisa olemasolevad väljad. Seejärel saate lohistada väljad otse paanilt Väljaloend oma kujundusse.
Paani Väljaloend kuvamine
-
Klõpsake menüü Kujundus jaotises Tööriistad nuppu Lisa olemasolevad väljad.
Välja lisamine paanilt Väljaloend
-
Ühe välja lisamiseks lohistage väli paanilt Väljaloend jaotisse, kus soovite selle vormil või aruandes kuvada.
-
Mitme välja korraga lisamiseks hoidke klahvi CTRL allavajutatuna ja klõpsake soovitud välju. Lohistage valitud väljad vormile või aruandesse.
Kui kukutate väljad jaotisse, loob Access iga välja jaoks seotud tekstivälja juhtelemendi ja paigutab iga välja kõrvale automaatselt sildi juhtelemendi.
Vormide ja aruannete kohta leiate lisateavet artiklitest Välja lisamine vormile või aruandesse, Vormi loomine Accessis ja Lihtsa aruande loomine.
Dokumentide, failide või piltide talletamiseks välja lisamine
Saate Access abil lisada ühe või mitme dokumendi, faili või pildi talletamiseks välja, mille andmetüüp on Manus. Manusevälja abil saate ühele väljale salvestada mitu faili. Sellel väljal saate talletada ka mitut tüüpi faile. Näiteks töökandidaadi andmebaasis saate lisada iga kontakti kirjele lisaks fotole ka ühe või mitu elulookirjeldust.
Manusevälja lisamine tabelisse
-
Paremklõpsake navigeerimispaanil tabelit, kuhu soovite välja lisada, ja seejärel klõpsake kiirmenüü käsku Kujundusvaade .
Tabel avatakse kujundusvaates.
-
Klõpsake veerus Välja nimi esimest tühja rida ja tippige uue välja nimi.
-
Klõpsake veerus Andmetüüp külgnevat lahtrit ja valige loendist Manus .
-
Muudatuste salvestamiseks klõpsake kiirpääsuriba nuppu Salvesta.
Access võib kuvada teate, mis ütleb, et pärast tabeli salvestamist ei saa muudatusi tagasi võtta. See tähendab, et te ei saa teisendada välja mõnda muusse andmetüüpi, kuid kui arvate, et tegite vea, saate välja kustutada.
-
Muudatuse kinnitamiseks klõpsake nuppu Jah .
Pärast tabelisse välja Manus lisamist saate kirjele dokumente, faile või pilte lisada dialoogiboksis Manused .
Manuse lisamine väljale
-
Topeltklõpsake navigeerimispaanil tabelit, kuhu soovite manuse lisada.
Tabel avatakse andmelehevaates.
-
Topeltklõpsake tabelis manusevälja.
Kuvatakse dialoogiboks Manused.
-
Klõpsake nuppu Lisa.
Kuvatakse dialoogiboks Faili valimine.
-
Loendi Vt abil saate sirvida faili või failideni, mille soovite kirjele manustada, valige fail või failid ja klõpsake nuppu Ava.
Võtke arvesse, et saate valida mitu toetatud andmetüübiga faili.
-
Failide lisamiseks tabelisse klõpsake dialoogiboksis Manused nuppu OK.
Access lisab failid väljale ja lisab vastavalt manustele vastava numbri.
-
Failide lisamiseks tabeli praegusele väljale või muudele väljadele korrake neid toiminguid.
Manuseväljade kohta leiate lisateavet artiklist Failide ja piltide manustamine andmebaasi kirjetele.
Välja ilme muutmine
Saate kohandada välja kuvamisviisi selle kuvamisel. Näiteks saate määrata kogu andmebaasis kasutatavad kuvavormingud (nt vormides ja aruannetes) või tabeli avamisel andmelehevaates. Kuvavormingu määramiseks peate määrama välja atribuudi Vorming . Seejärel pärivad teie loodud uued vormid ja aruanded automaatselt välja atribuudi Vorming .
Kuvavormingu määramine andmelehevaates
-
Topeltklõpsake navigeerimispaanil tabelit, mis sisaldab välja, mille vormingut soovite seada.
Tabel avatakse andmelehevaates. -
Klõpsake välja, mille kuvavormingut soovite seada.
-
Klõpsake menüü Väljad jaotises Vorming nupu Vorming kõrval asuvat ripploendi noolt ja seejärel valige vorming.
Väli kuvatakse uues kuvavormingus.
Kuvavormingu seadmine kujundusvaates
-
Paremklõpsake navigeerimispaanil tabelit, mis sisaldab muudetavat kuvavormingut, ja seejärel klõpsake kiirmenüü käsku Kujundusvaade .
Tabel avatakse kujundusvaates.
-
Klõpsake välja, mille kuvavormingut soovite seada.
-
Klõpsake jaotise Välja atribuudid vahekaardil Üldist välja Vorming .
-
Klõpsake ripploendit ja valige kuvamisvorming.
-
Muudatuste salvestamiseks klõpsake kiirpääsuriba nuppu Salvesta.