Kui saadate kirju postitusloendisse, saate sõnumit kohandada. Näiteks lisage mõne adressaadi jaoks sõnad "Tähtaja ületanud", mis põhineb andmeallika teatud väljadel olevatel väärtustel. Kohandamine põhineb ühendamise ajal käitatavatel reeglitel.
Näites "Tähtaeg ületatud" kasutatakse näidet If... Seejärel... Else rule, specifying to include the text, "Past due" for recipients where the value of a Due Date field is in the past.
Reeglite häälestamine toimub pärast kirjakooste adressaatide valimist ja koosteväljade lisamist dokumenti.
Avage Postitusreegel> ja valige reegel alltoodud kirjelduste põhjal.
Küsi
Näiteks saadate kvartalikoosoleku jaoks sama kutse. Andmeallikas ei talleta koosolekukuupäevi ja koosoleku kuupäev kuvatakse kutses rohkem kui üks kord.
Kui lisate dokumendile järjehoidjad ja lisate välja Küsi, saate käivitada iga koosoleku jaoks sama kooste. Ainus asi, mida peate tippima, on koosoleku kuupäev ja te tipite selle ainult üks kord.
- Vajutage koostedokumendis klahvikombinatsiooni Ctrl+F9 ja tippige järjehoidja loomiseks nimi. Korrake seda sama nimega igas kohas, kus soovite, et välja Küsi vastus kuvataks dokumendis.
- Viige kursor dokumendis kuhugi, enne esimest äsja loodud järjehoidjat.
- Valige Postitusreeglite küsimine>>.
- Valige äsja loodud järjehoidja (või tippige selle nimi) ja sisestage viip ,nt "Sündmuse kuupäev?" väljale Küsi .
- Valige OK ja seejärel uuesti OK .
- Kui klõpsate toimingu lõpus nuppu Lõpeta & ühendamine, valige Redigeeri üksikdokumente. Teilt küsitakse iga adressaadi kohta vastust. Vastus lisatakse teie määratud järjehoidjatesse ühendamise tulemusena saadud dokumentidesse.
Lisateave: Väljakoodid: väli Ask
Täitmine
Näiteks saadate sama kutse kvartalikoosoleku jaoks. Andmeallikas ei talleta koosolekukuupäevi ja koosoleku kuupäev kuvatakse kutses ainult üks kord.
Dokumendis välja Fill-in paigutamisega saate käivitada iga koosoleku jaoks sama kooste. Ainus asi, mida peate tippima, on koosoleku kuupäev.
- Viige kursor kohta, kuhu soovite täiteteksti lisada.
- Avage menüü Postitused jaotis Reeglite>täide.
- Sisestage viip, näiteks "Sündmuse kuupäev?" väljale Viip .
- Valige OK ja seejärel uuesti OK .
- Kui klõpsate toimingu lõpus nuppu Lõpeta & ühendamine, valige Redigeeri üksikuid dokumente. Teilt küsitakse iga adressaadi kohta vastust. Vastus lisatakse koostest tulenevatesse dokumentidesse väljale Täide.
Lisateave: Väljakoodid: väli Fill-In
Kui... Seejärel... Muul juhul
Näiteks saadate kirjavahetuse konverentsil osalejate loendile, kes reisivad nii riigisiseselt kui ka rahvusvaheliselt. Andmeallika väli Riik/regioon võib olla kohalike osavõtjate puhul tühi. Saate kasutada if-i... Seejärel... Muu... reegel kõigi adressaatide sõnumi isikupärastamiseks. Adressaadid, kelle väli Riik/regioon on tühi, võidakse kuvada teade "Teid tervitatakse saabumisel väravas", samas kui kõik teised adressaadid võivad näha teksti "Teid tervitatakse tolli lähedal asuvas laua taga".
- Viige kursor kohta, kuhu soovite tingimusteksti lisada.
- Avage Postitusreeglid>>, kui... Seejärel... Muidu.
- Valige loendist Välja nimi andmeallikast väli, mis määratleb tingimusteksti.
- Valige loendist Võrdlus andmeväärtuse võrdlemise viis.
- Sisestage väljale Võrdlusalus võrdlusväärtus (jätke see vahele, kui valisite väärtuse tühi või pole võrdlusena tühi ).
- Sisestage väljale Lisa see tekst , mis läheb dokumenti, kui võrdluskriteeriumid on täidetud.
- Sisestage väljale Muul juhul lisa see tekst , mis läheb dokumenti siis, kui võrdluskriteeriumid pole täidetud.
- Klõpsake nuppu OK.
Lisateave: Väljakoodid: väli IF
Koostekirje number
Näiteks soovite, et kirjavahetus näitaks igale adressaadile tema asukohta ooteloendis. Saate adressaadiloendi sortida registreerumiste kronoloogilises järjestuses ja seejärel kasutada reeglit Ühenda kirje #, et kuvada adressaadi numberloend loendis.
Kirjenumber kajastab mis tahes sortimist või filtreerimist, mille rakendasite andmeallikale enne ühendamist.
Näpunäide.
Kordumatute arvenumbrite loomiseks kasutage välja Prindikuupäev kõrval reeglit Merge rec #.
- Viige kursor kohta, kus soovite kirjenumbri kuvada.
- ValigePostitusreeglite>koostekirje>#.
Lisateave: Väljakoodid: väli MergeRec
Kooste järjekorranumber
Näiteks soovite, et kirjavahetus näitaks igale adressaadile sündmusele registreerunud inimeste koguarvu. Koostejärjestuse # reegli abil saate loendada ühendatud dokumendi kirjeid.
- Viige kursor kohta, kus soovite kirjenumbri kuvada.
- ValigePostitusreeglite>koostejada> #.
Lisateave: Väljakoodid: väli MergeSeq
Järgmine kirje
Näiteks saate kirjakooste abil printida kontaktiloendi ühele paberilehele. Reegli Next Record (Järgmine kirje) abil saate määrata, et Word jätkaks järgmise kirjega ilma uut lehte alustamata.
Märkus.
Postitussiltide leht on esitatud Word tabelina. Järgmise aadressi paigutamiseks sildile kasutab Word igas tabelilahtris reeglit Järgmine kirje.
- Viige kursor kohta, kuhu soovite järgmise kirje andmed kuvada.
- Valige Postituste>reeglid>Järgmine kirje.
- Lisab koostevälja järgmiseks soovitud andmete jaoks
Ettevõttenimede loend võib välja näha selline:
«Company_Name»
«Järgmine kirje»«Company_Name»
«Järgmine kirje»«Company_Name»
Lisateave: Väljakoodid: Järgmine väli
Järgmine kirje, kui
Näiteks soovite ühe paberilehena loetleda kodumaised konverentsil osalejad ja rahvusvahelised konverentsil osalejad, kes on loetletud teisel paberilehel. Andmeallika väli Riik/regioon võib olla kohalike reisijate jaoks tühi. Reeglit Next Record If saate kasutada selleks, et Word ei alustaks uut lehte, kuni see jõuab adressaatideni, kelle väli Riik/regioon pole tühi. Selle saavutamiseks tuleks andmeallikas esmalt sortida riigi/regiooni järgi.
- Viige kursor kohta, kuhu soovite järgmise kirje andmed kuvada.
- Avage Postitusreeglite>>järgmine kirje, kui.
- Valige loendist Välja nimi koostevälja nimi, näiteks Linn.
- Valige loendist Võrdlus andmeväärtuse võrdlemise viis. Kui näiteks soovite eristada kindlas linnas asuvad adressaadid, valige väärtus Võrdne.
- Sisestage väljale Võrdlusalus väärtus, mida soovite kasutada. Näiteks Tōkyōs olevate adressaatide esiletõstmiseks tippige Tokyo (jätke see vahele, kui olete valinud tühja või pole tühi).
Lisateave: Väljakoodid: väli NextIf
Sea järjehoidja
Näiteks valmistate ette kutseid konverentsile, kus põhimärkuse kõneleja pole veel lõpule viidud. Saate jätta kogu dokumendis esineja nime kohatäited ja lisada reegli Sea järjehoidja, kuhu sisestate esineja nime üks kord ja see kuvatakse kõigis kohatäidetes.
Kohatäited on viiteväljad; Sea järjehoidja reegel lisab välja, mida dokumendis ei kuvata (v.a juhul, kui vajutate väljakoodide kuvamiseks klahvikombinatsiooni Alt+F9).
- Viige kursor dokumendis suvalisse kohta.
- Valige Postitusreeglite>komplekt>Järjehoidja, tippige nimi ja seejärel valige OK.
- Viige kursor kohta, kus soovite järjehoidja teksti kuvada.
- Valige Lisa>kiirosade>väli ja klõpsake nuppu Viide.
- Valige äsja loodud järjehoidja nimi ja klõpsake nuppu OK.
- Lisage väli Viide kõikjal, kus soovite järjehoidja teksti kuvada.
- Enne kooste käivitamist paremklõpsake välja Sea, valige Redigeeri välja ja sisestage soovitud tekst väljale Tekst .
- Klõpsake nuppu OK.
Lisateave: Väljakoodid: väli Set
Jäta kirje vahele, kui
Näiteks on teil rõivakauplus ja leiate, et teil on konkreetse T-särgi ülekarjatamine, kuid mitte kõige populaarsemas suuruses. Kui olete müügi flaieriga saatmiseks valmis, välistate kliendid, kes kannavad teatud suurust. Kliendi mahuandmete sisu võrdlemiseks väljajäetava suurusega kasutage reeglit Skip Record If (Jäta kirje vahele).
- Avage Postitusreeglite>>jäta kirje vahele, kui.
- Valige loendist Välja nimi koostevälja nimi, näiteks Suurus.
- Valige loendist Võrdlus andmeväärtuse võrdlemise viis. Näiteks kindlat suurust kandvate klientide väljamõeldmiseks valige Võrdne.
- Sisestage väljale Võrdlusalus väärtus, mida soovite kasutada. Näiteks kui soovite esiletõsteda kliendid, kes kannavad eriti väikest suurust, valige XS (jätke see vahele, kui olete valinud tühja või pole tühi võrdluses).
Lisateave: Väljakoodid: väli SkipIf