Taulukot ovat tietokannan olennaisia objekteja, koska niissä on kaikki tiedot tai tiedot. Esimerkiksi yritystietokannassa voi olla Yhteystiedot-taulukko, johon tallennetaan toimittajien nimet, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot. Koska muut tietokantaobjektit ovat niin riippuvaisia taulukoista, tietokannan rakenne kannattaa aloittaa luomalla kaikki sen taulukot. Luo sitten muut objektit. Ennen kuin luot taulukoita Accessissa, mieti tarpeitasi ja määritä kaikki tarvitsemasi taulukot. Tietoja tietokannan suunnittelemisesta on artikkelissa Tietokannan suunnittelun perusteet.
Artikkelin sisältö
- Yleiskatsaus
- Taulukon ja kentän ominaisuudet
- Tietotyypit
- Taulukoiden yhteydet
- Näppäimet
- Yhteyksien käyttämisen etuja
Yleistä
Accessin kaltaisessa relaatiotietokannassa on yleensä useita toisiinsa liittyviä taulukoita. Hyvin suunnitellussa tietokannassa jokaiseen taulukkoon tallennetaan tietoja tietystä asiasta, kuten työntekijöistä tai tuotteista. Taulukossa on tietueita (rivejä) ja kenttiä (sarakkeita). Kentissä on erityyppisiä tietoja, kuten tekstiä, numeroita, päivämääriä ja hyperlinkkejä.
- Tietue: Sisältää tiettyjä tietoja, kuten tietoja tietystä työntekijästä tai tuotteesta.
- Kenttä: Sisältää tietoja taulukon aiheen yhdestä osasta, kuten etunimestä tai sähköpostiosoitteesta.
- Kentän arvo: Kullakin tietueella on kentän arvo, kuten
Contoso, Ltd.taisomeone@example.com.
Sivun alkuun
Taulukon ja kentän ominaisuudet
Taulukoilla ja kentillä on myös ominaisuuksia, joiden avulla niiden ominaispiirteitä tai toimintaa voi hallita.
- Taulukon ominaisuudet
- Kentän ominaisuudet
Access-tietokannassa taulukon ominaisuudet ovat taulukon määritteitä, jotka vaikuttavat taulukon ulkoasuun tai toimintaan kokonaisuudessaan. Taulukon ominaisuudet määritetään taulukon ominaisuusikkunassa rakennenäkymässä. Voit esimerkiksi taulukon Oletusnäkymä-ominaisuuden avulla määrittää, kuinka taulukko näkyy oletusarvoisesti.
Kentän ominaisuus liittyy tiettyyn taulukon kenttään, ja se määrittää kyseisen kentän ominaispiirteen tai toiminnallisuuteen liittyvän tekijän. Voit määrittää joitakin kentän ominaisuuksia taulukkonäkymässä. Voit myös määrittää minkä tahansa kentän ominaisuuden rakennenäkymässä käyttämällä Kentän ominaisuudet -ruutua.
Tietotyypit
Jokaiselle kentälle on määritetty tietotyyppi. Kentän tietotyyppi osoittaa, millaisia tietoja kenttä sisältää (esimerkiksi suuria tekstimääriä tai liitetiedostoja).
Tietotyyppi on kentän ominaisuus, mutta se eroaa muista kentän ominaisuuksista seuraavilla tavoilla:
- Kentän tietotyyppi määritetään taulukon rakenneruudukossa, ei Kentän ominaisuudet -ruudussa.
- Kentän tietotyyppi määrittää, mitä muita ominaisuuksia kentällä on.
- Kentän tietotyyppi on valittava, kun kenttä luodaan.
Voit luoda uuden kentän Accessissa kirjoittamalla tietoja taulukkonäkymän uuteen sarakkeeseen. Kun luot kentän kirjoittamalla tietoja taulukkonäkymässä, Access määrittää tietotyypin automaattisesti kirjoittamasi arvon perusteella. Jos Access ei pysty määrittämään tietotyyppiä annettujen tietojen perusteella, tietotyypiksi tulee Teksti. Voit tarvittaessa muuttaa tietotyyppiä valintanauhan avulla.
Esimerkkejä automaattisesta tietotyypin tunnistamisesta
Seuraavassa taulukossa näkyy, miten automaattinen tietotyypin tunnistaminen toimii taulukkonäkymässä.
| Jos kirjoitat | Access luo kentän, jonka tietotyyppi on |
|---|---|
John |
Lyhyt teksti |
http://www.contoso.com |
Hyperlinkki |
1 |
Numero, Pitkä kokonaisluku |
50,000 |
Numero, Pitkä kokonaisluku |
50,000.99 |
Numero, Double |
50000.389 |
Numero, Double |
12/67 |
Päivämäärä/Kellonaika |
December 31, 2016 |
Päivämäärä/Kellonaika |
10:50:23 |
Päivämäärä/Kellonaika |
10:50 am |
Päivämäärä/Kellonaika |
17:50 |
Päivämäärä/Kellonaika |
$12.50 |
Valuutta |
21.75 |
Numero, Double |
123.00% |
Numero, Double |
3.46E+03 |
Numero, Double |
Voit käyttää mitä tahansa kelvollista Internet-protokollan etuliitettä, kuten http://, https://tai mailto:. Access tunnistaa päivämäärä-, aika- ja valuuttamuodot käyttäjän kieliasetuksen perusteella.
Sivun alkuun
Taulukoiden yhteydet
Kukin taulukko tallentaa tietoja eri aiheesta, mutta Access-tietokannassa olevat taulukot tallentavat yleensä tietoa toisiinsa liittyvistä aiheista. Tietokanta saattaa sisältää esimerkiksi seuraavat kohteet:
- Asiakastaulukko, jossa on lueteltu yrityksen asiakkaat ja heidän osoitteensa.
- luettelo myytävistä tuotteista, mukaan lukien kunkin kohteen hinta ja kuva
- tilaustaulukko, johon kirjataan asiakkaiden tekemät tilaukset.
Koska tallennat tietoja eri aiheista eri taulukoihin, sinun on yhdistettävä tiedot toisiinsa, jotta voit helposti yhdistää toisiinsa liittyviä tietoja erillisistä taulukoista. Eri taulukoihin tallennettuja tietoja voidaan yhdistää luomalla yhteyksiä. Yhteys on kahden taulukon välinen looginen suhde, joka määrittää taulukoiden yhteiset kentät. Katso lisätietoja Taulukoiden yhteyksien oppaasta.
Sivun alkuun
Näppäimet
Taulukoiden yhteyksissä käytettäviä kenttiä kutsutaan avainkentiksi. Avain koostuu yleensä yhdestä kentästä, mutta se voi koostua useammasta kuin yhdestä kentästä. Avaimia on kahta lajia:
- Perusavain: Taulukossa voi olla vain yksi perusavain. Perusavain sisältää vähintään yhden kentän, jonka avulla kukin taulukkoon tallennettava tietue tunnistetaan yksilöivästi. Perusavaimena on usein yksilöllinen tunnusnumero, kuten tunnusnumero, sarjanumero tai koodi. Asiakkaat-taulukossa kullakin asiakkaalla voi esimerkiksi olla yksilöllinen asiakastunnus. Asiakastunnus-kenttä on Asiakkaat-taulukon perusavain. Kun perusavain sisältää useita kenttiä, se koostuu yleensä olemassa olevista kentistä, jotka yhdessä tarjoavat yksilöllisiä arvoja. Voit esimerkiksi käyttää henkilöitä käsittelevän taulukon perusavaimena yhdistelmää, joka koostuu sukunimestä, etunimestä ja syntymäpäivästä. Lisätietoja on artikkelissa Taulukon perusavaimen lisääminen tai muuttaminen.
- Viiteavain: Taulukossa voi olla myös yksi tai useampi viiteavain. Viiteavain sisältää arvoja, jotka vastaavat toisen taulukon perusavainta. Esimerkiksi Tilaukset-taulukon kussakin tilauksessa voi olla asiakasnumero, joka vastaa jotakin Asiakkaat-taulukon tietuetta. Asiakastunnus-kenttä on Tilaukset-taulukon viiteavain.
Taulukoiden välinen yhteys perustuu avainkenttien arvojen väliseen suhteeseen. Taulukoiden yhteyksillä voi yhdistää toisiinsa liittyvien taulukoiden tietoja. Oletetaan esimerkiksi, että yrityksen järjestelmässä on Asiakkaat-taulukko ja Tilaukset-taulukko. Kussakin Asiakkaat-taulukon tietueessa on Tunnus-niminen yksilöllinen perusavainkenttä.
Kun haluat yhdistää tilauksen asiakkaaseen, lisää Tilaukset-taulukkoon Asiakkaat-taulukon Tunnus-kenttää vastaava viiteavainkenttä ja luo avainkenttien välille yhteys. Kun lisäät tietueen Tilaukset-taulukkoon, käytät Asiakkaat-taulukosta peräisin olevaa asiakastunnusarvoa. Aina kun haluat tarkastella tietoja tilauksen asiakkaasta, yhteyden avulla voit määrittää, mitkä Asiakkaat-taulukon tiedot vastaavat tilaukset-taulukon tietueita.
- Perusavain, joka tunnistetaan kentän nimen vieressä olevalla avainkuvakkeella.
- Viiteavain, joka näkyy ilman näppäinkuvaketta.
Älä lisää kenttää, jos olettat, että kukin taulukossa esitetty yksilöllinen entiteetti saattaa vaatia kentälle useamman kuin yhden arvon. Jos haluat aloittaa asiakkaiden tekemien tilausten seurannan, jatka edellistä esimerkkiä, älä lisää kenttää taulukkoon, koska kullakin asiakkaalla on useampi kuin yksi tilaus. Luo sen sijaan uusi taulukko tilausten tallentamiseksi ja luo sitten yhteys kahden taulukon välille.
Sivun alkuun
Yhteyksien käyttämisen etuja
Kun tiedot pidetään erillään toisiinsa liittyvissä taulukoissa, saat seuraavat edut:
- Johdonmukaisuus: Koska jokainen tietokohde tallennetaan vain kerran yhdessä taulukossa, epäselvyyksien tai epäyhtenäisyyden mahdollisuus on pienempi. Voit esimerkiksi tallentaa asiakkaan nimen vain kerran asiakastaulukkoon sen sijaan, että tallentaisit sen toistuvasti tai mahdollisesti epäyhtenäisesti tilaustietoja sisältävään taulukkoon.
- Tehokkuutta: Tietojen tallentaminen vain yhteen paikkaan tarkoittaa, että käytät vähemmän levytilaa. Pienemmillä taulukoilla on myös taipumus tuottaa tietoja nopeammin kuin suuremmissa taulukoissa. Jos et käytä erillisiä taulukoita eri aiheissa, lisäät tyhjiä arvoja (tietojen puuttumista) ja vikasietoista arvoja taulukoihin. Molemmat voivat hukata tilaa ja hidasta suorituskykyä.
- Ymmärrettävyys: Tietokannan rakennetta on helpompi ymmärtää, kun aiheet on jaettu taulukoihin oikein.
Pidä suhteet mielessäsi, kun suunnittelet taulukoita. Ohjatun hakukentän luomisen avulla voit luoda viiteavainkentän, jos vastaavan perusavaimen sisältävä taulukko on jo olemassa. Ohjattu hakukentän luominen luo suhteen puolestasi. Lisätietoja on artikkelissa Hakukentän luominen tai poistaminen.
Sivun alkuun