Tässä artikkelissa on vaiheittaiset ohjeet ja parhaat käytännöt, joiden avulla Skype for Business kokoukset ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille. Kun kokoukset ovat helppokäyttöisiä, voit poistaa sisällön lukituksen kaikilta, ja henkilöt, joilla on erilaiset valmiudet, voivat osallistua kokouksiin. Opit esimerkiksi lisäämään kokouksia video- ja pikaviestien avulla ja varmistamaan, että kokouksen sisältöön voidaan ottaa käyttöön käyttöä helpottavia tekniikoita.
Sillä kannattaako kokousta edes pitää, jos kaikki eivät voi siihen osallistua?
Tee jokaisesta kokouksesta skype-kokous
Skype for Business voit ottaa kaikki mukaan kokoukseen myös silloin, kun kaikki ovat samassa huoneessa.
- Näkörajoitteiset henkilöt voivat tutustua jaettuun sisältöön omalla laitteellaan. He voivat käyttää haluamaansa avustavaa teknologiaa, kuten näytönlukuohjelmaa tai suurennuslasia.
- Voit nauhoittaa kokouksen, niin että sen voi katsoa myöhemmin.
- Kuulovammaiset ihmiset voivat hankkia reaaliaikaisia tulkkauspalveluja CART-palvelusta (Communication Access Realtime Translation). CART on käytettävissä monilla kielillä ympäri maailman.
Sisältö
- Skype for Business -kokouksen pika-aloitus
- Lisää ymmärrettävyyttä videon avulla
- CART-tulkkien kutsuminen kuulorajoitteisia ihmisiä varten
- Puheviestinnän laajentaminen pikaviestien avulla
- Avustavien teknologioiden käytön mahdollistaminen sisältöä jakamalla
Skype for Business -kokouksen pika-aloitus
Älä tuhlaa arvokasta kokousaikaa verkkokokouksen aloittamiseen.
Valitse kokousmuodoksi alusta alkaen skype-kokous. Sen jälkeen käyttäjät voivat liittyä kokoukseen linkistä tai muistutuksesta Outlookissa tai liittyä suoraan Skype for Business kautta.
Jos kyseessä on ennalta suunnittelematon kokous tai kokous, jota ei ollut tarkoitus toteuttaa verkossa:
- Valitse Skype for Business pääikkunan kalenterikuvakkeesta Pikakokous.
- Valitse Kutsu lisää henkilöitä -kuvake keskusteluikkunasta ja kutsu haluamasi henkilöt.
Vihje
Jos kokoukseen osallistuvat henkilöt ovat Exchange-jakelulistassa tai -ryhmässä, lisää ryhmä Yhteyshenkilöihisi. Valitse sitten ryhmän nimi, avaa pikavalikko (napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella tai Vaihto+F10) ja valitsemalla Aloita videopuhelu.
Lisää ymmärrettävyyttä videon avulla
Ihmiset työskentelevät parhaiten saadessaan tietoa monella eri aistilla. Siitä tietoisina kouluttajat ja viihdetaiteilijat valitsevat usein työvälineekseen videon. Sinäkin voit hyödyntää tämän tiedon puheluissa ja kokouksissa.
- Videon avulla kuurot osallistujat voivat käyttää viittomakielentulkkia.
- Video parantaa puheen kokonaisvaltaista ymmärtämistä. Siitä voivat erityisesti hyötyä huonokuuloiset, huuliltalukuun tukeutuvat henkilöt.
Vihje
Tarkista videon esikatselunäyttö videokokouksen aikana, jotta muut varmasti näkevät sinut. Istumapaikallasi kameran edessä voi esimerkiksi olla merkittävä vaikutus.
CART-tulkkien kutsuminen kuulovammaisia ihmisiä varten
Kutsu CART-tulkki kokoukseen tai puheluun, niin saat reaaliaikaisen tekstityksen. Pyydä kokouksen lopussa tekstiä itsellesi, jotta voit jakaa sen kaikille osallistujille.
- CART-palveluja on saatavilla maailmanlaajuisesti ja monella eri kielellä. CART-tulkkien avulla kuurot tai huonokuuloiset henkilöt voivat osallistua kokoukseen tai puheluun täysivaltaisesti.
Vihje
- Lisää kokouspuhelin osallistujaksi Kutsu lisää henkilöitä -kuvakkeen avulla. Kirjoita vain puhelinnumero. Puhelin voi olla huoneessa oleva eri mediamuodot salliva kokouspuhelin tai älypuhelin.
- Pyydä kaikki osallistujia kertomaan nimensä, kun he käyttävät puheenvuoron. Siten kuurojen tai huonokuuloisten henkilöiden on helpompi seurata kokouksen tapahtumia.
- Varmista, että kerralla puhuu vain yksi henkilö.
Puheviestinnän laajentaminen pikaviestien avulla
Pikaviestinnän avulla voit tarjota kokoustietoja vaihtoehtoisessa muodossa.
- Kirjoita näytöllä näkyvälle sisällölle vaihtoehtoisia tekstejä (alt text) pikaviesteinä.
- Pyydä tulkkeja julkaisemaan lisätietoja pikaviesteinä kuurojen luettavaksi.
- Liitä yksityiskohtaiset tiedot, kuten asiakirjojen ja verkkosivustojen URL-osoitteet, tekstinä. Tiedot eivät katoa ja ihmiset voivat avata linkitetyn sisällön omalla tietokoneellaan. Tarvittaessa henkilöt voivat tehostaa ymmärtämistään suurennuslasin tai näytönlukuohjelman avulla.
- Julkaise tärkeitä tiedotteita, päätöksiä ja toimia pikaviesteinä.
- Puhevammaiset tai kuultua tietoa eri tahtiin käsittelevät henkilöt voivat kirjoittaa kysymyksensä tai vastauksensa pikaviesteinä.
Huomautus
Voit noudattaa samoja helppokäyttötoimintoja käyttäessäsi pikaviestejä Skype for Business Onlinessa Outlookin verkkoversio.
Avustavien teknologioiden käytön mahdollistaminen sisältöä jakamalla
Skype for Business avulla kaikilla voi olla henkilökohtainen näkymä kokouksen sisällöstä.
- Työpöydän jakaminen
Jaa tietokoneesi työpöytä kokoukselle sen sijaan, että vain heijastat sisältöä näytölle. Siten muut osallistujat voivat tarvittaessa suurentaa sisältöä. - Sovelluksen tai ohjelman jakaminen
Jos haluat näyttää vain tietyn sovelluksen, jaa sovellusikkuna koko tietokoneen työpöydän sijaan. Siten jaettu sisältö näkyy vastaanottajille suurempana. - Skype for Business luonnoslehtiön käyttäminen
Käytä Skype for Business luonnoslehtiötä fyysisen luonnoslehtiön sijaan, jotta kaikki voivat nähdä taulun sisällön tietokoneissaan tai laitteissaan. Liikuntarajoitteiset henkilöt voivat lisätä sisältöä skype-luonnoslehtiöön sähköisesti ja näkörajoitteiset henkilöt voivat tarkastella sitä suurennuslasilla.
Vihje
Sisällön jakamisen sijaan voit ladata PowerPoint-esityksiä ja muita tiedostoja kokoukseen ja esittää ne sitten Skype for Business. Näin kaikki saavat sisällön omalle tietokoneelleen ja voivat käyttää haluamaansa avustavaa teknologiaa, kuten näytönlukuohjelmaa tai suurennuslasia.