Postilaatikon kohteiden arkistointi näytönlukuohjelman avulla Exchange-hallintakeskuksessa

Tämä artikkeli on tarkoitettu henkilöille, jotka käyttävät näytönlukuohjelmaa, kuten Windows Lukijaa, JAWSia tai NVDA:ta Windowsin työkalujen tai ominaisuuksien ja Microsoft 365 -tuotteiden kanssa. Tämä artikkeli on osa Helppokäyttötoimintojen ohje ja oppiminen -sisältöjoukkoa, josta löydät lisää tietoa sovellustemme esteettömyydestä. Yleisiä ohjeita on Microsoft-tuessa.

Ota Exchange Online -postilaatikon kohteiden arkistointi käyttöön tai poista se käytöstä näppäimistön ja näytönlukuohjelman avulla Exchange-hallintakeskuksessa (EAC). Voit myös käyttää säilytyskäytäntöjä postilaatikoihin.

Olemme testanneet sitä Lukijalla Microsoft Edgessä ja JAWSilla Chromessa, mutta se saattaa toimia muidenkin näytönlukuohjelmien ja selainten kanssa, kunhan ne noudattavat yleisiä helppokäyttöisyyden standardeja ja tekniikoita.

Sisältö

• Postilaatikon arkistoinnin käyttöönotto käyttäjälle
• Postilaatikon arkistoinnin poistaminen käytöstä käyttäjältä
• Säilytyskäytännön soveltaminen käyttäjään

Postilaatikon arkistoinnin käyttöönotto käyttäjälle

Kun postilaatikot arkistoidaan EAC:ssä, eli "in-place archiving" käyttäjät saavat lisää postilaatikon tallennustilaa. Kun arkistopostilaatikot ovat käytössä, niitä voi käyttää Outlookin ja Outlookin verkkoversion kautta. Ne ovat kätevä vaihtoehtoinen säilö vanhoille sähköpostiviesteille.

1. Paina sarkainta EAC-koontinäytössä, kunnes kuulet viestin: "Left navigation hamburger, expanded." Jos kuulet viestin "kutistettu" etkä sanaa "laajennettu", laajenna valikkoa painamalla välilyöntinäppäintä ennen jatkamista.
2. Paina Lukijassa näppäinyhdistelmää SR-näppäin+oikea nuolinäppäin, kunnes kuulet "Vastaanottajat, laajennettu". Jos käytät JAWSia, paina sen sijaan alanuolinäppäintä. Jos kuulet viestin "kutistettu" etkä sanaa "laajennettu", laajenna valikkoa painamalla välilyöntinäppäintä ennen jatkamista.
3. Paina Lukijassa näppäinyhdistelmää SR-näppäin+oikea nuolinäppäin, kunnes kuulet "Postilaatikot". Jos käytät JAWSia, paina sen sijaan alanuolinäppäintä. Paina sitten Enter-näppäintä. Postilaatikot-luettelonäkymä avautuu, ja siinä on luettelo kaikista EAC:n postilaatikoista. Kuulet viestin: "Lisää jaettu postilaatikko".
4. Voit etsiä käyttäjää, jolle haluat ottaa arkistoinnin käyttöön, painamalla näppäinyhdistelmää SR-näppäin+oikea nuolinäppäin, kunnes kuulet sanat "Search mailboxes, search field". Kirjoita käyttäjän koko nimi tai osa siitä ja paina Enter-näppäintä.
5. Paina sarkainta, kunnes kuulet hakutulosluettelon ensimmäisen käyttäjän tiedot. Näytönlukuohjelma ilmoittaa käyttäjän näyttönimen, sähköpostiosoitteen, vastaanottajatyypin ja muita tietoja. Jos hakutulosluettelossa on useita nimiä, paina alanuolinäppäintä, kunnes kuulet haluamasi nimen.
6. Avaa käyttäjätietoruutu painamalla Enter-näppäintä. Kuulet viestin "Sulje-painike" ja sen jälkeen käyttäjän nimen.
7. Paina sarkainta toistuvasti, kunnes kuulet "Postilaatikon arkiston hallinta -painike". Paina Enter-näppäintä.
8. Paina sarkainta, kunnes kuulet viestin "Postilaatikon arkisto poistettu käytöstä, vaihda, pois käytöstä", ja ota valitsin käyttöön painamalla välilyöntinäppäintä. Jos kuulet viestin "Postilaatikon arkistointi käytössä, vaihda, käytössä", arkistointi on jo käytössä valitulle käyttäjälle.
9. Paina sarkainta, kunnes kuulet "Tallenna-painike", ja paina sitten Enter-näppäintä. Kuulet viestin "Sulje-painike" ja sen jälkeen viestin "Postilaatikon arkistointi päivitetty". Palaa käyttäjätietoruutuun painamalla Enter-näppäintä.
10. Sulje käyttäjätietoruutu painamalla Esc-näppäintä. Kohdistus palaa hakutulosten luetteloon.

Postilaatikon arkistoinnin poistaminen käytöstä käyttäjältä

Jos poistat käyttäjän arkiston käytöstä, olemassa oleva sisältö säilytetään 30 päivän ajan. Tämä tarkoittaa, että jos otat arkiston uudelleen käyttöön kyseisen 30 päivän kuluessa, kaikki aiemmin luotu sisältö säilyy ennallaan. 30 päivän kuluttua kaikki tiedot poistetaan pysyvästi, ja jos otat arkiston käyttöön tämän ajan kuluttua, uusi arkistopostilaatikko luodaan.

1. Paina sarkainta EAC-koontinäytössä, kunnes kuulet viestin: "Left navigation hamburger, expanded." Jos kuulet viestin "kutistettu" etkä sanaa "laajennettu", laajenna valikkoa painamalla välilyöntinäppäintä ennen jatkamista.
2. Paina Lukijassa näppäinyhdistelmää SR-näppäin+oikea nuolinäppäin, kunnes kuulet "Vastaanottajat, laajennettu". Jos käytät JAWSia, paina sen sijaan alanuolinäppäintä. Jos kuulet viestin "kutistettu" etkä sanaa "laajennettu", laajenna valikkoa painamalla välilyöntinäppäintä ennen jatkamista.
3. Paina Lukijassa näppäinyhdistelmää SR-näppäin+oikea nuolinäppäin, kunnes kuulet "Postilaatikot". Jos käytät JAWSia, paina sen sijaan alanuolinäppäintä. Paina sitten Enter-näppäintä. Postilaatikot-luettelonäkymä avautuu, ja siinä on luettelo kaikista EAC:n postilaatikoista. Kuulet viestin: "Lisää jaettu postilaatikko".
4. Jos haluat etsiä käyttäjää, jolta haluat poistaa arkistoinnin käytöstä, paina näppäinyhdistelmää SR-näppäin+oikea nuolinäppäin, kunnes kuulet viestin "Hae postilaatikoista, hakukenttä". Kirjoita käyttäjän koko nimi tai osa siitä ja paina Enter-näppäintä.
5. Paina sarkainta, kunnes kuulet hakutulosluettelon ensimmäisen käyttäjän tiedot. Näytönlukuohjelma ilmoittaa käyttäjän näyttönimen, sähköpostiosoitteen, vastaanottajatyypin ja muita tietoja. Jos hakutulosluettelossa on useita nimiä, paina alanuolinäppäintä, kunnes kuulet haluamasi nimen.
6. Avaa käyttäjätietoruutu painamalla Enter-näppäintä. Kuulet viestin "Sulje-painike" ja sen jälkeen käyttäjän nimen.
7. Paina sarkainta toistuvasti, kunnes kuulet "Postilaatikon arkiston hallinta -painike". Paina Enter-näppäintä.
8. Paina sarkainta, kunnes kuulet viestin "Postilaatikon arkisto käytössä, vaihda, käytössä", ja ota valitsin käyttöön painamalla välilyöntinäppäintä. Jos kuulet viestin "Postilaatikon arkistointi pois käytöstä, vaihda, pois käytöstä", arkistointi on jo poistettu valitun käyttäjän käytöstä.
9. Paina sarkainta, kunnes kuulet "Tallenna-painike", ja paina sitten Enter-näppäintä. Kuulet viestin "Sulje-painike" ja sen jälkeen viestin "Postilaatikon arkistointi päivitetty". Palaa käyttäjätietoruutuun painamalla Enter-näppäintä.
10. Sulje käyttäjätietoruutu painamalla Esc-näppäintä. Kohdistus palaa hakutulosten luetteloon.

Säilytyskäytännön soveltaminen käyttäjään

EAC:n viestintätietueiden hallintatoiminnon (MRM) avulla voit hallita organisaation sähköpostin elinkaarta, sillä sen avulla voit määrittää säilytyskäytäntöjä. Säilytyskäytännöt määrittävät, milloin tietyntyyppiset postilaatikon kohteet (kuten tavalliset sähköpostiviestit, poistetut ja roskaposti) siirretään, arkistoidaan tai poistetaan. EAC käyttää automaattisesti oletusarvoista MRM-käytäntöä, kun luot uuden postilaatikon ja arkiston tai kun otat arkistoinnin käyttöön postilaatikon nykyiselle käyttäjälle.

Voit käyttää samaa säilytyskäytäntöä kaikille käyttäjille tai voit käyttää eri käytäntöjä tietyille käyttäjille.

1. Paina sarkainta EAC-koontinäytössä, kunnes kuulet viestin: "Left navigation hamburger, expanded." Jos kuulet viestin "kutistettu" etkä sanaa "laajennettu", laajenna valikkoa painamalla välilyöntinäppäintä ennen jatkamista.
2. Paina Lukijassa näppäinyhdistelmää SR-näppäin+oikea nuolinäppäin, kunnes kuulet "Vastaanottajat, laajennettu". Jos käytät JAWSia, paina sen sijaan alanuolinäppäintä. Jos kuulet viestin "kutistettu" etkä sanaa "laajennettu", laajenna valikkoa painamalla välilyöntinäppäintä ennen jatkamista.
3. Paina Lukijassa näppäinyhdistelmää SR-näppäin+oikea nuolinäppäin, kunnes kuulet "Postilaatikot". Jos käytät JAWSia, paina sen sijaan alanuolinäppäintä. Paina sitten Enter-näppäintä. Postilaatikot-luettelonäkymä avautuu, ja siinä on luettelo kaikista EAC:n postilaatikoista. Kuulet viestin: "Lisää jaettu postilaatikko".
4. Jos haluat etsiä käyttäjää, jonka säilytyskäytäntöä haluat muuttaa, paina näppäinyhdistelmää SR-näppäin+oikea nuolinäppäin, kunnes kuulet viestin "Hae postilaatikoista, hakukenttä". Kirjoita käyttäjän koko nimi tai osa siitä ja paina Enter-näppäintä.
5. Paina sarkainta, kunnes kuulet hakutulosluettelon ensimmäisen käyttäjän tiedot. Näytönlukuohjelma ilmoittaa käyttäjän näyttönimen, sähköpostiosoitteen, vastaanottajatyypin ja muita tietoja. Jos hakutulosluettelossa on useita nimiä, paina alanuolinäppäintä, kunnes kuulet haluamasi nimen.
6. Avaa käyttäjätietoruutu painamalla Enter-näppäintä. Kuulet viestin "Sulje-painike" ja sen jälkeen käyttäjän nimen.
7. Paina sarkainta toistuvasti, kunnes kuulet "Postilaatikkokäytäntöjen hallinta -painike". Paina Enter-näppäintä. Postilaatikkokäytäntöjen hallinta -ruutu avautuu.
8. Paina sarkainta, kunnes kuulet "Muokkaa-painike", ja paina sitten Enter-näppäintä. Paina sitten sarkainta, kunnes kuulet viestin "Oletus-MRM-käytäntö", ja etsi haluamasi säilytyskäytäntö ylä- ja alanuolinäppäimillä.
9. Paina sarkainta, kunnes kuulet "Tallenna-painike", ja paina sitten Enter-näppäintä. Kuulet "Sulje-painike", ja EAC aloittaa muutoksen käsittelyn. Kun se on valmis, kuulet viestin: "Asetukset päivitettiin. Muutosten tuleminen näkyviin voi kestää jopa viisi minuuttia." Palaa käyttäjätietoruutuun painamalla Enter-näppäintä.
10. Sulje käyttäjätietoruutu painamalla Esc-näppäintä. Kohdistus palaa hakutulosten luetteloon.

Katso myös

Exchange-hallintakeskuksen avaaminen näytönlukuohjelman avulla

Postinkulun sääntöjen määrittäminen näytönlukuohjelman avulla Exchange-hallintakeskuksessa

Exchange Online -käyttöoikeudet

Tietoja järjestelmänvalvojan rooleista

Ominaisuuksien oikeudet Exchange Online -sovelluksessa

Exchange-hallintakeskuksen pikanäppäimet

Tekninen tuki toimintarajoitteisille asiakkaille

Microsoft haluaa tarjota asiakkailleen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Jos sinulla on jokin toimintarajoite tai sinulla on kysyttävää helppokäyttötoiminnoista, pyydä teknistä apua Microsoftin Aputoimintojen Answer Deskistä . Disability Answer Desk -palvelun tukitiimi on koulutettu monien suosittujen käyttöä helpottavien toimintojen käyttöön. Saat siltä apua englanniksi, espanjaksi, ranskaksi ja amerikkalaisella viittomakielellä. Löydät omaa aluettasi koskevat yhteystiedot käymällä Microsoft Disability Answer Desk -palvelun sivustossa.

Jos olet julkishallinnossa, kaupallisessa organisaatiossa tai yrityksessä toimiva käyttäjä, ota yhteyttä Aputoimintojen Answer Desk -palveluun yritysasiakkaille.