Parhaita käytäntöjä oppilaitosten johtajille tiimien ja kanavien luomisessa Microsoft Teams for Education

Jos olet koulun johtaja tai IT-Hallinta Microsoft Teamsin käyttöönoton ensimmäistä kertaa, tavoitteenasi on määrittää järjestelmänvalvojat, koulut ja opettajat menestymään ensimmäisestä päivästä lähtien. Tutustu tiimejä ja kanavia koskevien parhaiden käytäntöjen käyttöön, jotta viestintä ja aikaa säästävä organisaatio voidaan tehostaa. Olemme jakaneet sen puolestasi tässä kätevässä oppaassa. 

Parhaiden käytäntöjen mallintaminen alusta alkaen on suositeltavaa lisätä opettajia harvempiin, paremmin organisoituihin tiimeihin sen sijaan, että luot erilliset tiimit jokaista koulualoitetta varten. Kun opettajat alkavat osallistua Teamsiin viestimään työtovereiden ja järjestelmänvalvojien kanssa, he alkavat samalla oppia järjestämään ja optimoimaan tiimejään opiskelijoille. Tämä lähestymistapa voi olla loistava strategia peliä muuttavalle Teams-käyttöönotolle koulussasi tai alueellasi. Uskomme, että arvostat myös alueidenvälistä tehokkuutta ja parannettua viestintää!

Tutustutaan ensin opettajille saatavilla oleviin ryhmätyyppeihin

Ryhmätyypit erottavat luokat, ammatilliset oppimisyhteisöt (PLC), henkilökunnan ja muut, kuten klubit tai eturyhmät.

Lisätietoja:Valitse ryhmätyyppi, jonka avulla voit tehdä yhteistyötä Microsoft Teamsissa

Suositus: Aloita henkilökunnan tiimeistä

Keskitymme ensisijaisesti henkilökunnan tiimeihin, joiden avulla voit järjestää alueesi koulun johdon, koulun ja/tai osaston mukaan. Ajattele tätä pilottinasi. Siellä opettajat oppivat käyttämään Teamsia työkaluna ja tutustuvat siihen, joten he voivat luottaa siihen, että he voivat ottaa sen käyttöön luokkahuoneissaan. Huomaa, että kaikki tiimityypit sisältävät kanavia, joita voi mukauttaa skenaarion mukaan. Alla on lisää esimerkkejä.

Mitä ovat henkilökunnan tiimit ja kanavat?

Voit luoda henkilökunnan tiimejä eri projekteille, aktiviteeteille, komiteoille ja prosesseille tarpeen mukaan. Tiimin johtajat voivat kutsua muita koulun tai alueen jäseniä liittymään tiimin jäseniksi.

Yksittäisiä henkilökunnan tiimejä voi järjestää kanaviin, jotka sisältävät välilehtiä keskusteluja, tiedostoja, muistiinpanoja ja muuta sisältöä varten. Kanavat on luotava tiimin erilaisten tarpeiden perusteella, esimerkiksi aiheen, tieteenalan tai aiheen mukaan. Välilehdissä henkilökunta voi ladata, tarkastella ja muokata tiedostoja, muistiinpanoja sekä mukautettua sisältöä (kuten asiakirjoja, laskentataulukoita, esityksiä, videoita, ulkoisia linkkejä, muita sovelluksia ja muuta). Tämä sisältö on kaikkien tiimin jäsenten käytettävissä.

Mikä on Yleinen-kanava?

Kaikki tiimityypit sisältävät Yleiset-kanavan. Suosittelemme, että käytät Yleinen-kanavaa missä tahansa tiimissä tilana, jossa voit julkaista ilmoituksia, esitellä henkilöstöä ja jakaa tärkeitä asiakirjoja, joihin on viitattava usein. Voit määrittää Yleinen-kanavan vain luku -tilaan (eli estää muita julkaisemasta siellä) muuttamalla sen asetuksia.

Teams for Education esimerkkiskenaariot

Tutustu osastosi, koulusi tai alueesi tavoitteisiin ja tee päätös seuraavista:

• Nykyiset raportointivastuut.
• Niiden sähköpostiluetteloiden tai kokousten tavoitteet, jotka voidaan muuntaa online-keskusteluiksi ja tiedostojen jakamiseksi.
• Miten haluat viestinnän sujuvan ja kenelle se raportoidaan.
• Kussakin tiimissä tarvittavat avainjäsenet ja roolit, joita heidän pitäisi pelata.
• Paras tapa järjestää tiedostoja ja keskusteluja kussakin tiimissä.

Alla on koottu näytteitä siitä, miten piiri, koulu tai muu osasto voisi lähestyä tiimiensä ja kanaviensa määrittämistä yhteistyön tehostamiseksi ja kaiken sijoittamiseksi yhteen paikkaan. Muista, että nämä ovat vain ideoita, joiden avulla pääset alkuun. Jokaisella alueella, koulussa ja osastolla on omat yksilölliset tarpeensa.

Tiimi	Jäsenet/roolit	Kanavat	Files ja sovellukset	Edut
Koululautakunta Opetusministeriö Laaja-aiset koulutusaloitteet (Henkilöstö tai PLC-ryhmä)	Koululautakunnan puheenjohtaja, jäsenet ja toimitsijamiehet Valiokuntien puheenjohtajat Ylitarkastajat Organisaation johtajat	Ilmoitukset Kokoukset Kalenterit ja aikajanat Kanavat kullekin alueelle, piirikunnalle tai organisaatiolle. Kanavia valiokunnille tai aliryhmille Tavoitteen seuranta	Power BI opiskelijoiden tietojen ja saavutusten seuraamiseen. Sivustoportaalit Päivitykset maa-/osavaltio-/provinssinormeihin ja lakeihin. Hallituksen kokousmuistiinpanot, osallistumistiedot, kommentit ja muistiinpanot. Käytännöt ja menettelyt	Ajan säästäminen Vähennä tuottamattomia sähköpostiketjuja Tehosta kaksisuuntaista viestintää sidosryhmien, järjestelmänvalvojien ja oppilaitoksen johtajien välillä. Lisää paikkoja palautteen vastaanottamista ja seuraamista vastaanottamista ja seuraamista. Luo yksi paikka kokousminuutteja ja tärkeitä asiakirjoja varten. Auttaa lisäämään laajamittaisten toimintojen läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta
Koulun johtaminen (Henkilökunnan tiimi)	Intendentti Tukihenkilöstö Koulun johtajat, jotka vastaavat ylitarkastajan päivittämisestä keskeisiin aloitteisiin.	Koululautakunnan kokoukset Kanavia jokaiselle koululle. Kanava, jonka avulla voit kartoittaa aluetason tavoitteiden edistymistä.	Power BI opiskelijoiden tietojen ja saavutusten seuraamiseen. Peruskirjan tiedot Päivitykset maa-/osavaltio-/provinssinormeihin ja lakeihin. Hallituksen kokousmuistiinpanot, osallistumistiedot, kommentit ja muistiinpanot. Käytännöt ja menettelyt Henkilöstö- ja palkkausaloitteet Kokoukset	Ajan säästäminen Vähennä tuottamattomia sähköpostiketjuja Luo yksi paikka kokousminuutteja ja tärkeitä asiakirjoja varten Luo "paperijälki", johon viitataan tärkeissä aluekohtaisissa keskusteluissa.
Koulun osastot Esimerkkejä: Erityisopetus, kielitaide, lukion matematiikka (PLC tai henkilöstöryhmä)	Koulun johtajat ja/tai osaston puheenjohtajat Opettajat	Ammatillinen kehitys Standardit ja oppimisen tulostavoitteet Budjetit, ajoitus Opetussuunnitelmayhteistyö Luokkahuoneen havainnot IEP-suunnittelu Henkilökunnan kokoukset	Luokkahuoneen havaintomuistiinpanot Henkilöstö- ja palkkausaloitteet Lukukausi-/vuosineljänneskalenterit ja päivämäärät Työntekijän käsikirja Ammatilliset kehitysresurssit Suunnittelu- ja opetussuunnitelmaresurssit IEP:t Henkilökunnan kokousmuistiinpanot Kokoukset Vuorovesikaaviot Opiskelijan työnäytteet	Ajan säästäminen Vähennä tuottamattomia sähköpostiketjuja Luo yksi paikka kokousminuutteja ja tärkeitä asiakirjoja varten Kannusta jokaista opettajaa osallistumaan oikeudenmukaisemmalla tavalla ja tarjoamaan yhteisö Luo "paperijälki", johon viitataan tärkeissä aluekohtaisissa keskusteluissa. Tarjoa epämuodollinen ja vähemmän pelottava paikka jakaa opetusideoita ja palautetta
Koulut (Henkilökunnan tiimi)	Koulun johtaja Tukihenkilöstö Opettajat	Kokouksissa ja koko oppilaitoksen laajuisessa tapahtumasuunnittelussa Ilmoitukset Turvallisuussuunnitelmakäytännöt ja viestintä Yleisömäärä Kouluparannuksen suunnittelu Luokkahuoneen havainnot Korvaavat pyynnöt Oheistiedot ja/tai työryhmät IEP-suunnittelu	Työntekijän tai oppilaitoksen käsikirjat Henkilökunnan kokouksen esityslistat ja muistiinpanot Luokan havaintohuomautukset Tuntisuunnitelmat Tietojen tulosten testaaminen Ammatillisen kehityksen suunnittelu Kalenterit IEP:t Vuorovesikaaviot	Ajan säästäminen Vähennä tuottamattomia sähköpostiketjuja Salli positiiviset henkilökunnan vuorovaikutukset Yhteistyötyötilan tarjoaminen Säästä budjettia kopioinnin ja paperin kustannussäästöjen avulla
Koulutustekniikka (Henkilökunta tai Muu tiimi)	Koulun johtaja Henkilökunnan kehitysammattilainen Opetusvalmentajat Koulutusteknologian asiantuntija	Opetussuunnitelma ja ohjelmistolentäjät Laitteiden ja sivustojen arvioinnit Tapahtuma- ja koulutussuunnittelu LMS/SIS-järjestelmän koordinointi	Kalenterit Tunnistetiedot Käytäntöasiakirjat Kenttäpalaute Budjetit LMS/SIS-järjestelmän vianmääritys ja tunnistetiedot	Ajan säästäminen Vähennä tuottamatonta sähköpostia Kouluhenkilökunnan koulutusympäristön tarjoaminen koulun tekniselle tukihenkilöstölle Teknisten tavoitteiden ja opetussuunnitelman tavoittamisen tavoitteiden vahvistaminen yhdessä paikassa
IT-osasto (Henkilökunta tai Muu tiimi)	IT-järjestelmänvalvoja IT-tukihenkilöstö Opettajateknologian liidit Opetusvalmentaja Koulutusteknologian asiantuntija	Laitteen aikataulu ja seuranta Tukipyynnöt Laitteen ostot ja käyttöönotot Verkon seuranta LMS/SIS-järjestelmän koordinointi	Kalenterit Tilaustiedot Tunnistetiedot Tukiliput ja vianmääritys Budjetit Laitepyyntö- ja uloskuittausten lomakkeet	Ajan säästäminen Vähennä tuottamatonta sähköpostia Tarjoa "keskus" koulun tai alueen laajuiseen tekniseen tukeen ja vianmääritykseen Keskitä laitehallinta Kannustaa IT-arvostusta sovellusta kohtaan ja antaa heille mahdollisuuden tarjota erinomaista teknistä tukea tekniseen arkailevaan henkilöstöön.
Educator PLC (PLC-tiimi)	Opettajat Avustajien kouluttaminen	Oppimisryhmät Opetussuunnitelman kehittäminen Ammatillinen kehitys Keskusteluketjun avaaminen -keskustelupalsta Hackathons Kurssin tekstit Kansallisten hallitusten tukiryhmä	Koulutus- ja tukiresurssit Standardiviittaukset Koulun ja osaston tavoitteet Tutkimustulokset ja artikkelit Kalenterit Opiskelijan työnäytteet	Ajan säästäminen Vähennä tuottamattomia sähköpostiketjuja Kannusta jokaista opettajaa antamaan asiantuntemustaan ja vahvistamaan yhteisöä Tarjoa tilaa opettajille – virtuaalinen "opettajan oleskelutila"
Luokat (Luokkaryhmä)	Opettajat Opiskelijoiden kouluttaminen	Kuormitusaste Aiheita Pieni ryhmätyö Ilmoitukset Labs Eriytettyjen oppijoiden ryhmät	Lukusuunnitelma Luokan säännöt Kiinnitetyt viitelomakkeet ja sivustot Kurssin sisältö Tehtävät Projektit Videot Käyttöoikeus- ja poissaololomakkeet Microsoft Forms kokeet Flipgrid Quizlet	Kannustaa 2000-luvun oppimiseen Vahvistaa jokaisen opiskelijan äänen ISTE 4 C:t Digitaalinen muunnos luokkahuoneessa Edistää digitaalista kansalaisuutta Antaa opiskelijoille pääsyn kurssimateriaaleihin laitteiden kotikäyttö- tai Microsoft 365 -ohjelmistopaketista riippumatta Kannustaa johdon toimintaan Säästää aikaa Keskittää tehtävät ja arvostelut yhteen paikkaan Helpottaa tehtävien ja kurssin sisällön jakamista ja jakamista Tarjoaa monipuolisen tilan yhteistyölle

Seuraavassa on vain muutamia esimerkkejä opettajista ja henkilökunnasta, jotka työskentelevät yhdessä ja jotka siirtyvät hyvin henkilökunnan tiimeihin:

Skenaario	Kuvaus
Koulutuksen kehittämistä käsittelevät neuvoa-antavat komiteat (SIAC)	Tehokkaat koulujen kehitysohjelmat edellyttävät, että henkilökunnalla on käytettävissä monipuolista analytiikkatietoa (kuten prosenttilukuja) ja että yhteistyö hallinto- ja opetushenkilökunnan ja muun henkilöstön edustajista koostuvien monimuotoisten tiimien välillä on helppoa alueen koulujen kesken.
Reaktiosuunnitelma ongelmatapausten varalta	Nopea ja täsmällinen viestintä auttaa varmistamaan tehokkaan reagoinnin ongelmatapauksissa (kuten terveysriskeissä). Teamsin avulla tapausvastausryhmät voivat helposti laatia ja jakaa ajankohtaista ja olennaista tietoa opiskelijoiden, vanhempien ja yhteisön kanssa sekä koordinoida lisäresursseja (kuten kouluhoitajia).
Sosiaalisen ja tunneoppimisen ohjelmat	SEL-ohjelmat voivat edistää akateemista menestystä ja positiivista käyttäytymistä ja samalla vähentää tunneperäistä köyhtymistä ja yleisiä rikkomuksia¹. Teamsin kanavat voidaan järjestää esimerkiksi viiden SEL-osaamisen ympärille: itsetietoisuus, itsehallinta, sosiaalinen tietoisuus, suhdetaidot ja vastuullinen päätöksenteko.
Opettaja-arviot	Opettajan suorituskyvyn arviointi on aikaavievää, mutta tärkeää säännöllistä toimintaa. Teamsin avulla järjestelmänvalvojat voivat jakaa ammatillisia kehitysresursseja kaikkien yleisen kanavan opettajien kanssa ja hallita yksityistä viestintää (keskusteluissa) ja sisältöä (esimerkiksi Henkilökunnan OneNote-muistikirjojen avulla) yksittäisten opettajien kanssa eri kanavilla.

Hierarkian luominen

Alueellasi tai koulussasi on mahdollista luoda ryhmiä, jotka noudattavat organisaatiorakennetta. Käytä tätä menetelmää, jos sinulla on tiukat raportointivaatimukset, hallitset suurta aluetta, jossa on paljon henkilöstöä, tai pyrit lisäämään läpinäkyvyyttä erilaisissa kouluissa ja työntekijöissä. Tämä voi näyttää tältä, kun tiimit "raportoivat" ketjusta muille tiimeille. Näin varmistetaan, että koulun johtajat, henkilökunta ja opettajat kuuluvat asianmukaisiin tiimeihin.

Tiimien nimeäminen

Suosittelemme luomaan tiimejä school data syncin (SDS) avulla. School Data Sync on maksuton palvelu, joka hakee luetteloita ja nimiä SIS-järjestelmästäsi. Näin varmistetaan yhdenmukainen nimeäminen koko alueella. Jäsenyydet päivittyvät automaattisesti, kun opiskelijat vaihtavat luokkia tai oppilaitoksia. Monet koulut ja piirit ovat kuitenkin jakaneet omia "vinkkejään" henkilöstön, PLC:n tai henkilökunnan tiimien nimeämiseen:

 

Osasto- tai PLC-tiimi	Kurssin aihenimi + luokkavuosi + koulun sijainti (Ex: Physics 2018 Pineview) Rakennuskoodi tai nimi + osasto/luokkataso (Ex: PHS 7) Koulun koodi + osasto (ex: PHS History Department)
Koko koulun tiimit	Etuliite, jossa on koulun nimikirjaimet (ex: PHS)
Luokkaryhmät	School code + subject time table code + year (Ex: PHS 11PH1 18-19) Jälkiliite vuosittain helppoon arkistoinniin (esim. 2018-19) Koulun nimikirjaimet + opettajan nimi + luokan nimi (ex. PHS Asher Adv Eng 11A) Aloita opettajan sukunimestä, jotta luokan etsiminen nimen mukaan on helppoa. (Ex: Asher Adv Eng 11A PHS)

Katso Teams toiminnassa. Esimerkki tiimin ja kanavan näkymistä:

Koulut, henkilökunta ja osastot:

                
                

 

Opettajille:

                
                
                
                

Lisätietoja

Microsoft Teams for Education IT-Hallinta pikaopas

Microsoft Teamsin pikaopas opettajille ja opiskelijoille

Microsoft Educator Centerin ammatillista kehittämistä ja koulutusta varten

Microsoft Teams for Educationin aloitusopas oppilaitoksen johtajille

School Data Sync

Microsoft Teams for Education tuki

Microsoft Teams for Education koulutus

Lisäresurssit opettajille

Koulutus

Kysy yhteisöltä