Yksi ensimmäisistä vaiheista projektin hallinnassa on lisätä tehtävät, jotka hoitavat projektisi. Tehtäväluettelosi voi olla yhtä yksinkertainen kuin tarkistusluettelo asioista, jotka on tehtävä, tai se voi olla hieman enemmän mukana aloitus- ja päättymispäivämäärien, suhteiden muiden tehtävien kanssa ja muiden liittyvien tehtävien tietojen kanssa. Yksinkertainen tehtävien tarkistusluettelo ja ajoitettu tehtäväluettelo käyttävät samaa luetteloa sivustossasi, joten voit aloittaa yksinkertaisella tarkistusluettelolla ja lisätä sitten tiedot tehtäviin myöhemmin, jolloin siitä tulee ajoitettu tehtäväluettelo.
Yksinkertaisen tehtäväluettelon lisääminen
Jos olet vasta aloittamassa projektin suunnittelua tai jos et odota projektin olevan erityisen monimutkainen, yksinkertainen tehtävien tarkistusluettelo voi riittää projektin tehokkaaseen hallintaan. Tarkistusluettelo voi sisältää projektin tehtävien määräpäivät ja projektiryhmän jäsenten tehtävät.
Yksinkertaisen tarkistusluettelon lisääminen:
- Valitse sivuston pikakäynnistyksessä Tehtävät.
- Valitse Tehtävät-sivullaMuokkaa.
- Kirjoita Tehtävän nimi - sarakkeeseen nimi kullekin tehtävälle, joka on suoritettava projektissa. Siirry seuraavalle riville tehtävän lisäämisen jälkeen painamalla Enter-näppäintä .
Vihje
Haluatko lisätä uuden tehtävän kahden jo luettelossa olevan tehtävän väliin? Napsauta aiemmin luodun tehtävän valintaruudun vasemmalla puolella olevaa välilyöntiä ja paina sitten Insert-näppäintä. Valitsemasi tehtävän yläpuolelle lisätään uusi rivi. Voit myös valita Tehtävät-välilehdenHierarkia-ryhmässäLisää.
Kirjoita tai valitse Määräpäivä-sarakkeessa päivämäärä, jolloin luettelon jokaisen tehtävän pitäisi olla valmis. Jos et ole varma, milloin tehtävän on oltava valmis, jätä tämä sarake tyhjäksi kyseiselle tehtävälle.
Kirjoita tai valitse Vastuuhenkilö-sarakkeessa jokaisen luettelossa olevan tehtävän parissa työskentelevän henkilön nimi.
Vihje
Paras käytäntö on määrittää kuhunkin tehtävään vain yksi henkilö. Jos sinun on määritettävä useita henkilöitä, tämä voi aiheuttaa ongelmia tehtävien merkitsemisessä valmiiksi. Jos Ann viimeistelee työnsä tehtävän parissa, hänen on järkevää kuitata se valmiiksi Omat tehtävät -sivullaan. Tämä kuitenkin merkitsee tehtävän valmiiksi kaikille määritetyille, ei vain Annille. Jollakin muulla tehtävän osalla voi olla vielä tehtävää. Jos päätät, että tehtävään on vielä määritettävä useampi kuin yksi henkilö, voit erottaa nimet toisistaan puolipisteellä (;).
Kun olet lisännyt yksinkertaisen tarkistusluettelon, valitse Lopeta.
Toinen nopea tapa lisätä yksinkertainen tehtävien tarkistusluettelo on liittää luettelo Excel-laskentataulukosta. Jos laskentataulukossa käyttämäsi sarakkeet vastaavat Tehtävät-sivulla näkyviä sarakkeita, voit napsauttaa tehtäväluetteloa ja liittää laskentataulukon tiedot. Nimet yhdistetään mahdollisuuksien mukaan määritettyjen tilien kanssa Vastuuhenkilö-sarakkeeseen.
Kun työskentelet projektin parissa, voit valita kunkin tehtävän nimen vieressä olevan valintaruudun, kun tehtävä on valmis.
Jos huomaat tarvitsevasi yksinkertaisen tarkistusluettelon tehtävien hallintaa entistä paremmin, voit lisätä tehtäviin yksityiskohtaisia tietoja seuraavan osion ohjeiden avulla ja luoda entistä monipuolisemman aikataulutetun luettelon.
Sivun alkuun
Ajoitetun tehtäväluettelon lisääminen
Jos projekti on hieman monimutkainen, saatat huomata, että ajoitetun tehtäväluettelon avulla voit seurata työtä helpommin hallittavalla tavalla.
Ajoitetun tehtäväluettelon lisääminen:
Valitse sivuston pikakäynnistyksessä Tehtävät.
Valitse Tehtävät-sivullaUusi tehtävä. Voit myös valita valintanauhan Tehtävät-välilehdessäUusi kohde.
Huomautus
Jos alun perin loit yksinkertaisen tarkistusluettelon tehtävistä, mutta projektista tuli hieman enemmän mukana, voit helposti lisätä tarkempia tietoja olemassa oleviin tehtäviin. Valitse tehtävä napsauttamalla sen valintaruudun vasemmalla puolella olevaa tilaa ja valitsemalla sitten valintanauhan Tehtävät-välilehdessäMuokkaa kohdetta. Tämä avaa tehtävän, jotta voit lisätä aikataulun yksityiskohtia.
Kirjoita tehtävän nimi Tehtävän nimi - ruutuun.
Kirjoita tai valitse tehtävän alkamis- ja päättymispäivä Aloituspäivä - ja Määräpäivä-ruutuihin . Jos et ole varma kummastakaan päivämäärästä, jätä nämä tiedot toistaiseksi pois. Voit aina palata myöhemmin ja lisätä tietoja muokkaamalla tehtävää.
Kirjoita tehtävän parissa työskentelevän henkilön nimi tai sähköpostiosoite Vastuuhenkilö-ruutuun .
Vihje
Paras käytäntö on määrittää kuhunkin tehtävään vain yksi henkilö. Jos sinun on määritettävä useita henkilöitä, tämä voi aiheuttaa ongelmia tehtävien merkitsemisessä valmiiksi. Jos Ann viimeistelee työnsä tehtävän parissa, hänen on järkevää kuitata se valmiiksi Omat tehtävät -sivullaan. Tämä kuitenkin merkitsee tehtävän valmiiksi kaikille määritetyille, ei vain Annille. Jollakin muulla tehtävän osalla voi olla vielä tehtävää. Jos päätät, että tehtävään on vielä määritettävä useampi kuin yksi henkilö, voit erottaa nimet toisistaan puolipisteellä (;).
Jos tehtävän työt ovat jo alkaneet, kirjoita % valmiina - ruutuun prosenttiluku, joka ilmaisee, kuinka paljon työtä on tehty ja mitä on jäljellä.
Vihje
Tämä on hyvä kenttä projektin työryhmän jäsenille päivitettäväksi säännöllisesti. Se voi auttaa ymmärtämään, miten projektin työ etenee ja onko projekti valmistuu ajallaan.
Kirjoita tehtävän lyhyt kuvaus Kuvaus-ruutuun , jos haluat antaa tarkempia tietoja kyseisestä työstä. Tästä voi olla hyötyä johtajille tai muille sidosryhmille, jotka yrittävät ymmärtää projektiasi.
Käytä Edeltäjät-kohdan vieressä olevia ruutuja ja painikkeita osoittamaan, mitkä projektin tehtävät on suoritettava, ennen kuin nykyinen tehtävä voi alkaa.
Oletetaan esimerkiksi, että luot Julkaise lehdistötiedote -nimisen tehtävän, joka ei voi alkaa, ennen kuin Kirjoita lehdistötiedote -tehtävä on valmis. Valitse "Kirjoita lehdistötiedote" -tehtävä vasemmanpuoleisesta ruudusta ja siirrä se sitten oikealla olevaan ruutuun valitsemalla Lisää . Tämä tarkoittaa, että "Kirjoita lehdistötiedote" -tehtävä on "Julkaise lehdistötiedote" -tehtävän edeltäjä (eli sitä edeltää).Valitse prioriteettitaso prioriteettiluettelosta .
Valitse tehtävän tila -luettelosta sopiva tilataso.
Vihje
Tämä on toinen kenttä, jota projektityöryhmän jäsenet voivat päivittää säännöllisesti. Sen avulla voit pysyä ajan tasalla työn esteistä, aikatauluviiveistä ja muista kriittisistä aikatauluongelmista.
Valitse Tallenna.
Sivun alkuun
Tehtäväluettelon käsitteleminen
Kun käsittelet tehtäväluetteloa, ne, joiden määräpäivä on merkitty punaisella, ovat myöhässä. Kun merkitset myöhäisen tehtävän valmiiksi valitsemalla tehtävän vieressä olevan valintaruudun, määräpäivä ei enää näy punaisena tekstinä.
Voit myös siirtyä tehtäväluettelon eri näkymien välillä napsauttamalla luettelon yläpuolella olevia näkymälinkkejä. Voit valita kaikki tehtävät, Calendar, Valmis, Gantt-kaavio, Myöhässä olevat tehtävät, Omat tehtävät ja Tulevat, tai voit muokata aiemmin luotua näkymää tai luoda oman näkymän tehtäväluettelosta. Jos haluamaasi näkymää ei näy tehtäväluettelon yläpuolella, valitse Näytä linkit -kohdan vierestä Lisää vaihtoehtoja (...) ja valitse haluamasi näkymä. Lisätietoja oman näkymän luomisesta on artikkelissa Luettelon tai kirjaston näkymän luominen, muuttaminen tai poistaminen.
Kun olet lisännyt projektiin yksityiskohtaisia tehtäviä, voit halutessasi tehdä seuraavia toimia:
- Tehtävien sisentäminen, ulontaminen, siirtäminen ja poistaminen
- Projektitiedostojen ja asiakirjojen lähettäminen, tarkasteleminen ja poistaminen
- Tehtävien lisääminen aikajanalle
Sivun alkuun