Taulukot ovat olennainen osa tietokantaa, koska ne pitävät sisällään kaiken tiedon. Yritystietokannassa voi olla esimerkiksi Yhteystiedot-taulukko, johon on tallennettu toimittajien nimet, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot. Muut tietokantaobjektit ovat vahvasti riippuvaisia taulukoista, joten tietokannan suunnittelu kannattaa aloittaa kaikkien taulukoiden luomisesta. Luo sitten muut objektit. Ennen kuin luot taulukoita Accessissa, mieti tarpeesi ja tunnista kaikki taulukot, joita saatat tarvita. Tietoja tietokannan suunnittelemisesta on artikkelissa Tietokannan suunnittelun perusteet.
Artikkelin sisältö
- Yleiskatsaus
- Taulukon ja kentän ominaisuudet
- Tietotyypit
- Taulukoiden yhteydet
- Näppäimet
- Yhteyksien käyttämisen etuja
Yleistä
Accessin kaltaisessa relaatiotietokannassa on yleensä useita toisiinsa liittyviä taulukoita. Hyvin suunnitellussa tietokannassa jokaiseen taulukkoon tallennetaan tietoja tietystä asiasta, kuten työntekijöistä tai tuotteista. Taulukossa on tietueita (rivejä) ja kenttiä (sarakkeita). Kentät sisältävät erityyppisiä tietoja, kuten tekstiä, numeroita, päivämääriä ja hyperlinkkejä.
- Tietue: Sisältää tiettyjä tietoja, kuten tietoja tietystä työntekijästä tai tuotteesta.
- Kenttä: Sisältää johonkin taulukon aiheeseen liittyvää tietoa, kuten etunimen tai sähköpostiosoitteen.
- Kentän arvo: Kullakin tietueella on kentän arvo, kuten
Contoso, Ltd.taisomeone@example.com.
Sivun alkuun
Taulukon ja kentän ominaisuudet
Taulukoilla ja kentillä on myös ominaisuuksia, joiden avulla niiden ominaispiirteitä tai toimintaa voi hallita.
- Taulukon ominaisuudet
- Kentän ominaisuudet
Access-tietokannassa taulukon ominaisuudet ovat taulukon määritteitä, jotka vaikuttavat taulukon ulkoasuun tai toimintaan kokonaisuudessaan. Taulukon ominaisuudet määritetään taulukon ominaisuusikkunan rakennenäkymässä. Voit esimerkiksi taulukon Oletusnäkymä-ominaisuuden avulla määrittää, kuinka taulukko näkyy oletusarvoisesti.
Kentän ominaisuus liittyy tiettyyn taulukon kenttään, ja se määrittää kyseisen kentän ominaispiirteen tai toiminnallisuuteen liittyvän tekijän. Joitakin kentän ominaisuuksia voi määrittää taulukkonäkymässä. Voit myös määrittää minkä tahansa kentän ominaisuuden rakennenäkymässä käyttämällä Kentän ominaisuudet -ruutua.
Tietotyypit
Jokaiselle kentälle on määritetty tietotyyppi. Kentän tietotyyppi osoittaa, millaisia tietoja kenttä sisältää (esimerkiksi suuria tekstimääriä tai liitetiedostoja).
Tietotyyppi on kentän ominaisuus, mutta se eroaa muista kentän ominaisuuksista seuraavilla tavoilla:
- Kentän tietotyyppi määritetään taulukon rakenneruudukossa, ei Kentän ominaisuudet -ruudussa.
- Kentän tietotyyppi määrittää, mitä muita ominaisuuksia kentällä on.
- Kentän tietotyyppi on valittava, kun kenttä luodaan.
Voit luoda uuden kentän Accessissa kirjoittamalla tietoja taulukkonäkymän uuteen sarakkeeseen. Kun luot kentän kirjoittamalla tiedot taulukkonäkymässä, Access määrittää tietotyypin automaattisesti kirjoittamasi arvon perusteella. Jos Access ei pysty määrittämään tietotyyppiä annettujen tietojen perusteella, tietotyypiksi tulee Teksti. Voit tarvittaessa muuttaa tietotyyppiä valintanauhan avulla.
Esimerkkejä automaattisesta tietotyypin tunnistamisesta
Seuraavassa taulukossa näkyy, miten automaattinen tietotyypin tunnistaminen toimii taulukkonäkymässä.
| Jos kirjoitat | Access luo kentän, jonka tietotyyppi on |
|---|---|
John |
Lyhyt teksti |
http://www.contoso.com |
Hyperlinkki |
1 |
Numero, Pitkä kokonaisluku |
50,000 |
Numero, Pitkä kokonaisluku |
50,000.99 |
Numero, Double |
50000.389 |
Numero, Double |
12/67 |
Päivämäärä/Kellonaika |
December 31, 2016 |
Päivämäärä/Kellonaika |
10:50:23 |
Päivämäärä/Kellonaika |
10:50 am |
Päivämäärä/Kellonaika |
17:50 |
Päivämäärä/Kellonaika |
$12.50 |
Valuutta |
21.75 |
Numero, Double |
123.00% |
Numero, Double |
3.46E+03 |
Numero, Double |
Voit käyttää mitä tahansa kelvollista Internet-protokollan etuliitettä, kuten http://, https://, tai mailto:. Access tunnistaa päivämäärä-, aika- ja valuuttamuodot käyttäjän aluekohtaisten asetusten perusteella.
Sivun alkuun
Taulukoiden yhteydet
Kukin taulukko tallentaa tietoja eri aiheesta, mutta Access-tietokannassa olevat taulukot tallentavat yleensä tietoa toisiinsa liittyvistä aiheista. Tietokanta saattaa sisältää esimerkiksi seuraavat kohteet:
- asiakastaulukko, jossa on luettelo yrityksesi asiakkaista ja heidän osoitteistaan
- luettelo myytävistä tuotteista, mukaan lukien kunkin kohteen hinta ja kuva
- tilaustaulukko, johon kirjataan asiakkaiden tekemät tilaukset.
Eri aiheisiin liittyvät tiedot tallennetaan eri taulukoihin, joten tiedot on liitettävä yhteen niin, että eri taulukoissa olevia toisiinsa liittyviä tietoja on helppo yhdistää. Eri taulukoihin tallennettuja tietoja voidaan yhdistää luomalla yhteyksiä. Yhteys on kahden taulukon välinen looginen suhde, joka määrittää taulukoiden yhteiset kentät. Katso lisätietoja Taulukoiden yhteyksien oppaasta.
Sivun alkuun
Näppäimet
Taulukoiden yhteyksissä käytettäviä kenttiä kutsutaan avainkentiksi. Avain muodostuu tavallisesti vain yhdestä kentästä, mutta se voi sisältää myös useita kenttiä. Avaimia on kahta lajia:
- Perusavain: Taulukossa voi olla vain yksi perusavain. Perusavain sisältää vähintään yhden kentän, jonka avulla kukin taulukkoon tallennettava tietue tunnistetaan yksilöivästi. Usein perusavaimena toimii jokin ainutlaatuinen tunnistenumero, kuten tunnusnumero, sarjanumero tai koodi. Asiakkaat-taulukossa kullakin asiakkaalla voi esimerkiksi olla yksilöllinen asiakastunnus. Asiakastunnus-kenttä on Asiakkaat-taulukon perusavain. Jos perusavaimeen kuuluu useita kenttiä, se koostuu yleensä aiemmin luoduista kentistä, jotka yhdessä tuottavat yksilöllisiä arvoja. Voit esimerkiksi käyttää henkilöitä käsittelevän taulukon perusavaimena yhdistelmää, joka koostuu sukunimestä, etunimestä ja syntymäpäivästä. Lisätietoja on artikkelissa Taulukon perusavaimen lisääminen tai muuttaminen.
- Viiteavain: Taulukossa voi myös olla useita viiteavaimia. Viiteavain sisältää arvoja, jotka vastaavat toisen taulukon perusavainta. Esimerkiksi Tilaukset-taulukon kussakin tilauksessa voi olla asiakasnumero, joka vastaa jotakin Asiakkaat-taulukon tietuetta. Asiakastunnus-kenttä on Tilaukset-taulukon viiteavain.
Taulukoiden välinen yhteys perustuu avainkenttien arvojen väliseen suhteeseen. Taulukoiden yhteyksillä voi yhdistää toisiinsa liittyvien taulukoiden tietoja. Oletetaan esimerkiksi, että yrityksen järjestelmässä on Asiakkaat-taulukko ja Tilaukset-taulukko. Kussakin Asiakkaat-taulukon tietueessa on Tunnus-niminen yksilöllinen perusavainkenttä.
Kun haluat yhdistää tilauksen asiakkaaseen, lisää Tilaukset-taulukkoon Asiakkaat-taulukon Tunnus-kenttää vastaava viiteavainkenttä ja luo avainkenttien välille yhteys. Kun lisäät tietueen Tilaukset-taulukkoon, käytä Asiakkaat-taulukosta tulevaa asiakastunnusarvoa. Kun haluat tarkastella tilauksen tehneen asiakkaan tietoja, yhteys määrittää, mitkä Asiakkaat-taulukon tiedot vastaavat mitäkin Tilaukset-taulukon tietuetta.
- Perusavain, jonka tunnistaa kentän nimen viereisestä avainkuvakkeesta.
- Viiteavain, joka näkyy ilman avainkuvaketta.
Älä lisää kenttää, jos oletat, että jokainen taulukon entiteetti tarvitsee useamman kuin yhden arvon. Jatketaan edellistä esimerkkiä: jos haluat alkaa seurata asiakkaiden tekemiä tilauksia, älä lisää taulukkoon kenttää siksi, että kullakin asiakkaalla on useita tilauksia. Luo sen sijaan uusi taulukko tilauksia varten ja luo sitten yhteys kahden taulukon välille.
Sivun alkuun
Yhteyksien käyttämisen etuja
Tietojen pitäminen erillisinä toisiinsa liittyvissä taulukoissa tuo mukanaan seuraavat edut:
- Johdonmukaisuus: Koska kukin tieto tallennetaan kerran vain yhteen taulukkoon, tietojen epäyhtenäisyyden vaara pienenee huomattavasti. Esimerkiksi asiakkaan nimi tallennetaan vain kerran asiakastaulukkoon sen sijaan, että se tallennettaisiin toistuvasti ja mahdollisesti epäjohdonmukaisesti tilaustiedot sisältävään taulukkoon.
- Tehokkuus: Tietojen tallentaminen vain yhteen paikkaan säästää levytilaa. Lisäksi tietojen hakeminen pienistä taulukoista on tavallisesti nopeampaa kuin suurista taulukoista. Jos et käytä erillisiä taulukoita eri asioita varten, taulukoihin tulee tyhjäarvoja (tietojen puuttumista osoittavia arvoja) ja päällekkäisyyksiä. Molemmat voivat tuhlata tilaa ja hidastaa suorituskykyä.
- Ymmärrettävyys: Tietokannan rakennetta on helpompi hahmottaa, kun asiat on erotettu eri taulukoihin.
Pidä suhteet mielessäsi, kun suunnittelet taulukoita. Ohjatun hakukentän luomisen avulla voit luoda viiteavainkentän, jos vastaavan perusavaimen sisältävä taulukko on jo olemassa. Ohjattu hakukentän luominen luo suhteen puolestasi. Lisätietoja on artikkelissa Hakukentän luominen tai poistaminen.
Sivun alkuun