Taulukot ovat olennainen osa tietokantaa, koska ne pitävät sisällään kaiken tiedon. Esimerkiksi yrityksen tietokannassa voi olla yhteystietotaulukko, johon on tallennettu yrityksen toimittajien nimet, osoitteet ja puhelinnumerot. Koska muut tietokantaobjektit ovat niin riippuvaisia taulukoista, tietokannan suunnittelu kannattaa aina aloittaa luomalla kaikki sen taulukot ja luomalla sitten muita objekteja. Ennen kuin luot taulukoita Accessissa, harkitse tarpeitasi ja määritä kaikki tarvitsemasi taulukot. Tietoja tietokannan suunnittelemisesta on artikkelissa Tietokannan suunnittelun perusteet.
Artikkelin sisältö
- Yleiskatsaus
- Taulukon ja kentän ominaisuudet
- Tietotyypit
- Taulukoiden yhteydet
- Näppäimet
- Yhteyksien käyttämisen etuja
Yleistä
Accessin kaltaisessa relaatiotietokannassa on yleensä useita toisiinsa liittyviä taulukoita. Hyvin suunnitellussa tietokannassa jokaiseen taulukkoon tallennetaan tietoja tietystä asiasta, kuten työntekijöistä tai tuotteista. Taulukossa on tietueita (rivejä) ja kenttiä (sarakkeita). Kentissä on erityyppisiä tietoja, kuten tekstiä, numeroita, päivämääriä ja hyperlinkkejä.
- Tietue: Sisältää tarkkoja tietoja, kuten tietoja tietystä työntekijästä tai tuotteesta.
- Kenttä: Sisältää jonkin yksityiskohdan taulukossa kuvatusta asiasta, esimerkiksi etunimen tai sähköpostiosoitteen.
- Kentän arvo: Kullakin tietueella on kentän arvo. Esimerkiksi Contoso, Ltd. tai someone@example.com.
Sivun alkuun
Taulukon ja kentän ominaisuudet
Taulukoilla ja kentillä on myös ominaisuuksia, joiden avulla niiden ominaispiirteitä tai toimintaa voi hallita.
1. Taulukon ominaisuudet
Kaksi. Kentän ominaisuudet
Access-tietokannassa taulukon ominaisuudet ovat taulukon määritteitä, jotka vaikuttavat taulukon ulkoasuun tai toimintaan kokonaisuudessaan. Taulukon ominaisuudet määritetään taulukon ominaisuusikkunan rakennenäkymässä. Voit esimerkiksi taulukon Oletusnäkymä-ominaisuuden avulla määrittää, kuinka taulukko näkyy oletusarvoisesti.
Kentän ominaisuus liittyy tiettyyn taulukon kenttään, ja se määrittää kyseisen kentän ominaispiirteen tai toiminnallisuuteen liittyvän tekijän. Voit määrittää joitakin kentän ominaisuuksia taulukkonäkymässä. Voit myös määrittää minkä tahansa kentän ominaisuuden rakennenäkymässä käyttämällä Kentän ominaisuudet -ruutua.
Tietotyypit
Jokaiselle kentälle on määritetty tietotyyppi. Kentän tietotyyppi osoittaa, millaisia tietoja kenttä sisältää (esimerkiksi suuria tekstimääriä tai liitetiedostoja).
Tietotyyppi on kentän ominaisuus, mutta se poikkeaa muista kentän ominaisuuksista seuraavasti:
- Kentän tietotyyppi määritetään taulukon rakenneruudukossa, ei Kentän ominaisuudet -ruudussa.
- Kentän tietotyyppi määrittää, mitä muita ominaisuuksia kentällä on.
- Kentän tietotyyppi on valittava, kun kenttä luodaan.
Voit luoda uuden kentän Accessissa kirjoittamalla tietoja taulukkonäkymän uuteen sarakkeeseen. Jos luot kentän kirjoittamalla tiedot taulukkonäkymässä, Access määrittää kentälle automaattisesti tietotyypin kirjoitettujen arvojen perusteella. Jos Access ei pysty määrittämään tietotyyppiä annettujen tietojen perusteella, tietotyypiksi tulee Teksti. Voit kuitenkin muuttaa tietotyyppiä myöhemmin käyttämällä valintanauhaa.
Esimerkkejä automaattisesta tietotyypin tunnistamisesta
Seuraavassa taulukossa näkyy, miten automaattinen tietotyypin tunnistaminen toimii taulukkonäkymässä.
| **Jos kirjoitat:****Access luo kentän, jonka tietotyyppi on:**JohnShort Texthttp://www.contoso.com Voit käyttää mitä tahansa kelvollista Internet-protokollan etuliitettä. Esimerkiksi http://, https:// ja mailto: ovat kelvollisia etuliitteitä. Hyperlinkki1Luku, Pitkä kokonaisluku50 000Luku, Pitkä kokonaisluku50 000,99Numero, Double50000.389Numero, Double12/67 Tunnistetut päivämäärä- ja kellonaikamuodot ovat käyttäjän aluekohtaisia. Date/TimeDecember 31, 2016Date/Time10:50:23Date/Time10:50 amDate/Time17:50Date/Time$12.50 Tunnistettu valuuttasymboli on käyttäjän kieliasetus. Valuutta21,75Numero, Double123,00 %Luku, Double3,46E+03Numero, Kaksinkertainen |
|---|
Sivun alkuun
Taulukoiden yhteydet
Kukin taulukko tallentaa tietoja eri aiheesta, mutta Access-tietokannassa olevat taulukot tallentavat yleensä tietoa toisiinsa liittyvistä aiheista. Tietokanta saattaa sisältää esimerkiksi seuraavat kohteet:
- Asiakastaulukko, jossa on lueteltu yrityksen asiakkaat ja heidän osoitteensa.
- luettelo myytävistä tuotteista, mukaan lukien kunkin kohteen hinta ja kuva
- tilaustaulukko, johon kirjataan asiakkaiden tekemät tilaukset.
Eri aiheisiin liittyvät tiedot tallennetaan eri taulukoihin, joten tiedot on jollakin tavalla liitettävä toisiinsa niin, että eri taulukoissa olevia toisiinsa liittyviä tietoja voidaan helposti yhdistää. Eri taulukoihin tallennettuja tietoja voidaan yhdistää luomalla yhteyksiä. Yhteys on kahden taulukon välinen looginen suhde, joka määrittää taulukoiden yhteiset kentät. Katso lisätietoja Taulukoiden yhteyksien oppaasta.
Sivun alkuun
Näppäimet
Taulukoiden yhteyksissä käytettäviä kenttiä kutsutaan avainkentiksi. Avain muodostuu tavallisesti vain yhdestä kentästä, mutta siinä voi olla myös useita kenttiä. Avaimia on kahta lajia:
- Perusavain Taulukossa voi olla vain yksi perusavain. Perusavain sisältää vähintään yhden kentän, jonka avulla kukin taulukkoon tallennettava tietue tunnistetaan yksilöivästi. Usein perusavaimena toimii jokin ainutlaatuinen tunnistenumero, kuten tunnusluku, sarjanumero tai koodi. Asiakkaat-taulukossa kullakin asiakkaalla voi esimerkiksi olla yksilöllinen asiakastunnus. Asiakastunnus-kenttä on Asiakkaat-taulukon perusavain. Jos perusavaimessa on useita kenttiä, se koostuu yleensä aiemmin luoduista kentistä, jotka yhdessä muodostavat yksilölliset arvot. Voit esimerkiksi käyttää henkilöitä käsittelevän taulukon perusavaimena yhdistelmää, joka koostuu sukunimestä, etunimestä ja syntymäpäivästä. Lisätietoja on artikkelissa Taulukon perusavaimen lisääminen tai muuttaminen.
- Viiteavain Taulukossa voi olla myös yksi tai useampi viiteavain. Viiteavain sisältää arvoja, jotka vastaavat toisen taulukon perusavainta. Esimerkiksi Tilaukset-taulukon kussakin tilauksessa voi olla asiakasnumero, joka vastaa jotakin Asiakkaat-taulukon tietuetta. Asiakastunnus-kenttä on Tilaukset-taulukon viiteavain.
Taulukoiden välinen yhteys perustuu avainkenttien arvojen väliseen suhteeseen. Taulukoiden yhteyksillä voi yhdistää toisiinsa liittyvien taulukoiden tietoja. Oletetaan esimerkiksi, että yrityksen järjestelmässä on Asiakkaat-taulukko ja Tilaukset-taulukko. Kussakin Asiakkaat-taulukon tietueessa on Tunnus-niminen yksilöllinen perusavainkenttä.
Kun haluat yhdistää tilauksen asiakkaaseen, lisää Tilaukset-taulukkoon Asiakkaat-taulukon Tunnus-kenttää vastaava viiteavainkenttä ja luo avainkenttien välille yhteys. Kun lisäät tietueen Tilaukset-taulukkoon, anna Asiakastunnus-kenttään arvo, joka on sama kuin Asiakkaat-taulukossa. Kun haluat tarkastella tilauksen tehneen asiakkaan tietoja, yhteys määrittää, mitkä Asiakkaat-taulukon tiedot liittyvät mihinkin Tilaukset-taulukon tietueeseen.
1. Perusavain, joka tunnistetaan kentän nimen vieressä olevalla avainkuvakkeella.
Kaksi. Viiteavain – ei avainkuvaketta.
Älä lisää kenttää, jos oletat, että jokainen taulukon entiteetti tarvitsee kenttään useita arvoja. Jos esimerkiksi haluat edellä kerrotussa tilanteessa seurata kunkin asiakkaan tekemiä tilauksia, älä lisää taulukkoon kenttää sitä varten, sillä kullakin asiakkaalla on oletettavasti useita tilauksia. Luo sen sijaan tilauksia varten uusi taulukko ja määritä taulukoiden välille yhteys.
Sivun alkuun
Yhteyksien käyttämisen etuja
Tietojen säilyttämisessä erillisissä, mutta toisiinsa yhdistetyissä taulukoissa on seuraavat edut:
- Johdonmukaisuus Koska jokainen tietokohde tallennetaan vain kerran yhdessä taulukossa, epäselvyyksien tai epäyhtenäisyyden mahdollisuus on pienempi. Esimerkiksi asiakkaan nimi tallennetaan järjestelmän asiakastaulukkoon vain kerran sen sijaan, että se tallennettaisiin toistuvasti (mahdollisesti eri muodoissa) tilaustiedot sisältävään taulukkoon.
- Tehokkuutta Tietojen tallentaminen vain yhteen paikkaan tarkoittaa, että käytät vähemmän levytilaa. Lisäksi tietojen hakeminen pienistä taulukoista on tavallisesti nopeampaa kuin suurista taulukoista. Jos et käytä erillisiä taulukoita eri asioita varten, taulukoihin tulee tyhjäarvoja (tietojen puuttumista osoittavia arvoja) ja päällekkäisyyksiä, jotka vievät turhaa tilaa ja rajoittavat suorituskykyä.
- Ymmärrettävyys Tietokannan rakenne on helpompi hahmottaa, jos asiat on erotettu eri taulukoihin.
Pidä suhteet mielessäsi, kun suunnittelet taulukoita. Ohjatun hakukentän luomisen avulla voit luoda viiteavainkentän, jos vastaavan perusavaimen sisältävä taulukko on jo olemassa. Ohjattu hakukentän luominen luo suhteen puolestasi. Lisätietoja on artikkelissa Hakukentän luominen tai poistaminen.
Sivun alkuun