Lisäämällä helppokäyttötoimintojen tunnisteita PDF-tiedostoihin voit varmistaa, että näytönlukuohjelmia ja muita käyttöä helpottavia toimintoja käyttävät henkilöt voivat lukea ja siirtyä asiakirjassa sisällysluetteloiden, hyperlinkkien, kirjanmerkkien ja vaihtoehtoisen tekstin avulla. Helppokäyttöisyystunnisteiden avulla sisältöä voi myös lukea helposti eri laitteilla, kuten suuritekstisillä näytöillä, kämmentietokoneilla ja matkapuhelimilla. Microsoft 365 for Windowsissa, Microsoft 365 for Mac ja Officen verkkoversio voit lisätä tunnisteita automaattisesti, kun tallennat tiedoston PDF-muodossa.
Valmistele lähdetiedostosi
Nopein ja helpoin tapa varmistaa, että PDF-tiedosto on helppokäyttöinen, on suorittaa helppokäyttöisyyden tarkistus , ennen kuin luot tai tallennat tiedoston PDF-tiedostona. Kun olet käsitellyt helppokäyttöisyyden tarkistuksen löytämiä ongelmia, Microsoft 365 käyttää näitä tietoja helppokäyttöisyystunnisteiden luomiseen PDF-tiedostossa.
Helppokäyttöisen PDF-tiedoston tallentaminen Microsoft 365:ssä
Microsoft 365, Office 2021, Office 2019, Office 2016
Ennen KUIN luot PDF-tiedoston, suorita helppokäyttöisyyden tarkistus asiakirjassa varmistaaksesi, että se on kaikkien käytettävissä. Katso ohjeet artikkelista Helppokäyttöisyyden parantaminen Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla.
Kun olet korjannut helppokäyttöisyysongelmat, valitse Tallenna nimellä> tai Tallenna>kopio.
Toimi seuraavasti:
- Jos haluat tallentaa PDF-tiedoston samaan sijaintiin kuin alkuperäinen tiedosto, laajenna tiedostotyypin avattava luettelo tiedostonimen alapuolella, valitse PDF (*.pdf)ja valitse sitten Lisää vaihtoehtoja.... Tallenna nimellä -valintaikkuna avautuu.
- Voit selata tallennussijaintia valitsemalla Selaa.
Tallenna nimellä -valintaikkuna avautuu. Siirry sijaintiin, johon haluat tallentaa tiedoston, ja valitse sitten PDF Tallennusmuoto-luettelosta.
Valitse Tallenna nimellä -valintaikkunassa Asetukset.
Varmista, että Asiakirjan rakennetunnisteet helppokäyttöisyyttä varten -valintaruutu on valittuna, ja valitse sitten OK.
Sivun alkuun
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
Helppokäyttöisyyden parantaminen helppokäyttöisyyden tarkistuksella
Helppokäyttöisyyden tarkistus työskentelyn aikana Office-sovelluksissa
Tee sisällöstä helppokäyttöistä kaikille helppokäyttöisyyden tarkistuksella
Varmista ennen PDF-tiedoston luontia Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla, että asiakirjan käyttö ja muokkaaminen on helppoa kaikille käyttäjille.
Paina Komentovuoro + + S, kirjoita tiedostonimi Nimi-tekstiruutuun ja valitse Sijainti.
Selaa tiedostotyyppejä alanuolinäppäimellä Tiedostomuodossa ja valitse PDF.
Valitse Paras sähköisen jakelun ja helppokäyttöisyyden kannalta (käyttää Microsoftin verkkopalvelua). Tämä varmistaa, että PDF-tiedosto sisältää tunnukset.
Valitse Vie.
Huomautus
PowerPoint for macOS säilyttää PDF-tiedostoissa olevien objektien hyperlinkit vain, kun valitset Paras sähköiseen jakeluun ja helppokäyttötoimintoihin (käyttää Microsoftin verkkopalvelua).
Huomautus
Käyttäjän suojaus ja tietosuoja ovat Microsoftille erittäin tärkeitä. Jos haluat muuntaa Word-, Excel- tai PowerPoint-tiedoston PDF-tiedostoksi, jossa on Paras sähköiseen jakeluun ja helppokäyttötoimintoihin (käyttää Microsoft online -palvelua) -vaihtoehdon, lähetämme asiakirjan suojattuun Microsoft-palveluun Internetin kautta muuntamista varten. Muunnettu tiedosto lähetetään sitten takaisin laitteeseesi välittömästi. Microsoftin online-palvelu ei tallenna mitään tiedostojesi sisältöä palvelimiimme. Voit tallentaa muunnetun tiedoston haluamaasi sijaintiin. Lisätietoja on artikkelissa Miksi Microsoftin verkkopalvelun on muunnettava joitakin Office-tiedostoja?
Huomautus
Files, jossa on sisältöoikeuksien hallinta tai salasanasuojaus avaamista varten, ei voi tallentaa Excelin ja PowerPointin Paras sähköiseen jakeluun ja helppokäyttötoimintoihin (käyttää Microsoftin verkkopalvelua). Word nämä tiedostot tallennetaan ja suojaus poistetaan.
Varmista ennen PDF-tiedoston luontia Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla, että asiakirjan käyttö ja muokkaaminen on helppoa kaikille käyttäjille.
Valitse valintanauhassa Tiedosto-painike.
Valitse Tallenna nimellä -vaihtoehto.
Avaa Microsoftin Word verkkoversio -valintaikkuna valitsemalla Tallenna nimellä -ruudussa Lataa PDF-tiedostona. Näkyviin tulee linkki, jonka avulla voit ladata PDF-tiedoston.
Valitse Katso asiakirjasi PDF-muodossa napsauttamalla tästä ja paina sitten Enter-näppäintä.
Etsi tiedoston nimi ilmoituspaneelin kohdassa Nykyiset lataukset ja toimi seuraavasti:
- Jos haluat tallentaa oletussijaintiin, valitse Tallenna.
- Jos haluat tallentaa toiseen sijaintiin, paina Tallenna nimellä. Voit kirjoittaa Tallenna nimellä -valintaikkunaan uuden tiedostonimen ja valita haluamasi kansion. Valitse Tallenna-painike.
Jos haluat avata tiedoston tai kansion, valitse haluamasi vaihtoehto ilmoituspalkissa.
