Tehtäväluettelot, kuten kaikki muutkin Loop-komponentit, ovat siirrettäviä sisällön osia, jotka pysyvät synkronoituina kaikissa niissä paikoissa, joissa ne on jaettu. Siirrettävyyden lisäksi nämä tehtävät synkronoidaan myös Microsoft Planner:n kanssa, jolloin käyttäjät voivat hallita tehtäviään haluamistaan sovelluksista käsin. Alla on lueteltu joitakin tapoja, joilla tehtäväluetteloita voidaan luoda tällä hetkellä. Jatkossa aloituskohtia lisätään, mutta toiminnan tulisi pysyä samana.
Tehtäväluettelon lisääminen Loop-sovelluksessa
Loop-työtilat auttavat sinua kokoamaan yhteen kaiken projektiisi tarvitsemasi, mukaan lukien tehtävät. Loop-sivulla voit kirjoittaa "/" lisätäksesi tehtäväluettelon ja lisätäksesi tehtäviä valitsemalla + (Lisää tehtävä). Jokainen tehtävä voidaan määrittää käyttäjälle vain mainitsemalla/valitsemalla käyttäjän nimi. Voit muuttaa tehtäväluettelosi Loop-komponentiksi, jotta voit jakaa sen Microsoft 365:ssä käyttämällä keskustelua Teamsissa, Outlookissa tai jopa sovelluksissa, kuten Whiteboard ja Word:n verkkoversio. Kun tehtäviä lisätään tai suoritetaan, päivitykset pysyvät synkronoituina kaikissa paikoissa, joissa tehtäväluettelo on jaettu, riippumatta siitä, missä muokkauksia tehdään. Voit työstää näitä tehtäviä Microsoft Planner -ohjelmassa ja kaikkialla, missä voit käyttää Planner-suunnitelmiasi.
Lisätietoja Loop-sovelluksen käyttämisestä on ohjeaiheessa Microsoft Loop käytön aloittaminen.
Tehtäväluettelon lisääminen Outlookin sähköpostiin tai Teams-keskusteluihin
Tehtäväluettelon Loop-komponentit ovat käytettävissä myös viestintäkeskuksissa, kuten Outlookissa ja Teamsissa. Lisää-välilehden uuden sähköpostiviestin Yhteiskäyttöryhmässä näkyy Loop-komponentit. Luo uusi tehtäväluettelo sähköpostiviestin tekstiosaan valitsemalla avattavasta luettelosta Tehtäväluettelo . Voit lisätä tähän tehtäväluetteloon uusia tehtäviä, määrittää siihen käyttäjiä ja lisätä kutakin tehtävää vastaavat määräpäivät. Kaikki käyttäjät, joille on määritetty tehtävä, lisätään automaattisesti sähköpostin Vastaanottaja-luetteloon .
Voit luoda tehtäväluettelon myös Teams-keskustelussa napsauttamalla Loop-kuvaketta ja valitsemalla Tehtäväluettelo.
Kun tehtäviä lisätään tai suoritetaan, päivitykset pysyvät synkronoituina kaikissa paikoissa, joissa tehtäväluettelo on jaettu, riippumatta siitä, missä muokkauksia tehdään. Voit työstää näitä tehtäviä Microsoft Planner -ohjelmassa ja kaikkialla, missä voit käyttää Planner-suunnitelmia tai -tehtäviä.
Tehtäväluettelon lisääminen kokoukseen
Kun teet muistiinpanoja kokouksessa Teamsissa (yhteistyömuistiinpanot) tai Outlookin verkkoversiossa, voit lisätä toimintoja tehtäväluetteloon. Voit työstää näitä tehtäviä Microsoft Planner -ohjelmassa ja kaikkialla, missä voit käyttää Planner-suunnitelmia tai -tehtäviä. Lisätietoja kokousmuistiinpanojen käyttämisestä on artikkelissa Kokousmuistiinpanojen tekeminen Microsoft Teamsissa.
Huomautus
Kokousmuistiinpanot ovat nyt yhteistyömuistiinpanoja.
Voit lisätä tehtäväluettelon kokoukseen Teamsissa tai Outlookin verkkoversiossa. Kokoukseen lisätyt tehtäväluettelot luodaan ja pysyvät synkronoituina Plannerin suunnitelman kanssa.
Toimi seuraavasti:
- Siirry Teamsissa sovelluksen vasemmassa reunassa olevaan Calendar-kohtaan ja valitse oikeassa yläkulmassa Uusi kokous.
- Valitse Outlookin verkkoversiossa kalenterikuvake vasemmalla ja valitse sitten Uusi tapahtuma.
Valitse sivun alareunasta Lisää esityslista.
Hetken kuluttua näkyviin tulevat Esityslista-, Kokousmuistiinpanot- ja Seurantatehtävät-osat . Seurantatehtävät-osa on tehtäväluettelo. Lisää tehtävien nimet, vastuuhenkilöt ja määräpäivät valitsemalla Seurantatehtävät .
Lisää muut haluamasi kokoustiedot (katso lisätietoja artikkelista Kokouksen ajoittaminen Microsoft Teamsissa) ja valitse sitten Lähetä.
Tehtävien tarkasteleminen ja muokkaaminen Plannerissa
Kun käyttäjä on lisännyt vähintään yhden tehtävän tehtäväluetteloosi (yllä olevien skenaarioiden mukaisesti), Plannerissa luodaan suunnitelma.
Tämän jälkeen voit tarkastella tehtäväluetteloa Plannerissa.
Tehtäväluetteloissa tai yhteiskäyttömuistiinpanoissa voit vain lisätä tai muuttaa tehtävien nimiä, vastuuhenkilöitä ja määräpäiviä. Jos haluat käyttää useampia tehtäväominaisuuksia, kuten tarkistusluetteloita ja liitteitä, valitse kolme pistettä (...) ja valitse sitten Avaa Plannerissa.
Lisätietoja Plannerin käytöstä on Plannerin ohjeessa.
Tehtäväluettelot ja säilöt Plannerissa
Plannerissa yhteistyömuistiinpanojen ensimmäiseen tehtäväluetteloon lisäämäsi tehtävät lisätään ja synkronoidaan suunnitelman ensimmäiseen säilöön. Voit lisätä uusia tehtäväluetteloita, ja jokainen yhteistyömuistiinpanotiedoston uusi tehtäväluettelo luo uuden säilön synkronoituun suunnitelmaan. Kun olet luonut useita tehtäväluetteloita yhteiskäyttömuistiinpanotiedostoon, voit siirtää tehtäviä suunnitelman säilöjen välillä siirtämällä tehtäviä näiden tehtäväluetteloiden välillä. Voit myös siirtää tehtäviä näiden säilöjen välillä tehtävien siirtämiseksi tehtäväluettelosta toiseen yhteistyömuistiinpanoissa.
Jos lisäät uuden säilön Planneriin, se ei kuitenkaan luo uutta tehtäväluetteloa yhteistyömuistiinpanoihisi. Lisäksi jos siirrät tehtäviä pois yhteiskäyttömuistiinpanojen luontisäilöstä, kyseiset tehtävät katoavat kokousmuistiinpanoista, mutta ovat edelleen suunnitelmassa. Jos siirrät tehtävän yhteiskäyttömuistiinpanojen suunnitelmasta toiseen suunnitelmaan, tehtävä poistetaan myös kokousmuistiinpanoista.
Vastaavasti useille tehtäväluetteloille, jotka on luotu Loop-sivulla Loop-sovelluksessa, jokainen tehtäväluettelo luo uuden säilön suunnitelmaan.
Useille Teamsin keskusteluikkunassa luoduille tehtäväluetteloille luodaan useita suunnitelmia.
Tehtäväluettelon poistaminen
Voit poistaa tehtäväluettelon joko Loop-komponenttien pinnoilta tai Plannerissa.
Tehtäväluettelon poistaminen PlannerissaKatso Tehtävän tai suunnitelman poistaminen. Tämä poistaa yhteiskäyttömuistiinpanotiedoston tehtäväluettelon, kun tiedosto avataan seuraavan kerran.
Huomautus
Tehtäväluetteloiden luomat suunnitelmat ovat kevyitä suunnitelmia, mikä tarkoittaa, että suunnitelman omistajaa ei ole ja kuka tahansa jäsen voi poistaa suunnitelman.
Tehtäväluettelon osan poistaminenValitse tehtäväluettelo ja paina askelpalautinta. Tämä ei poista näitä tehtäviä Plannerin linkitetyssä suunnitelmassa .
Tehtävien tarkasteleminen ja muokkaaminen Plannerissa
Kun käyttäjälle on määritetty tehtävä tehtäväluettelo-osassa, käyttäjä näkee kyseisen tehtävän Plannerin Omat tehtävät -kohdan Minulle määritetyt -osiossa. Käyttäjä voi muuttaa tehtävän otsikkoa tai määräpäivää Plannerissa.