Tehtäväluettelot, kuten muutkin Loop osat, ovat siirrettäviä sisältöosia, jotka pysyvät synkronoituina kaikissa niiden jakamispaikoissa. Sen lisäksi, että nämä tehtävät ovat siirrettäviä, ne synkronoidaan myös Microsoft Planner kanssa, jolloin käyttäjät voivat hallita tehtäviään haluamistaan sovelluksista. Alla on lueteltu joitakin tapoja, joilla tehtäväluetteloita voi luoda tänään. Jatkossa lisätään lisää aloituskohtia, mutta toiminnan pitäisi pysyä samana.
Tehtäväluettelon lisääminen Loop-sovelluksessa
Loop työtilojen avulla voit yhdistää projektiin kaikki tarvitsemasi, myös tehtävät. Loop-sivulla voit lisätä tehtäväluettelon kirjoittamalla "/" ja lisätä tehtäviä valitsemalla + (Lisää tehtävä). Jokainen tehtävä voidaan määrittää käyttäjälle vain mainitsemalla tai valitsemalla käyttäjän nimi. Voit muuttaa tehtäväluettelon Loop-komponentiksi, jotta voit jakaa sen Microsoft 365:n kautta Teamsissa, Outlookissa tai jopa sovelluksissa, kuten Whiteboardissa ja Word verkossa. Kun tehtäviä lisätään tai viimeistellään, päivitykset pysyvät synkronoituina kaikissa paikoissa, joissa tehtäväluettelo on jaettu, riippumatta siitä, missä muokkaukset tehdään. Voit käsitellä näitä tehtäviä Microsoft Planner ja kaikkialla, missä voit käyttää Planner-suunnitelmiasi.
Lisätietoja Loop-sovelluksen käyttämisestä on artikkelissa Microsoft Loop käytön aloittaminen.
Tehtäväluettelon lisääminen Outlookin sähköpostissa tai Teams-keskusteluissa
Tehtäväluettelo Loop osat ovat käytettävissä myös viestintäkeskuksissa, kuten Outlookissa ja Teamsissa. Uuden sähköpostiviestin Lisää-välilehden Yhteiskäyttö-ryhmässä näkyy Loop Osat. Valitse avattavasta luettelosta Tehtäväluettelo , jos haluat luoda uuden tehtäväluettelon sähköpostin leipätekstiin. Voit lisätä uusia tehtäviä tähän tehtäväluetteloon, määrittää siihen käyttäjiä ja lisätä kutakin tehtävää vastaavat määräpäivät. Jokainen käyttäjä, jolle on määritetty tehtävä, lisätään automaattisesti sähköpostin Vastaanottaja-luetteloon .
Voit luoda tehtäväluettelon myös Teams-keskustelussa napsauttamalla Loop-kuvaketta ja valitsemalla Tehtäväluettelo.
Kun tehtäviä lisätään tai viimeistellään, päivitykset pysyvät synkronoituina kaikissa paikoissa, joissa tehtäväluettelo on jaettu, riippumatta siitä, missä muokkaukset tehdään. Voit käsitellä näitä tehtäviä Microsoft Planner ja kaikkialla, missä voit käyttää Planner-suunnitelmiasi tai -tehtäviäsi.
Tehtäväluettelon lisääminen kokoukseen
Kun teet muistiinpanoja kokouksesta Teamsissa (yhteiskäyttömuistiinpanot) tai Outlookin verkkoversio, voit lisätä tehtäväluetteloon toimintokohteita. Voit käsitellä näitä tehtäviä Microsoft Planner ja kaikkialla, missä voit käyttää Planner-suunnitelmiasi tai -tehtäviäsi. Lisätietoja kokousmuistiinpanojen käyttämisestä on artikkelissa Kokousmuistiinpanojen tekeminen Microsoft Teamsissa.
Huomautus
Kokousmuistiinpanot ovat nyt yhteiskäyttömuistiinpanoja.
Voit lisätä tehtäväluettelon kokoukseen Teamsissa tai Outlookin verkkoversio. Kokoukseen lisäämiesi tehtäväluetteloiden luominen ja synkronointi Plannerin suunnitelman kanssa säilyy.
Toimi seuraavasti:
- Siirry Teamsissa sovelluksen vasemmassa reunassa Calendar ja valitse uusi kokous oikeassa yläkulmassa.
- Valitse Outlookin verkkoversio vasemmalla oleva kalenterikuvake ja valitse sitten Uusi tapahtuma.
Valitse sivun alareunassa Lisää esityslista.
Hetken kuluttua näet Esityslista-, Kokousmuistiinpanot- ja Seurantatehtävät-osiot . Seurantatehtävät-osa on tehtäväluettelo. Lisää tehtävien nimet, vastuuhenkilöt ja määräpäivät valitsemalla Seurantatehtävät .
Lisää muut haluamasi kokoustiedot (katso lisätietoja kohdasta Kokouksen ajoittaminen Microsoft Teamsissa) ja valitse sitten Lähetä.
Tehtävien tarkasteleminen ja muokkaaminen Plannerissa
Kun käyttäjä on lisännyt tehtäväluetteloosi vähintään yhden tehtävän (edellä kuvatulla tavalla), Plannerissa luodaan suunnitelma.
Voit sitten tarkastella tehtäväluetteloa Plannerissa.
Tehtäväluetteloissa tai yhteiskäyttömuistiinpanoissa voit lisätä tai muuttaa vain tehtävien otsikoita, vastuuhenkilöitä ja määräpäiviä. Jos haluat käsitellä muita tehtäväominaisuuksia, kuten tarkistusluetteloita, liitteitä ja paljon muuta, valitse kolme pistettä (...) ja valitse sitten Avaa Plannerissa.
Lisätietoja Plannerin käyttöohjeista on Plannerin ohjeessa.
Tehtäväluettelot ja säilöt Plannerissa
Plannerissa yhteistyömuistiinpanojen ensimmäiseen tehtäväluetteloon lisättävät tehtävät lisätään ja synkronoidaan suunnitelman ensimmäiseen säilöön. Voit lisätä uusia tehtäväluetteloita, ja jokainen uusi tehtäväluettelo Yhteistyömuistiinpanot-tiedostossa luo uuden säilön synkronoituun suunnitelmaan. Kun olet luonut useita tehtäväluetteloita Yhteiskäyttömuistiinpanot-tiedostoon, voit siirtää tehtäviä suunnitelman säilöstä toiseen siirtämällä tehtäviä näiden tehtäväluetteloiden välillä. Voit myös siirtää tehtäviä näiden säilöjen välillä ja siirtää tehtäviä tehtäväluettelosta toiseen yhteiskäyttömuistiinpanoissa.
Jos kuitenkin lisäät uuden säilön Planneriin, se ei luo uutta tehtäväluetteloa yhteiskäyttömuistiinpanoihin. Jos siirrät tehtäviä pois luodusta Muistiinpanojen yhteiskäyttö -säilöstä, nämä tehtävät katoavat kokousmuistiinpanoista, mutta ne ovat edelleen olemassa suunnitelmassa. Jos siirrät tehtävän Yhteiskäyttömuistiinpanot-suunnitelmasta toiseen suunnitelmaan, myös tehtävä poistetaan kokousmuistiinpanoista.
Vastaavasti Loop-sovelluksen Loop-sivulla luoduille useille tehtäväluetteloille kukin tehtäväluettelo luo uuden säilön suunnitelmaan.
Useille Teamsin keskusteluikkunassa luoduille tehtäväluetteloille luodaan useita suunnitelmia.
Tehtäväluettelon poistaminen
Voit joko poistaa tehtäväluettelon Loop osan pinnoilta tai Plannerista.
Tehtäväluettelon poistaminen PlannerissaKatso Tehtävän tai suunnitelman poistaminen. Tämä poistaa tehtäväluettelon myös yhteiskäyttömuistiinpanotiedostosta, kun tiedosto avataan seuraavan kerran.
Huomautus
Tehtäväluetteloiden luomat suunnitelmat ovat kevyitä suunnitelmia, mikä tarkoittaa, että suunnitelman omistajaa ei ole ja kuka tahansa jäsen voi poistaa suunnitelman.
Tehtäväluettelo-osan poistaminenValitse tehtäväluettelo ja paina sitten askelpalautinta. Tämä ei poista näitä tehtäviä Plannerin linkitetystä suunnitelmasta .
Tehtävien tarkasteleminen ja muokkaaminen Plannerissa
Kun käyttäjälle on määritetty tehtävä tehtäväluettelo-osassa, käyttäjä näkee nämä tehtävät Plannerin Omat tehtävät -kohdan Vastuuhenkilö minulle -osassa. Käyttäjä voi muuttaa tehtävän otsikkoa tai määräpäivää Plannerista.