Access-mallin valitseminen ja käyttäminen

Verkkotietokantamallit

Viisi verkkotietokantamallia sisältyy Access 2010. Termi "verkkotietokanta" tarkoittaa, että tietokanta on suunniteltu julkaistavaksi SharePoint-palvelimeen, jossa on käytössä Access Services. Voit kuitenkin käyttää verkko yhteensopivaa tietokantaa myös asiakastietokantana, joten ne sopivat mihin tahansa tilanteeseen.

• Kalusto-WWW-tietokanta    Pidä kirjaa kalustosta, mukaan lukien tietyt kalusto-tiedot ja omistajat. Luokittele ja kirjaa omaomaisuusehto, kun ne hankittiin, missä ne sijaitsevat, ja paljon muuta.

• Hyväntekeväisyysosuudet -verkkotietokanta    Jos työskentelet organisaatiossa, joka hyväksyy hyväntekeväisyysosuudet, seuraa varainkeruutoimia tämän mallin avulla. Voit seurata useita kampanjoita ja raportoida kunkin kampanjan aikana saaduista osuuksista. Seuraa osallistujia, kampanjaan liittyviä tapahtumia ja odottavia tehtäviä.

• Yhteystiedot-verkkotietokanta    Hallitse tietoja henkilöistä, joiden kanssa sinä tai työryhmäsi työskentelette, kuten asiakkaiden ja kumppaneiden. Voit seurata nimi- ja osoitetietoja, puhelinnumeroita, sähköpostiosoitteita ja jopa liittää kuvia, asiakirjoja tai muita tiedostoja.

• Ongelmat-verkko Tietokanta    Luo tietokanta, jonka avulla voit hallita useita ongelmia, kuten ylläpitotehtäviä, jotka on suoritettava. Määritä, priorisoi ja seuraa ongelman edistymistä alusta loppuun.

• Projektit-verkkotietokanta    Voit seurata erilaisia projekteja ja niihin liittyviä tehtäviä. Määritä tehtäviä käyttäjille ja valvo valmistumisprosenttia.

Lisätietoja verkkotietokantojen luomisesta, julkaisemisesta ja käyttämisestä on artikkelissa Verkossa jaettavan tietokannan luominen.

Asiakastietokantamallit

Asiakastietokantamalliin sisältyy seitsemän Access 2010. Niitä ei ole tarkoitettu julkaistavaksi Access Services -palveluissa, mutta ne voidaan silti jakaa sijoittamalla ne jaettuun verkkokansioon tai tiedostokirjastoon.

• Tapahtumat    Seuraa tulevia kokouksia, määräaikoja ja muita tärkeitä tapahtumia. Voit tallentaa otsikon, sijainnin, alkamisajan, päättymisajan ja kuvauksen sekä liittää kuvan.

• Opettajat    Henkilökunnan jäsenten tärkeiden tietojen, kuten puhelinnumeroiden, osoitteiden, hätäyhteystietojen ja työyhteystietojen, hallinta

• Markkinointiprojektit    Hallitse markkinointiprojektin tietoja, aikatauluta ja valvo projektin toimituksia.

• Northwind    Luo tilauksen seurantajärjestelmä, joka hallitsee asiakkaita, työntekijöitä, tilaustietoja ja varastoa.

  Huomautus: Northwind-malli sisältää mallitietoja, jotka on poistettava ennen tietokannan käyttöä.

• Myyntiputki    Tarkkaile mahdollisen myynnin edistymistä pienessä myyntiammattilainenryhmässä.

• Opiskelijat    Hallitse opiskelijoiden tietoja, kuten hätäyhteyshenkilöitä, terveystietoja ja huoltajien tietoja.

• Tasks    Voit seurata sellaisten työtehtävien ryhmää, jotka sinun tai ryhmäsi on suoritettava.

Sivun alkuun

Tietokannan luominen käyttämällä malliin sisältyvää Access 2010

1. Käynnistä Access 2010.

2. Valitse Microsoft Office Backstage -näkymän Uusi-välilehdessä Mallimallit.

3. Valitse Käytettävissä olevatmallit -kohdassa malli, jota haluat käyttää.

4. Kirjoita tiedostonimi Tiedostonimi-ruutuun.

5. Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa Tiedostonimi-ruudun vieressä olevaa kansiokuvaketta ja etsiä sijainnin, johon haluat luoda tietokannan. Jos et osoita tiettyä sijaintia, Access luo tietokannan oletussijaintiin, joka näkyy Tiedostonimi-ruudun alapuolella.

6. Valitse Luo.

Access luo tietokannan ja avaa sen käytettäväksi.

Tietokannan luominen käyttämällä Office.com

Jos olet yhteydessä Internetiin, voit selata tai etsiä malleja Office.com Microsoft Office Backstage -näkymässä. Toimi seuraavasti:

1. Käynnistä Access 2010.

2. Tee Backstage-näkymän Uusi-välilehdessä jokin seuraavista:

   • Mallin selaaminen    Valitse Office.com mallit-kohdassa haluamiesi mallien luokka (esimerkiksi Yritys).

   • Mallin etsiminen    Kirjoita Office.com hakuruutuun yksi tai useampi hakusana ja hae napsauttamalla nuolipainiketta.

3. Kun löydät mallin, jota haluat kokeilla, valitse se napsauttamalla sitä.

4. Kirjoita tiedostonimi Tiedostonimi-ruutuun.

5. Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa Tiedostonimi-ruudun vieressä olevaa kansiokuvaketta ja etsiä sijainnin, johon haluat luoda tietokannan. Jos et osoita tiettyä sijaintia, Access luo tietokannan oletussijaintiin, joka näkyy Tiedostonimi-ruudun alapuolella.

6. Valitse Lataa.

Uuden tietokannan käytön aloittaminen

Käyttämästäsi mallista riippuen sinun on ehkä tehtävä vähintään yksi seuraavista toimista, jotta voit aloittaa uuden tietokannan käytön:

• Jos Access näyttää Sisäänkirjautuminen-valintaikkunan, jossa on tyhjä käyttäjäluettelo, aloita noudattamalla seuraavia ohjeita:

  1. Valitse Uusi käyttäjä.

  2. Täytä Käyttäjän tiedot -lomake.

  3. Valitse Tallenna ja sulje.

  4. Valitse äsken antamasi käyttäjänimi ja valitse sitten Kirjaudu sisään.

• Jos Access näyttää tyhjän taulukkonäkymän, voit aloittaa tietojen kirjoittamisen suoraan taulukkonäkymään tai tutustua tietokantaan napsauttamalla muita painikkeita ja välilehtiä.

• Jos Access näyttää Aloittaminen-sivun, saat lisätietoja tietokannasta napsauttamalla sivulla olevia linkkejä tai tarkastella tietokantaa napsauttamalla muita painikkeita ja välilehtiä.

• Jos Access tuo sanomapalkkiin näkyviin Suojausvaroitus-sanoman ja olet varma, että tietokannan lähde on luotettava, valitse Ota sisältö käyttöön. Jos tietokanta edellyttää kirjautumista, sinun on kirjauduttava sisään uudelleen.

Sivun alkuun