Asia kirjan versio tietojen, sisällön hyväksymisen ja uloskuittausta koskevien komponenttien suunnittelemisesta SharePointissa

Tietoja versio tiedoista, sisällön hyväksymisestä ja uloskuittausta

SharePoint Server 2016 sisältää seuraavat ominaisuudet, joiden avulla voit hallita tiedosto kirjastossa olevia tiedostoja:

• Versio tiedot on menetelmä, jolla asia kirjan peräkkäiset toistoja numeroidaan ja tallennetaan.

• Sisällön hyväksyminen on menetelmä, jolla hyväksyjän käyttö oikeudet omaavat sivuston jäsenet ohjaavat sisällön julkaisemista.

• Uloskuittaaminen ja Sisäänkirjautuminen ovat tapoja, joilla käyttäjät voivat hallita paremmin, kun tiedoston uusi versio on luotu, sekä kommentteja muutoksista, jotka he ovat tehneet asia kirjan tarkistuksessa.

Voit määrittää tässä artikkelissa käsitellyt sisältö hallinnan ominaisuudet tiedosto kirjastoissa. Jos haluat jakaa nämä asetukset ratkaisusi eri kirjastoissa, voit luoda tiedosto Kirjasto malleja, jotka sisältävät sisällön hallinnan asetukset. Tämä varmistaa, että uudet kirjastot vastaavat sisällön hallintaa koskevia päätöksiä.

Lisä tietoja versio tiedoista on kohdassa versio tietojen ottaminen käyttöön ja määrittäminen luettelossa tai kirjastossa.

Versio tietojen laatiminen

Tiedosto kirjaston oletusarvoinen versio tietojen hallinta määräytyy sivustokokoelmamallin mukaan. Voit kuitenkin määrittää versio tietojen hallinnan tiedosto kirjastolle erityisten vaatimusten mukaan. Kullakin tiedosto kirjastolla voi olla eri versiointi ohjaus objekti, joka sopii kirjaston tiedostoihin parhaiten. SharePoint Server 2016 on kolme versio tietojen vaihto ehtoa:

• Ei versiointia      Määrittää, että asia kirjojen aiempia versioita ei tallenneta. Kun versio tietoja ei käytetä, asia kirjojen aiempia versioita ei voi hakea, eikä asia kirjan historiaa säilytetä, koska asia kirjan kunkin iteraation mukana olevia kommentteja ei tallenneta. Käytä tätä vaihto ehtoa tiedosto kirjastoissa, jotka sisältävät merkityksetöntä sisältöä tai sisältöä, jota ei voi muuttaa.

• Pääversioiden luominen      Määrittää, että asia kirjojen numero idut versiot säilytetään käyttämällä yksinkertaista versio tietojen mallia (kuten 1, 2, 3). Jos haluat hallita tallennus tilan vaikutusta, voit määrittää, kuinka monta aiempaa versiota säilytetään, kun se lasketaan takaisin nykyisestä versiosta.

  Pääversiointi: aina, kun tiedoston uusi versio tallennetaan, Kaikki käyttäjät, joilla on tiedosto kirjaston käyttö oikeudet, voivat tarkastella sisältöä. Käytä tätä vaihto ehtoa, jos et halua erotella asia kirjojen luonnos versioiden ja julkaistujen versioiden välillä. Esimerkiksi organisaation työryhmän käyttämän tiedosto kirjaston tärkeimmät versio tiedot ovat hyvä valinta, jos kaikki ryhmän jäsenet voivat tarkastella kunkin tiedoston kaikkia toistoja.

• Pää-ja aliversioiden (luonnos) luominen      Määrittää, että asia kirjojen numero idut versiot säilytetään käyttämällä pää-ja aliversiointi mallia (kuten 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1). .0 -versiot ovat pääversioita ja versioita, jotka päättyvät ei-nollalla-versiot ovat aliversioita. Tiedostojen aiemmat pää-ja aliversiot tallennetaan yhdessä nykyisten versioiden kanssa. Jos haluat hallita tallennus tilan vaikutusta, voit määrittää, kuinka monta edellistä pääversiota säilytetään, kun se lasketaan takaisin nykyisestä versiosta. Voit myös määrittää, kuinka moneen pääversioon säilytetään niiden aliversiot. Jos esimerkiksi määrität, että aliversiot säilytetään kahdessa pääversiossa ja että nykyinen pääversio on 4,0, Kaikki 3,1-versioon alkavat kaikki aliversiot säilytetään.

  Pää-ja aliversiointi-kohdassa kuka tahansa käyttäjä, jolla on luku oikeudet, voi tarkastella asia kirjojen pääversioita. Voit määrittää, ketkä käyttäjät voivat myös tarkastella aliversioita. Yleensä on suositeltavaa myöntää käyttö oikeudet aliversioiden tarkastelemiseen ja muokkaamiseen käyttäjille, jotka voivat muokata kohteita, sekä rajoittaa käyttäjät, joilla on luku oikeudet vain pääversioiden tarkasteluun.

  Käytä pää-ja aliversioita, kun haluat erotella julkaistun sisällön, jota käyttäjä voi tarkastella, ja luonnos sisältöä, joka ei ole vielä valmis julkaistavaksi. Esimerkiksi henkilöstö hallinnon sivustossa, jossa kuvataan organisaation etuja, käytetään pää-ja aliversiointia rajoittamaan työn tekijöiden etuuksia koskevien kuvausten saatavuutta, kun kuva uksia tarkistetaan.

Sisällön hyväksynnän laatiminen

Sisällön hyväksymisen avulla voit virallistaa ja hallita sisällön käyttöä yleisön saataville. Esimerkiksi yritys, joka julkaisee sisältöä yhtenä tuotteistaan tai palveluistaan, saattaa edellyttää juridista arviointia ja hyväksyntää ennen sisällön julkaisemista.

Sisältö hyväksyntää odottavaa asia kirjan luonnos on odotus tilassa. Kun hyväksyjä tarkistaa asia kirjan ja hyväksyy sen sisällön, käyttäjät, joilla on luku oikeudet, voivat tarkastella sitä. Tiedosto kirjaston omistaja voi ottaa käyttöön asiakirja kirjaston sisällön hyväksymisen ja vaihtoehtoisesti voi liittää työn kulun kirjaston kanssa hyväksyntä prosessin suorittamista varten.

Se, miten asia kirjat lähetetään hyväksyttäväksi, vaihtelee tiedosto kirjaston versio tietojen asetukset-asetusten mukaan:

• Ei versiointia      Jos versio tiedot eivät ole käytössä ja tiedostoon tehdyt muutokset tallentuvat, tiedoston tilaksi tulee odottaa. SharePoint Server 2016 säilyttää asia kirjan aikaisemman version niin, että käyttäjät, joilla on luku oikeudet, voivat edelleen tarkastella sitä. Kun odottavat muutokset on hyväksytty, tiedoston uusi versio on käyttäjien käytettävissä, joilla on luku oikeudet, eikä aiempaa versiota säilytetä.

  Jos versio tietoja ei käytetä ja uusi asia kirja ladataan tiedosto kirjastoon, se lisätään kirjastoon odottavaan tilaan eikä sitä voi tarkastella käyttäjät, joilla on luku oikeudet, ennen kuin se on hyväksytty.

• Pääversioiden luominen      Jos käytössä on pääversio tiedot ja tiedostoon tehdyt muutokset tallennetaan, asia kirjan tilaksi tulee odottaa ja tiedoston aiempi pääversio on saatavilla käyttäjille, joilla on luku oikeudet. Kun asia kirjan muutokset on hyväksytty, asia kirjasta luodaan uusi pääversio ja se on saatavilla käyttäjille, joilla on luku oikeudet, ja Edellinen pääversio tallennetaan asia kirjan historia luetteloon.

  Jos käytössä on pääversio ja uusi asia kirja ladataan tiedosto kirjastoon, se lisätään kirjastoon odottavaan tilaan eikä sitä voi tarkastella käyttäjät, joilla on luku oikeudet, ennen kuin se on hyväksytty versioksi 1.

• Pää-ja aliversioiden (luonnos) luominen      Jos pää-ja aliversiointi on käytössä ja tiedostoon tehdyt muutokset tallennetaan, tekijä voi valita, tallennettavan asia kirjan uuden aliversion luonnoksena tai luomalla uuden pääversion, joka muuttaa asia kirjan tilaksi odottaa. Kun asia kirjan muutokset on hyväksytty, asia kirjan uusi pääversio luodaan ja se on saatavilla käyttäjille, joilla on luku oikeudet. Pää-ja aliversiointi-kohdassa asia kirjojen sekä pää-että aliversiot säilytetään asia kirjan historia luettelossa.

  Jos käytössä on pää-ja aliversiointi ja uusi asia kirja ladataan tiedosto kirjastoon, se voidaan lisätä kirjastoon joko luonnos tilassa versio 0,1 tai tekijä voi pyytää hyväksyntää välittömästi. Tässä tapa uksessa asia kirjan tilaksi tulee odottaa.

Uloskuittauksen ja sisäänkirjautumisen suunnittelemisesta

Voit edellyttää, että käyttäjät kuittaat asia kirjat ulos tiedosto kirjastosta, ennen kuin he muokkaavat asia kirjoja. Uloskuittausta ja sisäänkuittausta koskevat edut ovat seuraavat:

• Tiedoston versioiden luomisen parempi hallinta. Kun tiedosto on kuitattu ulos, tekijä voi tallentaa asia kirjan tarkistamatta sitä. Muut tiedosto kirjaston käyttäjät eivät näe näitä muutoksia, eikä uutta versiota luoda. Uusi versio (näkyy muille käyttäjille) luodaan vain, kun tekijä kuittaa asia kirjan sisään. Tämä antaa tekijälle lisää joustavuutta ja hallintaa.

• Metatietojen parempi kerääminen. Kun asia kirja kuitataan sisään, tekijä voi kirjoittaa kommentteja, jotka kuvaavat asia kirjaan tehtyjä muutoksia. Tämä luo jatkuvan historia tietueen asia kirjaan tehdyistä muutoksista.

Jos ratkaisu edellyttää, että käyttäjät kuittaat sisään ja Kuittaa ulos asia kirjoja, voit käyttää näitä toimintoja tukevia Office 2016 asiakas sovellusten ominaisuuksia. Käyttäjät voivat kuitata ulos asia kirjoja, kumota uloskuittauksia ja kuitata tiedostoja Office 2016 asiakas sovelluksista.

Kun tiedosto on kuitattu ulos, käyttäjä on lukinnut sen yksinoikeudella muokkaamista varten. Kun käyttäjä tallentaa muokkauksia tähän tiedostoon, muutokset ladataan palvelimeen ja tallennetaan palvelimelle. Muutokset ovat käyttäjän yksityisiä, eivätkä ne näy muille. Kun käyttäjä on valmis tarkistamaan asia kirjan, uusimmat muutokset näkyvät muille ja julkaistaan.

Office 2016 asiakas sovelluksista käyttäjät voivat myös halutessaan jättää uloskuitatut tiedostot palvelimelle ja muuttaa sisällön muokkaus asetuksia.