Avoimet XML-muodot ja tiedostotunnisteet

Microsoft Office 2007:stä alkaen Microsoft Office on käyttänyt XML-pohjaisia tiedostomuotoja, kuten .docx, .xlsx ja .pptx. Nämä muodot ja tiedostotunnisteet koskevat Microsoft Word, Microsoft Excel ja Microsoft PowerPoint. Tässä artikkelissa käsitellään muodon tärkeimpiä etuja, kuvataan tiedostotunnisteita ja kerrotaan, miten voit jakaa Office tiedostoja aiempia versioita versioiden Office.

Tämän artikkelin sisältö

Mitkä ovat avointen XML-muotojen käytön edut?

Mitkä ovat XML-tiedostotunnisteet?

Voivatko eri Office-versiot käyttää samoja tiedostoja?

Mitkä ovat avointen XML-muotojen käytön edut?

Open XML -muodoissa on monia etuja sekä kehittäjille että heidän luomiinsa ratkaisuihin, mutta myös yksittäisille ihmisille ja kaikenkokoisille organisaatioille:

• Tiedostojen järjestäminen uudelleen     Tiedostot pakataan automaattisesti, ja ne voivat joissakin tapauksissa olla jopa 75 prosenttia pienempiä. Open XML -muoto käyttää zip-pakkaustekniikkaa asiakirjojen säilöön, mikä saattaa säästää kustannuksia, sillä se pienentää tiedostojen tallennusta ja vähentää tiedostojen lähettämiseen sähköpostitse, verkkojen kautta ja Internetin kautta tarvittavaa kaistanleveyttä. Kun avaat tiedoston, se puretaan automaattisesti. Kun tallennat tiedoston, se pakataan automaattisesti uudelleen. Sinun ei tarvitse asentaa erityisiä zip-apuohjelmia tiedostojen avaamista ja sulkemista varten Office.

• Entistä paremmat vioittuneiden tiedostojen palauttamisominaisuudet     Tiedostojen rakenne on modulaarinen, eli eri tieto-osia säilytetään erillisissä tiedostoissa. Näin tiedostot voidaan avata, vaikka tiedoston osa (esimerkiksi kaavio tai taulukko) olisi vioittunut tai vahingoittunut.

• Lisäominaisuuksien tuki    Monet tiedoston lisäominaisuudet Microsoft 365 tallentaa Open XML -muotoon. Esimerkiksi automaattinen tallennus jahelppokäyttöisyyden tarkistus( kaksi esimerkkiä) voivat käyttää vain tiedostoja, jotka on tallennettu moderniin Open XML -muotoon.

• Parempi tietosuoja ja henkilökohtaisten tietojen hallinta     Asiakirjoja voidaan jakaa luottamuksellisesti, koska asiakirjan tarkastaminen tunnistaa ja poistaa helposti henkilötietoja ja liiketoimintatietoja, kuten tekijöiden nimet, kommentit, muutosmuutokset ja tiedostopolut.

• Yritystietojen parempi integrointi ja yhteentoimivuus     Open XML -muotojen käyttäminen Office-tuotejoukon tietojen yhteentoimivuuskehyksenä tarkoittaa, että asiakirjat, laskentataulukot, esitykset ja lomakkeet voidaan tallentaa XML-tiedostomuodossa, joka on vapaasti kaikkien käytettävissä ja käyttöoikeuksien puitteissa maksutta. Office tukee myös asiakkaan määrittämiä XML-rakenteita, jotka parantavat nykyisiä Office-tiedostotyyppejä. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakkaat voivat helposti avata olemassa olevien järjestelmien tietoja ja toimia sen mukaan tutuissa Office ohjelmissa. Ohjelmissa luotuja Office voivat olla helposti muiden yrityssovelluksia. Sinun tarvitsee vain avata ja muokata Office on ZIP-apuohjelma ja XML-editori.

• Makroja sisältävien tiedostojen tunnistaminen entistä helpompaa     Tiedostot, jotka on tallennettu käyttämällä oletusarvoista x-jälkiliitettä (kuten .docx, .xlsx ja .pptx) eivät voi sisältää VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS (VBA) -makroja ja XLM-makroja. Makroja voivat olla vain tiedostot, joiden tiedostotunniste päättyy m-tunnisteena (kuten .docm, .xlsm ja .pptm).

Ennen kuin päätät tallentaa tiedoston binaarimuodossa, lue Office jakaa samat tiedostot?

Miten voin muuntaa tiedoston vanhasta binaarimuodosta moderniin Open XML -muotoon?

Kun tiedosto on avoinna Office-sovellus-tiedostossa, valitse Tiedosto> Tallenna nimellä (tai Tallenna kopio,jos tiedosto on tallennettu OneDrive- tai SharePoint)-kansioon ja varmista, että Tallennusmuoto-asetuksena on moderni muoto.

Tämä luo tiedostosta uuden kopion Open XML -muodossa.

Mitkä ovat XML-tiedostotunnisteet?

Office-muodossa luotavat asiakirjat, laskentataulukot ja esitykset tallennetaan oletusarvoisesti XML-muodossa tiedostotunnisteilla, jotka lisäävät jo tuttuihin tiedostotunnisteihin x- tai m-tunnisteen. "x" merkitsee XML-tiedoston, jossa ei ole makroja, ja "m" merkitsee XML-tiedoston, joka sisältää makroja. Kun esimerkiksi tallennat asiakirjan Wordissa, tiedosto käyttää nyt oletusarvoisesti .docx-tunnistetta tiedostonimen .doc sijaan.

Kun tallennat tiedoston mallina, näet samanlaisia muutoksia. Aiemmissa versioissa käytettävä mallilaajennus on olemassa, mutta sen lopussa on nyt "x" tai "m". Jos tiedosto sisältää koodia tai makroja, se on tallennettava uudella makroja käyttävällä XML-tiedostomuodolla, joka lisää makrolle m-tunnisteen tiedostotunnisteen.

Seuraavissa taulukoissa on luettelo kaikista oletustiedostojen tunnisteista Word, Excel ja PowerPoint.

Voivatko eri Office-versiot käyttää samoja tiedostoja?

Office avulla voit tallentaa tiedostoja Open XML -muodoissa ja Office:n aiempien versioiden binaarisessa tiedostomuodossa. Se sisältää yhteensopivuuden tarkistamisen ja tiedostomuuntimien avulla tiedostojen jakamisen eri Office.

Aiemmin luotujen tiedostojen avaaminen Office     Voit avata tiedoston, joka on luotu aiemmassa Office, ja tallentaa sen sitten olemassa muodoissaan. Koska saatat työstää asiakirjaa jonkun kanssa, joka käyttää Office:n aiempaa versiota, Office tarkistaa yhteensopivuuden ja varmistaa, että et ole ottanut käyttöön ominaisuutta, jota aiempi Office ei tue. Kun tallennat tiedoston, yhteensopivuuden tarkistaminen ilmoittaa näistä ominaisuuksista sinulle ja sallii niiden poistamisen, ennen kuin jatkat tallentamista.