Jos haluat muuttaa tiedostoa, joka sijaitsee SharePoint-kirjasto, etkä halua, että muut muokkaavat sitä samanaikaisesti, voit kuitata tiedoston ulos. Tällöin voit olla varma, että kukaan muu ei voi tehdä tiedostoon muutoksia sillä aikaa, kun käsittelet sitä. Kun olet saanut muutokset tehtyä ja kuittaat tiedoston takaisin sisään SharePoint-kirjastoon, muut näkevät tekemäsi muutokset. Sen jälkeen muut käyttäjät, joilla on tarvittavat oikeudet, voivat halutessaan kuitata tiedoston ulos. Jos päätätkin olla tekemättä tiedostoon muutoksia tai haluat hylätä tekemäsi muutokset, voit hylätä uloskuittauksesi, jolloin se ei näy tiedoston versiohistoriassa.
Tärkeää: Voit tallentaa tiedoston palvelimelle, jolle on asennettu Microsoft Office SharePoint Server 2007 tai Microsoft SharePoint Server 2010. Jos käytät SharePointia Office for Macissa, sinulla on oltava Microsoft Office for Mac Home and Business 2011, Microsoft Office for Mac Academic 2011 tai Microsoft Office for Mac Standard 2011.
Tee jokin seuraavista:
Kuittaa tiedostoon tehdyt muutokset sisään
Organisaatiosi tarpeista riippuen kirjastosi voi olla määritetty seuraamaan vain pääversioita. Toinen vaihtoehto on, että se seuraa sekä pää- että aliversioita. Jos organisaatiosi käyttäjät eivät yleensä tee useita muokkauksia, organisaatiossa halutaan ehkä seurata vain pääversioita. Jos useat käyttäjät muokkaavat tiedostoja yhdessä ja luovat yleensä useita versioita, organisaatiossa seurataan todennäköisemmin sekä pää- että aliversioita. Jaottelu kahteen erilaiseen versiotyyppiin helpottaa sisällön hallintaa. Version tyyppi kertoo sisältöä käsittelevälle käyttäjälle myös enemmän tiedoston tilasta. Pääversio on usein valmis useamman henkilön tarkasteltavaksi ja tarkistettavaksi; aliversio puolestaan on vasta kehitteillä oleva luonnos.
-
Valitse Tiedosto-valikosta Kuittaa sisään.
-
Jos sinua pyydetään valitsemaan, minkälaiseen versiotyyppiin kuittaat sisään, se tarkoittaa, että kirjastosi seuraa sekä tiedostojen pää- että aliversioita ja voit tehdä jonkin seuraavista:
|
Tiedoston päivittäminen palvelimella ja |
Toimintaohje |
|---|---|
|
Muutosten tarkastelun ja hyväksymisen salliminen käyttäjille |
Valitse Major version (visible to anyone) (Pääversio [näkyy kaikille]). |
|
Luonnoksen luominen tiedostosta |
Valitse Minor version (visible to people with permission to read) (Aliversio [näkyy käyttäjille, joilla on lukuoikeudet]). |
|
Nykyisen aliversion korvaaminen |
Valitse Overwrite existing (replace the file on the server)(Korvaa nykyinen [korvaa palvelimella oleva tiedosto]). |
-
Huomautus: Versioasetukset antavat myös numeron versiolle, jonka kuittaat sisään. Esimerkiksi 2.3 on sellaisen tiedoston kolmas aliversio, joka on julkaistu kahdesti pääversiona, ja 3.0 on tiedoston seuraava pääversio.
-
Jos haluat kuitata muutokset sisään mutta pitää tiedoston uloskuitattuna, valitse Keep file checked out after checking in this version (Jätä asiakirja uloskuitatuksi tämän version sisäänkuittauksen jälkeen) -valintaruutu.
Huomautus: Tämä vaihtoehto on valittavissa vain, jos tiedosto on Open XML -tiedostomuoto.
-
Kirjoita tiedostoon tekemillesi muutoksille kuvaus Version huomautukset -kohtaan ja valitse Kuittaa sisään.
Hylkää uloskuittaaminen
Jos kuittaat tiedoston ulos sivuston kirjastosta, teet muutoksia mutta päätät sitten, että et haluakaan säilyttää niitä, voit kumota uloskuittauksen. Muutokset, jotka olet tehnyt tiedostoon uloskuittauksen jälkeen, hylätään, ja muut voivat jälleen muokata tiedostoa.
-
Valitse Tiedosto-valikosta Hylkää uloskuittaus.
