Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .
Kirjasto on sivustossa oleva paikka, jossa voit luoda, kerätä, päivittää ja hallita tiedostoja ryhmän jäsenten kanssa. Jokaisessa kirjastossa näkyy tiedostojen luettelo ja tärkeitä tietoja tiedostoista. Näiden avulla käyttäjät voivat käyttää tiedostoja työskennellessään yhdessä.
Kirjastoja voi mukauttaa useilla tavoilla. Voit hallita asiakirjojen tarkastelemista, seurantaa, hallintaa ja luomista. Voit asettaa versiotiedot seurantaan, jolloin seurataan esimerkiksi versioiden määrää ja tyyppiä. Voit myös määrittää erikseen käyttäjät, jotka saavat tarkastella asiakirjoja ennen niiden hyväksymistä.
Käytettävissä on useita erilaisia kirjastotyyppejä. Voit valita kirjaston sinne tallennettavien tiedostojen tyypin ja käyttötarkoituksen mukaan.
Jaetut asiakirjat -kirjasto luodaan käyttäjän puolesta, kun Microsoft Windows SharePoint Services luo uuden sivuston. Voit ryhtyä käyttämään tätä kirjastoa heti, mukauttaa kirjaston tai luoda muita kirjastoja.
Voit käsitellä kirjastoja ja hyödyntää niitä ryhmässä esimerkiksi seuraavilla tavoilla:
-
Näkymien luominen ja hallinta näkymä avulla voit tuoda näkyviin luettelon tärkeimmät kohteet tai sellaiset kohteet, jotka parhaiten sopivat tiettyyn tilanteeseen. Kirjaston sisältö ei muutu, mutta tiedostot järjestetään tai suodatetaan siten, että niitä on helpompi etsiä ja selata mielekkäällä tavalla.
-
Asiakirjan hyväksynnän vaatiminen Voit halutessasi määrittää, että asiakirja täytyy hyväksyä. Asiakirja jää odotustilaan, kunnes käyttäjä, jolla on hyväksyntäoikeudet, joko hyväksyy tai hylkää asiakirjan. Voit itse määrittää käyttäjäryhmät, jotka voivat tarkastella asiakirjaa ennen sen hyväksymistä.
-
Versioiden seuranta Jos tiedostojen aiemmat versiot on tarkoitus säilyttää, voit seurata, tallentaa ja palauttaa tiedostoja kirjastojen avulla. Voit määrittää, että kaikkia versioita seurataan samalla tavalla, mutta voit myös määrittää tietyt versiot pääversioiksi ja tietyt aliversioiksi. Esimerkiksi tiedosto, josta on korjattu yksittäinen oikeinkirjoitusvirhe, voidaan määrittää aliversioksi. Tallennustilan hallinta helpottuu, kun määrität tallennettavien pää- ja aliversioiden määrän.
Esimerkiksi matkatoimisto voi käyttää asiakirjakirjastoa tiedostojensa hallinnassa. Työryhmän jäsenet voivat esimerkiksi asettaa tiedoston aliversiot seurantaan kehittäessään uutta myyntiehdotusta. Jos johonkin versioon tulee virhe, he voivat palauttaa jonkin aiemmista versioista. Kun ehdotus on valmis, he voivat luoda pääversion ja julkaista sen lakiosaston ja esimiehen hyväksyttäväksi. Kun tiedosto on hyväksytty, yrityksen muut työntekijät voivat tarkastella tiedostoa.
-
Tiedostojen uloskuittaamisen edellyttäminen Kun asetat tiedoston ulos, voit varmistaa, vain yksi henkilö voi muokata tiedostoa, ennen kuin se on kuitattu sisään. Useille henkilöille asiakirjat uloskuitattava, jotka edellyttävät estää tekemästä muutoksia samaan aikaan, joka aiheuttaa sekaannusta ja muokattavissa. Uloskuittaaminen avulla voi myös muistuttamaan työryhmän jäsenten lisätä kommentin ne valintaruutu tiedoston, jotta voit seurata helpommin mitä jokaisessa versiossa on muutettu.
-
Pysyminen muutosten tasalla Windows SharePoint Services 3.0 -ohjelmiston kirjastoissa käytetään RSS-tekniikkaa, joten työryhmän jäsenet saavat päivitykset tarvittaessa automaattisesti. RSS-tekniikan ansiosta uutisten ja muiden tietojen päivityksiä voi vastaanottaa ja tarkastella RSS-syötteiden muodossa keskitetyssä sijainnissa. Voit myös halutessasi luoda sähköpostipäivityksiä, jotka ilmoittavat tiedostoihin tulleista muutoksista.
-
Tiedostojen muokkaaminen offline-tilassa Jos käsittelet tiedostoja mieluummin kiintolevyllä, voit kuitata ne ulos offline-käsittelemistä varten. Tämä edellyttää kuitenkin, että käytössä on 2007 Microsoft Office System tai muu Windows SharePoint Services 3.0 -yhteensopiva sovellus.
-
Kirjaston käsitteleminen sähköpostiohjelmassa Microsoft Office Outlook 2007 -sovelluksen tai muun Windows SharePoint Services 3.0 -yhteensopivan sähköpostiohjelman avulla voit ottaa tärkeät tiedot tarvittaessa mukaan. Voit lukea, muokata ja etsiä tiedostoja sähköpostiohjelmassa offline-tilassa.
-
Asiakirjan kopiot vaivattomasti sijainnista toiseen Tiedoston voi helposti lähettää Windows SharePoint Services 3.0 -sivuston sijainnista toiseen. Käyttäjä voi itse määrittää, kehottaako ohjelma päivittämään muissa sijainneissa olevat tiedoston kopiot alkuperäisen tiedoston päivittyessä.
-
Määritä sisältötyypit Jos ryhmä työskentelee useita erityyppisiä tiedostoja, kuten laskentataulukoita, esityksiä ja asiakirjoja, voit laajentaa kirjaston toimintoja ottaminen käyttöön ja määrittämällä useita sisältötyyppejä. Sisältötyyppien lisää joustavuutta ja yhdenmukaisuuden useisiin kirjastoihin. Kunkin sisältötyypin määrittää mallin ja työnkulku prosessit.
Myyntiosastolla voi esimerkiksi olla mallit myyntiraportteja, vakioasiakirjoja, budjetteja ja esityksiä varten. Kukin malli sisältää yrityksen logon ja tunnuslauseen. Kun joku luo asiakirjakirjastosta uuden tiedoston, hän voi käyttää haluamaansa mallia.
-
Yksilöllisten käyttöoikeuksien määrittäminen Kirjastolle tai jopa yksittäiselle kirjaston tiedostolle voi määrittää yksilölliset käyttöoikeudet.
-
Työnkulkujen luominen Asiakirjakirjastossa tai sisältötyypissä voi käyttää työnkulkuja, jotka organisaatio on määrittänyt liiketoimintaprosesseja varten. Esimerkki tällaisesta on muun muassa asiakirjojen hyväksynnän ja tarkistamisen hallinta.
Kirjaston, jota käytetään määräytyy tiedostotyyppejä ollaan jakamassa:
-
Tiedostokirjasto Monet tiedostotyypit mukaan lukien tiedostot ja laskentataulukoita, käytä tiedostokirjastoon. Voit tallentaa muita tiedostotyyppejä tiedostokirjastossa, vaikka tietoturvasyistä joidenkin tiedostotyyppien on estetty. Käsiteltäessä ohjelmat, jotka ovat yhteensopivia Windows SharePoint Services-kirjastosta, voit luoda kyseiset tiedostot. Esimerkiksi markkinointi ryhmän voi olla oma kirjasto materiaalien, uutisia versioista ja julkaisuja.
-
Kuvakirjasto Voit jakaa kokoelma kuvien tai kuvien käyttämällä kuvakirjaston. Vaikka kuvia voidaan tallentaa SharePoint-kirjastojen muuntyyppisten, kuvakirjastot on monia etuja. Esimerkiksi kuvakirjastosta voit tarkastella kuvia diaesityksen, kuvien lataaminen tietokoneeseen, ja Muokkaa kuvia, jotka ovat yhteensopivia Windows SharePoint Services. Harkitse kuvakirjaston luomista ryhmäsi käyttää paljon grafiikkaa, kuten logoja ja yrityskuvia, uudelleen tai jos haluat tallentaa kuvat työryhmän tapahtumia tai tuotteen käynnistyy.
-
Wikisivukirjasto Voit luoda kokoelma yhdistetyn wiki-sivuja käyttämällä wikisivukirjasto. Wikin avulla useat käyttäjät voivat kerätä tavallisia tietoja muodossa, joka on helppo luoda ja muokata. Voit lisätä kirjastoon wiki-sivuja, jotka sisältävät kuvia, taulukoita, hyperlinkkejä ja sisäisiä linkkejä. Esimerkiksi jos ryhmäsi luo wiki-sivusto projektiin, sivuston voit tallentaa vihjeitä ja vinkkejä peräkkäiset sivut, jotka muodostavat yhteyden toisiinsa.
-
Lomakekirjasto Jos haluat hallita XML-pohjainen lomakkeiden, käytä lomakekirjasto. Esimerkiksi organisaation kannattaa käyttää lomakekirjaston kuluraportit. Lomakekirjaston määrittäminen edellyttää XML-editoriin tai XML-rakenteen ohjelmaan, joka on yhteensopiva Windows SharePoint Services, kuten Microsoft Office InfoPath.
