SharePointin sisältötyypit ovat tärkeitä metatietojen hallinnassa ja yhdenmukaisuuden varmistamisessa koko organisaatiossa. Jokainen SharePoint sisältö luodaan sisältötyypistä. Tämän oppaan avulla voit ymmärtää, mikä sisältötyyppi on, miten voit luoda, julkaista ja hallita sisältötyyppejä tehokkaasti.
Mikä on sisältötyyppi?
SharePointin sisältötyyppi on uudelleenkäytettävä kokoelma malleja, metatietoja (sarakkeita), työnkulkuja, toimintaa ja muita asetuksia kohde- tai tiedostoluokalle. Sisältötyyppi kokoaa yhteen kohteen ja kohteen tiedot. Kohde voi olla jokin monenlaisista tiedostoista, asiakirja, Excel-työkirja tai jopa edistymisraportin tilailmaisin. Se voi olla myös luettelo tai kansio. Sisältötyyppi liittää tämän kohteen tärkeimpiin metatietoihin tai muihin tietoihin, kuten säilytyskäytäntöön. Sen avulla voit hallita tietoluokan asetuksia keskitetysti ja uudelleenkäytettävällä tavalla.
Oletus- ja mukautetut sisältötyypit
SharePoint sisältää oletusarvoisesti useita valmiita sisältötyyppejä. Voit käyttää ennalta määritettyjä sisältötyyppejä, kuten Tyhjä asiakirja tai Ilmoitus, ilman muutoksia, tai voit luoda mukautettuja sisältötyyppejä organisaatiosi yksilöllisten vaatimusten mukaisesti.
Oletussisältötyypit
Seuraavassa on lyhyt luettelo vain joistakin SharePoint oletussisältötyypeistä. Niitä on paljon lisää, jotka voit nähdä SharePoint-sivuston Sivuston asetukset -sivulla.
-
Asiakirjan sisältötyypit: Perussivu, Asiakirja, Lomake, Linkki ja Wiki-sivu
-
Kansion sisältötyypit: Kansio-, Keskustelu- ja Yhteenvetotehtävä
-
Luettelon sisältötyypit: Ilmoitus, tapahtuma, yhteystieto, ongelma, linkki, varaukset, tehtävä ja paljon muuta
Tämä on vain esimerkki käytettävissä olevista sisältötyypeistä. Voit näyttää sivustossasi käytettävissä olevat oletustyypit seuraavasti:
Kaikkien oletusarvoisten sisältötyyppien näyttäminen
Huomautus: Sinulla on oltava vähintään sivuston omistajan rooli, jotta näet kaikki SharePoint-sivuston oletussisältötyypit.
-
Valitse luettelo, jota haluat käsitellä pikakäynnistyksessä, tai valitse Asetukset
-
Valitse Sivuston tiedot.
-
Valitse sitten Näytä kaikki sivuston asetukset.
-
Valitse Sivustonsisältötyypit Kohdassa Verkko-Designer Valikoimat.
-
Sisältötyyppivalikoima-sivulla näkyvät sisältötyypit (kuten raportti, kuva tai asiakirja), päätaso (kuten asiakirja, kohde tai Rich Media Asset) ja lähde (yleensä nykyinen sivusto).
Lisätietoja siitä, miten valmiit sisältötyypit liittyvät toisiinsa, on artikkelissa SharePoint Microsoft 365:n oletussisältötyyppihierarkiassa.
Mukautetut sisältötyypit
Mukautetut sisältötyypit voivat tehdä yhdenmukaistamisen helpommaksi käyttäjille. Vaikka valittavissa on useita sisäisiä sisältötyyppejä, voit halutessasi luoda mukautettuja sisältötyyppejä organisaatiotasi varten. Jokaisella organisaatiolla on erilaiset tarpeet ja erilaista sisältöä. Tämä voi sisältää esimerkiksi muodollisia sopimuksia, raportteja, myyntiehdotuksia, suunnittelumäärityksiä ja yritysmenettelyjä. Voit luoda erillisiä sisältötyyppejä tämän monimuotoisuuden hallintaan.
Sisältötyypit voidaan määrittää lähes mille tahansa SharePoint kohteelle. Tämä sisältää tiedostot ja muut tiedostot, luettelokohteet, mediatiedostot ja kansiot. Voit määrittää seuraavat määritteet kullekin sisältötyypille. Nämä määritteet liitetään automaattisesti aina, kun joku luo uuden tiedoston tai muun tietyn sisältötyypin tiedoston.
-
Asiakirjamalli, jos kyseessä on asiakirja
-
Tietojen hallintakäytännöt, joissa on määritelty tilan säilytys- ja valvontakäytännöt
-
Sisältöön liittyvät sarakkeet (metatiedot)
-
Työnkulut, joita tämän sisältötyypin kohteissa voidaan käyttää
-
Mukautetut ominaisuudet
Voit esimerkiksi määritellä Myyntisopimus-sisältötyypin ja lisätä sen sitten työryhmäsi käyttämään kirjastoon. Sen jälkeen aina, kun joku haluaa luoda myyntiehdotuksen, hänen tarvitsee vain valita Myyntisopimus Uusi asiakirja -valikosta.
Asiakirjatyyppi, kuten myyntisopimus, voi sisältää seuraavanlaisia määritteitä:
-
Asiakirjan malli
-
Sisältöön liittyvät sarakkeet, joista jokainen sisältää tietynlaista metatietoa. Seuraavassa luettelossa on esitelty tavallisimmat asiakirjan metatiedot:
-
Myyjä
-
Asiakasyritys
-
Ostotilausnumero ja niin edelleen...
-
-
Pyyntö asiakirjan tietoruudun automaattiseen näyttämiseen ja tarvittavien tietojen keräämiseen aina, kun käyttäjä luo tämäntyyppisen tiedoston.
-
Tietojen hallinnan asetukset, joissa on määritelty esimerkiksi säilytyskäytäntö ja valvontatarve.
Mukautettujen sisältötyyppien luominen
Jos haluat luoda mukautetun sivuston sisältötyypin, aloitat aina olemassa olevasta sisältötyypistä riippumatta siitä, käytätkö aiemmin luotua luokkaa vai haluatko luoda uuden luokan. Voit valita sisältötyyppivalikoimasta suuren kokoelman ennalta määritettyjä sivuston sisältötyyppejä. Uusi sivuston sisältötyyppi perii kaikki pääsisältötyypin määritteet, kuten tiedostomallin, vain luku -asetukset ja sarakkeet. Kaikkia määritteitä voi muuttaa luomisen jälkeen. Haluat ehkä esimerkiksi käyttää eri mallia kuin päätasossa on määritetty.
Voit luoda mukautetun sisältötyypin seuraavasti:
Mukautettujen sisältötyyppien luominen
-
Valitse luettelo, jota haluat käsitellä pikakäynnistyksessä, tai valitse Asetukset
-
Valitse Sivuston tiedot ja valitse sitten Näytä kaikki sivuston asetukset.
-
Valitse Sivustonsisältötyypit Kohdassa Verkko-Designer Valikoimat.
-
Valitse Sisältötyyppi-valikoima-sivulla+ Luo sisältötyyppi.
-
Täytä Luo sisältötyyppi -paneelissa mukautetun sisältötyypin nimi ja kuvaus .
-
Valitse Aiemmin luodun luokan käyttäminen tai Luo uusi luokka.
-
Valitse Pääsisältötyyppi-kohdassa päätaso, kuten Digitaalisen resurssin sisältötyypit tai Asiakirjan sisältötyypit. Pääsisältötyypin alla oleva avattava ruutu muuttuu. Valitse tarkempi pääsisältötyyppi. Jos esimerkiksi valitsit kansion sisältötyypit, voit rajata sen tässä ruudussa keskustelu-, kansio- tai yhteenvetotehtävään .
-
Valitse Luo.
Sisältötyyppien julkaiseminen
Sisältötyypit määritelleen tietylle sivustolle, ja niitä sovelletaan tällä sivustolla sekä sen alisivustoilla. Joskus tiettyä sisältötyyppiä voidaan kuitenkin käyttää useilla sivustoilla tai sivustokokoelmissa. Organisaatiossa voidaan esimerkiksi käyttää perusmalleja standardoituja metatietoja sisältävissä asiakirjoissa. Koska yrityksen kaikkien työntekijöiden on käytettävä asiakirjoissa tätä sisältötyyppiä, se soveltuu julkaistavaksi kaikissa sivustokokoelmissa. Suunnitteluosasto voi myös luoda teknisiä tietoja varten oman sisältötyypin ja julkaista sen ainoastaan suunnittelun sivustokokoelmissa.
Koska sisältötyypit sisältävät metatietoja, sisältötyypit ja metatiedot liittyvät läheisesti toisiinsa. SharePoint hallittujen metatietojen palvelu mahdollistaa sisältötyypin julkaisemisen sivustoissa, joissa sitä käytetään. Sivustoja ja sivustokokoelmia, jotka ovat osa hallittujen metatietojen palvelua, kutsutaan "tilaajasivustoiksi".
Hallittujen metatietojen palvelu on luotava ja määritettävä erikseen. Järjestelmänvalvoja voi ottaa sisältötyyppien julkaisun käyttöön määrittämällä tietyn sivustokokoelman pääjulkaisusivustoksi. Pääjulkaisusivustossa olevia sisältötyyppejä voi tilata liitettyjen sovellusten ja sivustokokoelmien kautta. Sisältötyyppien keskitetty hallinta on mahdollista hallittujen metatietojen palveluiden avulla. Sisältötyypit luodaan pääjulkaisusivustossa, ja päivitykset välittyvät automaattisesti tilaajasivustoille.
Lisätietoja sisältötyyppien julkaisemisesta on artikkelissa Sisältötyypin julkaiseminen sisällön pääjulkaisusivustosta.
