Bookings with me -sivun omistajana (kokouksen järjestäjänä) voit luoda erilaisia kokoustyyppejä – julkisia ja yksityisiä – mukaan lukien määrittämällä asetukset eri kokousten varaamiseen. Tässä yhteydessä kokouksen tyyppi on kuin malli kokousten määrittämiseen.
-
Yksityisen kokoustyypin voi aloittaa vain Bookings with Me -sivun omistaja (Järjestäjä). Vain linkin saanut henkilö voi käyttää kokouksen tietoja ja mahdollisuutta vastata valitsemalla kokousaika.
-
Myös sivun omistaja voi aloittaa julkisen kokoustyypin . Kaikki julkiset kokoustyypit löytyvät julkisesta linkistä omistajan Bookings with me -sivulle.
Voit määrittää kokoustyypit ja aloittaa niiden avulla kokouksia ja tarjota asetuksia kokouksia varten, jotka muut voivat aloittaa kanssasi.
Kokoustyypin luominen
-
Avaa Bookings with me - sivusi.
-
Valitse lisää-painike (+) uudelle kokoustyypille Julkinen tai Yksityinen.
-
Kirjoita kokouksen uusi asetussivulle kokouksen nimi (esim. kahvikeskustelu tässä esimerkissä).
Kokousasetusten määrittäminen
Käytä asetussivua ilmaisemaan tämän kokoustyypin asetukset. Poistu asetussivulta valitsemalla Tallenna milloin tahansa. Voit aina palata siihen.
.
Voit halutessasi määrittää jonkin perusasetuksista
|
Kokouksen nimi |
Pakollinen merkintä kokouksen luomiseksi |
|
Luokka |
Valinnainen, sama kuin luokat muualla kohteessa M365 |
|
Kuvaus |
Lyhyesti sanottuna tämän kokoustyypin tarkoitus |
|
Sijainti |
Huomautus sisältää Teamsin mtg-vaihtoehdon |
|
Kesto (kello) |
Valitse asetusluettelosta |
|
Julkinen/Yksityinen |
Nykyinen kokoustyypin valinta. Muuta tyyppiä napsauttamalla toista. |
|
Ajoita mukauttaminen |
Käytä säännöllisiä kokousaikoja / Katso normaalit kokousajat. Valitse-kuvake, jos haluat lisätietoja |
Valitse [+] Lisäasetukset muita käytettävissä olevia vaihtoehtoja varten.
Lisäasetukset
Määritä jokin valinnaisista lisäasetuksista.
|
Puskurin aika ennen |
Määrittää kalenteriajan, joka on poistettava ennen ehdotettua kokousaikaa. |
|
Puskurin aika |
Määrittää kalenterin ajan, joka on poistettava ehdotetun kokousajan jälkeen. |
|
Aloitusajan rajoittaminen |
Määrittää aikaehdotusten esitysvälin. (Jos esimerkiksi 10 minuuttia, vaihtoehdot ovat 9:00, 9:10, 9:20 jne.) |
|
Vähimmäisliitysaika |
Varauspyyntöjen on oltava ainakin näin kaukana ennen ehdotettua uutta kokousvarausaikaa. |
|
Liidiajan enimmäismäärä |
Varauspyyntöjen on oltava tällä ajanjaksolla ennen ehdotettua uutta kokouksen varausaikaa. |
Kokoustyypin muuttaminen
Voit muuttaa aiemmin luodun kokouksen tyyppiä. Valitse kokouksen asetussivulla haluamasi kokoustyyppi.
Tee julkiseksi tai Tee yksityiseksi vastaavasti.
Julkisten kokoustyyppien käyttäminen
Julkisen kokoustyypin käytön helpottamiseksi sinun on täytynyt jo julkistaa Bookings with me - sivuosoitteesi. Valitse tarvittaessa BWM-aloitussivulla Jaa-painike , jotta näet vaihtoehtojen luettelon (Kopioi linkki, Jaa sähköpostitse, Lisää sähköpostin allekirjoitukseen).
Kuka tahansa, jolla on julkisen sivun linkki, voi valita käytettävissä olevista julkisista kokoustyypeistä ja varata kokouksen kanssasi. Lisäksi voit lähettää tietyn julkisen kokoustyypin yhdelle tai usealle vastaanottajalle ja kutsua muita varaamaan aikaa kanssasi tiettyyn tarkoitukseen. Tässä esitetty Kahvikeskustelu-esimerkki voi olla esimiehen pyyntö kullekin tiimin jäsenelle kahdenkeskisen keskusteluajan määrittämiseksi.
Julkisen kokoustyypin jakaminen
Jos haluat jakaa julkisen kokoustyypin, toimi seuraavasti:
-
Määritä haluamasi kokoustyyppi BWM:n aloitussivulla.
-
Valitse pikavalikkoa käyttämällä joko Kopioi linkki tai Jaa, mikä helpottaa sähköpostin jakamista.
Yksityisten kokoustyyppien käyttäminen
Yksityistä kokoustyyppiä voi käyttää vain henkilö, jonka kanssa olet jakanut tietyn kokouskutsun. Yksityisen kokouksen oletuskutsu mahdollistaa minkä tahansa kokousvarausten määrän 90 päivän ajan, minkä jälkeen se vanhenee. Vaihtoehtoisesti voit määrittää, että yksityistyyppinen kokouslinkki on tarkoitettu vain kertakäyttöä varten.
Yksityinen kokouskutsu aloitussivulla
Jos haluat luoda kutsulinkin yksityistyyppistä kokousta varten, voit käyttää sen pikavalikkoa BWM-aloitussivulla.
-
Kopioi linkki tavalliseen monikäyttöiseen kokouskutsuun.
-
Kopioi kertakäyttölinkki kokoukselle, joka voidaan varata vain kerran.
-
Jaa-toiminto avaa kätevän sähköpostin lähetystoiminnon.
(Jaa-toiminnossa voi myös valita vain kertakäyttötoiminnon.)
Yksityinen kokouskutsu asetussivun kautta
Voit jakaa kutsun asetussivulla. Valitse Jaa-painike .
Valitse jokin vakiojakovaihtoehdoista.
-
Kopioi linkki tavalliselle yksityiselle kokoustyypille
-
Kertakäyttölinkin kertakäyttökäytön kopioiminen 90 päivän kuluessa
-
Jaa kutsu sähköpostitse
Kokouksen jaetut ilmaisimet
Voi olla hyödyllistä tietää, onko kokous jaettu. Seuraavassa on joitakin ilmaisimia:
Aloitussivu: kuvake ja kokousruutu
Huomaa BWM-aloitussivulla share-link-kuvake ja kokousruudun väri (suorakulmio). Jos kokousruudun väri on hieman harmaa ja linkkikuvake tummanharmaa, kokousta ei ole vielä jaettu.
Kokouksen asetussivu: alatunnisteviesti
Etsi viesti kokousasetussivun alareunasta.
