Kun haluat kutsua outlookissa henkilöitä osallistumaan kokoukseen tai tapahtumaan, lähetät yleensä kokouspyynnön. Vastaanottaja voi sitten hyväksyä pyynnön, ja kohde lisätään hänen kalenteriinsa.
On olemassa vaihtoehtoinen menetelmä, joka toimii laajemmin Outlookin ja muiden kalenteriohjelmien kanssa. Viestin tekstiosaan voidaan lisätä Internet-kalenterin (iCalendar) liite tai linkki iCalendar-tiedostoon. Kun vastaanottaja avaa liitteen tai valitsee linkin, tapahtuma lisätään hänen kalenteriohjelmaansa.
Huomautus: Toisin kuin Outlook-kokouspyynnöissä, iCalendar-liitteitä ja linkkejä käytettäessä et saa vahvistuksia, kun käyttäjät hyväksyvät tai hylkäävät.
Vaihe 1: Tapaamisen luominen
Jos olet jo luonut tapaamisen kalenteriin, siirry seuraavaan osaan, vaiheeseen 2: Lähetä iCalendar-liite.
-
Valitse KalenterinAloitus-välilehdenUusi-ryhmästäUusi tapaaminen.
-
Kirjoita Aihe - ja Sijainti-ruutuihin aihe- ja sijaintitiedot.
-
Kirjoita Alkamisaika ja Päättymisaika.
-
Valitse Tapaaminen-välilehdenToiminnot-ryhmässäTallenna & Sulje.
Vaihe 2: iCalendar-liitteen lähettäminen
-
Valitse kalenterissa tapaaminen.
-
Valitse Tapaaminen-välilehdenToiminnot-ryhmässäVälitä-komennon alanuoli.
-
Valitse Lähetä edelleen iCalendarina.
Näyttöön tulee uusi viesti-ikkuna, johon on liitetty iCalendar.
Vaihe 3: Linkin lisääminen viestin tekstiosaan
Linkki voi olla teksti tai mikä tahansa valitsemasi kuva.
Tee jompikumpi seuraavista:
Tekstilinkin lisääminen viestin tekstiosaan
-
Napsauta avoimessa tapaaminenikkunassa hiiren kakkospainikkeella iCalendar .ics -liitettä ja valitse sitten Tallenna nimellä.
-
Valitse sijainti, jota kaikki vastaanottajat voivat käyttää.
Organisaatiossa voit esimerkiksi valita jaetun verkkosijainnin. Yleisin skenaario on tallentaa iCalendar-.ics-tiedosto sivustoon. Muista, että kun valitset tiedoston tallennuspaikan, on tärkeää, että vastaanottaja voi käyttää kyseistä sijaintia.
-
Valitse Tallenna.
-
Napsauta viestin tekstiosaa.
-
Valitse Lisää-välilehdenLinkit-ryhmästä Linkki tai Hyperlinkki.
-
Kirjoita Näytettävä teksti -ruutuun teksti, jonka haluat näkyvän linkkinä.
-
Kirjoita Osoite-ruutuun sijainti, johon tallensit iCalendar-.ics tiedoston. Jos tallensit sen sivustoon, kirjoita kyseisen sijainnin verkko-osoite tai URL-osoite.
-
Valitse OK.
-
Jatka viestin täyttämistä normaalisti, mukaan lukien vastaanottajien lisääminen, ja valitse sitten Lähetä.
Kuvalinkin lisääminen viestin tekstiosaan
-
Napsauta avoimessa tapaaminenikkunassa hiiren kakkospainikkeella iCalendar .ics -liitettä ja valitse sitten Tallenna nimellä.
-
Valitse sijainti, jota kaikki vastaanottajat voivat käyttää.
-
Organisaatiossa voit esimerkiksi valita jaetun verkkosijainnin. Yleisin skenaario on tallentaa iCalendar-.ics-tiedosto sivustoon. Muista, että kun valitset tiedoston tallennuspaikan, on tärkeää, että vastaanottaja voi käyttää kyseistä sijaintia.
-
Valitse Tallenna.
-
Napsauta viestin tekstiosaa.
-
Valitse Lisää-välilehdenKuvat-ryhmästäKuvat.
-
Valitse sijainti ja kuva, jonka haluat lisätä, ja valitse sitten Lisää.
-
Valitse lisätty kuva.
-
Valitse Lisää-välilehdenLinkit-ryhmästäLinkki tai Hyperlinkki.
-
Kirjoita Osoite-ruutuun sijainti, johon tallensit .ics tiedoston. Jos tallensit sen sivustoon, kirjoita kyseisen sijainnin verkko-osoite tai URL-osoite.
-
Valitse OK.
-
Jatka viestin täyttämistä normaalisti, mukaan lukien vastaanottajien lisääminen, ja valitse sitten Lähetä.
