Microsoft SharePoint Workspace 2010:n tietosuojatietojen liite

Käyttäjätili-tiedosto

Kaikilla SharePoint Workspace -ohjelmiston käyttäjillä on tilitiedosto (käyttäjätili), joka sisältää pakolliset tiedot. Näitä tietoja ovat esimerkiksi käyttäjän jäsenyydet, salaus- ja allekirjoitusavaimet, luettelo laitteista, joissa SharePoint Workspacea käytetään, luettelo tunnetuista työtiloista ja luettelo tunnetuista yhteyshenkilöistä. Käyttäjän jäsenyydet voivat olla hallittuja tai hallitsemattomia. Järjestelmänvalvojat luovat ja valvovat hallittuja jäsenyyksiä SharePoint Workspace Manager ‑palvelimella tai Microsoft SharePoint Workspace Enterprise Servicesillä. Hallitsemattomat jäsenyydet ovat käyttäjien luomia, eivätkä järjestelmänvalvojat valvo niitä. Käyttäjätili voi sisältää sekä hallittuja että hallitsemattomia jäsenyyksiä.

SharePoint Workspace -ohjelmisto käyttää GUID-tunnuksia (Globally Unique Identifier) käyttäjätilien (käyttäjätilin GUID-tunnus) ja tilien sisältämien jäsenyyksien (jäsenyyden GUID-tunnus) tunnistamiseen. GUID-tunnukset muodostetaan satunnaisluvuista, jotka eivät perustu miltään osin käyttäjän tietoihin tai käyttäjän tietokoneeseen. GUID-tunnuksilla SharePoint-ohjelmistojen käyttäjät tunnistavat toisensa yksilöivästi viestiessään keskenään, vaikka SharePoint Workspace -tiliin tai -jäsenyyksiin liittyvä nimi, IP-osoite tai muu tieto muuttuu. SharePoint Workspace -ohjelmisto tunnistaa GUID-tunnuksella myös tietokoneet tai laitteet (laitteen GUID-tunnus), joissa ohjelmistoa käytetään. GUID-tunnuksia ja IP-osoitteita tarvitaan, jotta SharePoint Workspace -ohjelmisto toimii oikein. GUID-tunnuksia ei voi poistaa käytöstä.

Voit tarkastella ja muokata henkilökohtaisia tietoja valitsemalla Tiedosto -välilehti, valitsemalla Avaa asetukset -valintaikkunan Tilin hallinnointi ja valitsemalla tunnistetiedot -välilehdessä Muokkaa . Voit poistaa tilin valitsemalla sen tilinvälilehden asetukset -valintaikkunassa asetukset -valikkoa ja valitsemalla sitten Poista.

Työtilojen tiedot

Microsoft ei käytä SharePoint Workspace ‑tietojasi. Kaikki tietokoneestasi tai laitteestasi lähetettävät SharePoint Workspace ‑tiedot ovat salatussa muodossa. Tämä koskee myös SharePoint Workspace Relay 2010 ‑palvelimiin tilapäisesti tallennettavia tietoja. Salausavaimet säilytetään omassa tietokoneessasi tai laitteessasi eikä Microsoft voi käyttää niitä, ellet käytä Microsoftin valinnaista hallittujen tunnistetietojen ominaisuutta. Microsoft ei käytä näitä salausavaimia tietojesi selvittämiseen lukuun ottamatta näissä tiedoissa mainittuja poikkeuksia.

Isännöityjen palvelinten käyttäminen

Järjestelmänvalvojasi voi määrittää SharePoint Workspacen käyttämään Microsoftin, yrityksesi tai kolmannen osapuolen omistamia ja hallinnoimia välitys- ja hallintapalvelimia. Nämä palvelimet keräävät käyttäjän IP-osoitteet sekä tietokoneisiin ja käyttäjätileihin liittyvät GUID-tunnukset.

Voit käyttää Microsoftin hallinta- tai välityspalvelinta vasta, kun SharePoint Workspace on lähettänyt käyttäjätilisi GUID-tunnuksen, tietokoneesi aikavyöhyketiedot sekä aluekohtaiset ja kieliasetukset, Microsoft Office -käyttöoikeussopimuksesi tyypin ja joitakin salaustietoja yleiseen valmistelupalveluun. Yleinen valmistelupalvelu tunnistaa tilisi käyttämät hallinta- ja välityspalvelimet sekä lähettää tuotetunnuksesi ja käyttäjätilisi GUID-tunnuksen hallintapalvelimeen.

Hallitut jäsenyydet isännöidyssä palvelimessa

Jos jäsenyyttäsi hallitaan Microsoftin tai kolmannen osapuolen isännöimissä palvelimissa, kyseiset palvelimet sisältävät yhteystietosi, jäsenyyden ja laitteiden käytäntöasetukset, varmuuskopion tilistäsi sekä SharePoint Workspacen käyttöä koskevia tilastotietoja. Toimialueen järjestelmänvalvojat voivat käyttää näitä tietoja, jos heillä on siihen oikeudet roolipohjaisten käyttöoikeuksien mukaan. SharePoint Workspace kerää esimerkiksi seuraavat tilastotiedot:

• hyväksyttyjen ja hylättyjen kutsujen määrä

• lähetettyjen SharePoint Workspace ‑viestien ja ‑pikaviestien määrä

• luotujen ja poistettujen pysyvien tai tilapäisten työtilojen määrä

• työtilojen jäsenten määrä

• luotujen ja poistettujen työkalujen määrä

• työtiloissa käytetty aika, tiettyjen SharePoint Workspace ‑työkalujen tai ‑toimintojen käyttämiseen käytetty aika sekä SharePoint Workspace ‑ohjelmiston käyttämiseen yksin ja muiden kanssa käytetty aika

• käytössä olevan SharePoint Workspace ‑ohjelmiston versiotiedot

• automaattisten ohjetoimintojen käyttötiedot.

Microsoft kerää koostetietoja isännöitävien palvelinten käytöstä, mutta toimialuetietoja ei käytetä tavalla, josta voi päätellä käyttäjän henkilöllisyyden, lukuun ottamatta käyttäjälle toimitettavien automaattisten SharePoint Workspace ‑palvelujen (esimerkiksi välityspalvelujen) sekä käyttäjälle toimitettavien tukipalvelujen käyttämistä, jolloin tietoja käytetään käyttäjän luvalla.

Tilin luominen

Kun luot tilin, SharePoint Workspace kerää koko nimesi ja sähköpostiosoitteesi. Nämä pakolliset tiedot sekä muut itse määrittämäsi tai järjestelmänvalvojan määrittämät tiedot (esimerkiksi puhelinnumerot ja postiosoite) tallennetaan paikalliseen tietokoneeseen. Tiedot lisätään omiin yhteystietoihisi, ja ne näkyvät kaikkialla, missä yhteystietosi ovat käytettävissä (esimerkiksi käyttämiesi työtilojen muut käyttäjät näkevät nämä tiedot).

Hallitsemattomien jäsenyyksien käyttöoikeuksien uudelleenmääritys

Kun otat tilin käyttöoikeuksien automaattisen uudelleenmäärityksen käyttöön, sähköpostiosoitteesi lähetetään Microsoftin hallitsemaan SharePoint Workspace Manager ‑palvelimeen yhdessä tunnistetietojesi URL-osoitteen ja käyttäjätilisi GUID-tunnuksen kanssa. Näiden lisäksi lähetetään joitakin tietoja, joiden perusteella ei voi tunnistaa henkilöllisyyttäsi, mutta joilla varmistetaan, että tulevat tilisi käyttöoikeuksien uudelleenmäärityspyynnöt vastaavat tiliäsi. Nämä tiedot eivät mahdollista sitä, että Microsoft voisi käyttää tietojasi.

Käyttöoikeuksien uudelleenmäärityksen pyytäminen (hallitsemattomat jäsenyydet)

Jos SharePoint Workspace pyytää määrittämään käyttöoikeudet uudelleen käynnistämisen yhteydessä, sähköpostiosoitteesi, näyttönimesi, tunnistetietojesi URL-osoite, käyttäjätilisi GUID-tunnus ja tilisi salatut salausavaimet lähetetään SharePoint Workspace Manager ‑palvelimeen. Nämä tiedot lähetetään Microsoftille vain, jos käytät Microsoftin hallinnoimaa SharePoint Workspace Manager ‑palvelinta. Pyyntöön vastataan sähköpostiviestillä, joka sisältää tilapäisen salasanan. Automaattisen käyttöoikeuksien uudelleenmäärityksen käyttäminen ei ole pakollista.

Julkisen SharePoint Workspace -hakemiston käyttäminen

Jos valitset nimesi tai muiden yhteystietojesi lisäämisen julkiseen SharePoint Workspace -hakemistoon, tietosi tallentuvat Microsoftin palvelimiin. Julkinen SharePoint Workspace ‑hakemisto, jota voi käyttää SharePoint Workspace ‑ohjelmistolla, on kaikkien Internetin käyttäjien käytettävissä. Kaikki käyttäjät, joilla on julkisen SharePoint Workspace ‑hakemiston käyttöoikeus, voivat saada näkyviin yhteystietosi (työ- ja henkilökohtaiset tietosi) ja käyttää niitä, jolloin he voivat suorittaa SharePoint Workspacella toimintoja, kuten tarkkailla läsnäolotilaasi, lähettää sinulle pikaviestejä ja kutsua sinut työtiloihin.

Nimesi ja yhteystietojesi julkaiseminen julkisessa SharePoint Workspace ‑hakemistossa ei ole pakollista. Voit peruuttaa yhteystietojesi julkaisemisen muuttamalla julkisen SharePoint Workspace ‑hakemiston listausmerkintöjesi tilaksi Ei sisälly hakemistoon (yhteystietoja ei voi kuitenkaan poistaa käyttäjiltä, joilla ne jo on). Voit muuttaa tämän asetuksen seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto-välilehti.

2. Valitse Tilin hallinta.

3. Valitse Tiliasetukset.

4. Valitse Jäsenyydet-välilehti.

5. Vaihda Lisää hakemistoon ‑asetukseksi Ei sisälly hakemistoon.

Tämä tarkoittaa sitä, että sitten kun vastaanottajilla on yhteystietosi, he voivat edelleen vastaanottaa päivityksiä, kun yhteystietosi muuttuvat, ja he voivat myös lähettää sinulle viestejä.

Jos haet SharePoint Workspace ‑käyttäjän yhteystietoja (jos esimerkiksi haluat lisätä käyttäjän yhteystietoluetteloon tai kutsua hänet työtilaan), antamasi hakuteksti lähetetään Microsoftin isännöimään SharePoint Workspace ‑palvelimeen.

Verkkohakemiston käyttäminen

Jos lisäät nimesi tai kaikki yhteystietosi paikalliseen verkkohakemistoon, yhteystietosi tallennetaan muihin SharePoint Workspacea käyttäviin tietokoneisiin, jotka sijaitsevat samassa verkkoalueessa ja jotka voivat vastaanottaa SharePoint Workspacen verkkoyleislähetysviestejä. Jos tietokoneesi on suorassa yhteydessä Internetiin, tietokoneet, jotka voivat saada yhteystietosi, määräytyvät Internet-palveluntarjoajan verkkomääritysten mukaan. Jos taas käytät jaettua Internet-yhteyttä, esimerkiksi langattoman verkon käyttöpistettä verkkopisteessä, muut samaa yhteyttä ja SharePoint Workspacea käyttävät tietokoneet saavat yhteystietosi. Kaikki, jotka tekevät hakuja paikallisesta verkkohakemistosta, löytävät yhteystietosi ja voivat käyttää niitä. Samalla he voivat käyttää yhteystiedoissa olevia henkilökohtaisia ja työhön liittyviä tietoja. Lisäksi he voivat seurata tilatietojasi, lähettää sinulle pikaviestejä ja kutsua sinut työtiloihin SharePoint Workspacessa.

Nimesi ja yhteystietojesi julkaiseminen paikallisessa verkkohakemistossa ei ole pakollista. Voit peruuttaa yhteystietojesi julkaisemisen muuttamalla julkisen SharePoint Workspace ‑hakemiston listausmerkintöjesi tilaksi Ei sisälly hakemistoon (yhteystietoja ei voi kuitenkaan poistaa käyttäjiltä, joilla ne jo on). Voit muuttaa tämän asetuksen seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto-välilehti.

2. Valitse Tilin hallinta.

3. Valitse Tiliasetukset.

4. Valitse Jäsenyydet-välilehti.

5. Vaihda Lisää hakemistoon ‑asetukseksi Ei sisälly hakemistoon.

Tämä tarkoittaa sitä, että sitten kun vastaanottajilla on yhteystietosi, he voivat edelleen vastaanottaa päivityksiä, kun yhteystietosi muuttuvat, ja he voivat myös lähettää sinulle viestejä.

Yhteystietojen käyttäminen

Jos lisäät jonkin henkilön yhteystiedot omaan yhteystietoluetteloosi, jäsenyytesi yhteystiedot lähetetään kyseiselle henkilölle. Jäsenyytesi yhteystiedot sisältävät oman nimesi, julkiset salausavaimesi, joista sinut tunnistetaan, sekä luettelon käyttämistäsi asiakas- ja välityslaitteista.

Kun tuot käyttäjätilisi uuteen laitteeseen, tilisi jokaisen jäsenyyden jäsenyysyhteystiedot lähetetään ja tallennetaan kaikkien sellaisten käyttäjien tietokoneisiin, joiden tiedot ovat tililläsi. Tällaisia käyttäjiä ovat esimerkiksi kaikki oman yhteystietoluettelon käyttäjät sekä kaikkien sellaisten työtilojen jäsenet, joissa olet jäsenenä. Käyttäjät, jotka vastaanottavat jäsenyytesi yhteystiedot, saavat päivityksiä aina, kun jäsenyytesi yhteystiedot muuttuvat. He saavat myös tilisi kaikkien jäsenyyksien yhteystiedot.

Kun hyväksyt kutsun työtilaan, lähetät pikaviestin, kutsut henkilön työtilaan tai lähetät viedyn yhteystietotiedoston, vastaanottaja saa käyttöönsä jäsenyytesi täydelliset yhteystiedot, kuten kaikki vCard-kentät, nimen, osoitteen ja puhelinnumerot.

Sivun alkuun