Microsoft Teams -kokousten fasilitaattori

Fasilitator-edustaja toimii Teams-kokouksissa tehostaakseen yhteistyötä, mukaan lukien seuraavat ominaisuudet:

Luo reaaliaikaisia tekoälyn luomia muistiinpanoja kokousten aikana, jolloin kaikki voivat yhteismuokata ja tehdä saumatonta yhteistyötä.
Yhteenveto tärkeistä päätöksistä ja avoimista kysymyksistä kokouksen keskustelusta.
Vastaa kokouksen osallistujien avoimiin kysymyksiin kokouskeskustelussa.
Dokumentoi kokouksen keskustelun tiedot.
Tarkistaa kokouksen esityslistan kokouskutsusta ja kokousmuistiinpanoista Loop osasta ja lähettää sitten kokouksen kokouksen esityslistan, jotta kaikki osallistujat ovat tietoisia keskustelun aiheista.
Kehotteet osallistujia määrittämään kokouksen tavoitteet, jos esityslistaa ei havaita.
Auttaa keskustelua pysymään ajan tasalla ja ajan tasalla näyttämällä esityslistan ajastimessa aiheita, joissa on aikavarauksia ja merkintöjä, kun aiheesta on aloitettu keskustelu.
Hallitsee aikaa aloittamalla ja näyttämällä kaikille osallistujille ajastimen ja ilmoittamalla osallistujille ajastimen päättymisestä, jotta kokous pysyy ajan tasalla.
Ilmoittaa osallistujille kokouksen ajoitetusta päättymisajasta ja auttaa osallistujia ajoittamaan tarvittavat seurantakokoukset.
@mentions kokouksen keskustelussa poissa olevia osallistujia, kun heidät on mainittu useita kertoja kokouksen aikana.
Pyydä fasilitaattoria luomaan keskusteluun perustuva silmukka- tai sanaasiakirja.
Pyydä fasilitaattoria auttamaan tehtävien hallinnassa @mentioning fasilitaattorin avulla, jotta voit luoda, päivittää tai tehdä kyselyjä kokoukseen liittyviä tehtäviä varten. Nämä tehtävät synkronoidaan kyseiseen esiintymään liittyvään kokoussuunnitelmaan.
Fasilitaattorin luomat tehtävät synkronoidaan automaattisesti kyseiseen kokousesiintymään liittyvään kokoussuunnitelmaan. Käytettävissä Teamsin julkisessa esikatselussa.

Tärkeää:

Jos haluat pyytää fasilitaattoria kokouksen päättymisestä, varmista, että otat transkription käyttöön ennen kokousta tai sen aikana. Jos Copilot on asetettu alkamaan ilman transkriptiota, fasilitaattori käynnistyy myös ilman transkriptiota.
Fasilitaattorin lisääminen kokoukseen tai sen ottaminen käyttöön kokouksen aikana edellyttää Microsoft 365 Copilot käyttöoikeutta. Kaikki kokouksen osallistujat (ulkoisia osallistujia lukuun ottamatta) voivat kuitenkin nähdä kaikki reaaliaikaiset päivitykset keskusteluissa ja muistiinpanoissa.

Fasilitaattorin lisääminen kokouskutsuun

Voit lisätä fasilitaattorin kokoukseen kokouskutsun avulla kolmella tavalla:

Käytä fasilitaattorin vaihtovalitsinta kokouskutsussa.
Käytä ota käyttöön -vaihtoehtoa fasilitaattorille kokouskutsussa.
Käytä Kokouksen asetukset -ruutua.

Huomautus: Fasilitaattori voidaan lisätä vain ajoitettuihin kokouksiin, eikä sitä voi lisätä kanavakokouksiin, pikakokouksiin tai Teams-puheluihin.

Fasilitaattorin ottaminen käyttöön kokouksen ajoituslomakkeessa

Fasilitaattorin ottaminen käyttöön kokousta ajoitettaessa:

Valitse Kalenteri Teamsissa.
Valitse Uusi tapahtuma > tapahtuma.
Valitse Lisää fasilitaattori. Lisää vaihtoehtoja > lisää fasilitaattori kokouskutsuun.

Kokousasetusruudun käyttäminen

Voit myös lisätä fasilitaattorin kokouskutsuun muuttamalla kokousasetuksia.

Valitse kokouskutsussa Asetukset .
Valitse kokousasetuksissa Kopiokoneet ja muut tekoälyn .
Ota fasilitaattorin vaihtokytkin käyttöön.
Valitse Käytä.

Kokouksen esityslistan luominen

Fasilitator hakee automaattisesti kokouksen kuvauksen esityslistan ja Loop kokousmuistiinpanotiedoston. Jos haluat fasilitaattorin poimivan esityslistan kokousmuistiinpanoista tai kokouskutsusta, toimi seuraavasti:

Kirjoita kokouksen kuvaukseen tai kokousmuistiinpanoihin Loop esityslista ennen kokouksen alkua.
Ota fasilitaattori käyttöön ajoituksen aikana tai kokouksen alussa.

Fasilitaattori lukee esityslistan ja lähettää viestin keskustelussa.

Esityslistan voi toimittaa myös @mentioning Fasilitator keskustelussa kokouksen aikana.

Esimerkiksi "@Facilitator, tässä on esityslista: esittelyt (5 minuuttia), tuotekeskustelu (25 minuuttia)."

Fasilitaattorin lisääminen kokouksen aikana

Fasilitaattorin ottaminen käyttöön kokouksen aikana:

Valitse kokousasetuksista Lisää toimintoja .
Valitse valikosta Ota fasilitaattori käyttöön.

Kun otat fasilitaattorin käyttöön, sinua pyydetään valitsemaan kieli, jos kokouksen kieltä ei ole vielä valittu. Kun fasilitaattori on käytössä, se voi antaa merkityksellisiä tietoja koko kokouksen ajan.

Teams-kokouksessa työskentelevän fasilitaattoriagentin valvontataito.

Kokousohjausobjektien Muistiinpanot-kuvake muuttuu Tekoälyn luomat muistiinpanot -kuvake , mikä ilmaisee, että tekoälyn luomat muistiinpanot ovat käytössä. Tekoälyn luomat muistiinpanot eivät näy heti, mutta ne alkavat muutamaa minuuttia myöhemmin tekstiversioon tallennetun keskustelun perusteella.

Huomautus: Mobiilikokouksen osallistujat näkevät reaaliaikaisen muistiinpanon luomisen. Vain kokouksen osallistujat, jotka ovat järjestäjiä tai esittäjiä ja käyttävät Teamsin verkko- tai työpöytäversiota, voivat ottaa fasilitaattorin käyttöön tai poistaa sen käytöstä kokouksen aikana.

Fasilitaattorin poistaminen käytöstä kokouksen aikana

Voit poistaa fasilitaattorin käytöstä kokouksen aikana seuraavasti:

Valitse kokousasetuksista Lisää toimintoja .
Valitse valikosta Poista fasilitaattori käytöstä .

Fasilitaattorin poistaminen käytöstä lopettaa automaattisen muistiinpanojen kirjaamisen, mutta ei poista jo tehtyjä muistiinpanoja.

Kokouksen pitäminen ajan tasalla esityslistan avulla

Fasilitaattori seuraa esityslistaa automaattisesti, kun esityslista löytyy kokouskutsusta tai kokousmuistiinpanoista tai kun keskustelun esityslista on annettu.

Aloita seuranta @mention fasilitaattori ja anna esityslista. Esimerkiksi "@Facilitator, tässä on esityslista: esittelyt (5 minuuttia), tuotekeskustelu (25 minuuttia)."
Jos haluat muokata esityslistaa, @mention fasilitaattori ja pyydä sitä tekemään muutos. Esimerkiksi "@Facilitator, lisää strategian tarkistus" esityslistaan 15 minuutin ajan."

Fasilitaattori auttaa osallistujia seuraamaan aikaa näitä esityslistan kohtia vastaan jakamalla esityslistan ajastimessa kokoustilassa. Jos esityslistalla on aikavarauksia, ajastin auttaa seuraamaan kunkin aiheen aikaa.

Fasilitaattori kuuntelee kokouksen keskustelun ja merkitsee aiheet valintamerkillä, kun kyseisen aiheen keskustelu on alkanut.

Fasilitaattori merkitsee aiheet valintamerkeillä kokouksen aikana, ei heti keskustelun aloittamisen jälkeen.

Pyydä fasilitaattoria käynnistämään ajastin

Voit myös pyytää Fasilitaattoria käynnistämään ajastimen, joka ei ole sidottu kokouksen esityslistaan.

@mention fasilitaattoria kokouskeskustelussa ja pyydä sitä käynnistämään ajastin.
1. Esimerkiksi "@Facilitator, lisää ajastin viideksi minuutiksi."
Fasilitaattori aloittaa ajastimen kokouksen aikana.
Voit myös @mention fasilitaattorin toimintoihin, kuten ajastimen nollaamiseen, keskeyttämiseen ja pysäyttämiseen.

Muistiinpanojen tekeminen fasilitaattorilla mobiililaitteessa

Sieppaa, transnscribe ja järjestä välittömästi henkilökohtaista kokousmuistiinpanoa – esittäjän erottelun ja toiminnallisten yhteenvetojen avulla – suoraan mobiililaitteesta.

Muistiinpanojen tekeminen fasilitaattorin avulla:

Varmista, että laitteeseesi on asennettu Teamsin uusin versio. Saat päivityksiä Applen sovelluskaupasta.
Avaa Teams-mobiilisovellus.
Valitse Kalenteri .
Valitse Kokous .
Napauta Tee muistiinpanoja fasilitaattorilla.
Poista alkuperäiset iOS-äänieristysominaisuudet käytöstä:
1. Avaa Ohjauskeskus sipaisemalla puhelun aikana näytön oikeasta yläkulmasta alaspäin.
2. Napauta Mikrofonitila.
3. Valitse Standard.

iOS:n äänieristysasetukset säilyvät tulevissa kokouksissa.

Reaaliaikaisen muistiinpanon luominen puhutun sisällön keräämisen aikana voi kestää muutaman minuutin. Kokouksen päätyttyä voit tarkastella muistiinpanoja tai saada jaettavan linkin. Jos haluat käyttää muistiinpanoja myöhemmin, samoin kuin Copilotia, avaa kokous kalenterissa tai keskusteluluettelossa ja tarkastele yhteenvetoa.

Lisätietoja kokousmuistiinpanoista Teamsissa on artikkelissa Kokousmuistiinpanojen tekeminen Microsoft Teamsissa.

Tekoälyn luoman sisällön tarkistaminen kokouksen jälkeen

Fasilitaattorin kokouksen aikana luomaa sisältöä voi käyttää sekä kokouskeskustelun että kokousmuistiinpanojen avulla Kertaus-kohdassa kokouksen päätyttyä.

Valitse Teamsissa Keskustelu .
Valitse kokouskeskustelu, jossa olet ottanut fasilitaattorin käyttöön.
Valitse Kertaus kokouskeskustelun yläosassa. Voit myös avata kokouskeskustelun ja valita Näytä kertaus kokouksen pikkukuvasta.
Valitse Muistiinpanot.

Tekoälyn luomien muistiinpanojen etsiminen kokouksen päätyttyä Teams-keskustelun Kertaus-välilehdessä.

Tekoälyn luomat kokousmuistiinpanot tallennetaan Microsoft Loop sivulle, ja kuka tahansa kokouksen osallistuja voi muokata Loop-sivua ennen kokousta, sen aikana tai sen jälkeen sekä muokata tekoälyn luomia muistiinpanoja kokouksen aikana ja sen jälkeen. Muistiinpanot-välilehden reaaliaikaisten tekoälyn luomien muistiinpanojen lisäksi tekoälyn yhteenvetovälilehti sisältää kokouksen jälkeen luodun täydellisen tekstitallenteiden yhteenvedon.

Kysymysten esittäminen fasilitaattorille kokouskeskustelussa

Fasilitaattori toimii työryhmän yhteisjäsenenä kokouskeskustelussa ja voi auttaa tekemään hakuja verkosta ja vastaamaan keskusteluun liittyviin kysymyksiin kokouksessa. Vain @mention fasilitaattori :

Lue pikayhteenvedot.
Esitä kysymyksiä kokouksesta tai keskustelusta tai jaetuista asiakirjoista.
Etsi vastauksia keskustelusta tai yleisistä aiheista.
Pidä tiimi ajan tasalla tärkeiden tietojen avulla.
Hae verkosta jaettavaa tietoa.
Esitä kysymyksiä esityslistasta ja ajasta.

Tehtävien hallinta

Fasilitaattori voi auttaa tehtävien hallinnassa kokouksesta. Fasilitaattori tallentaa automaattisesti kokouksen aikana tehtävät, joita voit käyttää Muistiinpanot-sovelluksessa. Synkronoi nämä tehtävät Plannerin kanssa valitsemalla Seurantatehtävät-kohdassa Hyväksy.

Voit myös pyytää fasilitaattoria suoraan kokouskeskustelun kautta luomaan, muokkaamaan ja määrittämään muita tehtäviä. Tehtävät, joita pyydät fasilitaattoria luomaan automaattisesti synkronoinnin Plannerin kanssa. Voit myös tehdä kyselyn tietyistä tehtävistä tai kaikista kokoukseen liittyvistä tehtävistä.

Asiakirjan luominen

Fasilitator voi luoda Word- tai Loop-asiakirjan kokouksen tiettyyn aiheeseen perustuen kirjoittamalla @Facilitator pyynnön mukana. Fasilitaattori tarjoaa myös apua asiakirjojen luomisesta keskusteltaessa. Näissä tapauksissa sinun on hyväksyttävä fasilitaattori ja kuitattava se, jotta voit luoda kyseisen luonnoksen.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

Käytä Copilot-laajennuksia Microsoft Teams -kokouksissa

Microsoft Teamsin agentteja koskevat usein kysytyt kysymykset