Microsoft Teams -kokousten fasilitaattori

Fasilitator-edustaja toimii Teams-kokouksissa tehostaakseen yhteistyötä, mukaan lukien seuraavat ominaisuudet:

• Luo reaaliaikaisia tekoälyn luomia muistiinpanoja kokousten aikana, jolloin kaikki voivat yhteismuokata ja tehdä saumatonta yhteistyötä.
• Yhteenveto tärkeistä päätöksistä ja avoimista kysymyksistä kokouksen keskustelusta.
• Vastaa kokouksen osallistujien avoimiin kysymyksiin kokouskeskustelussa.
• Dokumentoi kokouksen keskustelun tiedot.
• Tarkistaa kokouksen esityslistan kokouskutsusta ja kokousmuistiinpanoista Loop osasta ja lähettää sitten kokouksen kokouksen esityslistan, jotta kaikki osallistujat ovat tietoisia keskustelun aiheista.
• Kehotteet osallistujia määrittämään kokouksen tavoitteet, jos esityslistaa ei havaita.
• Auttaa keskustelua pysymään ajan tasalla ja ajan tasalla näyttämällä esityslistan ajastimessa aiheita, joissa on aikavarauksia ja merkintöjä, kun aiheesta on aloitettu keskustelu.
• Hallitsee aikaa aloittamalla ja näyttämällä kaikille osallistujille ajastimen ja ilmoittamalla osallistujille ajastimen päättymisestä, jotta kokous pysyy ajan tasalla.
• Ilmoittaa osallistujille kokouksen ajoitetusta päättymisajasta ja auttaa osallistujia ajoittamaan tarvittavat seurantakokoukset.
• @mentions poissa olevat osallistujat kokouskeskustelussa, kun heidät on mainittu useita kertoja kokouksen aikana.

Seuraavat fasilitaattoriagentin ominaisuudet ovat käytettävissä osana julkista esikatseluohjelmaa, ja niitä saatetaan muuttaa vielä ennen julkaisemista julkisesti.

• Pyydä fasilitaattoria luomaan keskusteluun perustuva silmukka- tai sanaasiakirja.
• Pyydä fasilitaattoria auttamaan tehtävien hallinnassa fasilitaattorin avulla @mentioning , jotta voit luoda, päivittää tai kysellä kokoukseen liittyviä tehtäviä.
• Fasilitaattorin luomat tehtävät synkronoidaan automaattisesti kyseiseen kokousesiintymään liittyvään kokoussuunnitelmaan.

Jos haluat käyttää näitä ja muita tulevia ominaisuuksia, siirry Teamsin julkiseen esikatseluun.

Fasilitaattorin lisääminen kokoukseen ajoitettaessa

Fasilitaattorin lisääminen kokousta ajoitettaessa:

1. Valitse Teamsissa Calendar. 
2. Valitse Uusi . 
3. Ota Teams-kokouksen vaihto käyttöön. 
4. Valitse Asetukset>Copilot and other AI .
5. Varmista, että Salli kopioija ja fasilitaattori -asetuksena on Vain kokouksen aikana tai kokouksen aikanaja sen jälkeen.
6. Ota fasilitaattori käyttöön.
7. Valitse Käytä.

Kokouksen esityslistan luominen

Fasilitator hakee automaattisesti kokouksen kuvauksen esityslistan ja Loop kokousmuistiinpanotiedoston. Jos haluat fasilitaattorin poimivan esityslistan kokousmuistiinpanoista tai kokouskutsusta, toimi seuraavasti:

1. Kirjoita kokouksen kuvaukseen tai kokousmuistiinpanoihin Loop esityslista ennen kokouksen alkua.
2. Ota fasilitaattori käyttöön ajoituksen aikana tai kokouksen alussa.

Fasilitaattori lukee esityslistan ja lähettää viestin keskustelussa. Esityslistan voi antaa @mentioning myös fasilitaattori keskustelussa kokouksen aikana. Esimerkiksi "@Facilitator, tässä on esityslista: esittelyt (5 minuuttia), tuotekeskustelu (25 minuuttia)."

Fasilitaattorin lisääminen kokouksen aikana

Fasilitaattorin ottaminen käyttöön kokouksen aikana:

1. Valitse kokousasetuksista Lisää toimintoja .
2. Valitse valikosta Ota fasilitaattorin käyttöön.

Kun otat fasilitaattorin käyttöön, sinua pyydetään valitsemaan kieli, jos kokouksen kieltä ei ole vielä valittu. Kun fasilitaattori on käytössä, se voi antaa merkityksellisiä tietoja koko kokouksen ajan.

Kokousohjausobjektien , joka ilmaisee, että tekoälyn luomat muistiinpanot ovat käytössä. Tekoälyn luomat muistiinpanot eivät näy heti, mutta ne alkavat muutamaa minuuttia myöhemmin tekstiversioon tallennetun keskustelun perusteella.

Fasilitaattorin poistaminen käytöstä kokouksen aikana

Voit poistaa fasilitaattorin käytöstä kokouksen aikana seuraavasti:

1. Valitse kokousasetuksista Lisää toimintoja .
2. Valitse valikosta Poista fasilitaattorin käytöstä.

Fasilitaattorin poistaminen käytöstä lopettaa automaattisen muistiinpanojen kirjaamisen, mutta ei poista jo tehtyjä muistiinpanoja.

Kokouksen pitäminen ajan tasalla esityslistan avulla

Fasilitaattori seuraa esityslistaa automaattisesti, kun esityslista löytyy kokouskutsusta tai kokousmuistiinpanoista tai kun keskustelun esityslista on annettu.

• Aloita seuranta @mention fasilitaattorilla ja anna esityslista. Esimerkiksi "@Facilitator, tässä on esityslista: esittelyt (5 minuuttia), tuotekeskustelu (25 minuuttia)."
• Voit muokata esityslistaa @mention fasilitaattorilla ja pyytää sitä tekemään muutoksen. Esimerkiksi "@Facilitator, lisää strategian tarkistus" esityslistaan 15 minuutin ajan.

Fasilitaattori auttaa osallistujia seuraamaan aikaa näitä esityslistan kohtia vastaan jakamalla esityslistan ajastimessa kokoustilassa. Jos esityslistalla on aikavarauksia, ajastin auttaa seuraamaan kunkin aiheen aikaa.

Fasilitaattori kuuntelee kokouksen keskustelun ja merkitsee aiheet valintamerkillä, kun kyseisen aiheen keskustelu on alkanut.

• Fasilitaattori merkitsee aiheet valintamerkeillä kokouksen aikana, ei heti keskustelun aloittamisen jälkeen.

Pyydä fasilitaattoria käynnistämään ajastin

Voit myös pyytää Fasilitaattoria käynnistämään ajastimen, joka ei ole sidottu kokouksen esityslistaan.

1. Kokouskeskustelussa @mentionfasilitaattori ja pyydä sitä käynnistämään ajastin.

   1. Esimerkiksi "@Facilitator, lisää ajastin viideksi minuutiksi".

2. Fasilitaattori aloittaa ajastimen kokouksen aikana.

3. Voit myös @mentionfasilitaattorin toimia, kuten ajastimen nollaamista, keskeyttämistä ja pysäyttämistä varten.

Muistiinpanojen tekeminen fasilitaattorilla mobiililaitteessa

Sieppaa, transnscribe ja järjestä välittömästi henkilökohtaista kokousmuistiinpanoa – esittäjän erottelun ja toiminnallisten yhteenvetojen avulla – suoraan mobiililaitteesta.  

Muistiinpanojen tekeminen fasilitaattorin avulla:

Reaaliaikaisen muistiinpanon luominen puhutun sisällön keräämisen aikana voi kestää muutaman minuutin. Kokouksen päätyttyä voit tarkastella muistiinpanoja tai saada jaettavan linkin. Jos haluat käyttää muistiinpanoja myöhemmin, samoin kuin Copilotia, avaa kokous kalenterissa tai keskusteluluettelossa ja tarkastele yhteenvetoa. 

Lisätietoja kokousmuistiinpanoista Teamsissa on artikkelissa Kokousmuistiinpanojen tekeminen Microsoft Teamsissa. 

Tekoälyn luoman sisällön tarkistaminen kokouksen jälkeen

Fasilitaattorin kokouksen aikana luomaa sisältöä voi käyttää sekä kokouskeskustelun että kokousmuistiinpanojen avulla Kertaus-kohdassa kokouksen päätyttyä.

1. Valitse Teamsissa .
2. Valitse kokouskeskustelu, jossa olet ottanut fasilitaattorin käyttöön.
3. Valitse Kertaus kokouskeskustelun yläosassa. Voit myös avata kokouskeskustelun ja valita Näytä kertaus kokouksen pikkukuvasta.
4. Valitse Muistiinpanot.

Tekoälyn luomat kokousmuistiinpanot tallennetaan Microsoft Loop sivulle, ja kuka tahansa kokouksen osallistuja voi muokata Loop-sivua ennen kokousta, sen aikana tai sen jälkeen sekä muokata tekoälyn luomia muistiinpanoja kokouksen aikana ja sen jälkeen. Muistiinpanot-välilehden reaaliaikaisten tekoälyn luomien muistiinpanojen lisäksi tekoälyn yhteenvetovälilehti sisältää kokouksen jälkeen luodun täydellisen tekstitallenteiden yhteenvedon.

Kysymysten esittäminen fasilitaattorille kokouskeskustelussa

Fasilitaattori toimii työryhmän yhteisjäsenenä kokouskeskustelussa ja voi auttaa tekemään hakuja verkosta ja vastaamaan keskusteluun liittyviin kysymyksiin kokouksessa. Vain @mentionfasilitaattori :

• Lue pikayhteenvedot.
• Esitä kysymyksiä kokouksesta tai keskustelusta tai jaetuista asiakirjoista.
• Etsi vastauksia keskustelusta tai yleisistä aiheista.
• Pidä tiimi ajan tasalla tärkeiden tietojen avulla.
• Hae verkosta jaettavaa tietoa.
• Esitä kysymyksiä esityslistasta ja ajasta.

Tehtävien hallinta

Fasilitaattori voi auttaa tehtävien hallinnassa kokouksesta. Fasilitaattori tallentaa automaattisesti kokouksen aikana tehtävät, joita voit käyttää Muistiinpanot-sovelluksessa. Synkronoi nämä tehtävät Plannerin kanssa valitsemalla Hyväksy synkronoitaviksi Seuranta-tehtävissä.

Voit myös pyytää fasilitaattoria suoraan kokouskeskustelun kautta luomaan, muokkaamaan ja määrittämään muita tehtäviä. Tehtävät, joita pyydät fasilitaattoria luomaan, synkronoidaan automaattisesti Plannerin kanssa.  Voit myös tehdä kyselyn tietyistä tehtävistä tai kaikista kokoukseen liittyvistä tehtävistä.

Asiakirjan luominen

Fasilitator voi luoda Word- tai Loop-asiakirjan kokouksen tiettyyn aiheeseen perustuen kirjoittamalla @Facilitator pyynnön mukana. Fasilitaattori tarjoaa myös apua asiakirjojen luomisesta keskusteltaessa. Näissä tapauksissa sinun on hyväksyttävä fasilitaattori ja kuitattava se, jotta voit luoda kyseisen luonnoksen. 

Aiheeseen liittyvät artikkelit

Käytä Copilot-laajennuksia Microsoft Teams -kokouksissa

Microsoft Teamsin agentteja koskevat usein kysytyt kysymykset