Microsoft Teams -kokousten fasilitaattori

Fasilitator-edustaja toimii Teams-kokouksissa tehostaakseen yhteistyötä, mukaan lukien seuraavat ominaisuudet:

Luo reaaliaikaisia tekoälyn luomia muistiinpanoja kokousten aikana, jolloin kaikki voivat yhteismuokata ja tehdä saumatonta yhteistyötä.
Yhteenveto tärkeistä päätöksistä ja avoimista kysymyksistä kokouksen keskustelusta.
Vastaa kokouksen osallistujien avoimiin kysymyksiin kokouskeskustelussa.
Dokumentoi kokouksen keskustelun tiedot.
Tarkistaa kokouksen esityslistan kokouskutsusta ja kokousmuistiinpanoista Loop osasta ja lähettää sitten kokouksen kokouksen esityslistan, jotta kaikki osallistujat ovat tietoisia keskustelun aiheista.
Kehotteet osallistujia määrittämään kokouksen tavoitteet, jos esityslistaa ei havaita.
Auttaa keskustelua pysymään ajan tasalla ja ajan tasalla näyttämällä esityslistan ajastimessa aiheita, joissa on aikavarauksia ja merkintöjä, kun aiheesta on aloitettu keskustelu.
Hallitsee aikaa aloittamalla ja näyttämällä kaikille osallistujille ajastimen ja ilmoittamalla käyttäjille ajastimen päättymisestä, jotta kokous pysyy ajan tasalla.
Ilmoittaa osallistujille kokouksen ajoitetusta päättymisajasta ja auttaa käyttäjiä ajoittamalla tarvittavat seurantakokoukset.
@mentions kokouksen keskustelussa poissa olevia osallistujia, kun heidät on mainittu useita kertoja kokouksen aikana.

Tärkeää: Vain Microsoft 365 Copilot -käyttöoikeuden saaneet käyttäjät voivat lisätä fasilitaattorin kokoukseen tai ottaa sen käyttöön kokouksen aikana. Kaikki kokouksen osallistujat (ulkoisia osallistujia lukuun ottamatta) voivat kuitenkin nähdä kaikki reaaliaikaiset päivitykset keskusteluissa ja muistiinpanoissa.

Seuraavat fasilitaattoriagentin ominaisuudet ovat käytettävissä osana julkista esikatseluohjelmaa, ja niitä saatetaan muuttaa vielä ennen julkaisemista julkisesti.

Pyydä fasilitaattoria luomaan keskusteluun perustuva silmukka- tai sanaasiakirja.
Pyydä fasilitaattoria auttamaan tehtävien hallinnassa @mentioning fasilitaattorin avulla, jotta voit luoda, päivittää tai tehdä kyselyjä kokoukseen liittyviä tehtäviä varten.
Fasilitaattorin luomat tehtävät synkronoidaan automaattisesti kyseiseen kokousesiintymään liittyvään kokoussuunnitelmaan.

Jos haluat käyttää näitä ja muita tulevia ominaisuuksia, siirry Teamsin julkiseen esikatseluun.

Fasilitaattorin lisääminen kokouskutsuun

Voit lisätä fasilitaattorin kokoukseen kokouskutsun avulla kolmella tavalla:

Käytä fasilitaattorin vaihtovalitsinta kokouskutsussa.
Käytä ota käyttöön -vaihtoehtoa fasilitaattorille kokouskutsussa.
Käytä Kokouksen asetukset -ruutua.

Kun fasilitaattori on käytössä, kokous kirjoitetaan automaattisesti.

Huomautus: Fasilitaattori voidaan lisätä vain ajoitettuihin kokouksiin, eikä sitä voi lisätä kanavakokouksiin, pikakokouksiin tai Teams-puheluihin.

Käytä fasilitaattorin vaihtovalitsinta

Siirry Teamsin vasemmassa reunassa kohtaan Kalenteri.
Valitse Uusi tapahtuma ja valitse sitten Tapahtuma.
Ota käyttöön fasilitaattori-kohdan vieressä oleva vaihtokytkin kokouskutsussa.

Fasilitaattorin Ota käyttöön -vaihtoehdon käyttäminen

Jos et näe fasilitaattorin vaihtokytkintä kokouksen kutsuvaihtoehdoissa, noudata sen sijaan seuraavia ohjeita.

Siirry Teamsin vasemmassa reunassa kohtaan Kalenteri.
Valitse Uusi tapahtuma ja valitse sitten Tapahtuma.
Etsi Teams-kokouksen vaihtopainikkeen vieristä, että fasilitaattori on poissa käytöstä tätä kokoustekstiä varten .
Valitse Ota käyttöön sen fasilitaattorin vieressä, joka on poissa käytöstä tässä kokoustekstissä .

Kokousasetukset-ruudun käyttäminen

Voit myös lisätä fasilitaattorin kokouskutsuun muuttamalla kokouksen asetuksia.

Valitse kokouskutsussa Kokousasetukset.
Valitse Kokousasetukset-ruudussaKopioija ja muu tekoäly vasemmanpuoleisesta valikosta.
Tarkista, että fasilitaattorin vaihtokytkin on käytössä.
Valitse Käytä-painike .

Kokouksen esityslistan luominen

Fasilitator hakee automaattisesti kokouksen kuvauksen ja Loop kokousmuistiinpanotiedoston esityslistan. Jotta fasilitaattori voi poimia esityslistan kokousmuistiinpanoista tai kokouskutsusta, toimi seuraavasti:

Kirjoita kokouksen kuvaukseen tai kokousmuistiinpanoihin Loop esityslista ennen kokouksen alkua.
Ota fasilitaattori käyttöön ajoituksen aikana tai kokouksen alussa.
Fasilitaattori lukee esityslistan ja lähettää viestin keskustelussa.

Kokouksen aikana @mentioning fasilitaattori voi myös tarjota esityslistan keskustelussa.

Esimerkiksi "@Facilitator, tässä on esityslista: esittelyt (5 minuuttia), tuotekeskustelu (25 minuuttia)."

Fasilitaattorin lisääminen kokouksen aikana

Valitse kokousasetuksista Lisää toimintoja .
Valitse valikosta Ota fasilitaattori käyttöön.

Kun otat fasilitaattorin käyttöön, sinua pyydetään valitsemaan kieli, jos kokouksen kieltä ei ole vielä valittu.

Kun fasilitaattori on käytössä, kokous transkriptoituu automaattisesti ja sisällön sieppaus jatkuu niin kauan kuin tekstiversio on käytössä. Jos tekstitallennus on poistettu käytöstä, sisällön sieppaaminen loppuu, kunnes tekstitallennus on taas käytössä.

Teams-kokouksessa työskentelevän fasilitaattoriagentin valvontataito.

Kokousohjausobjektien Muistiinpanot-kuvake muuttuu Tekoälyn luomat muistiinpanot -kuvake , mikä ilmaisee, että tekoälyn luomat muistiinpanot ovat käytössä. Tekoälyn luomat muistiinpanot eivät näy heti, mutta ne alkavat muutamaa minuuttia myöhemmin tekstiversioon tallennetun keskustelun perusteella.

Huomautus: Mobiilikokouksen osallistujat näkevät reaaliaikaisen muistiinpanon luomisen. Vain kokouksen osallistujat, jotka ovat järjestäjiä tai esittäjiä sekä verkossa tai työpöydällä, voivat ottaa fasilitaattorin käyttöön tai poistaa sen käytöstä kokouksen aikana.

Fasilitaattorin poistaminen käytöstä kokouksen aikana

Valitse kokousasetuksista Lisää toimintoja .
Valitse valikosta Poista fasilitaattori käytöstä .

Fasilitaattorin poistaminen käytöstä lopettaa automaattisen muistiinpanojen kirjaamisen, mutta ei poista jo tehtyjä muistiinpanoja.

Kokouksen pitäminen ajan tasalla esityslistan avulla

Fasilitaattori seuraa esityslistaa automaattisesti, kun esityslista löytyy kokouskutsusta tai kokousmuistiinpanoista tai kun keskustelun esityslista on annettu.

Aloita seuranta @mention fasilitaattori ja anna esityslista. Esimerkiksi "@Facilitator, tässä on esityslista: esittelyt (5 minuuttia), tuotekeskustelu (25 minuuttia)."
Jos haluat muokata esityslistaa, @mention fasilitaattori ja pyydä sitä tekemään muutos. Esimerkiksi "@Facilitator, lisää strategian tarkistus" esityslistaan 15 minuutin ajan."

Fasilitaattori auttaa osallistujia seuraamaan aikaa näitä esityslistan kohtia vastaan jakamalla esityslistan ajastimessa kokoustilassa. Jos esityslistalla on aikavarauksia, ajastin auttaa seuraamaan kunkin aiheen aikaa.

Fasilitaattori kuuntelee kokouksen keskustelun ja merkitsee aiheet valintamerkillä, kun kyseisen aiheen keskustelu on alkanut.

Fasilitaattori merkitsee aiheet valintamerkeillä kokouksen aikana, ei heti keskustelun aloittamisen jälkeen.

Pyydä fasilitaattoria käynnistämään ajastin

Voit myös pyytää Fasilitaattoria käynnistämään ajastimen, joka ei ole sidottu kokouksen esityslistaan.

@mention fasilitaattoria kokouskeskustelussa ja pyydä sitä käynnistämään ajastin.
1. Esimerkiksi "@Facilitator, lisää ajastin viideksi minuutiksi."
Fasilitaattori aloittaa ajastimen kokouksen aikana.
Voit myös @mention fasilitaattorin toimintoihin, kuten ajastimen nollaamiseen, keskeyttämiseen ja pysäyttämiseen.

Muistiinpanojen tekeminen fasilitaattorilla mobiililaitteessa

Sieppaa, transnscribe ja järjestä välittömästi henkilökohtaista kokousmuistiinpanoa – esittäjän erottelun ja toiminnallisten yhteenvetojen avulla – suoraan mobiililaitteesta.

Muistiinpanojen tekeminen fasilitaattorin avulla:

Varmista, että laitteeseesi on asennettu Teamsin uusin versio. Saat päivityksiä Applen sovelluskaupasta.
Avaa Teams-mobiilisovellus.
Valitse Kalenteri .
Valitse Kokous .
Napauta Tee muistiinpanoja fasilitaattorilla.
Poista alkuperäiset iOS-äänieristysominaisuudet käytöstä:
1. Avaa Ohjauskeskus sipaisemalla puhelun aikana näytön oikeasta yläkulmasta alaspäin.
2. Napauta Mikrofonitila.
3. Valitse Standard.

iOS:n äänieristysasetukset säilyvät tulevissa kokouksissa.

Reaaliaikaisen muistiinpanon luominen puhutun sisällön keräämisen aikana voi kestää muutaman minuutin. Kokouksen päätyttyä voit tarkastella muistiinpanoja tai saada jaettavan linkin. Jos haluat käyttää muistiinpanoja myöhemmin, samoin kuin Copilotia, avaa kokous kalenterissa tai keskusteluluettelossa ja tarkastele yhteenvetoa.

Lisätietoja kokousmuistiinpanoista Teamsissa on artikkelissa Kokousmuistiinpanojen tekeminen Microsoft Teamsissa.

Tekoälyn luoman sisällön tarkistaminen kokouksen jälkeen

Fasilitaattorin kokouksen aikana luomaa sisältöä voi käyttää sekä kokouskeskustelun että kokousmuistiinpanojen avulla Kertaus-kohdassa kokouksen päätyttyä.

Siirry Teamsin vasemmassa reunassa olevaan Keskustelu-kohtaan.
Valitse kokouskeskustelu, jossa olet ottanut fasilitaattorin käyttöön.
Valitse Kertaus kokouskeskustelun yläosassa. Voit myös avata kokouskeskustelun ja valita Näytä kertaus kokouksen pikkukuvasta.
Valitse Muistiinpanot.

Tekoälyn luomien muistiinpanojen etsiminen kokouksen päätyttyä Teams-keskustelun Kertaus-välilehdessä.

Tekoälyn luomat kokousmuistiinpanot tallennetaan Microsoft Loop sivulle, ja kuka tahansa kokouksen osallistuja voi muokata Loop-sivua ennen kokousta, sen aikana tai sen jälkeen sekä muokata tekoälyn luomia muistiinpanoja kokouksen aikana ja sen jälkeen. Muistiinpanot-välilehden reaaliaikaisten tekoälyn luomien muistiinpanojen lisäksi tekoälyn yhteenvetovälilehti sisältää kokouksen jälkeen luodun täydellisen tekstitallenteiden yhteenvedon.

Kysymysten esittäminen fasilitaattorille kokouskeskustelussa

Fasilitaattori toimii työryhmän yhteisjäsenenä kokouskeskustelussa ja voi auttaa tekemään hakuja verkosta ja vastaamaan keskusteluun liittyviin kysymyksiin kokouksessa. Mainitse vain @Facilitator

Lue pikayhteenvedot.
Esitä kysymyksiä kokouksesta tai keskustelusta tai jaetuista asiakirjoista.
Etsi vastauksia keskustelusta tai yleisistä aiheista.
Pidä tiimi ajan tasalla tärkeiden tietojen avulla.
Hae verkosta jaettavaa tietoa.
Esitä kysymyksiä esityslistasta ja ajasta.

Tehtävien hallinta

Huomautus: Tehtävien hallinta fasilitaattorilla on käytettävissä osana julkista esikatseluohjelmaa, ja siihen voi tulla lisää muutoksia ennen julkista julkaisua. Jos haluat käyttää näitä ja muita tulevia ominaisuuksia, siirry Teamsin julkiseen esikatseluun.

Fasilitaattori voi auttaa tehtävien hallinnassa kokouksesta. Fasilitaattorin kokouksen aikana automaattisesti tallentamies tehtävien lisäksi voit pyytää fasilitaattoria suoraan kokouskeskustelun kautta luomaan, muokkaamaan ja määrittämään muita tehtäviä, jotka synkronoidaan Planner. Voit myös tehdä kyselyn tietyistä tehtävistä tai kaikista kokoukseen liittyvistä tehtävistä.

Asiakirjan luominen

Huomautus: Asiakirjan luominen fasilitaattorilla on käytettävissä osana julkista esikatseluohjelmaa, ja siihen voi tulla lisää muutoksia ennen julkista julkaisua. Jos haluat käyttää näitä ja muita tulevia ominaisuuksia, siirry Teamsin julkiseen esikatseluun.

Fasilitator voi luoda Word- tai Loop-asiakirjan kokouksen tiettyyn aiheeseen perustuen kirjoittamalla @Facilitator pyynnön mukana. Fasilitaattori tarjoaa myös apua asiakirjojen luomisesta keskusteltaessa. Näissä tapauksissa sinun on hyväksyttävä fasilitaattori ja kuitattava se, jotta voit luoda kyseisen luonnoksen.