Organisaatiot ovat käyttäneet vuosien ajan jakeluryhmiä viestimiseen ja yhteistyön tekemiseen ryhmien jäsenten kanssa sekä yrityksen sisäpuolella että ulkopuolella. Nyt Microsoft 365 Ryhmät Outlookissa tarjoavat kuitenkin tehokkaamman ratkaisun yhteistyöhön.
Vihje: Jos etsit tietoa Outlookin yhteystietoryhmien käytöstä, kun sähköpostia lähetetään useille henkilöille (esimerkiksi ystäväjoukolle), tutustu artikkeliin Yhteystietoryhmän tai jakeluluettelon luominen Outlook for PC:ssä.
Mitä Microsoft 365 ryhmät ovat?
Kun määritätMicrosoft 365-ryhmän Outlookissa, voit valita joukon henkilöitä, joiden kanssa haluat tehdä yhteistyötä, ja määrittää helposti resurssikokoelman, jonka he voivat jakaa. Sinun ei tarvitse määrittää näiden resurssien käyttöoikeuksia manuaalisesti, koska jäsenet saavat automaattisesti tarvittavat käyttöoikeudet ryhmän työkaluihin, kun heidät lisätään ryhmään.
Lisäresursseja ovat seuraavat:
-
Jaettu Saapuneet-kansio – Keskustelut, jotka aikaisemmin löytyivät jakeluluetteloista. Jaetussa Saapuneet-kansiossa voi suorittaa hakuja, joten se on ryhmän viestien elävä arkisto. Ryhmän uudet jäsenet voivat hakea tai selata vanhoja viestejä ja siten päästä nopeasti selville ryhmän aikaisemmista julkaisuista. Katso: Ryhmäkeskustelun järjestäminen Outlookissa.
Vihje: Jos käyttäjäsi haluavat edelleen ryhmäviestien näkyvän henkilökohtaisessa postilaatikossaan, kuten aikaisemmin jakeluluettelossa, heidän tarvitsee vain tilata ryhmä napsauttamalla Jäsenyys-painiketta Outlook-valintanauhassa.
-
Jaettu tiedostokirjasto – Ryhmälläsi on SharePoint-tiedostokirjasto, johon käyttäjät voivat tallentaa, jakaa ja työstää yhdessä tiedostoja, työkirjoja, esityksiä, kuvia tai muita tiedostoja, joita he tarvitsevat käsitelläkseen. Katso: Ryhmän tiedostojen jakaminen.
-
Jaettu kalenteri – Ryhmä saa jaetun kalenterin ryhmään liittyvien tapahtumien julkaisemista. Jokainen ryhmän tilannut jäsen kutsutaan automaattisesti kalenteriin lähetettyihin tapahtumiin, jotta kyseiset tapahtumat näkyvät halutessaan myös henkilökohtaisissa kalentereissa. Katso: Kokouksen ajoittaminen ryhmäkalenterissa Outlookissa.
-
Jaettu OneNote-muistikirja – Ryhmällä on automaattisesti jaettu OneNote-muistikirja, jonne ryhmän jäsenet voivat kerätä ja käsitellä tietoja yhdessä. Monet ryhmät luovat muistikirjan avulla elävän wikin, joka sisältää usein kysyttyjä kysymyksiä ja muita resursseja.
-
Vieraskäyttö – Aikaisemmin pystyit lisäämään ulkoisia yhteyshenkilöitä jakeluryhmiin, mutta he saivat käyttöönsä vain sähköpostin. Ryhmien avulla voit tarjota vieraiden käyttöön sähköpostikeskustelut, tiedostot ja jopa jaetun OneNote-muistikirjan. Katso: Vieraskäyttö Microsoft 365 -ryhmät.
-
Sisältö on löydettävissä - Outlook-ryhmät ovat oletusarvoisesti julkiset, mikä tarkoittaa sitä, että organisaation muiden henkilöiden on helppo löytää ryhmät ja liittyä niihin tai tarkastella ryhmän materiaaleja. Jos ryhmän sisältö on luottamuksellista, voit muuttaa ryhmän yksityiseksi, mikä piilottaa sisällön muilta kuin jäseniltä ja vaatii ryhmän omistajaa hyväksymään ryhmään liittymisen pyynnöt.
-
Omatoiminen luominen - IT:tä ei tarvitse kuormittaa käyttäjien ryhmien luontipyynnöillä. Käyttäjät voivat luoda omia ryhmiään tarpeen mukaan. Jos haluat määrittää, ketkä organisaatiosi käyttäjät voivat luoda ryhmiä, katso: Hallitse, ketkä voivat luoda Microsoft 365 -ryhmät.
Nämä ovat vain muutamia ominaisuuksia, joiden ansiosta ryhmät ovat tehokkaampi ratkaisu kuin jakeluryhmät.
Ryhmien hallinta
Microsoft 365 tarjoaa useita hyödyllisiä työkaluja ja ominaisuuksia ryhmien hallintaan ja hallintaan. Lisätietoja näistä eduista saat napsauttamalla alla olevia otsikoita.
Hakemiston pitäminen hallinnassa on jokaisen järjestelmänvalvojan ongelma. Seuraavassa on joitakin työkaluja, joita Microsoft 365 tarjoaa helpottaakseen tätä:
-
Nimeämiskäytännöt – Nimeämiskäytäntöjen avulla voit määrittää, mitkä nimet ovat hyväksyttäviä nimiä ryhmille ja mitkä eivät ole hyväksyttäviä nimiä. Tämä estää loukkaavien tai kiellettyjen nimien antamisen ryhmille. Voit myös pakottaa käyttämään ryhmien nimissä yrityksen vakioetu- tai jälkiliitteitä.
Dynaaminen jäsenyys – Dynaamisen jäsenyyden avulla voit määrittää ryhmän jäsenyyden käyttämällä sääntöä, joka lisää (tai poistaa) ryhmän jäsenet aktiivisen hakemiston metatietojen (kuten osaston tai roolin) perusteella. Lisätietoja dynaamisen jäsenyyden luonnista on artikkelissa Lisäsääntöjen luonti määritteiden avulla.
-
Piilotettu jäsenyys – Jos haluat ryhmän jäsenyyden olevan luottamuksellista, esimerkiksi jos jäsenet ovat opiskelijoita, voit piilottaa jäsenyystiedot ulkopuolisilta osapuolilta.
-
Luomisen käyttöoikeudet – Organisaatiossasi voi olla henkilöitä, joiden et halua voivan luoda uusia ryhmiä. Hakemiston luontioikeuksien hallintaan on useita tekniikoita. Katso Microsoft 365 -ryhmän luomisen hallinta.
-
Valvontalokit – Voit luottaa siihen, että käyttäjät voivat luoda ryhmiä ja hallita ryhmän jäsenyyttä, koska Microsoft 365 Ryhmien valvontalokien avulla voit jäljittää, kuka on luonut tai poistanut tietyn ryhmän tai tehnyt muutoksia ryhmän jäsenyyteen. Katso: Tarkista valvontaloki Microsoft 365 Security & Compliance Centeristä.
Toimituksenhallinta antaa menetelmiä siihen, miten ryhmän viestit on lähetettävä tai vastaanotettava. Lisäksi käytettävissä on työkaluja, joiden avulla voit valvoa viestien kulkua.
-
Lähetä käyttäjänä tai Lähetä puolesta – Näiden asetusten avulla määritetyt käyttäjät voivat lähettää sähköpostiviestejä ikään kuin niiden lähettäjä olisi ryhmä tai ne lähetetään ryhmän puolesta.
-
Lähettäjän rajoitukset – Näiden asetusten avulla voit määrittää, kuka voi lähettää viestejä ryhmälle. Ryhmä voidaan määrittää sallimaan sähköpostiviestit ulkopuolisilta osapuolilta, mutta voit halutessasi rajoittaa oikeuden vain tietyille ulkopuolisille osapuolille.
-
Ulkoisten käyttäjien tuki – Kutsumalla ryhmään vieraita voit valita, sisällytetäänkö heidät ryhmän sähköpostikeskusteluihin. Katso: Vieraskäyttö Microsoft 365 -ryhmät.
-
Siirtosäännöt – Siirtosääntöjä voidaan käyttää ryhmille samalla tavalla kuin Exchange-palvelimelle. Säännöt voivat etsiä viestejä, jotka täyttävät tietyt ehdot, ja sitten käsitellä kyseiset viestit.
-
Postivihjeet – Postivihjeet ovat informatiivisia viestejä, jotka näytetään käyttäjille, kun he ovat luomassa uutta viestiä. Ne voivat vähentää NDR-toimitusongelmaraporttien määrää varoittamalla käyttäjää, jos viesti on todennäköisesti siirtymässä ulkopuolisille osapuolille tai ylittää sanomakiintiöt.
-
Useita välityspalvelimen osoitteita – Ryhmällä voi olla aliaksia samalla tavoin kuin käyttäjän postilaatikolla. Välityspalvelimen lisäosoitteet voivat olla kätevät sellaisten viestin hyväksymiseen, jotka on lähetetty muihin aliaksiin, tai helpottamaan sellaisen ryhmän käyttöä, jonka nimi on pitkä tai vaikea kirjoittaa. Katso: Microsoft 365 -ryhmien usean toimialueen tuki – Hallinta ohje
-
Lähetettävien/vastaanotettavien viestien enimmäiskoko - Nämä kiintiöt voivat auttaa vähentämään ongelmia ryhmän vastaanottaessa (tai lähettäessä) erittäin suuria viestejä, jotta voidaan paremmin hallita ryhmän tallennustilaa ja kaistanleveysvaatimuksia.
Microsoft 365 sisältää myös työkaluja ryhmään jaetun sisällön hallintaan.
-
Käyttöohjeet – voit määrittää Microsoft 365 ryhmien käyttöohjeet ja valistaa käyttäjiä parhaista käytännöistä, joiden avulla he voivat pitää ryhmänsä tehokkaina ja valistaa heitä sisäisistä sisältökäytännöistä.
-
Tietojen luokittelu – Voit luoda Microsoft 365 ryhmille mukautettavan tietojen luokittelujärjestelmän, joka mahdollistaa ryhmien erottamisen käytäntötyypin mukaan (esim. "luokittelematon", "yrityksen luottamuksellinen" tai "huippusalainen"). Tällä tavoin ryhmät voivat esitellä organisaatiosi muun sisällön käytäntöjä. Laajennettavan käytännön avulla organisaatiosi voi määrittää päätepisteen, jota kutsutaan aina, kun ryhmää luodaan tai muutetaan. Sen jälkeen voit toteuttaa omia käytäntöjä ryhmän luomista tai muuttamista varten.
Muutoksen hallinta
Käyttäjät suhtautuvat joskus epäileväisesti muutokseen, joten on tärkeää tiedottaa jakeluluetteloiden nykyisiä jäseniä, jotta he tietävät tulevasta muutoksesta. Tässä on joitakin tietoja sekä hyödyllisiä vastauksia, jotka sinun pitäisi sisällyttää viestiin:
Mitä ovat Outlookin ryhmät?
Microsoft 365 ryhmät Outlookissa ovat yksi yhteiskäyttöratkaisu tiimeille tai ryhmille, jotka haluavat paikan, jossa keskustelut, tiedostot, kalenterit ja muistiinpanot voidaan jakaa yhtenäisellä tavalla, joka on helppo löytää. Todennäköisesti paras yksittäinen ominaisuus on se, että ryhmän Saapuneet-kansio säilyttää keskustelujen historian, jolloin aikaisempia keskusteluja on helppo hakea.
Miksi teemme tämän muutoksen?
Käyttäjät ovat usein pyytäneet ominaisuutta, jonka avulla voi tehdä hakuja jakeluluetteloissa julkaistuista viesteistä sellaisten tietojen löytämiseksi, joista on aikaisemmin keskusteltu. Jakeluluetteloiden päivittäminen ryhmäksi tarkoittaa sitä, että samoja kysymyksiä ei tarvitse kysyä eikä niihin tarvitse vastata aina uudelleen.
Uusi ryhmä myös sisältää kalenterin ryhmän tapahtumia varten, jaetun tiedostokirjaston ja OneNote-muistikirjan, jossa voidaan työskennellä yhdessä ja kerätä tietoja myöhempää käyttöä varten.
Onko minun tehtävä jotain ryhmään liittymistä varten, jos olin jo jakeluluettelon jäsen?
Ei, jos olit jo jakeluluettelon jäsen, olet automaattisesti uuden ryhmän jäsen.
Miten voin käyttää uutta ryhmää Outlookissa? Entä Outlookin verkkoversio?
Voit käyttää uutta ryhmää Outlookissa siirtymällä Ryhmät-luokkaan vasemmalla puolella olevan siirtymisruudun alaosassa. Jos käytät usein tätä ryhmää, se kannattaa kiinnittää suosikkeihin napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Näytä suosikkina.
Lisäksi jokaisessa mobiiliympäristössä (iOS, Android jne.) on saatavilla ilmaisia mobiiliasiakkaita Microsoft 365-ryhmille, jotta voit käyttää ryhmää helposti missä vain.
Enkö voi vain lähettää sähköpostia?
Ilman muuta. Samat sähköpostitunnukset, joita käytit jakeluluettelossa, toimivat edelleen hyvin ryhmälle Outlookissa.
Lisäksi...
Muista kertoa käyttäjille, kun tämä muutos on toteutumassa, ja kehen käyttäjät voivat ottaa yhteyttä, jos heillä on kysyttävää.
Jakeluluetteloiden siirtäminen
Oletko valmis päivittämään jakeluluettelon ryhmäksi? Lisätietoja on artikkelissa Jakeluluetteloiden siirtäminen Microsoft 365 -ryhmiin – Hallinta ohjeita.
Mitä jakeluluetteloita ei voi päivittää Microsoft 365 -ryhmiin?
Voit päivittää vain pilvihallitut, yksinkertaiset, ei-sisäkkäiset jakeluluettelot Microsoft 365 -ryhmiin. Katso Jakeluluetteloiden päivittäminen Microsoft 365 -ryhmiin ei onnistu - Exchange | Microsoft Learn
Mitä seuraavaksi?
Kun olet päivittänyt jakeluryhmänMicrosoft 365-ryhmään, sinun kannattaa ehkä tehdä muutamia seurantatehtäviä, jotta se sujuu ongelmitta.
-
Seuranta käyttäjien kanssa – Tarkista tilanne käyttäjien kanssa heti, kun päivitys on valmis, ja uudelleen muutamaa päivää myöhemmin. Kun osoitat käyttäjille, että kuuntelet heitä, ja vastaat mahdollisiin kysymyksiin, se auttaa pitämään heidät tyytyväisinä ja hyväksymään muutoksen.
-
Seuraa välitysraportteja – Microsoft 365 Hallinta-portaalissa on hyviä raportteja, jotka osoittavat, kuinka monta käyttäjää käyttää ryhmää, kuinka usein ja mitä ominaisuuksia he käyttävät. Kyseisten raporttien avulla voit suunnitella seurannan ja käyttäjäkoulutuksen sekä korostaa niitä asioita, joista käyttäjät saavat eniten hyötyä uudesta ryhmästä. Katso: toimintaraportit Microsoft 365 -hallintakeskus.
-
Jaa kokemuksesi – Ilmoita yrityksesi muille ryhmille, että olet päivittänyt jakeluryhmän, ja kerro suorittamasi vaiheet. Kyseisten tietojen jakaminen voi auttaa muita ryhmiä seuraamaan esimerkkiäsi ja suorittamaan oman päivityksen onnistuneesti.
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
Onko sinulla kysyttävää Microsoft 365-ryhmistä?
Olemme valmiita auttamaan
Tämä artikkeli on päivitetty viimeksi 16. lokakuuta 2020 palautteesi perusteella. Jos sait siitä hyödyllisiä tietoja ja etenkin, jos et saanut, napsauta alla olevia palautetoimintoja ja jätä meille rakentavia kommentteja, jotta voimme jatkaa sen parantamista. Kiitos!
