Paikallaan tapahtuvan tietueiden hallinnan määrittäminen

Ota käyttöön tietueiden hallinta SharePointissa

Jos et ole vielä tehnyt sitä, sinun on aktivoitava tietueiden hallinta, ennen kuin voit suorittaa nämä tehtävät. Jos olet aktivoinut sen, ohita nämä vaiheet.

1. Siirry päätason sivustoon.

2. Valitse asetukset ja valitse sitten sivuston asetukset .

   Valitse SharePoint -ryhmään liittyvässä sivustossa Asetukset, napsauta Sivuston sisältö ja napsauta sitten Sivuston asetukset.

3. Valitse Sivustokokoelman hallinta -kohdassa Sivustokokoelman ominaisuudet.

4. Etsi sivustokokoelman ominaisuuksistapaikka tietueiden hallinta ja valitse Aktivoi.

Paikallaan tapahtuvan tietueiden hallinnan määrittäminen sivustokokoelmaan

Jos tietueiden hallintaratkaisu on usean sivuston laajuinen, voit määrittää tietueiden hallinnan asetukset seuraavasti:

• Voit määrittää haluamasi rajoitukset, jotka koskevat tietueeksi määriteltyä asiakirjaa.

• Voit määrittää, voiko sivuston kaikissa luetteloissa tai kirjastoissa määritellä asiakirjan tietueeksi manuaalisesti.

• Voit määrittää, kuka voi manuaalisesti määritellä asiakirjoja tietueiksi tai peruuttaa niiden tietuemäärittelyt.

Paikka tietueiden hallinnan määrittäminen sivustokokoelmaa varten

1. Siirry päätason sivustoon.

2. Valitse asetukset ja valitse sitten sivuston asetukset .

   Valitse SharePoint -ryhmään liittyvässä sivustossa Asetukset, napsauta Sivuston sisältö ja napsauta sitten Sivuston asetukset.

3. Valitse Sivustokokoelman hallinta ‑kohdasta Tietueen määrittelyasetukset.

4. Valitse Tietueen määrittelyasetukset -sivun Tietueen rajoitukset -osasta haluamasi vaihtoehto, jossa on määritetty, millaisia rajoituksia tietueeksi määriteltävälle kohteelle asetetaan. Tämä asetus ei vaikuta kohteisiin, jotka on jo määritelty tietueiksi.

   • Ei lisärajoituksia    Tämä rajoitus on hyödyllinen, jos haluat, että tietueiksi määritellyillä kohteilla on erilainen säilytyskäytäntö kuin tietueiksi määrittelemättömillä, mutta et halua estää tietueiden poistamista tai muokkaamista.

   • Estä poistaminen    Tämä on tietuekeskuksen oletusrajoitus.

   • Estä muokkaaminen ja poistaminen    Tämä rajoitus on hyödyllinen, jos haluat lukita tiedoston ja estää sen muokkaamisen ja poistamisen. Asiakirjan viereen tulee näkyviin lukkokuvake, joka ilmaisee, että kohde on lukittu.

5. Valitse Tietueeksi määrittelyn käytettävyys -osassa vaihtoehto, joka määrittää, voiko kohteita oletusarvoisesti määrittää tietueiksi manuaalisesti luetteloissa ja kirjastoissa. Jos valitset Ei ole käytettävissä kaikissa sijainneissa oletusarvoisesti -vaihtoehdon, kohteita voi määritellä tietueksi vain käytännön tai työnkulun kautta.

   Yksi vaihtoehto Tietueeksi määrittelyn käytettävyys -osiossa sallii tietueeksi määrittelyn peruuttamisen. Valitse Tietueen tila -kohdan vieressä olevasta Yhteensopivuustiedot-kohdasta Peruuta tietueeksi määrittely. Ohjelma kysyy vahvistuksen kohteen tietuemäärittelyn peruuttamiselle.

   Huomautus: Määrittelyn peruuttamisvaihtoehto tulee näkyvin vain tietueiksi määritetyille kohteille.

6. Määritä Määrittelyroolit-osassa ne käyttäjätyypit, jotka voivat määritellä kohteita tietueiksi tai peruuttaa niiden tietuemäärittelyjä.

   • Kaikki luettelon osallistujat ja ylläpitäjät    Kaikki käyttäjät, joilla on luettelon kohteiden muokkausoikeudet, voivat määritellä luettelon kohteita tietueiksi tai peruuttaa niiden tietuemäärittelyjä.

   • Vain luettelon ylläpitäjät    Vain käyttäjät, joilla on luettelon hallintaoikeudet, voivat määritellä luettelon kohteita tietueiksi tai peruuttaa niiden tietuemäärittelyjä.

   • Vain käytännön toiminnot    Vain käytännön toiminnot tai järjestelmätilin suorittamat mukautetut koodit voivat määritellä luettelon kohteita tietueiksi tai peruuttaa niiden tietuemäärittelyjä.

7. Valitse OK.

Sivun alkuun

Paikallaan tapahtuvan tietueiden hallinnan määrittäminen luetteloon tai kirjastoon

Voit määrittää tietueiden hallinnan asetukset, joilla voit estää tai sallia tietueiden luomisen sivuston tietyissä luetteloissa tai kirjastoissa. Voit myös määrittää, että kaikki tiettyihin kirjastoihin tai luetteloihin lisätyt kohteet määritellään automaattisesti tietueiksi.

Paikallaan tapahtuvan tietueiden hallinnan määrittäminen luetteloon tai kirjastoon

1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon haluat määrittää tietueiden hallinnan.

2. Jos kyse on kirjastosta, napsauta Kirjaston työkalut -kohdan Kirjasto-välilehteä. Jos kyse on luettelosta, napsauta Luettelon työkalut -kohdan Luettelo-välilehteä.

3. Valitse kirjaston valintanauhasta Kirjaston asetukset. Jos kyse on luettelosta, valitse Luettelon asetukset.

   Napsauta SharePoint Onlinessa Asetukset ja valitse sitten Luetteloasetukset tai Kirjaston asetukset.

   Huomautus: Jos tässä ohjeessa mainittua valintanauhan painiketta ei näy, muuta näytön tarkkuutta tai selainikkunan kokoa siten, että kaikki käytettävissä olevat valintanauhan painikkeet näkyvät. Voit myös laajentaa ryhmän painikevalikoimaa napsauttamalla ryhmän painiketta.

4. Valitse Luettelon asetukset ‑sivulta Tietueen määrittelyasetukset.

5. Tee tietueen määrittely asetukset -sivun manuaalisen tietueen määrittelyn käytettävyys -osassa jompikumpi seuraavista:

   • Valitse, haluatko käyttää sivustokokoelman oletusasetusta.

   • Salli tietueiden manuaalinen määritteleminen tässä kirjastossa tai luettelossa.

   • Älä koskaan salli tietueiden manuaalista määrittelemistä tässä kirjastossa tai luettelossa.

6. Valitse Automaattinen määrittely ‑osassa, haluatko, että kaikki luetteloon tai kirjastoon lisätyt kohteet määritellään automaattisesti tietueiksi.

7. Valitse OK.