Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon .
Tietueiden hallintatoimintoja voi käyttää mihin tahansa asiakirjaan ja missä tahansa sivustossa. Tietueiden hallinta parantaa mahdollisuuksia valvoa, miten pitkävaikutteisia liiketoimintatietueita ja juridisia tietueita käsitellään. Paikallaan tapahtuva tietueiden hallinta mahdollistaa myös sen, että nämä tietueet voivat olla osa yhteistä työtilaa, missä niitä säilytetään muiden käsiteltävien tiedostojen kanssa.
Voit aktivoida tietueiden hallinnan sivustokokoelman tasolla ja poistaa lisäksi tietueiden manuaalisen määrittelyn käytöstä luettelon tai kirjaston tasolla sen mukaan, mikä on organisaation tietueiden hallintaratkaisun rakenne. Luetteloiden ja kirjastojen oletusarvona on kuitenkin se, että tietueiden manuaalinen määrittely on käytössä, kun ominaisuus on aktivoitu sivustokokoelman tasolla
Sisältö
Paikallaan tapahtuvan tietueiden hallinnan määrittäminen sivustokokoelmaan
Jos tietueiden hallintaratkaisu on luettelon tai kirjaston tasolla, artikkelissa paikallaan tapahtuva tietueiden käsittely luettelon tai kirjaston määrittäminen. Jos tietueiden hallintaratkaisu usean sivuston laajuinen, voit määrittää tietueiden hallinnan asetukset seuraavasti:
-
Voit määrittää haluamasi rajoitukset, jotka koskevat tietueeksi määriteltyä asiakirjaa.
-
Voit määrittää, voiko sivuston kaikissa luetteloissa tai kirjastoissa määritellä asiakirjan tietueeksi manuaalisesti.
-
Voit määrittää, kuka voi manuaalisesti määritellä asiakirjoja tietueiksi tai peruuttaa niiden tietuemäärittelyt.
Asetusten määrittäminen paikallaan tapahtuva tietueiden käsittely sivustokokoelman
Huomautus: Sinun on ensin aktivoitava paikallaan tapahtuvan tietueiden käsittelytoiminnon ennen kuin voit jatkaa näin sivustokokoelman tasolla.
-
Siirry päätason sivustoon.
-
Valitse Sivuston toiminnot valikosta
-
Valitse Sivustokokoelman hallinta ‑kohdasta Tietueen määrittelyasetukset.
-
Valitse Tietueen määrittelyasetukset ‑sivun Tietueen rajoitukset ‑osasta vaihtoehto, jossa määritetään, millaisia rajoituksia tietueeksi määriteltävälle kohteelle asetetaan. Tämä asetus ei vaikuta kohteisiin, jotka on jo määritelty tietueiksi.
-
Ei lisärajoituksia Tämä rajoitus on hyödyllinen, jos haluat, että tietueiksi määritellyillä kohteilla on erilainen säilytyskäytäntö kuin tietueiksi määrittelemättömillä, mutta et halua estää tietueiden poistamista tai muokkaamista.
-
Estä poistaminen Tämä on tietuekeskuksen oletusrajoitus.
-
Estä muokkaaminen ja poistaminen Tämä rajoitus on hyödyllinen, jos haluat lukita tiedoston ja estää sen muokkaamisen ja poistamisen. Asiakirjan viereen tulee näkyviin lukkokuvake, joka ilmaisee, että kohde on lukittu.
-
Valitse haluamasi vaihtoehto, joka määrittää riippumatta siitä, onko kohteita voi olla manuaalisesti tietueiksi luetteloissa ja kirjastoissa oletusarvoisesti Tietueeksi määrittelyn käytettävyys -osassa. Jos ei ole käytettävissä kaikissa sijainneissa oletusarvoisestivaihtoehto on valittuna, kohteita voi olla tietueiksi vain käytännön tai työnkulun kautta.
Tämän osan vaihtoehdoilla voit määrittää koko sivuston laajuisesti, ovatko Määrittele tietueeksi ja Peruuta tietuemäärittely -painikkeet näkyvissä valintanauhassa. Jos painikkeet ovat näkyvissä valintanauhassa, riittävin käyttöoikeuksin varustetut käyttäjät voivat määritellä asiakirjoja tietueiksi. Kussakin luettelossa tai kirjastossa on oma Tietueen määrittelyasetukset -sivu, jossa voi määrittää tietuemäärittelypainikkeet näkymään valintanauhassa eri tavalla kuin sivustokokoelman asetuksissa on määritetty. Jos tietuemäärittelyasetuksia ei ole määritetty luettelo- tai kirjastotasolla, sivustokokoelman asetukset ovat käytössä oletusarvoisesti.
-
Määritä Määrittelyroolit-osassa ne käyttäjätyypit, jotka voivat määritellä kohteita tietueiksi tai peruuttaa niiden tietuemäärittelyjä.
-
Kaikki luettelon osallistujat ja ylläpitäjät Kaikki käyttäjät, joilla on luettelon kohteiden muokkausoikeudet, voivat määritellä luettelon kohteita tietueiksi tai peruuttaa niiden tietuemäärittelyjä.
-
Vain luettelon ylläpitäjät Vain käyttäjät, joilla on luettelon hallintaoikeudet, voivat määritellä luettelon kohteita tietueiksi tai peruuttaa niiden tietuemäärittelyjä.
-
Vain käytännön toiminnot Vain käytännön toiminnot tai järjestelmätilin suorittamat mukautetut koodit voivat määritellä luettelon kohteita tietueiksi tai peruuttaa niiden tietuemäärittelyjä.
-
Valitse OK.
Paikallaan tapahtuvan tietueiden hallinnan määrittäminen luetteloon tai kirjastoon
Voit määrittää tietueiden hallinnan asetukset, joilla voit estää tai sallia tietueiden luomisen sivuston tietyissä luetteloissa tai kirjastoissa. Voit myös määritellä, että kaikki tiettyihin kirjastoihin tai luetteloihin lisätyt kohteet määritellään automaattisesti tietueiksi.
C ääritä paikassa tietueiden hallinnan määrittäminen luettelon tai kirjasto
-
Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon haluat määrittää tietueiden hallinnan.
-
Jos kyse on kirjastosta, napsauta Kirjaston työkalut ‑kohdan Kirjasto-välilehteä. Jos kyse on luettelosta, napsauta Luettelon työkalut ‑kohdan Luettelo-välilehteä.
-
Valitse kirjaston valintanauhasta Kirjaston asetukset. Jos kyse on luettelosta, valitse Luettelon asetukset.
Huomautus: Jos tässä ohjeessa mainittua valintanauhan painiketta ei näy, muuta näytön tarkkuutta tai selainikkunan kokoa siten, että kaikki käytettävissä olevat valintanauhan painikkeet näkyvät. Voit myös laajentaa ryhmän painikevalikoimaa napsauttamalla ryhmän painiketta.
-
Valitse Luettelon asetukset ‑sivusta Tietueen määrittelyasetukset.
-
Tee Manuaalisen tietueeksi määrittelyn käytettävyys ‑osassa jokin seuraavista toimista:
-
Valitse, haluatko käyttää sivustokokoelman oletusasetusta.
-
Salli tietueiden manuaalinen määritteleminen tässä kirjastossa tai luettelossa.
-
Älä koskaan salli tietueiden manuaalista määrittämistä tässä kirjastossa tai luettelossa.
-
Valitse Automaattinen määrittely ‑osassa, haluatko, että kaikki luetteloon tai kirjastoon lisätyt kohteet määritellään automaattisesti tietueiksi.
-
Valitse OK.
