Kun jaat sähköistä kopiota tietyistä Microsoft 365 -asiakirjoista asiakkaiden tai työtovereiden kanssa, asiakirja kannattaa tarkistaa piilotettujen tietojen tai henkilökohtaisten tietojen perusteella. Voit poistaa nämä piilotetut tiedot ennen kuin jaat asiakirjan muiden kanssa. Wordin, Excelin, PowerPointin tai Vision Asiakirjan tarkastaminen -toiminto voi auttaa löytämään ja poistamaan jaettavien asiakirjojen piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja.
Piilotetut tiedot voivat olla muun muassa seuraavia:
-
Piilotetut tiedot tai henkilökohtaiset tiedot, joita et ehkä halua jakaa Word-asiakirjoissa.
-
Tiedot, joita Excel lisää työkirjaan, kun käsittelet asiakirjaa yhteistyössä muiden kanssa.
-
Piilotetut tiedot tai henkilökohtaiset tiedot PowerPointissa, jotka saatetaan tallentaa esitykseen tai sen metatietoihin.
-
Asiakirjatiedot ja tiedosto-ominaisuudet Visio-asiakirjoissa.
Huomautus: Jollet lähetä asiakirjaa Microsoftille, Microsoftilla ei ole pääsyä mihinkään asiakirjan tietoihin.
Tässä artikkelissa kuvataan tietotyypit, jotka yleensä tallennetaan Microsoft 365 asiakirjoihin, jotta voit päättää, mitä haluat säilyttää ja mitä tiedostosta tai metatiedoista poistetaan. On joitakin tietoja, joita Asiakirjan tarkastaminen ei voi poistaa, selitetään taulukoissa, jotka sisältävät lisätietoja Word, Excel ja PowerPoint.
Asiakkaiden tai työtovereiden kanssa jakamasi Word-asiakirjan sähköinen kopio sisältää usein piilotettuja tietoja tai henkilökohtaisia tietoja, jotka on tallennettu itse asiakirjaan tai asiakirjan ominaisuuksiin tai metatietoihin.
Vihje: Jos haluat vain tulostaa ilman kommentteja, siirry kohtaan Tiedosto > Tulosta, valitse Tulosta kaikki sivut ja poista valinta Tulosta merkinnät -kohdassa.
Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen tyypit
Word-asiakirjoissa voi olla seuraavanlaisia piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja:
-
Kommentit, jäljitettyjen muutosten muokkausmerkinnät, versiot ja käsin kirjoitetut huomautukset Jos asiakirja on luotu yhteistyössä muiden henkilöiden kanssa, asiakirjassa voi olla esimerkiksi jäljitettyjen muutosten muokkausmerkintöjä, kommentteja, käsin kirjoitettuja huomautuksia tai versioita. Näistä tiedoista muut voivat selvittää asioita, joita et välttämättä halua jakaa tiimisi ulkopuolella, kuten asiakirjaa käsitelleiden henkilöiden nimet, tarkistajien kommentit ja asiakirjaan tehdyt muutokset.
-
Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot Asiakirjan ominaisuudet, tai metatiedot, sisältävät tietoja asiakirjasta, kuten sen tekijän, aiheen ja otsikon. Asiakirjan ominaisuudet sisältävät myös tietoja, joita Microsoft 365-ohjelmat ylläpitävät automaattisesti, kuten asiakirjan viimeksi tallentaneen henkilön nimi ja päivämäärä, jolloin asiakirja on luotu. Jos olet käyttänyt tiettyjä ominaisuuksia, asiakirja voi sisältää myös muita erilaisia henkilötunnistetietoja, kuten sähköpostiotsikoita, tarkistettavaksi lähettämisen tietoja, kiertolistoja ja mallien nimiä.
-
Ylä- ja alatunnisteet ja vesileimat Word asiakirjoissa voi olla tietoja ylä- ja alatunnisteissa. Lisäksi olet ehkä lisännyt vesileiman Word asiakirjaan.
-
Piilotettu teksti Word asiakirjat voivat sisältää tekstiä, joka on muotoiltu piilotekstiksi. Jos et tiedä, onko asiakirjassa piilotettua tekstiä, voit hakea sitä Asiakirjan tarkastaminen.
-
Asiakirjapalvelimen ominaisuudet Jos asiakirja on tallennettu asiakirjanhallinnan palvelimeen, kuten tiedostotyötilasivustoon tai Windows SharePoint Services -pohjaiseen kirjastoon, asiakirjassa voi olla muita asiakirjan ominaisuuksia tai palvelimen sijaintiin liittyviä tietoja.
-
Mukautetut XML-tiedot Asiakirjat voivat sisältää mukautettuja XML-tietoja, jotka eivät näy itse asiakirjassa. Tällaiset XML-tiedot voi etsiä ja poistaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla.
Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen etsiminen ja poistaminen Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla
Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon avulla voit etsiä ja poistaa piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja Word-asiakirjoista. Asiakirjan sähköinen kopio kannattaa tarkastaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla ennen Word-asiakirjan jakamista esimerkiksi sähköpostiviestin liitteenä.
Tärkeää: Suosittelemme vahvasti käyttämään Asiakirjan tarkastaminen -toiminnossa alkuperäisen asiakirjan kopiota, koska Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon poistamia tietoja ei voi aina palauttaa.
-
Avaa Word-asiakirja, jonka haluat tarkistaa piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen varalta.
-
Tallenna kopio alkuperäisestä asiakirjastasi valitsemalla Tiedosto-välilehti, valitsemalla Tallenna nimellä ja kirjoittamalla sitten nimi Tiedostonimi-ruutuun.
-
Valitse alkuperäisessä asiakirjassa Tiedosto-välilehti ja valitse sitten Tiedot.
-
Valitse Tarkista ongelmien varalta ja valitse sitten Tarkasta asiakirja.
-
Valitse Asiakirjan tarkastaminen ‑valintaikkunassa niiden piilotettujen sisältötyyppien valintaruudut, jotka asiakirjasta on tarkoitus tarkastaa.
-
Valitse Tarkasta.
-
Käy tarkastuksen tulokset läpi Asiakirjan tarkastaminen ‑valintaikkunassa.
-
Jos esityksestä löytyy piilotettua sisältöä, jonka haluat poistaa, valitse tällaisten sisältötyyppien vierestä Poista kaikki.
Tärkeää:
-
Jos työkirjasta poistetaan piilotettua sisältöä, sitä ei välttämättä voi palauttaa Kumoa-komennolla.
-
Jos haluat poistaa piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot OpenDocument Text -muodossa (.odt) tallentamistasi asiakirjoista, sinun on suoritettava Asiakirjan tarkastaminen -toiminto aina, kun tallennat asiakirjan tässä muodossa.
-
Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon Word-asiakirjoista löytämät ja poistamat tiedot
Wordin Asiakirjan tarkastaminen -toiminnossa on useita tarkastustoimintoja, joiden avulla voit poistaa Word-asiakirjoihin liittyviä piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja. Seuraavassa taulukossa on tietoja piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen tyypeistä, joita Asiakirjan tarkastaminen -toiminto voi löytää ja poistaa Word-asiakirjoista.
Huomautukset:
-
Jos Asiakirjan tarkastaminen -toimintoa on mukautettu organisaatiossa lisäämällä tarkastusmoduuleja, voit mahdollisesti tarkastaa asiakirjat myös muunlaisten tietojen varalta.
-
Jos käytössäsi on Valitse Microsoft Word Starter 2010., huomaa, että kaikkia Wordin ominaisuuksia ei tueta Word Starterissa. Lisätietoja Word Starterissa käytettävissä olevista ominaisuuksista on artikkelissa Word Starter -ominaisuuksien tuki.
|
Tarkastavan toiminnon nimi |
Etsittävä ja poistettava kohde |
|---|---|
|
Kommentit, muokkaukset, versiot ja huomautukset Huomautus: Word Starter 2010issa Asiakirjan tarkastaminen poistaa vain versiot ja huomautukset. |
|
|
Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot |
|
|
Ylätunnisteet, alatunnisteet ja vesileimat |
|
|
Piiloteksti |
Teksti, joka on muotoiltu piiloon (fonttitehoste, joka on käytettävissä Fontti-valintaikkunassa). Huomautus: Tarkastamistoiminto ei havaitse tekstiä, joka on piilotettu jollakin muulla tavalla (esimerkiksi valkoisella taustalla oleva valkoinen teksti). |
|
Mukautetut XML-tiedot |
|
|
Näkymätön sisältö |
Objektit, jotka eivät ole näkyvissä, koska ne on muotoiltu näkymättömiksi. Huomautus: Tarkastamistoiminto ei havaitse objekteja, jotka jäävät muiden objektien alle. |
Kun jaat Excel-työkirjan sähköisen kopion, varmista, että tarkistat työkirjan sellaisten piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen varalta, joita voi olla tallennettuna itse työkirjaan tai sen asiakirjan ominaisuuksiin (metatietoihin).
Työkirjojen piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot voi etsiä ja poistaa Excelin Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla.
Huomautus: Vaikka voitkin poistaa piilotetut ja henkilökohtaiset tiedot työkirjoista, jotka olet lähettänyt muille henkilöille, et voi poistaa kommentteja, huomautuksia, asiakirjan ominaisuuksia tai henkilökohtaisia tietoja, jos Excel-työkirja on tallennettu jaettuna työkirjana. Jos haluat poistaa jaetusta työkirjasta nämä tiedot, kopioi ja poista ensin käytöstä Jaettu työkirja -ominaisuus.
Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen etsiminen ja poistaminen
Asiakirjan tarkastaminen auttaa etsimään ja poistamaan piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot Excel -työkirjoista. Työkirjan sähköinen kopio, kuten sähköpostiviestin liite, kannattaa tarkistaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla ennen sen jakamista.
Tärkeää: Suosittelemme vahvasti käyttämään Asiakirjan tarkastaminen -toiminnossa alkuperäisen työkirjan kopiota, koska Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon poistamia tietoja ei voi aina palauttaa.
-
Avaa työkirja, jonka haluat tarkastaa piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen varalta.
-
Tallenna kopio alkuperäisestä työkirjastasi valitsemalla Tiedosto > Tallenna nimellä ja kirjoittamalla sitten eri nimi Tiedostonimi-ruutuun.
-
Valitse alkuperäisessä työkirjassa Tiedosto > Tiedot.
-
Napsauta Tarkista ongelmien varalta ja napsauta sitten Tarkasta asiakirja.
-
Valitse Asiakirjan tarkastaminen ‑valintaikkunassa niiden piilotettujen sisältötyyppien valintaruudut, jotka asiakirjasta on tarkoitus tarkastaa. Lisätietoja yksittäisistä tarkastajista on artikkelissa Mitä asiakirjan tarkastaminen löytää ja poistaa Excel-asiakirjoista.
-
Napsauta Tarkasta.
-
Käy tarkastuksen tulokset läpi Asiakirjan tarkastaminen ‑ruudussa.
-
Jos esityksestä löytyy piilotettua sisältöä, jonka haluat poistaa, valitse tällaisten sisältötyyppien vierestä Poista kaikki.
Tärkeää:
-
Jos työkirjasta poistetaan piilotettua sisältöä, sitä ei välttämättä voi palauttaa Kumoa-komennolla.
-
Jos työkirjasta poistetaan piilotettuja rivejä, sarakkeita tai laskentataulukoita, joissa on tietoja, työkirjan laskelmat tai kaaviot voivat muuttua. Jos et tiedä, mitä tietoja piilotetuilla riveillä tai piilotetuissa sarakkeissa tai laskentataulukoissa on, sulje Asiakirjan tarkastaminen -toiminto, tuo piilotetut rivit, sarakkeet tai laskentataulukot näkyviin ja käy sitten läpi niiden sisältö.
-
Kommenttien ja huomautusten, asiakirjan ominaisuuksien ja henkilökohtaisten tietojen sekä ylä- ja alatunnisteiden tarkastajia ei voi käyttää työkirjassa, joka on tallennettu jaettuna työkirjana (Tarkista > Jaa työkirja). Tämä johtuu siitä, että jaetut työkirjat käyttävät henkilökohtaisia tietoja, jotta eri henkilöt voivat tehdä yhteistyötä samassa työkirjassa. Jos haluat poistaa nämä tiedot jaetusta työkirjasta, voit kopioida työkirjan ja poistaa sen jakamisen. Jos haluat poistaa työkirjan jakamisen, valitse Tarkista > Jaa työkirja ja poista valinta Salli useamman kuin yhden käyttäjän tekemät muutokset samanaikaisesti -valintaruudun valinta.
Huomautus: Jakamisen poistaminen ei ole käytettävissä Microsoft Excel Starter 2010:ssä. Jos haluat poistaa jakamisen, sinulla on oltava Excelin täysi versio.
-
Jos haluat poistaa piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot OpenDocument Spreadsheet -muodossa (.ods) tallentamistasi laskentataulukoista, sinun on suoritettava Asiakirjan tarkastaminen -toiminto aina, kun tallennat laskentataulukon tässä muodossa.
-
Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen tyypit Excelissä
Esimerkiksi seuraavat kohteet voivat olla piilotettujen tietojen tai henkilökohtaisten tietojen lähteitä Excel-työkirjoissa:
-
Kommentit ja käsin kirjoitetut huomautukset Jos olet luonut työkirjan yhteistyössä muiden henkilöiden kanssa, työkirjassa voi olla esimerkiksi kommentteja tai käsin kirjoitettuja huomautuksia. Näistä tiedoista muut voivat selvittää työkirjaa käsitelleiden henkilöiden nimet, tarkistajien kommentit ja työkirjaan tehdyt muutokset.
-
Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot Metatiedot tai Excelissä asiakirjan ominaisuudet sisältävät muiden Microsoft 365-sovellusten lailla tietoja, kuten tekijän, aiheen ja otsikon. Microsoft 365 ylläpitää automaattisesti tietoja sen henkilön nimestä, joka viimeksi tallensi työkirjan, tiedoston luontipäivästä ja asiakirjan sijainnista (Excel 2013 tai uudemmat versiot). Asiakirja voi sisältää myös muita henkilötunnistetietoja, kuten sähköpostiviestien otsikoita, tietoja tarkastettavaksi lähettämisestä, kiertolistoja, tulostimen ominaisuuksia (esimerkiksi tulostinpolku ja suojatun tulostuksen salasana) sekä tiedostopolun tietoja verkkosivujen julkaisemista varten.
-
Ylä- ja alatunnisteet Työkirjojen ylä- ja alatunnisteissa voi olla tietoja.
-
Piilotetut rivit, sarakkeet ja laskentataulukot Työkirjaan voidaan piilottaa rivejä, sarakkeita ja kokonaisia laskentataulukoita. Jos jaat piilotettuja rivejä, sarakkeita tai laskentataulukoita sisältävän työkirjan kopion, muut voivat tuoda ne näkyviin ja tarkastella niiden sisältämiä tietoja.
-
Asiakirjapalvelimen ominaisuudet Työkirjat, jotka on tallennettu asiakirjanhallinnan palvelimeen, kuten tiedostotyötilasivustoon tai Windows SharePoint Services -kirjastoon, saattavat sisältää muita asiakirjan ominaisuuksia tai palvelimen sijaintiin liittyviä tietoja.
-
Mukautetut XML-tiedot Työkirjat voivat sisältää mukautettuja XML-tietoja, jotka eivät näy itse tiedostossa. Tällaiset XML-tiedot voi etsiä ja poistaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla.
-
Näkymätön sisältö Työkirjoissa voi olla objekteja, jotka eivät ole näkyvissä, koska ne on muotoiltu näkymättömiksi.
-
Ulkoiset linkit Työkirjoissa voi olla linkkejä muissa työkirjoissa oleviin tietoihin (ulkoisia linkkejä). Niiden laskentataulukoiden nimet, joissa kyseiset tiedot ovat, tallennetaan työkirjojen mukana, mutta nimet eivät ehkä ole näkyvissä.
-
Upotetut tiedostot tai objektit Työkirjoissa voi olla upotettuja tiedostoja (kuten Microsoft 365- tai Teksti-asiakirja) tai upotettuja objekteja (kuten kaavio tai kaava), joissa voi olla tietoja, jotka eivät ole näkyvissä.
-
VBA-makrot Työkirjoissa voi olla makroja, VBA-moduuleja, COM- tai ActiveX-komponentteja, käyttäjälomakkeita tai käyttäjän määrittämiä funktioita (UDF), jotka voivat sisältää piilotettuja tietoja.
-
Kohteet, joissa voi olla välimuistiin tallentuneita tietoja Työkirjoissa voi olla välimuistiin tallentuneita Pivot-taulukoiden, Pivot-kaavioiden, osittajien, aikajanojen ja kuutiokaavojen tietoja, jotka eivät ehkä ole näkyvissä.
-
Excel-kyselyt Työkirjoissa voi olla piilotettuja Excel-kyselykysymyksiä, jotka on kirjoitettu Excelin verkkoversiossa ja tallennettu työkirjaan, mutta jotka eivät näy siinä.
-
Skenaariohallinnan skenaariot Työkirjoissa voi olla skenaarioita, jotka on määritetty Skenaariohallinnan avulla. Näissä skenaarioissa voi olla välimuistiin tallentuneita tai piilotettuja tietoja.
-
Suodattimet Työkirjoissa voi olla aktiivisia pikasuodattimia tai taulukkosuodattimia, joiden vuoksi välimuistissa olevia tai piilotettuja tietoja voi tallentua työkirjaan.
-
Piilotetut nimet Työkirjoissa voi olla piilotettuja nimiä, jotka voivat olla piilotettujen tietojen lähteitä.
Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon Excel-asiakirjoista löytämät ja poistamat tiedot
Asiakirjan tarkastaminen -toiminto näyttää havaitsemiaan kohteita auttaakseen sinua poistamaan Excel-työkirjoihin liittyviä piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja. Seuraavassa taulukossa on lueteltu eri tyyppisiä piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja, joita Asiakirjan tarkastaminen -toiminto voi etsiä ja poistaa työkirjoista.
Huomautukset:
-
Kaikkia taulukossa lueteltuja Excel ominaisuuksia ei tueta Microsoft Excel Starter 2010.
-
Jos Asiakirjan tarkastaminen -toimintoon on lisätty mukautettuja tarkastusmoduuleja organisaatiossa, myös muunlaisia tietoja voi olla näkyvissä.
|
Näistä kohteista: |
Asiakirjan tarkastaminen etsii ja poistaa: |
|---|---|
|
Kommentit ja huomautukset |
Huomautus: Excel Starter 2010:ssä Asiakirjan tarkastaminen poistaa vain huomautukset. |
|
Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot |
|
|
Ylä- ja alatunnisteet |
|
|
Piilotetut rivit ja sarakkeet |
|
|
Piilotetut laskentataulukot |
Piilotetut laskentataulukot Huomautus: Jos työkirjan piilotetuissa laskentataulukoissa on tietoja, työkirjan laskujen tai kaavojen tulokset voivat muuttua piilotettujen tietojen poistamisen jälkeen. Jos et tiedä, mitä tietoja piilotetuissa laskentataulukoissa on, sulje Asiakirjan tarkastaminen -toiminto, tuo piilotetut laskentataulukot näkyviin ja käy sitten läpi niiden sisältö. |
|
Mukautetut XML-tiedot |
Mukautetut XML-tiedot, joita voi olla tallennettuna työkirjassa |
|
Näkymätön sisältö |
Objektit, jotka eivät ole näkyvissä, koska ne on muotoiltu näkymättömiksi Huomautus: Asiakirjan tarkastaminen -toiminto ei havaitse objekteja, jotka jäävät muiden objektien alle. |
Tiedot, jotka Asiakirjan tarkastaminen -toiminto löytää, muttei voi poistaa
Asiakirjan tarkastaminen -toiminto havaitsee seuraavat kohteet, jotka saattavat sisältää tietoja, jotka eivät näy työkirjassa. Se ei voi poistaa näitä kohteita, koska työkirja ei ehkä toimisi kunnolla tämän jälkeen. Voit tarkistaa kunkin havaitun kohteen ja määrittää, poistatko sen manuaalisesti vai korvaatko sen kohteella, jossa ei ole piilotettuja tietoja, kuten staattisella kuvalla.
|
Näistä kohteista: |
Asiakirjan tarkastaminen etsii: |
|---|---|
|
Ulkoiset linkit |
Linkit muissa työkirjoissa oleviin tietoihin. Niiden laskentataulukoiden nimet, joissa kyseiset tiedot ovat, tallennetaan työkirjan mukana, mutta nimet eivät näy siellä. Ulkoisia linkkejä ovat muun muassa ulkoiset viittaukset, joita käytetään seuraavissa kohteissa:
|
|
Upotetut tiedostot tai objektit |
Upotetut tiedostot (kuten Microsoft 365- tai tekstiasiakirja) tai upotetut objektit (kuten kaavio tai kaava), joissa voi olla tietoja, jotka eivät ole näkyvissä työkirjassa. Esimerkkejä objektilajeista:
|
|
VBA-makrot |
Makro- tai VBA-kohteet, jotka saattavat sisältää piilotettuja tietoja työkirjassa. Näitä kohteita ovat
|
|
BI-ominaisuudet, joiden tietoja on välimuistissa |
BI-ominaisuudet, joissa voi olla välimuistissa olevia tietoja, jotka tallennetaan työkirjan mukana, ja tietoja, jotka eivät ole näkyvissä. Asiakirjan tarkastaminen -toiminto tarkistaa seuraavat kohteet, joissa voi olla pivot-välimuisti, osittaja-välimuisti tai kuutiokaavavälimuisti:
|
|
Excel-kyselyt |
Excel kyselykysymyksiä, jotka on luotu Excelin verkkoversio ja tallennettu työkirjan mukana ilman, että ne näkyvät siellä. |
|
Skenaariohallinnan skenaariot |
Skenaariot, jotka on määritetty Skenaariohallinnassa ja voivat aiheuttaa välimuistissa olevien tai piilotettujen tietojen tallentumisen työkirjan mukana. |
|
Suodattimet |
Suodattimet, jotka voivat olla syynä siihen, että työkirjassa on välimuistissa olevia tai piilotettuja tietoja. Asiakirjan tarkastaminen -toiminto tarkistaa mahdollisesti tietoihin käytetyt pikasuodattimet ja taulukkosuodattimet. |
|
Piilotetut nimet |
Työkirjassa olevat piilotetut nimet, jotka voivat sisältää piilotettuja tietoja. |
Voit etsiä ja poistaa piilotettuja tietoja PowerPoint-esityksistäsi Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon avulla.
Vihje: Jos haluat vain tulostaa ilman kommentteja, siirry kohtaan Tiedosto > Tulosta, valitse Koko sivun diat ja poista valinta Tulosta kommentit -kohdassa.
Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen etsiminen ja poistaminen
Tärkeää: Suosittelemme vahvasti käyttämään Asiakirjan tarkastaminen -toiminnossa alkuperäisen esityksen kopiota, koska Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon poistamia tietoja ei voi aina palauttaa.
-
Avaa PowerPoint-esitys, jonka haluat tarkistaa piilotettujen ja henkilökohtaisten tietojen varalta.
-
Tallenna kopio alkuperäisestä esityksestäsi valitsemalla Tiedosto-välilehti, valitsemalla Tallenna nimellä ja kirjoittamalla sitten nimi Tiedoston nimi ‑ruutuun.
-
Valitse alkuperäisessä esityksessä Tiedosto-välilehti ja valitse sitten Tiedot.
-
Valitse Tarkista ongelmien varalta ja valitse sitten Tarkasta asiakirja.
-
Valitse Asiakirjan tarkastaminen ‑valintaikkunassa niiden piilotettujen sisältötyyppien valintaruudut, jotka asiakirjasta on tarkoitus tarkastaa. Lisätietoja yksittäisistä tarkastajista on artikkelissa Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen poistaminen tarkastamalla asiakirjat, esitykset tai työkirjat.
-
Valitse Tarkasta.
-
Käy tarkastuksen tulokset läpi Asiakirjan tarkastaminen ‑valintaikkunassa.
-
Jos esityksestä löytyy piilotettua sisältöä, jonka haluat poistaa, valitse tällaisten sisältötyyppien vierestä Poista kaikki.
-
Jos esityksestä poistetaan piilotettua sisältöä, sitä ei välttämättä voi palauttaa Kumoa-komennolla.
-
Jos haluat poistaa piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot OpenDocument-muodossa (.odp) tallentamistasi esityksistä, sinun on suoritettava Asiakirjan tarkastaminen ‑toiminto aina, kun tallennat esityksen tässä muodossa.
-
Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen tyypit
PowerPoint-esitykset voivat tallentaa useita eri tyyppisiä piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja. Vaikka nämä tiedot eivät välttämättä näy heti, voidaan ne silti noutaa esityksestä.
Piilotettuja tietoja voivat olla esimerkiksi sellaiset tiedot, joita PowerPoint lisää esitykseen, jotta esityksen luominen yhteistyössä muiden kanssa on mahdollista. Sovellus voi myös sisällyttää tietoja, jotka määrität tarkoituksellisesti piilotetuiksi.
PowerPoint-esityksissä voi olla seuraavanlaisia piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja:
-
Kommentit ja käsin kirjoitetut huomautukset Jos olet luonut esityksen yhteistyössä muiden henkilöiden kanssa, esityksessä voi olla esimerkiksi kommentteja tai käsin kirjoitettuja huomautuksia. Näistä tiedoista muut voivat selvittää esitykseen tehdyt muutokset, sitä käsitelleiden henkilöiden nimet ja tarkistajien kommentit.
-
Muutostenseurantatiedot Kun käsittelet pilvipalveluun tallennettua jaettua asiakirjaa yhteistyössä muiden henkilöiden kanssa, Microsoft 365:n PowerPoint 2016 tallentaa tietoja henkilöistä, jotka tekivät muutoksia asiakirjaan, sekä muutosten ajankohdan.
-
Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot Asiakirjan ominaisuudet eli metatiedot sisältävät tietoja esityksestäsi, kuten tekijän, aiheen ja otsikon. Asiakirjan ominaisuudet sisältävät myös tietoja, joita Microsoft 365-ohjelmat ylläpitävät automaattisesti, kuten asiakirjan viimeksi tallentaneen henkilön nimi ja päivämäärä, jolloin asiakirja on luotu. Jos olet käyttänyt tiettyjä ominaisuuksia, asiakirjassa voi olla myös muita henkilökohtaisia tietoja (PII), kuten sähköpostin otsikot, tarkistettavat lähetystiedot, reititysluettelot ja tiedostopolkutiedot verkkosivujen julkaisemista varten.
-
Näkymätön diasisältö Esityksessä voi olla objekteja, jotka eivät ole näkyvissä, koska ne on muotoiltu näkymättömiksi.
-
Diojen ulkopuolinen sisältö PowerPoint esitykset voivat sisältää objekteja, jotka eivät ole heti näkyvissä, koska ne on vedetty dian ulkopuolella olevalle alueelle. Dian ulkopuolella voi olla tekstiruutuja, ClipArt-kuvia, grafiikkaa ja taulukoita.
-
Esityksen muistiinpanot Tällaista tekstiä voivat olla esimerkiksi muistiinpanot, jotka on tehty vain esityksen pitäjää varten.
-
Asiakirjapalvelimen ominaisuudet Jos asiakirja on tallennettu asiakirjanhallinnan palvelimeen, kuten tiedostotyötilasivustoon tai Windows SharePoint Services -pohjaiseen kirjastoon, asiakirjassa voi olla muita asiakirjan ominaisuuksia tai palvelimen sijaintiin liittyviä tietoja.
-
Mukautetut XML-tiedot Esitykset voivat sisältää mukautettuja XML-tietoja, jotka eivät näy itse asiakirjassa. Tällaiset XML-tiedot voi etsiä ja poistaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla.
Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon löytämät ja poistamat tiedot
PowerPointin Asiakirjan tarkastaminen -toiminnossa on useita tarkastustoimintoja, joiden avulla voit etsiä ja poistaa PowerPoint-esityksiin liittyviä piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja. Seuraavassa taulukossa on tietoja piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen tyypeistä, joita Asiakirjan tarkastaminen -toiminto löytää ja poistaa esityksistä.
Jos Asiakirjan tarkastaminen -toiminto on mukautettu organisaatiossa lisäämällä tarkastusmoduuleja, voit mahdollisesti tarkastaa esitykset myös muunlaisten tietojen varalta.
|
Tarkastavan toiminnon nimi |
Etsittävä ja poistettava kohde |
|---|---|
|
Kommentit ja huomautukset |
|
|
Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot |
|
|
Tarkistusten seurantatiedot |
Tiedot, kuka on muokannut tiedostoa ja milloin sitä on muokattu. Tämä ominaisuus on vain niiden Microsoft 365 -tilaajien käytettävissä, jotka ovat liittyneet Office Insider -ohjelmaan. Jos olet Microsoft 365 -tilaaja, varmista, että käytössäsi on Officen uusin versio. |
|
Näkymätön diasisältö |
Objektit, jotka eivät ole näkyvissä, koska ne on muotoiltu näkymättömiksi Tarkastamistoiminto ei havaitse objekteja, jotka jäävät muiden objektien alle. |
|
Diojen ulkopuolinen sisältö |
|
|
Esityksen muistiinpanot |
Esityksen muistiinpano-osaan lisätty teksti. Asiakirjan tarkastaminen -toiminto ei voi poistaa kuvia, jotka on lisätty esityksen muistiinpano-osaan. |
|
Mukautetut XML-tiedot |
Mukautetut XML-tiedot, joita voi olla tallennettuna esityksessä. |
Tiedot, jotka Asiakirjan tarkastaminen -toiminto löytää, muttei voi poistaa
Asiakirjan tarkastaminen -toiminto havaitsee seuraavat kohteet, jotka saattavat sisältää tietoja, jotka eivät näy työkirjassa. Asiakirjan tarkastaminen ei voi poistaa näitä kohteita, koska työkirja ei ehkä toimisi kunnolla tämän jälkeen. Voit tarkistaa kunkin havaitun kohteen ja määrittää, poistatko sen manuaalisesti vai korvaatko sen kohteella, jossa ei ole piilotettuja tietoja, kuten staattisella kuvalla.
|
Näistä kohteista: |
Asiakirjan tarkastaminen etsii: |
|---|---|
|
Upotetut tiedostot tai objektit |
Upotetut tiedostot (kuten Microsoft 365- tai tekstiasiakirja) tai upotetut objektit (kuten kaavio tai kaava), joissa voi olla tietoja, jotka eivät ole näkyvissä työkirjassa. Esimerkkejä objektilajeista:
|
|
Makrot tai VBA-koodi |
Makro- tai VBA-kohteet, jotka saattavat sisältää piilotettuja tietoja esityksessä. Näitä kohteita ovat
|
Asiakirjan tarkastaminen -toiminto ja henkilökohtaiset tiedot
Microsoft 365 Insider -käyttäjille PowerPoint 2016 koontiversiossa 8403 käyttöön otetut tarkistusten seurantatiedot kuvaavat Asiakirjan tarkastaminen rajoitusta. Oletetaan esimerkiksi, että Kelly ja Linda tekevät yhteistyötä A-esityksen parissa Microsoft 365. Muokkauksen seurantatiedot (eli käyttäjänimet ja muokkausajat) lisätään esitykseen. Jos Mohammed avaa esityksen A myöhemmin PowerPoint 2013 ja poistaa henkilökohtaiset tiedot suorittamalla Asiakirjan tarkastaminen tiedostossa, PowerPoint-version Asiakirjan tarkastaminen ei pysty tunnistamaan ja poistamaan uudemman, Microsoft 365 Kellyn ja Lindan käyttämään PowerPoint versioon lisättyjä muokkausseurantatietoja. Mohammed ei voi poistaa muokkausseurantatietoja päivittämättä PowerPoint nykyiseen versioon ja suorittamatta Asiakirjan tarkastaminen
Voit poistaa piilotetut tiedot Visiossa samalla tavalla kuin muista Officen apusovellukset-versioista. Ennen kuin annat muille kopion Visio-asiakirjasta, haluat ehkä poistaa joitakin tietoja asiakirjasta ja asiakirjatiedoston ominaisuuksista.
Henkilökohtaiset tiedot voidaan poistaa helposti seuraavista ominaisuusalueilta Visiossa:
-
Asiakirjan sivuille lisätyt kommentit
-
Tiedoston ominaisuudet (Tekijä, Hallinnoija ja Yritys)
-
Tarkistajan nimet, nimikirjaimet ja merkinnät
-
Kaavaimen tiedostopolut
-
Mallin tiedostopolku ja nimi
Huomautus: Jos asiakirja on jaetussa palvelimessa muiden henkilöiden käytettävissä, aina, kun joku avaa asiakirjan, näytetään tietoja siitä käyttäjästä, jolla tiedosto on avoinna, ja sen tietokoneen nimi, johon tiedosto on tallennettu. Varmista näiden tietojen suojelemiseksi, että jaettuja asiakirjoja voivat käsitellä vain luotettavat käyttäjät.
Voit etsiä ja poistaa piilotettuja tietoja Visio-esityksistä toimimalla näiden ohjeiden mukaisesti.
-
Valitse Tiedosto > tiedot > Poista henkilökohtaiset tiedot.
-
Napsauta Henkilökohtaiset tiedot -välilehteä.
-
Valitse Poista nämä kohteet asiakirjasta -valintaruutu.
Vihje: Valitse Varoita minua, jos yritän lisätä uudelleen nämä tiedot -valintaruutu, jos haluat nähdä varoituksen, kun yrität lisätä uudelleen henkilökohtaisia tietoja.
-
Voit poistaa mahdollisesti arkaluontoiset tiedot ulkoisista tietolähteistä valitsemalla Poista tiedot asiakirjaan tallennetuista ulkoisista lähteistä -valintaruudun.
Huomautus: Tämän valintaruudun valitseminen ei poista muotoon linkitettyjä tietoja. Se poistaa tietolähteen kaaviosta, mutta jos tietolähteen tietoja on kaaviossa, ne on poistettava manuaalisesti.
Mielipiteesi on tärkeä!
Tämä artikkeli on päivitetty viimeksi 8. tammikuuta 2019 kommenttiesi perusteella. Jos tämä artikkeli oli mielestäsi hyödyllinen ja etenkin, jos et saanut, käytä alla olevia palautetoimintoja ja anna meille rakentavia ehdotuksia siitä, miten voimme parantaa artikkelia.
