Saatko viikoittain tai jopa päivittäin viestejä, joissa varoitetaan, että postilaatikon tila on loppumassa? Postilaatikon koon hallinta on puhdistustyökalu, jolla voit hallita postilaatikon kokoa.
-
Valitse Outlook-kohdassa Tiedosto> -työkalut >postilaatikon uudelleenjärjestäminen.
-
Tee jokin seuraavista:
-
Tarkastele koko postilaatikon ja sen yksittäisten kansioiden kokoa.
-
Etsi tiettyä päivämäärää vanhemmat tai tiettyä kokoa suuremmat kohteet.
-
Käytä automaattista arkistointia kohteiden arkistoimiseen.
-
Tarkastele Poistetut-kansion kokoa ja tyhjennä Poistetut-kansio.
-
Tarkastele Ristiriidat-kansion kokoa ja poista kyseinen kansio.
-
Postilaatikon koon hallinnan parhaat käytännöt
Jos sähköpostisi on tallennettu sähköpostipalvelimeen, kuten Exchange, kun postilaatikkosi enimmäisraja on ylittyy, järjestelmänvalvojasi saattaa alkaa rajoittaa toimintoja. Saatat esimerkiksi saada varoituksen, jonka koko on 90 Mt, mutta et ehkä voi lähettää sähköpostia 100 Mt:ssa ja 110 Mt:n kokoinen viesti ei ehkä onnistu.
Voit hallita postilaatikon kokoa esimerkiksi seuraavilla tavoilla:
-
Vanhojen kohteiden arkistointi – Siirrä vanhat säilytettävät kohteet arkistoon. Voit luoda erillisen Outlookin datatiedosto (.pst) -arkiston, jonka voit aina halutessasi avata Outlookissa. Oletusarvoisesti Outlookarkistoi kohteet automaattisesti säännöllisin väliajoin. Voit myös arkistoida kohteita manuaalisesti milloin tahansa. Tällöin voit päättää, mitkä kohteet arkistoidaan, sekä milloin ja minne ne tallennetaan.
Huomautus: Jos Arkistoi-komento ei ole näkyvissä, organisaatio on voinut poistaa toiminnon käytöstä.
-
Poistetut-kansion tyhjentäminen – Tyhjennä Poistetut-kansio usein, jotta et pidä viestejä, joita et tarvitse.
-
Roskaposti-kansion tyhjentäminen – Tyhjennä Roskaposti-kansio säännöllisesti, jotta voit tallentaa saapuneet-kansion haluamiasi viestejä varten.
-
Liitteiden tallentaminen postilaatikon ulkopuolelle– Koska liitteitä kertyy ajan kuluessa, ne voivat viedä paljon tilaa. Jos haluat säilyttää liitteitä, harkitse niiden tallentamista ryhmäsivustoon, OneDrive tai tietokoneen kansioihin.
-
Valitse Outlook, ja valitse Tiedosto> Puhdistustyökalut > Postilaatikon koon hallinta.
-
Tee jokin seuraavista:
-
Tarkastele koko postilaatikon ja sen yksittäisten kansioiden kokoa.
-
Etsi tiettyä päivämäärää vanhemmat tai tiettyä kokoa suuremmat kohteet.
-
Käytä automaattista arkistointia kohteiden arkistoimiseen.
-
Tarkastele Poistetut-kansion kokoa ja tyhjennä Poistetut-kansio.
-
Tarkastele Ristiriidat-kansion kokoa ja poista kyseinen kansio.
-
Postilaatikon koon hallinnan parhaat käytännöt
Jos sähköpostisi on tallennettu sähköpostipalvelimeen, kuten Exchange, kun postilaatikkosi enimmäisraja on ylittyy, järjestelmänvalvojasi saattaa alkaa rajoittaa toimintoja. Saatat esimerkiksi saada varoituksen, jonka koko on 90 Mt, mutta et ehkä voi lähettää sähköpostia 100 Mt:ssa ja 110 Mt:n kokoinen viesti ei ehkä onnistu.
Voit hallita postilaatikon kokoa esimerkiksi seuraavilla tavoilla:
-
Vanhojen kohteiden arkistointi – Siirrä vanhat säilytettävät kohteet arkistoon. Voit luoda erillisen Outlookin datatiedosto (.pst) -arkiston, jonka voit aina halutessasi avata Outlookissa. Oletusarvoisesti Outlookarkistoi kohteet automaattisesti säännöllisin väliajoin. Voit myös arkistoida kohteita manuaalisesti milloin tahansa. Tällöin voit päättää, mitkä kohteet arkistoidaan, sekä milloin ja minne ne tallennetaan.
Huomautus: Jos Arkistoi-komento ei ole näkyvissä, organisaatio on voinut poistaa toiminnon käytöstä.
-
Poistetut-kansion tyhjentäminen – Tyhjennä Poistetut-kansio usein, jotta et pidä viestejä, joita et tarvitse.
-
Roskaposti-kansion tyhjentäminen – Tyhjennä Roskaposti-kansio säännöllisesti, jotta voit tallentaa saapuneet-kansion haluamiasi viestejä varten.
-
Liitteiden tallentaminen postilaatikon ulkopuolelle– Koska liitteitä kertyy ajan kuluessa, ne voivat viedä paljon tilaa. Jos haluat säilyttää liitteitä, harkitse niiden tallentamista ryhmäsivustoon, OneDrive tai tietokoneen kansioihin.
