Säännön luominen Outlook for Macissa

Kun postilaatikkosi alkaa täyttyä viesteistä, ryhdyt todennäköisesti miettimään uusia sähköpostin käsittelytapoja. Sääntöjen avulla voit lajitella kaiken ja saada sinut ensin tärkeimpiin sähköpostiviestiin. Outlook for Mac automaattisesti suorittaa säännön saapuville tai lähteville viesteille määrittämiensi ehtojen perusteella.

Sääntö on toiminto, joka suoritetaan automaattisesti saapuville tai lähteville viesteille määrittämiensi ehtojen perusteella. Voit pitää asiat järjestyksessä luomalla sääntöjä. Sääntöjen avulla voit esimerkiksi tallentaa viestit suoraan kansioihin tai määrittää viesteille luokat automaattisesti.

Tärkeää: Uudessa Outlook for Mac (lokakuusta 2020 alkaen) vain palvelimen säännöt ovat käytettävissä, asiakasohjelman sääntöjä ei enää tueta.

Huomautus: Napsauta laajenntajia (>), jos haluat tarkastella alla olevassa otsikossa olevaa sisältöä.

Voit luoda säännön, joka siirtää kaikki viestit kohteesta [nimi] kansioon, jonka nimi on "Posti kohteesta [nimi]". Jos saat sähköpostia yhteystietoryhmästä (kutsutaan myös jakeluluetteloksi),voit siirtää sen myös automaattisesti tiettyyn kansioon.

  1. Luo kansio säännön lähettämiä sähköpostiviestejä varten valitsemalla postilaatikon juurikansio, valitsemalla Järjestä-välilehdessä Uusi kansio, kirjoittamalla kansion nimi ja painamalla Enter-näppäintä.

    Vihje: Jos olet jo luonut kansion, voit siirtyä vaiheeseen 2.

  2. Napsauta viestiluettelossa sähköpostiviestiä, jonka lähettäjälle tai vastaanottajalle haluat luoda säännön.

  3. Valitse Aloitus-välilehdessä Säännöt ja valitse sitten Siirrä viestit kohteesta (lähettäjän nimi) tai Siirrä viestit kohteeseen (vastaanottajan nimi).

    Säännöt: Siirrä viestejä...

  4. Ala kirjoittaa kansion hakuruutuun sen kansion nimeä, johon haluat siirtää viestit.

  5. Kun haluamasi kansio tulee näkyviin, valitse kansion nimi, valitse Valitse ja valitse sitten OK.

    Kansion etsiminen ja valitseminen

    Huomautukset: 

    • Jos käytössäsi on Microsoft Exchange Server 2010:n tai sitä uudemman version hallinnoima Microsoft Exchange -tili, sääntö tallentuu automaattisesti palvelimeen.

    • Jos luot useita sääntöjä, Outlook suorittaa säännöt siinä järjestyksessä kuin ne näkyvät Säännöt-ikkunassa.

Kun luot säännön aiemmin luodusta viestistä, lähettäjä, vastaanottaja ja aihe täytetään automaattisesti sääntöjen ohjeisiin.

  1. Luo kansio säännön lähettämiä sähköpostiviestejä varten valitsemalla postilaatikon juurikansio, valitsemalla Järjestä-välilehdessä Uusi kansio, kirjoittamalla kansion nimi ja painamalla Enter-näppäintä.

    Vihje: Jos olet jo luonut kansion, voit siirtyä vaiheeseen 2.

  2. Valitse viestiluettelossa viesti, jonka perusteella haluat luoda säännön.

  3. Valitse Aloitus-välilehdessä Säännöt ja valitse sitten Luo sääntö.

  4. Muokkaa Kun uusi viesti saapuu -kohdassa ehtoja tarpeidesi mukaan.

    Säännön luominen aiemmasta sähköpostiviestistä

    Jos haluat poistaa ehdon, valitse Poista hakuehdot -painike . Jos haluat lisätä ehdon, valitse Lisää hakuehtoja -painike .

  5. Valitse Tee seuraavat -kohdassa,mitä haluat tapahtuvan, kun lähetät tai vastaanotat sähköpostia. Jos esimerkiksi vastaanotat sähköpostiviestejä henkilöltä, valitse Siirrä kansioon ,valitse kansio, johon haluat siirtää sähköpostiviestit, ja valitse sitten Valitse kansio. Etsi Haku-ruudusta kansio, jonka loit tätä sääntöä varten, valitse Valitseja valitse sitten OK.

Tämän menettelyn avulla voit luoda mukautetun säännön IMAP- tai POP-tilille. Jotkin IMAP- ja POP-palveluntarjoajat ovat seuraavat: Gmail, Yahoo!, AOL ja Hotmail/Outlook.com.

Huomautus: Jos et tiedä, minkä tyyppinen tili sinulla on, katso tilin tyypin selvitäminen.

  1. Valitse Työkalut-valikosta Säännöt.

  2. Valitse tilityyppi Säännöt-ruudun vasemmanpuoleisen ruudun Asiakassäännöt-kohdassa.

  3. Valitse Säännöt-ruudun alareunassaLisää Lisää .

  4. Kirjoita Säännön nimi -ruutuun säännön nimi.

    Asetuksen nimeäminen

  5. Avaa luettelo napsauttamalla Kunuusi viesti saapuu -kohdassa ensimmäisen ruudun nuolia ja valitse sitten tunnistettava tietotyyppi.

    Avaa luettelo napsauttamalla nuolenkärkeä

  6. Kun uusi viesti saapuu -kohdassasiirryt edelleen vasemmalta oikealle, napsauta nuolia ja valitse säännön ehdot.

    Jos haluat poistaa ehdon, valitse Poista hakuehdot -painike . Jos haluat lisätä ehdon, valitse Lisää hakuehtoja -painike .

  7. Määritä Toimi seuraavasti-kohdassa toiminnot, jotka haluat säännön säännölle suorittaa.

  8. Valitse OK.

Käytä näitä ohjeita, jos tilisi suoritetaan Exchange palvelimessa.

Huomautus: Jos et tiedä, minkä tyyppinen tili sinulla on, katso tilin tyypin selvitäminen.

  1. Valitse Työkalut-valikosta Säännöt.

  2. Valitse Säännöt-ruudun vasemmanpuoleisen ruudun EXCHANGE-PALVELIMET-kohdassatilin nimi. (Tämä asetus on käytettävissä vain tileissä, joita hallitaan Microsoft Exchange Server 2010:ssä tai sitä uudemmassa versiossa.)

  3. Avaa luettelo napsauttamallaKun uusi viesti saapuu -kohdan ensimmäisen ruudun nuolia ja valitse sitten tunnistettava tietotyyppi, kuten Lähettäjä, Vastaanottajat tai Aihe.

  4. Kun uusi viesti saapuu -kohdassasiirryt edelleen vasemmalta oikealle, napsauta nuolia ja valitse säännön ehdot.

  5. Valitse Lisää hakutermitja valitse sitten hakuluettelossa Lisää Lisää jokaista lisättävää termiä varten.

Jos yrität luoda säännön Outlook for Mac- ja et tiedä, minkä tyyppinen sähköpostitili sinulla on, voit selvittää sen näin:

  1. Valitse Säännöt-ruudussa Näytä kaikki.

  2. Valitse Outlookin asetukset -ruudun Omat asetukset -kohdasta Tilit.

  3. Valitse Tilit-ruudun vasemmassa laidassa tili, jolle haluat luoda säännön.

    Tilit-ruudun oikeassa yläreunassa näkyy tilin tyyppi, esimerkiksi IMAP-tili, Exchange-tili tai POP-tili.

  4. Voit palata Säännöt-ruutuun valitsemalla Näytä kaikkija valitsemalla Sähköposti-kohdassaSäännöt.

    Sähköposti-kohdasta valitse Säännöt.

Katso myös

Automaattisen poissaolovastauksen lähettäminen Outlookissa

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

×