Lähettämäsi viestit voidaan merkitä ilmoittamaan sinulle tai vastaanottajalle, että toiminto on pakollinen.
Merkitse itsellesi
Lähetät viestin, joka vaatii vastauksen. Haluat varmistaa, ettet unohda pyyntöä ja että saat tarvitsemasi tiedot. Itsellesi merkitseminen kertoo, että pyysit muilta vastausta. Lisäämällä merkinnän näet tehtäväkohteen Tehtävät- ja Tehtävät-pikanäkymässä.
- Valitse Viestin>seuranta.
- Valitse Tänään, Huomenna, Tällä viikolla, Ensi viikolla, Ei päivämäärää tai Mukautettu.
Koska viesti on poissa näkyvistä Lähetetyt-kansiossa , suosittelemme, että lisäät itsellesi muistutuksen. Muistutukset ovat ilmoitusvalintaikkunoita, jotka tulevat näkyviin, kun seuranta on määrä tehdä, aivan kuten tulevissa kokouksissa tai tapaamisissa.
Jos haluat lisätä muistutuksen itsellesi, valitse Seurantalisää>muistutus. Kirjoita päivämäärä ja kellonaika sille, milloin haluat muistutuksen valintaikkunan näkyvän.
Vastaanottajien merkitseminen
Viestin merkitseminen vastaanottajille lisää korostusta. Viestiluettelossa näkyy merkintä ja teksti näkyy viestin Lähettäjä-rivin yläpuolella. Jos vastaanottaja käyttää myös Outlookia, kohde lisätään hänen tehtäväluetteloonsa.
- Valitse Viestin>seuranta.
- Valitse Mukautettu.
- Valitse Merkitse vastaanottajille -ruutu.
- Mukauta-valintaikkunan oletusarvoinen Merkintä-teksti kannattaa vaihtaa kuvaukseen tai toimintoon. Voit kirjoittaa esimerkiksi Lähetä Annelle vastaus lupakysymykseen. Tämä on teksti, jonka vastaanottaja saa Lähettäjä-rivin yläpuolelle.
Näkyvyyden lisäämiseksi voit lisätä muistutuksen. Muistutukset ovat ilmoitusvalintaikkunoita, jotka tulevat näkyviin, kun seuranta on määrä tehdä, aivan kuten näet, kun kokous tai tapaaminen on alkamassa.
Voit lisätä muistutuksen vastaanottajille valitsemalla Merkitse vastaanottajille -ruudun ja kirjoittamalla sitten päivämäärän ja kellonajan, jolloin muistutusvalintaikkuna tulee näkyviin vastaanottajille.
Vihje
Käytä harkintaa, kun lisäät muistutuksen vastaanottajien merkintään. Kysy itseltäsi, onko sinun todella keskeytettävä vastaanottaja muistutuksen valintaikkunan avulla vai riittääkö merkintä.
Miten seurantavalikon merkintäpäivät toimivat?
Käytä merkintöjä seurantakohteiden merkitsemiseen ja muistutusten lisäämiseen. Seuraavat oletusarvoiset alkamispäivät, määräpäivät ja muistutusajat ovat käytettävissä merkinnöissä. Voit mukauttaa kutakin asetusta.
| Merkintä | Aloituspäivä | Määräpäivä | Muistutus |
|---|---|---|---|
| Tänään | Nykyinen päivämäärä | Nykyinen päivämäärä | Tuntia ennen tämän työpäivän loppumista |
| Huomenna | Nykyinen päivämäärä plus yksi päivä | Nykyinen päivämäärä plus yksi päivä | Nykyisen päivän aloitusaika plus yksi työpäivä |
| Tällä viikolla | Nykyinen päivämäärä plus kaksi päivää, mutta ei kuitenkaan viikon viimeisen työpäivän jälkeen | Viikon viimeinen työpäivä | Nykyisen päivän aloitusaika plus kaksi työpäivää |
| Ensi viikolla | Ensi viikon ensimmäinen työpäivä | Ensi viikon viimeinen työpäivä | Ensi viikon ensimmäisen työpäivän aloitusaika |
| Ei päivämäärää | Ei päivämäärää | Ei päivämäärää | Nykyinen päivämäärä |
| Mukautettu | Nykyinen päivämäärä tulee näkyviin; halutessasi mukautetun päivämäärän valitseminen | Nykyinen päivämäärä tulee näkyviin; halutessasi mukautetun päivämäärän valitseminen | Nykyinen päivämäärä tulee näkyviin; halutessasi mukautetun päivämäärän valitseminen |
Katso myös
Muistutusten asettaminen tai poistaminen