Edistymisraportit vertaavat suunniteltua, suoritettua ja jäljellä olevaa työmäärää kaaviossa, joka päivittyy automaattisesti muutettujen projektitietojen mukaisesti. Niiden avulla sinä ja sidosryhmät voitte helposti luoda nopean yleiskuvan projektin tilanteesta.
Projektinhallintavinkki Edistymisraportit ovat keskeinen osa joustava projektinhallinta, erityisesti Scrumia. Ne ovat kuitenkin käteviä työkaluja mille tahansa projektinhallintatyylille.
Jos haluat luoda edistymisraportin, valitse Raportti > Raporttinäkymä > Työn määrä suhteessa jäljellä olevaan aikaan.
Sinun täytyy ehkä lisätä projektiin kenttiä, jotta saat haluamasi tiedot edistymisraporttiin. Alla olevien vinkkien avulla voit määrittää projektin asetukset niin, että saat edistymisraportista mahdollisimman paljon irti.
Edistymisraportin asetusten määrittäminen
Työmäärän tai tehtävän edistymiskaaviot
Oletusedistymisraporttiin kuuluu kaksi kaaviota: työmäärän ja tehtävän edistyminen.
Työmäärän edistymis kaavio näyttää, kuinka suuri osa työmäärästä on suoritettu loppuun, kuinka paljon työtä saadaan aikataulun mukaan suoritettua loppuun ennen projektin päättymispäivää ja perusaikataulun arvion siitä, kuinka paljon työtä tullaan suorittamaan loppuun siinä projektin vaiheessa.
Tehtävän edistymis kaavio näyttää, kuinka monta tehtävää on suoritettu loppuun, kuinka monta tehtävää on vielä jäljellä ja perusaikataulun arvion, kuinka monta tehtävää saadaan loppuun siinä projektin vaiheessa.
Työmäärän edistymiskaavion asetusten määrittäminen
Työmäärän edistymiskaavio näyttää, kuinka suuren osan työmäärästä olet tehnyt ja kuinka paljon siitä on jäljellä. Jos jäljellä olevan kumulatiivisen työmäärän viiva on kaavion jyrkin, projekti saattaa olla aikataulusta jäljessä.
Työ on tehtävän valmistumiselle ajoitettu aika, todellinen työmäärä on tehtävän työmäärä ja jäljellä oleva työmäärä on näiden kahden välinen ero. Voit seurata työtä henkilötunteina tai päivinä.
Työtietojen määritys
Työmäärän edistymiskaaviot vertaavat suunniteltua, toteutunutta ja jäljellä olevaa työmäärää, joten varmista, että olet määrittänyt nämä tiedot projektiisi ennen raportin luomista.
-
Määritä resursseja tehtäviin, erityisesti jos haluat määrittää tehdyn työmäärän. Tee tämä ennen perusaikataulun määrittämistä.
-
Määritä perusaikataulu, jotta saat tilannekuvan projektistasi. Edistymisraportin perusaikatauluissa näkyy, milloin olet suunnitellut suorittaa tehtävät ja työmäärän loppuun.
Seurattavien työkenttien lisääminen
-
Valitse Näytä > Resurssien käyttö.
-
Valitse Resurssien käyttö - Työkalut - Muotoile > Lisää tietoja.
-
Valitse kenttä Käytettävissä olevat kentät -kohdassa, ja valitse sitten Näytä.
-
Kun olet valinnut haluamasi kentät, valitse OK.
Työmäärän edistymisen kentät
Työmäärä
|
Kenttä |
Kuvaus |
|
Kokonaisaika, jona:
|
|
|
Tehtävän loppuun suorittamiseen vaadittava aika. |
|
|
Tehtävälle, resurssille tai tehtävävaraukselle suunniteltu kokonaistyömäärä. |
Toteutunut työmäärä
|
Kenttä |
Kuvaus |
|
Tehtäviin varatun resurssin jo tekemä työmäärä. |
|
|
Kaikkien tehtäviin varattujen resurssien tekemä toteutunut työmäärä. |
|
|
Tehtävien loppuun suorittamiseen tarvittava työmäärä sen jälkeen, kun toteutunut kertynyt työmäärä on vähennetty. |
Kumulatiivinen työmäärä
|
Kenttä |
Kuvaus |
|
Kaikille tehtäviin varatuille resursseille varattu aika. |
|
|
Perusaikataulun työmäärä, joka on varattu kaikille tehtäviin varatuille resursseille perusaikataulun määrittämisen aikaan. |
|
|
Tehtävien loppuun suorittamiseen tarvittava työmäärä sen jälkeen, kun varattu kertynyt työmäärä on vähennetty. |
|
|
Perusaikataulujen 0–10 jäljellä oleva kumulatiivinen työmäärä |
Tehtävien loppuun suorittamiseen tarvittava perusaikataulun työmäärä sen jälkeen, kun varattu kertynyt perusaikataulun työmäärä on vähennetty. |
Tehtävän edistymiskaavion asetusten määrittäminen
Tehtävän edistymiskaavio näyttää, kuinka monta tehtävää olet saanut valmiiksi ja kuinka monta on vielä jäljellä.Jos jäljellä olevien tehtävien viiva on kaavion jyrkin, projekti saattaa olla aikataulusta jäljessä.
Tehtävätietojen määritys
Tehtävän edistymiskaaviot vertaavat suunniteltuja, toteutuneita ja jäljellä olevia tehtäviä, joten varmista, että olet määrittänyt nämä tiedot projektiisi ennen raportin luomista.
-
Määritä perusaikataulu, jotta saat tilannekuvan projektistasi. Edistymisraportin perusaikatauluissa näkyy, milloin olet suunnitellut suorittaa tehtävät ja työmäärän loppuun.
-
Merkitse tehtävät valmiiksi. Valitse tehtävä ja valitse sitten valintanauhasta Tehtävä. Valitse valmistumisprosenttiarvo, mutta ota huomioon, että Project laskee tehtävän edistymiskaaviossa vain 100-prosenttisesti valmiit tehtävät valmiiksi.
Seurattavien tehtäväkenttien lisääminen
-
Valitse Näytä > Tehtävien käyttö.
-
Valitse Tehtävien käyttö - Työkalut - Muotoile > Lisää tietoja.
-
Valitse kenttä Käytettävissä olevat kentät -kohdassa, ja valitse sitten Näytä.
-
Kun olet valinnut haluamasi kentät, valitse OK.
Tehtävän edistymisen kentät
|
Kenttä |
Kuvaus |
|
Tehtävän tämänhetkinen tila prosentteina sen kestosta. |
|
|
Kumulatiivinen valmistumisprosentti (%) (aikajaksotettu tehtäväkenttä) |
Tehtävän kumulatiivinen valmistumisprosentti suhteutettuna aikaan. |
|
Niiden ajoitettujen tehtävien määrä, jotka on perusaikataulun määritysvaiheessa merkitty valmistumaan tiettynä päivänä. |
|
|
Niiden todellisten tehtävien määrä, joiden on tarkoitus valmistua tiettynä päivänä. |
|
|
Niiden ajoitettujen tehtävien määrä, joiden on tarkoitus valmistua tiettynä päivänä. |
Edistymisraportin muotoilu
Voit muuttaa edistymisraporttien tietoja, värejä ja muotoja aivan kuten muissakin projektiraporteissa. Voit myös lisätä siihen kaavioita, taulukkoja tai kuvia.
Lisätietoja on artikkelissa Projektiraportin luominen.
