Tietojen hallinta Accessin tai Excelin avulla

Microsoft Accessissa ja Microsoft Excel on useita yhtäläisyyksiä, mikä voi vaikeuttaa ohjelman valitsemista. Molemmat ohjelmat voivat esimerkiksi tallentaa suuria tietomääriä, analysoida ja analysoida tietoja tehokkailla kyselyillä ja analyysityökaluilla sekä suorittaa kehittyneitä laskutoimituksia, jotka palauttavat tarvittavat tiedot.

Kullakin ohjelmalla on kuitenkin selvät edut sen mukaan, minkä tyyppisiä tietoja hallitset ja mitä haluat tehdä kullakin datalla. Jos haluat esimerkiksi säilyttää tietojen eheyden muodossa, jota useat käyttäjät voivat käyttää, access on paras vaihtoehto, kun taas Excel sopii paremmin monimutkaisille numeerisille tietomuodoille, joita haluat analysoida syvällisesti.

Monissa tapauksissa voit käyttää kumpaakin ohjelmaa, jotka käyttävät kumpaakin tarkoitukseen, johon se sopii parhaiten. Access on yleensä parempi tietojen hallintaan: se auttaa pitämään tiedot järjestyksessä, helppokäyttöisessä haussa ja useiden samanaikaisten käyttäjien käytettävissä. Excel on yleensä parempi tietojen analysointiin: monimutkaisten laskutoimitusten suorittaminen, tulosten tutkiminen ja korkealaatuisia kaavioita tuottavat kaaviot. Jos tallennat tiedot Accessin Excel analysoimiseen, saat molempien ohjelmien edut.

Ennen kuin päätät, mitä ohjelmaa haluat käyttää, sinun on ehkä vertailtavat kunkin ohjelman etuja, opetella, milloin on parasta käyttää yhtä tai toista ja selvittää, miten voit käyttää kumpaakin ohjelmaa ja saavuttaa juuri halutut tulokset.

Huomautus: Kaikki Microsoft Office sisältävät vain Excel, mutta kaikki paketit eivät sisällä Accessia.

Vertaa kunkin ohjelman etuja

Oikean ohjelman valitseminen on erittäin tärkeää, jos haluat käyttää ja päivittää tietoja parhaan suorituskyvyn ja tarkkuuden mukaan. Jos haluat selvittää, mikä ohjelma sopii parhaiten tehtäviin, jotka haluat suorittaa, voit verrata kunkin ohjelman etuja, jotka koskevat tietojen tallennusta, tietojen analysointia, monikäyttäjäyhteistyötä ja suojausta.

Tasainen ja relaatiotiedot    Jos haluat auttaa sinua päättämään, mikä ohjelma on paras tietojen tallentamiseen, kysy itseltäsi seuraava kysymys: onko tietorelaatio vai ei? Tietoja, jotka voivat olla tehokkaasti yhdessä taulukossa tai laskentataulukossa, kutsutaan sisennyiksitai ei-relaatiotietoiksi. Jos esimerkiksi haluat luoda yksinkertaisen asiakasluettelon, joka sisältää vain yhden osoitteen ja yhteyshenkilön kullekin asiakkaalle, Excel olla parempi vaihtoehto. Jos kuitenkin haluat tallentaa monimutkaisen asiakasluettelon, joka sisältää laskutus- ja toimitusosoitteet kullekin asiakkaalle tai useita yhteyshenkilöitä kullekin asiakkaalle, Access on parempi ratkaisu.

Voit relaatiotietokanta tiedot useisiin taulukoihin. Hyvin suunnitellussa relaatiotietokannassa kukin taulukko on tasainen ja sisältää tietoja vain yhdestä tietotyypistä. Jos esimerkiksi luot asiakastietokannan, asiakkaiden nimet on tallennettava yhteen taulukkoon, kun taas näiden asiakkaiden laskutus- ja toimitusosoitteet on tallennettava erilliseen taulukkoon. Osoitteiden tallentaminen erillään nimistä on hyvä idea, koska kullakin asiakkaalla voi olla useita osoitteita ja haluat, että kullekin asiakkaalle voi kirjoittaa useita osoitteita ilman, että kunkin osoitteen asiakkaan nimeä pitää kirjoittaa uudelleen.

Paikalliset ja ulkoiset tiedot    Accessin avulla voit muodostaa yhteyden eri ulkoisten tietolähteiden tietoihin, jotta voit tarkastella, tehdä kyselyjä ja muokata näitä tietoja tuomatta niitä. Accessissa on esimerkiksi komentoja, joilla voidaan muodostaa yhteys nykyisen Microsoft SQL Server, dBASE-tiedostoon taiOutlook-kansioon ja moniin muihin tietolähteisiin. Voit muodostaa Excel eri tietolähteisiin, kuten Access-, SQL Server- ja Analysis Services -tietokantoihin, teksti- ja XML-tiedostoihin sekä ODBC- ja OLE DB -tietolähteisiin. Et kuitenkaan voi muokata tietoja, jos haluat muuttaa lähdetietoja Excel kautta.

Sekä Accessissa että Excel on komentoja, joiden avulla voit muodostaa yhteyden Windows SharePoint Services tietoihin. Excel kuitenkin tarjoaa vain luku -yhteyden SharePoint luetteloihin. Accessin avulla voit lukea ja kirjoittaa tietoja SharePoint luetteloihin.

Tietojen eheys ja joustavuus    Yksilölliset tunnisteet auttavat säilyttämään tietojen eheyden ja varmistavat, että kaksi riviä (tai tietuetta) ei sisällä täsmälleen samoja tietoja. Yksilölliset tunnisteet ovat myös nopein tapa hakea tietoja, kun haet tai lajittelet tietoja. Accessissa voit käyttää Laskuri-tietotyyppiä ja luoda automaattisesti yksilöllisen tunnisteen kullekin tietueelle. Tämän jälkeen voit yhdistää yhden taulukon tietueet toisen taulukon tietueisiin näiden tunnisteiden avulla.

Accessin tietojen eheyden rakenteen avulla voit varmistaa tietojen eheyden. Access voi edellyttää, että yhden taulukon uusilla tietueilla on aiemmin luotu vastaava arvo eri taulukossa, joten orpotietueita ei voi luoda. Et esimerkiksi halua tilausta, joka ei sisällä asiakastietoja. Access voi edellyttää, että Tilaukset-taulukon jokaisella uudella tietueella on vastaava asiakasarvo Asiakkaat-taulukossa. Tätä arvojen vaatimaa viestintää kutsutaan viite-eheys.

Voit myös määrittää omia rajoitteita ja sääntöjä, jotta voit varmistaa, että tiedot syötetään oikein. Excel avulla voit lisätä tietoja vapaamuotoisesti, mutta koska Excel ei tue relaatiotietoja, se ei voi tukea viite-eheyttä. Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen -komennolla voit kuitenkin hallita tietojen syöt Excel.

Kysely    Jos sinun on usein nähtävä tietoja eri tavoin muuttuviin ehtoihin tai tapahtumiin riippuen, Access voi olla parempi vaihtoehto tietojen tallentamiseen ja käyttöön. Accessin Structured Query Language (SQL) -kyselyjen avulla voit nopeasti hakea vain haluamistasi tietoriveistä ja -sarakkeista riippumatta siitä, sisältyvätkö tiedot yhteen taulukkoon vai useisiin taulukoihin. Voit luoda laskettuja kenttiä myös kyselyiden lausekkeilla. Accessin lausekkeen käyttäminen muistuttaa kaavojen Excel laskemiseen. Access-kyselyjen avulla voit myös tehdä yhteenvedon tiedoista ja esittää koostearvoja, kuten summia, keskiarvoja ja lukuja.

Mallinnus    In Excel, you can use entä jos -analyysi to forecast the outcome of a worksheet model. Entä jos -analyysin avulla voit suorittaa eri skenaarioita tietoihin, kuten parhaan ja huonoimman tapauksen skenaarioita, ja verrata useiden skenaarioiden tuloksia yhteenvetoraportissa. Samanlainen ominaisuus ei ole käytettävissä Accessissa.

Pivot-kaaviot    Kummassakin ohjelmissa voit luoda Pivot-taulukkoraportteja ja Pivot-taulukkokaavioita. Voit kuitenkin Excel pivot-taulukkoraportoinnin ja kaavioiden raportointi- ja kaavio-ominaisuudet kuin Accessissa. Jos aiot luoda laajoja Pivot-taulukkoraportteja tai ammattimaisen näköisia kaavioita säännöllisesti, sinun kannattaa käyttää pivot-taulukkoraportteja tai pivot-taulukkokaavioita Excel accessissa samojen ominaisuuksien sijaan.

Sekä Accessia että Excel voidaan käyttää yhteiskäyttöympäristöissä, kuten Windows SharePoint Services ja jaetuissa verkkoresurssissa, mutta useat käyttäjät voivat käyttää tietoja eri tavoin.

Useiden käyttäjien pääsy tietoihin    Accessin normaalin käytön aikana useat käyttäjät voivat avata yhden tietokannan samanaikaisesti. tämä toimii hyvin, koska Access lukitsee vain muokattavat tiedot. näin muut käyttäjät voivat muokata eri tietueita ilman ristiriitoja. In Excel, you can share a workbook with other users, but multi-user collaboration functions best when users work on the data in that workbook at different times instead of simultaneously. Access-tietokannan käyttäjät tekevät yhteistyötä tietojoukon kanssa ja työkirjan käyttäjät Excel yhdessä asiakirjan kanssa.

Yhteiskäytön Windows SharePoint Services käyttäminen    Molemmat ohjelmat integroituvat Microsoft Windows SharePoint Services, kuten luetteloiden SharePoint ja tiedostokirjastojen kanssa.

Accessissa on useita eri tapoja tehdä yhteistyötä useiden käyttäjien kanssa SharePoint sivustossa. Voit esimerkiksi ladata täyden tietokannan Windows SharePoint Services-tiedostokirjastoon, ottaa lomakkeita ja raportteja käyttöön Windows SharePoint Services näkymissä ja linkittää tietokannan SharePoint tietoihin.

Excel tarjoaa vain yhden tavan tehdä yhteistyötä useiden käyttäjien kanssa SharePoint Services sivustossa. Voit ladata työkirjan Windows SharePoint Services, jossa yksittäiset käyttäjät voivat tehdä muutoksia työkirjaan ja estää muita käyttäjiä muokkaamasta työkirjaa samanaikaisesti. Käyttäjät voivat muokata työkirjaa kuitaamatta sitä ulos tiedostokirjastosta, jolloin heidän on koordinoitava sitä muiden käyttäjien kanssa tietojen ristiriitojen välttämiseksi.

Verkkokansioiden käyttäminen yhteistyöhön    Jos tallennat Access-tietokannan jaettuun verkkokansioon, useat käyttäjät voivat avata tietokannan ja käyttää sen tietoja samanaikaisesti. Yksittäiset tietueet lukitaan, kun käyttäjä muokkaa niitä. Jos tallennat Excel jaettuun verkkokansioon, vain yksi käyttäjä voi muokata työkirjaa kerrallaan. Useat käyttäjät voivat avata työkirjan tarkastelua varten, kun toinen käyttäjä muokkaa sitä, mutta kyseiset käyttäjät eivät voi tehdä tietoihin muutoksia, ennen kuin työkirjaa muokkaava käyttäjä sulkee sen.

Kummassakin ohjelmissa on vastaavia ominaisuuksia , kuten salasanoja ja salausta, joiden avulla voit estää tietojen menettämisen ja suojata tietojasi luvattomalta käytöltä. Accessin ja Accessin välillä on kuitenkin Excel, miten käyttäjätason tietosuoja toimii.

Tietojen menetyksen estäminen    Accessissa työsi tallennetaan jatkuvasti, jotta odottamattoman virheen sattuessa menetät todennäköisesti paljon työtä (jos niitä on). Koska Access kuitenkin tallentaa työsi jatkuvasti, voit myös tehdä muutoksia, joita myöhemmin päätät, että et halua sitoutua. Jotta voit palauttaa tietokannan haluamallasi tavalla, luo tietokannasta varmuuskopio tarpeisiisi sopivalla aikataululla. Voit palauttaa koko tietokannan varmuuskopiosta tai voit palauttaa vain sen taulukon tai muun tietokantaobjektin, jota tarvitset. Jos käytät tiedostojärjestelmän varmuuskopioapuohjelmaa, voit palauttaa tiedot myös käyttämällä tietokannan kopiota tiedostojärjestelmän varmuuskopiosta. In Excel, you can save AutoRecover information at set intervals while you update your data.

Käyttäjätason tietosuoja    Excel voit poistaa kriittiset tai yksityiset tiedot näkymästä piilottamalla sarakkeita ja tietorivejä ja suojaamalla sitten koko laskentataulukon piilotettujen tietojen käytön hallitsemista varten. Laskentataulukon ja sen osien suojaamisen lisäksi voit myös lukita laskentataulukon soluja ja poistaa niiden lukituksen, jotta muut käyttäjät eivät vahingossa voi muokata tärkeitä tietoja.

Tiedostotason suojaus    Tiedostotasolla voit estää luvattomia salaus käyttäjiä näkemästä niitä kummassakin ohjelmissa. Voit myös edellyttää, että salasana tietokantatiedoston tai -työkirjan avaamista varten. Lisäksi voit suojata tietokantatiedoston tai työkirjan käyttämällä digitaalinen allekirjoitus.

Tietojen rajoitettu käyttö    In Excel, you can specify user-based permissions to access the data or set read-only rights that prevent other users from making changes to the data that they have access to. Accessissa ei ole käyttäjätason suojausominaisuuksia, mutta Access tukee sellaisen tietokantapalvelimen käyttäjä suojausmallia, johon se muodostaa yhteyden. Jos esimerkiksi linkität SharePoint luetteloon, Käytä käyttöoikeusluetteloa SharePoint. Jos haluat pitää luvattomat käyttäjät poissa Access-tiedoistasi, voit salata tietokannan määrittämällä salasanan. Käyttäjien on kirjoitettava salasana, jotta he voivat lukea tietokannan tietoja, vaikka he voivat käyttää niitä toisella ohjelmalla, kuten Excel.

Lisätietoja tietojen suojaamisesta on ohjeissa Access 2003:n käyttäjätason suojauksen määrittäminen tai muuttaminen Access 2007:ssä ja Suojaus ja suojaus Excel.

Accessin käyttö

Access on yleisesti paras vaihtoehto, kun haluat seurata ja tallentaa tietoja säännöllisesti ja näyttää, viedä tai tulostaa tietojen alijoukot. Access-lomakkeet tarjoavat kätevän käyttöliittymän Excel laskentataulukossa tietojen työstämiseen. Accessin avulla voit automatisoida usein suoritettuja toimintoja, ja Access-raporttien avulla voit tehdä yhteenvedon tiedoista tulostetussa tai sähköisessä muodossa. Access tarjoaa enemmän rakennetta tietojasi varten. Voit esimerkiksi määrittää, minkä tyyppisiä tietoja voidaan syöttää, mitä arvoja voidaan lisätä, ja voit määrittää, miten yhden taulukon tiedot liittyvät muiden taulukoiden tietoihin. Tämän rakenteen avulla voit varmistaa, että vain oikeantyyppiset tiedot syötetään.

Access tallentaa tiedot taulukoihin, jotka näyttävät paljon samalta kuin laskentataulukot, mutta Access-taulukot on suunniteltu monimutkaisia kyselyitä varten suhteessa muihin taulukoihin tallennettuihin tietoihin.

Käytä Accessia, kun

  • Voit ennakoida, että monet työskentelevät tietokannassa, ja haluat tehokkaat vaihtoehdot, jotka turvallisesti käsittelevät tietosi päivityksiä, kuten tietueiden lukitsemista ja ristiriitojen ratkaisua.

  • On ennakoitava tarvetta lisätä taulukoita tietojoukkoon, joka on peräisin flat- tai nonrelational-taulukkona.

  • Haluat suorittaa monimutkaisia kyselyjä.

  • Haluat tuottaa erilaisia raportteja tai osoitetarroja.

  • Yhteystietojen hallinta    Voit hallita yhteystietoja ja postiosoitteita ja luoda sitten raportteja Accessissa tai yhdistää tiedot Microsoft Office Wordissa lomakekirjeiden, kirjekuorien tai osoitetarrojen tulostamista varten.

  • Varaston ja resurssien seuranta    Voit luoda kohteiden varaston kotiin tai yritykseen, ja tallentaa tietojen lisäksi valokuvia tai muita tietoihin liittyviä tiedostoja.

  • Tilauksen seuranta    Voit kirjoittaa tietoja tuotteista, asiakkaista ja tilauksista, ja luoda sitten raportteja, joista käy ilmi myynti työntekijän, alueen, ajanjakson tai jonkin muun arvon perusteella.

  • Tehtävien seuranta    Voit seurata ryhmän tehtäviä ja lisätä uusia tehtäviä samaan aikaan, kun muut päivittävät olemassa olevia tehtäviä samaan tietokantaan.

  • Lainauskirjastojen järjestäminen    Accessin avulla voit tallentaa tietoja kirjoista ja CD-levyistä ja seurata, kenelle olet lainannut niitä.

  • Tapahtuman suunnittelu    Voit kirjoittaa tietoja tapahtuman päivämääristä, sijainnista ja osallistujista, ja tulostaa sitten tapahtumien aikatauluja tai yhteenvetoja.

  • Ravinnon seuranta    Seuraa reseptejä ja kirjaa ruokavalio ja kuntoiluaktiviteetit lokiin.

Milloin Excel

Laskentataulukko-ohjelmana Excel tallentaa suuria tietomääriä työkirjoihin, jotka sisältävät yhden tai useamman laskentataulukon. Sen sijaan, että se toimisi tietokannan hallintajärjestelmänä, kuten Access, Excel on optimoitu tietojen analysointia ja laskentaa varten. Tämän joustavan ohjelman avulla voit luoda malleja tietojen analysointia varten, kirjoittaa yksinkertaisia ja monimutkaisia kaavoja tietojen laskutoimitusten suorittamiseen, muuntaa tietoja haluamallasi tavalla ja esittää tietoja erilaisissa ammattimaisen näköisissä kaavioissa.

Käytä Excel, kun

  • Edellytä tietojen litteää tai ei-relaationäkymää useita taulukoita käyttävän relaatiotietokanta sijaan ja kun tiedot ovat enimmäkseen numeerisia.

  • Suorita tiedoista usein laskutoimituksia ja tilastollisia vertailuja.

  • Haluat tarkastella hierarkkisia tietoja Kompaktissa ja joustavassa asettelussa Pivot-taulukkoraporttien avulla.

  • Suunnittele, että luot kaavioita säännöllisesti ja haluat käyttää uusia kaaviomuotoja, jotka ovat käytettävissä Excel.

  • Haluat korostaa tietoja käyttämällä ehdollisen muotoilun kuvakkeita, tietopalkkeja ja väriasteikkoja.

  • Haluat suorittaa tiedoista kehittyneitä entä jos -analyyseja, kuten tilasto-, tekniikka- ja regressioanalyysin.

  • Haluat seurata kohteita yksinkertaisessa luettelossa joko henkilökohtaiseen käyttöön tai rajoitetun yhteistyön vuoksi.

  • Laskenta    Voit käyttää monia Excel laskentaan tehokkaita laskentaominaisuuksia, kuten kassavirtalaskelmia, tuloslaskelmia tai taseita.

  • Budjetointi    Olipa tarpeesi henkilökohtainen tai liiketoimintaan liittyvä, voit luoda minkä tyyppisiä budjetit Excel esimerkiksi markkinointibudjetin, tapahtumabudjetin tai poistobudjetin.

  • Laskutus ja myynti    Excel on kätevä myös laskutus- ja myyntitietojen hallinnassa, ja voit helposti luoda tarvitsemiasi lomakkeita, kuten myyntilaskuja, pakkausluetteloita tai ostotilaukset.

  • Raportointi    Voit luoda erityyppisiä raportteja Excel, jotka kuvastavat tietojen analysointia tai yhteenvedon tiedoista– esimerkiksi raportteja, jotka mittaavat projektin suorituskykyä, ennustavat tietoja, luovat yhteenvedon tiedoista tai esittävat varianssitietoja.

  • Suunnittelu    Excel on erinomainen työkalu ammattimaisten suunnitelmien tai käyttökelpoisten suunnittelutyökalujen luomiseen. Voit luoda esimerkiksi viikoittaisen luokkasuunnitelman, markkinointitutkimussuunnitelman, vuositason verosuunnitelman tai suunnitelmat, joiden avulla voit suunnitella viikoittaisia ateria-, juhlat- tai lomasuunnitelmia.

  • Seuranta    Voit Excel avulla seurata tietoja aikalomakkeessa tai luettelossa – esimerkiksi työajan seurantaan käytettävää aikataulukkoa tai varastoluetteloa, joka seuraa laitteita.

  • Kalentereiden käyttäminen    Ruudukon ystävällisen luonteen vuoksi Excel hyvin minkä tahansa tyyppisen kalenterin luomiseen, esimerkiksi lukuvuoden aktiviteettien seuraamiseen tieteellisessä kalenterissa tai tilivuosikalenterissa liiketoimintatapahtumien ja välitavoitteiden seuraamiseen.

Lisätietoja Excel malleista on kohdassa Excel mallit Microsoft Office Onlinessa.

Accessin ja Excel käyttäminen yhdessä

Haluat ehkä joskus hyödyntää molempien ohjelmien etuja. Olet esimerkiksi luonut laskentataulukon Excel, jossa voit laskea ja analysoida tietoja, mutta laskentataulukosta on tullut liian suuri ja monimutkainen, ja monien muiden käyttäjien on pystyttava käyttämään tietoja. Tässä vaiheessa haluat ehkä tuoda tai linkittää laskentataulukon Accessiin ja käyttää sitä tietokannana sen sijaan, että se toimisi Excel. Tai ehkä sinulla on Tietoja Access-tietokannassa, johon haluat luoda yksityiskohtaisia pivot Excel taulukkoraportteja ja ammattimaisen näköisen Excel kaavioita.

Riippumatta siitä, mitä ohjelmaa käytät ensin, voit aina siirtää tiedot ohjelmasta toiseen, jossa voit jatkaa sen käyttöä. Tietoyhteydellä tai ilman sitä voit tuoda tietoja Accessiin Excel (ja päinvastoin) kopioimalla, tuomalla tai viemällä ne.

Lisätietoja tietojen vaihdosta kummankin ohjelman välillä on kohdassa Tietojen siirtäminen Excel Accessista.

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

×