Yhteenveto: Päätä, mikä tietueiden hallintatapa SharePoint Server 2013:ssa.
In SharePoint you can manage records in an archive, or you can manage records in the same document repository as active documents. Kun käytät SharePoint-menetelmää ja ilmoitat, että asiakirjasta on tullut tietue, tietue pysyy paikallaan, mutta SharePoint hallitsee sitä nyt tietueena. Asiakirja voi esimerkiksi saada erilaisen säilytyskäytännön, kun se on määritetty tietueeksi, tai käyttäjät eivät ehkä voi muokata sitä.
Myös yhdistelmätapa on mahdollinen. Voit esimerkiksi pitää tietueet paikallaan aktiivisten tiedostojen kanssa kahden vuoden ajan ja siirtää sitten tietueet tietuearkistoon, kun projekti on valmis.
Kun mietit, haluatko hallita tietueita erillisessä tietuekeskuksen sivustossa vai samassa yhteiskäyttösivustossa, jossa tiedostot on luotu, ota huomioon seuraavat kysymykset:
-
Soveltuuko yhteistyösivuston hallinnointi tietueiden hallintaan? Onko toimialasi lakisääteisten vaatimusten mukainen, että valtakirjatietueet erotetaan aktiivisista asiakirjoista? Pitäisikö yhteistyösivuston järjestelmänvalvoja luottaa siihen, että hän hallitsee tietueita sisältävää sivustoa? Haluat ehkä tallentaa tietueet sivustoon, joka käyttää rajoitetumpaa käyttöä kuin yhteistyösivusto, tai sivustoon, joka on varmuuskopioitu eri aikatauluun.
-
Kuinka kauan yhteistyösivusto on käytössä? Jos tietueita on säilytettävä projektin aikaa kauemmin, paikallaan olevan tietueiden hallintastrategian valitseminen tarkoittaa, että sinun on ylläpidettävä yhteistyösivustoa myös sen jälkeen, kun sitä ei enää käytetä.
-
Tarvitsevatko projektin jäsenet usein pääsyn tiedostoihin, kun asiakirjoista on tullut tietueita? Jos käytät menetelmää, projektin jäsenet voivat käyttää tiedostoja samalla tavalla riippumatta siitä, ovatko tiedostot aktiivisia vai tietueita.
-
Ovatko organisaatiosi tietueiden valvojat vastuussa vain tietueista vai ovatko he vastuussa kaikista tiedoista riippumatta siitä, onko se aktiivinen vai tietue? Jos tietueiden valvojat vastaavat vain virallisista tietueista, heidän on ehkä helpompi käyttää erillistä tietuekeskuksen sivustoa.
Seuraavassa taulukossa on kuvattu tietuekeskuksen tietueiden ja yhteiskäyttösivustossa paikan päällä hallittujen tietueiden väliset erot. Erot esitetään sekä tietueiden päälliköiden että projektiryhmän yhteistyötä työntekijöiden näkökulmasta.
|
Kerroin |
Tietueiden arkisto |
Paikallaan tietueet |
|---|---|---|
|
Tietueiden säilytysten hallinta |
Sisällönjärjestämisohjelma lisää automaattisesti uudet tietueet oikeaan kansioon arkiston tiedostosuunnitelmassa metatietojen perusteella. |
Tietueita ja aktiivisia tiedostoja varten voi olla olemassa erilaisia käytäntöjä nykyisen sisältötyypin tai sijainnin perusteella. |
|
Tietueita tarkastelevat käyttäjät voivat rajoittaa |
Kyllä. Arkisto määrittää tietueen käyttöoikeudet. |
Et. Käyttöoikeudet eivät muutu, kun asiakirjasta tulee tietue. Voit kuitenkin rajoittaa sitä, kuka käyttäjä voi muokata ja poistaa tietueita. |
|
Tietueiden etsimisen helpotus (tietueiden valvojat) |
Helpompaa. Kaikki tietueet ovat yhdessä sijainnissa. |
Vaikeampi. Tietueet jakautuvat useisiin yhteistyösivustoihin. |
|
Kaikkien tiedostoversioiden ylläpito tietueina |
Käyttäjän on erikseen lähetettävä tiedoston jokainen versio arkistoon. |
Automaattinen, kun versiohallinta on käytössä. |
|
Helppo paikannus (ryhmän yhteistyökumppanille) |
Vaikeampaa on, vaikka asiakirjaan voi lisätä linkin yhteiskäyttösivustoon, kun asiakirjasta tulee tietue. |
Helpompaa. |
|
Yhteistyösivuston järjestely |
Yhteiskäyttösivusto sisältää vain aktiivisia tiedostoja. |
Yhteiskäyttösivusto sisältää aktiivisia ja passiivisia tiedostoja (tietueita), mutta voit luoda näkymiä näyttämään vain tietueet. |
|
Mahdollisuus tietueiden valvontaan |
Kyllä. |
Riippuu yhteistyösivuston valvontakäytäntöstä. |
|
Järjestelmänvalvojan suojaus |
Tietueiden hallinta voi hallita tietueiden arkistoa. |
Yhteiskäyttösivuston järjestelmänvalvojilla on oikeus hallita tietueita ja aktiivisia tiedostoja. |
Seuraavassa taulukossa kuvataan tietueiden hallinnan kahden toimintatapojen väliset erot, jotka voivat vaikuttaa IT-resurssien hallintaan.
|
Kerroin |
Tietueiden arkisto |
Paikallaan tietueet |
|---|---|---|
|
Hallittavissa olevien sivustojen määrä |
Lisää sivustoja. Yhteistyösivustojen lisäksi on olemassa erillinen arkisto. |
Vähemmän sivustoja. |
|
Skaalattavuus |
Helpottaa tietokannan koon painetta yhteistyösivustoissa. |
Sivustokokoelman enimmäiskoko on saavutettu aiemmin. |
|
Helppo hallinta |
Erillinen sivusto tai klusteri tietueita varten. |
Muita sivuston valmisteluja ei voi tehdä sen lisäksi, mitä aktiiviset tiedostot sivustoissa jo tarvitaan. |
|
Tallennustila |
Voi tallentaa tietueita eri tallennusvälineeseen. |
Aktiiviset asiakirjat ja tietueet, jotka on tallennettu yhteen. |
