Voit käyttää toisen henkilön postilaatikkoa, jos sinulle on annettu siihen tarvittavat käyttöoikeudet.
Kuvitellaan seuraava tilanne:
-
Esimies tarvitsee avustajan, jotta hän voi valvoa tiettyä kansiota postilaatikossaan. Tässä skenaariossa avustajalle myönnetään asianmukaiset käyttöoikeudet esimiehen postilaatikon kansioon, mutta myönnettyjen käyttöoikeuksien mukaan avustaja voi vastata viestiin vain sellaisenaan.
-
Sihteerin täytyy tarkistaa johtajan sähköposti tämän poissa ollessa. Tässä skenaariossa avustajalle myönnetään asianmukaiset käyttöoikeudet esimiehen kansioon tai postilaatikkoon, mutta kun hän vastaa viesteihin, hänen vastauksensa näytetään tulevan esimiehen puolesta. Tämäntyyppinen jakaminen edellyttää edustajakäyttöoikeuksia . Lisätietoja edustajan käyttöoikeuksien määrittämisestä on artikkelissa Salli viestien lähettäminen puolestasi, kun jaat kansion tai postilaatikon.
: Kansioiden tai postilaatikoiden jakaminen voidaan tehdä vain käyttämällä työpaikan tai oppilaitoksen tiliä ehdot täyttävien Microsoft 365 -tilausten kanssa tai Exchange Onlinen isännöimiä työpaikan tai oppilaitoksen tilejä.
Valitse käyttämäsi Outlook-version välilehtivaihtoehto alta. Käytössä olevan Outlook-version tarkistaminen
: Jos tämän Uusi Outlook -välilehden vaiheet eivät toimi, et ehkä vielä käytä uutta Outlook for Windowsia. Valitse Perinteinen Outlook -välilehti ja noudata sen sijaan näitä ohjeita.
Kansion tai postilaatikon jakaminen ja käyttäminen uudessa Outlookissa
Jaettuja kansioita voi käsitellä kahdella tavalla: voit olla sellaisen postilaatikon omistaja, joka haluaa jakaa yhden tai useamman kansion tai koko postilaatikon.
-
Kansion tai postilaatikon omistaja: Omistat kansion ja päätät jakaa sen muiden kanssa. Määrität sopivat käyttöoikeustasot niille, joiden kanssa haluat jakaa kansion.
-
Kutsuttu: Kun joku jakaa kansion tai postilaatikon kanssasi, saat kutsun jakaa kansio. Kun hyväksyt kutsun, kansio näkyy kansioruudussa. Se, mitä voit tehdä jaetussa kansiossa, määräytyy määritettyjen käyttöoikeustasojen mukaan.
Kansion tai postilaatikon omistaja: Kansion tai postilaatikon jakaminen muiden kanssa
Jos haluat jakaa yhden tai useamman kansion tai koko postilaatikon organisaation muiden kanssa, toimi seuraavasti:
-
Siirry kansioon, jonka haluat jakaa.
-
Napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Jakaminen ja käyttöoikeudet.
-
Jos henkilö ei ole jo kansioikkunan Käyttöoikeudet-kohdassa jakamiesi henkilöiden luettelossa, valitse
-
Kirjoita sen henkilön nimi tai sähköpostiosoite, jolle olet antamassa käyttöoikeutta, ja valitse sitten Lisää.
-
Valitse kansioikkunan käyttöoikeudet -ikkunan nimiluettelosta juuri lisäämäsi henkilön nimi.
-
Valitse Käyttöoikeudet-osassa avattava Käyttöoikeustaso-valikko ja valitse käyttöoikeudet, jotka haluat myöntää tälle käyttäjälle. Jos et ole varma, minkä käyttöoikeustason haluat valita, tutustu kansion jakamisen asetukset -kohdan alla olevaan osioon.
-
Vahvista jakamisasetukset ja valitse OK. Henkilö, jonka kanssa jaat kansion, saa sähköpostiviestin, jossa hän ilmoittaa, että jaoit kansion hänen kanssaan.
: Jos haluat jakaa alikansion, sinun on noudatettava samaa prosessia, mutta jaettava myös pääkansiot.
Kansion tai postilaatikon omistaja: Jakamisoikeuksien poistaminen
-
Siirry jaettavaan kansioon.
-
Napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Jakaminen ja käyttöoikeudet.
-
Valitse henkilö, jonka kanssa jaat, ja valitse sitten Poista kuvake.
Kutsuttu: Kanssasi jaetun kansion tai postilaatikon hyväksyminen ja tarkasteleminen
Kun joku jakaa kansion kanssasi, sinulle lähetetään sähköpostiviesti, joka ilmoittaa sinulle. Voit nyt lisätä tämän kansioruutuun, jotta voit käyttää sitä.
-
Napsauta kansioruudussa hiiren kakkospainikkeella Jaettu kanssani.
-
Valitse Lisää jaettu kansio tai postilaatikko.
-
Kirjoita sen henkilön sähköpostiosoite tai nimi, joka jakoi kansion kanssasi, ja valitse Lisää.
-
Henkilön nimi näkyy Jaettu kanssani -solmun alapuolella. Laajenna solmu, jos haluat tarkastella kaikkia kansioita, jotka kyseinen henkilö on jakanut kanssasi.
Kutsuttu: Jaetun kansion tai postilaatikon poistaminen kansioruudusta
Jos et halua enää nähdä toisen henkilön postilaatikkoa tai kansiota aina, kun avaat uuden Outlookin, napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista jaettu kansio.
Kansion jakamisen asetukset
Kun jaat kansion, voit määrittää käyttöoikeudet, jotka määrittävät, mitä kaikki kansiota käyttävät käyttäjät voivat tehdä. Kun valitset vaihtoehdon avattavasta Käyttöoikeustaso-valikosta , voit valita Luku-, Kirjoitus-, Muut- ja Poista käyttöoikeus -käyttöoikeudet. Oikealla olevassa näyttökuvassa näkyy, minkä tasoiset käyttöoikeudet valitaan automaattisesti, kun valitaan julkaisueditorin käyttöoikeustaso.
: Jos poistat jonkin käyttöoikeustasoon liittyvän valintaruudun, tasoksi muuttuu Mukautettu.
Alla olevassa taulukossa on tietoja myönnetyn käyttöoikeuden tyypistä määrittämäsi käyttöoikeustason mukaan.
|
Käyttöoikeustaso |
Kansion jakavan käyttäjän sallitut toiminnot |
|---|---|
|
Omistaja |
Voi luoda, lukea, muokata ja poistaa jaetun kansion kaikkia kohteita. Kansion omistajana käyttäjä voi muuttaa muiden käyttöoikeustasoa kansioon. |
|
Julkaisija ja muokkaaja |
Voi luoda, lukea, muokata ja poistaa kaikkia kohteita sekä luoda alikansioita. |
|
Muokkaaja |
Voi luoda, lukea, muokata ja poistaa kaikkia kohteita. |
|
Julkaisija ja tekijä |
Voi luoda ja lukea kohteita, luoda alikansioita sekä muokata ja poistaa luomiasi kohteita. |
|
Tekijä |
Voi luoda ja lukea kohteita sekä muokata ja poistaa luomiasi kohteita. |
|
Tekijä, joka ei muokkaa |
Voi luoda ja lukea kohteita sekä poistaa luomiasi kohteita. |
|
Tarkistaja |
Voi ainoastaan lukea kohteita. |
|
Osanottaja |
Voi ainoastaan luoda kohteita. |
|
Ei mikään |
Mitään toimintoa ei voi suorittaa. Käyttäjä on käyttöoikeusluettelossa, mutta hänellä ei ole käyttöoikeuksia eikä hän voi avata kansiota. |
|
Mukautettu |
Voi suorittaa kansion omistajan määrittämiä toimintoja. |
Kansion tai postilaatikon omistaja: Käyttöoikeuksien myöntäminen kansiolle
-
Napsauta kansioruudussa hiiren kakkospainikkeella kansiota, jonka haluat jakaa, ja valitse sitten Ominaisuudet.
-
Voit etsiä käyttäjät tai yhteystietoryhmät, joiden kanssa haluat jakaa kansion, valitsemalla Käyttöoikeudet-välilehdenKäyttöoikeudet-kohdassaLisää.
-
Valitse yleisestä osoiteluettelosta haluamasi käyttäjät ja yhteystietoryhmät ja valitse Lisää jokaisen valinnan jälkeen. Kun lisäät käyttäjiä tai ryhmiä, ne tulevat näkyviin Lisää-painikkeen oikealla puolella olevaan ruutuun. Kun olet lisännyt käyttäjät, valitse OK.
-
Valitse käyttäjä, jonka kanssa haluat jakaa tiedoston, ja valitse käyttöoikeustaso avattavasta luettelosta.
-
Käyttöoikeuksien ylin taso on Omistaja, jolla on kaikki oikeudet. Vähiten oikeuksia on käyttöoikeustasolla Osallistuja.
-
Kun olet valinnut käyttöoikeuksien tason, voit hienosäätää käyttöoikeuksia valitsemalla painikkeita tai valintaruutuja ja poistamalla niiden valintoja. Jos teet näin, käyttäjän tai ryhmän käyttöoikeustasoksi tulee Mukautettu.
Seuraavassa esimerkissä Dianella ja Kimillä on valmiit Tekijä- ja Julkaisija ja muokkaaja -käyttöoikeustasot. Vernonin tasoksi on määritetty Muokkaaja, jota on mukautettu niin, että hän voi poistaa omia kohteitaan.
-
Määritä eri käyttöoikeudet muille käyttäjille tai ryhmille toistamalla vaiheet 2–6.
-
Valitse OK.
Kutsuttu: Toisen henkilön kansion tai postilaatikon käyttäminen perinteisessä Outlookissa
Jos käytössäsi on perinteinen Outlook, postilaatikko, jolle sinulle on myönnetty käyttöoikeus, näkyy automaattisesti kansioluettelossa. Alla olevassa esimerkissä Adam Barr sai käyttöoikeuden Kim Akersin postilaatikkoon. Kimin postilaatikko näkyy automaattisesti Adamin kansioluettelossa.
: Jos olet vastikään saanut postilaatikon käyttöoikeuden, voi mennä parikin tuntia, ennen kuin toisen käyttäjän postilaatikko näkyy kansioluettelossa.
Tämän postilaatikon toiminta riippuu käyttöoikeustasoista, jotka postilaatikkonsa kanssasi jakavan henkilön myöntämät käyttöoikeustasot ovat.
Kansion tai postilaatikon jakaminen ja käyttäminen Outlookin verkkoversiossa
Jaettuja kansioita voi käsitellä kahdella tavalla: voit olla sellaisen postilaatikon omistaja, joka haluaa jakaa yhden tai useamman kansion tai koko postilaatikon.
-
Kansion tai postilaatikon omistaja: Omistat kansion ja päätät jakaa sen muiden kanssa. Määrität sopivat käyttöoikeustasot niille, joiden kanssa haluat jakaa kansion.
-
Kutsuttu: Kun joku jakaa kansion tai postilaatikon kanssasi, saat kutsun jakaa kansio. Kun hyväksyt kutsun, kansio näkyy kansioruudussa. Se, mitä voit tehdä jaetussa kansiossa, määräytyy määritettyjen käyttöoikeustasojen mukaan.
Kansion tai postilaatikon omistaja: Kansion tai postilaatikon jakaminen muiden kanssa
Jos haluat jakaa yhden tai useamman kansion tai koko postilaatikon organisaation muiden kanssa, toimi seuraavasti:
-
Siirry kansioon, jonka haluat jakaa.
-
Napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Jakaminen ja käyttöoikeudet.
-
Jos henkilö ei ole jo kansioikkunan Käyttöoikeudet-kohdassa jakamiesi henkilöiden luettelossa, valitse
-
Kirjoita sen henkilön nimi tai sähköpostiosoite, jolle olet antamassa käyttöoikeutta, ja valitse sitten Lisää.
-
Valitse kansioikkunan käyttöoikeudet -ikkunan nimiluettelosta juuri lisäämäsi henkilön nimi.
-
Valitse Käyttöoikeudet-osassa avattava Käyttöoikeustaso-valikko ja valitse käyttöoikeudet, jotka haluat myöntää tälle käyttäjälle. Jos et ole varma, minkä käyttöoikeustason haluat valita, tutustu kansion jakamisen asetukset -kohdan alla olevaan osioon.
-
Vahvista jakamisasetukset ja valitse OK. Henkilö, jonka kanssa jaat kansion, saa sähköpostiviestin, jossa hän ilmoittaa, että jaoit kansion hänen kanssaan.
: Jos haluat jakaa alikansion, sinun on noudatettava samaa prosessia, mutta jaettava myös pääkansiot.
Kansion tai postilaatikon omistaja: Jakamisoikeuksien poistaminen
-
Siirry jaettavaan kansioon.
-
Napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Jakaminen ja käyttöoikeudet.
-
Valitse henkilö, jonka kanssa jaat, ja valitse sitten Poista kuvake.
Kutsuttu: Kanssasi jaetun kansion tai postilaatikon hyväksyminen ja tarkasteleminen
Kun joku jakaa kansion kanssasi, sinulle lähetetään sähköpostiviesti, joka ilmoittaa sinulle. Voit nyt lisätä tämän kansioruutuun, jotta voit käyttää sitä.
-
Napsauta kansioruudussa hiiren kakkospainikkeella Jaettu kanssani.
-
Valitse Lisää jaettu kansio tai postilaatikko.
-
Kirjoita sen henkilön sähköpostiosoite tai nimi, joka jakoi kansion kanssasi, ja valitse Lisää.
-
Henkilön nimi näkyy Jaettu kanssani -solmun alapuolella. Laajenna solmu, jos haluat tarkastella kaikkia kansioita, jotka kyseinen henkilö on jakanut kanssasi.
Kutsuttu: Jaetun kansion tai postilaatikon poistaminen kansioruudusta
Jos et halua enää nähdä toisen henkilön postilaatikkoa tai kansiota aina, kun avaat uuden Outlookin, napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista jaettu kansio.
Kansion jakamisen asetukset
Kun jaat kansion, voit määrittää käyttöoikeudet, jotka määrittävät, mitä kaikki kansiota käyttävät käyttäjät voivat tehdä. Kun valitset vaihtoehdon avattavasta Käyttöoikeustaso-valikosta , voit valita Luku-, Kirjoitus-, Muut- ja Poista käyttöoikeus -käyttöoikeudet. Oikealla olevassa näyttökuvassa näkyy, minkä tasoiset käyttöoikeudet valitaan automaattisesti, kun valitaan julkaisueditorin käyttöoikeustaso.
: Jos poistat jonkin käyttöoikeustasoon liittyvän valintaruudun, tasoksi muuttuu Mukautettu.
Alla olevassa taulukossa on tietoja myönnetyn käyttöoikeuden tyypistä määrittämäsi käyttöoikeustason mukaan.
|
Käyttöoikeustaso |
Kansion jakavan käyttäjän sallitut toiminnot |
|---|---|
|
Omistaja |
Voi luoda, lukea, muokata ja poistaa jaetun kansion kaikkia kohteita. Kansion omistajana käyttäjä voi muuttaa muiden käyttöoikeustasoa kansioon. |
|
Julkaisija ja muokkaaja |
Voi luoda, lukea, muokata ja poistaa kaikkia kohteita sekä luoda alikansioita. |
|
Muokkaaja |
Voi luoda, lukea, muokata ja poistaa kaikkia kohteita. |
|
Julkaisija ja tekijä |
Voi luoda ja lukea kohteita, luoda alikansioita sekä muokata ja poistaa luomiasi kohteita. |
|
Tekijä |
Voi luoda ja lukea kohteita sekä muokata ja poistaa luomiasi kohteita. |
|
Tekijä, joka ei muokkaa |
Voi luoda ja lukea kohteita sekä poistaa luomiasi kohteita. |
|
Tarkistaja |
Voi ainoastaan lukea kohteita. |
|
Osanottaja |
Voi ainoastaan luoda kohteita. |
|
Ei mikään |
Mitään toimintoa ei voi suorittaa. Käyttäjä on käyttöoikeusluettelossa, mutta hänellä ei ole käyttöoikeuksia eikä hän voi avata kansiota. |
|
Mukautettu |
Voi suorittaa kansion omistajan määrittämiä toimintoja. |
