Organisaatiot ja tiimit ovat kaiken muotoisia ja -kokoisia, ja tiimin jäsenet voivat olla paikallisia tai levittäytyä ympäri maailmaa. He voivat sisältää alihankkijoita ja alihankkijoita täysipäiväisiin työntekijöihin. Hankkeet ja työt voivat ulottaa yrityksiin, organisaatioihin ja pieniin projektiryhmiin.
Microsoft 365 – Teams, SharePoint ja OneDrive – on suunniteltu yleisiksi työkaluiksi, joiden avulla työryhmän jäsenet voivat integroitua ja joustavasti työskennellä projekteihinsa ja tehtäviinsä.
Tässä oppaassa keskitytään Teams, SharePoint ja OneDrive, kuten tiedostojen tallennukseen, yhteistyöhön, jakamiseen ja keskusteluihin. Sinun ei tarvitse käyttää vain yhtä työkalua, jotta saat työsi tehtyä – kaikki yhdessä toimivat optimaalisen tuottavuuden takaamiseksi.
Seuraavassa on esimerkki siitä, miten voit käyttää näitä palveluja yhdessä: Kun luot ryhmän, Office 365 ryhmä ja SharePoint sivusto luodaan automaattisesti. Voit ladata tiedostot SharePoint ryhmäsivustoon. Kun määritykset-asiakirja on valmis tarkistettavaksi, tiedosto on helppo lisätä Teams-tiimiin ja keskustelupohjaisen järjestelmän avulla kaikki tietävät, että se on valmis tarkistettavaksi. Työryhmän jäsenet voivat avata tiedoston suoraan Teams ja tehdä siihen muutoksia tai kommentoida tiedostoa. Jos työryhmän jäsen tallentaa tiedoston OneDrive, se voidaan lisätä myös Teams-kanavalle ryhmän Tiedostot-Teams. Mikä parasta, voit käyttää mobiiliversiota Teams, jotta projektin jäsenet voivat työskennellä missä tahansa.
Yhteenveto
Tässä taulukossa on korkeatasoinen yhteenveto siitä, miten voit hyödyntää Teams, SharePoint ja OneDrive tilanteissa. Saat lisätietoja vierittämällä sivua alaspäin.
|
Ensisijaiset käyttäjät |
Erinomainen valinta... |
Jakamisen ja käytön hallinta |
Keskustelut ja viestintä
|
|
|
|
Tiimi |
Project tiimit voivat keskustella, tehdä yhteistyötä tiedostoissa, soittaa puheluita ja tavata siellä, missä työt tapahtuvat. |
Teams voi olla julkinen (avoin kaikille organisaatiossasi) tai yksityinen (hallittu jäsenyys). |
Keskustele reaaliaikaisesti tiimin jäsenten kanssa keskustelupohjaisessa ympäristössä ja verkkokokouksissa. |
|
|
Ryhmä, ryhmä, organisaatio |
Voit tallentaa tiedostoja pilvipalveluun ja jakaa ne työryhmäsi tai organisaatiosi kanssa käyttäen luotettavaa käyttöoikeuksien hallintaa ja luoda monipuolisen ominaisuuden, joka lisätään Teams kanavalle. |
Jaa tiedostoja ryhmän, organisaation ja ulkoisten käyttäjien kanssa. Ryhmä Office 365 ryhmien avulla voit hallita ryhmäsivustojen käyttöoikeuksia tai määrittää sivustoille ja tiedostoille entistä tehokkaampia käyttöoikeuksia. |
Viestintä SharePoint uutisten avulla. Uutisia voi lisätä myös Teams kanavalle. Voit myös lisätä kommentteja ja tykkään SharePoint sivuille. |
|
|
Yksittäiset ja tiimit |
Tiedostojen tallentaminen ja synkronointi pilvipalveluun ja niiden käyttö missä tahansa ja missä tahansa laitteessa. Sopii erinomaisesti työn edistymiseen ja jakamiseen tiettyjen henkilöiden kanssa. |
Tiedostot ovat yksityisiä, kunnes jaat ne. Jaa tiedostoja yksitellen ja Office tiedostoja muiden kanssa samanaikaisesti. |
Kommentoi tiedostoja ja käytä @-merkkiä jonkun nimen kanssa. Mainitsemasi henkilö saa sähköpostiviestin, jossa on linkki kommenttiisi. |
Teams, SharePoint ja OneDrive
Voit tallentaa ja jakaa tiedostoja SharePoint, OneDrive ja Microsoft Teams. SharePoint nämä työkalut, mutta niitä voi käyttää omalla tavallaan yhteistyön ja tehokkuuden nopeuttamiseksi eri tilanteissa.
Huomautukset:
-
Kun luot uuden tiimin tai yksityisen kanavan Microsoft Teams, SharePoint ryhmäsivusto luodaan automaattisesti. Jos haluat muokata tämän ryhmäsivuston sivuston kuvausta tai luokitusta, siirry vastaavan kanavan asetuksiinMicrosoft Teams.
-
Lue lisää yhdistettyjen Microsoft Teams hallintasivustojen hallinnasta.
Kun teet yhteistyötä reaaliaikaisesti, aikaa säästämällä voit helposti käyttää projektin tärkeitä tiedostoja. Tiedostot, jotka on Microsoft Teams käytettävissä keskusteluissa ja kokouksetissa, ja ryhmäsi voi omistaa ne yhdessä. Tiedostoissa jaetut Microsoft Teams tallennetaan SharePoint, joten saat parhaan vastineen molemmista puolista.
Voit viestiä ketjutetun ja pysyvän keskustelun kautta ja pitää kaikki ajan edetessä. In Microsoft Teams, you can also privately chat with any contact, even when they're offline – thats that's especially convenient when your contact is in a different time zone. Jatkuvan keskusteluhistorian avulla voit aloittaa ja jatkaa keskusteluja milloin tahansa. Yhteiskäyttö reaaliajassa ja yhteiskäyttö puhelun jälkeen yksityiskeskustelun avulla. Voit myös kiinnittää tärkeät keskustelut noutamista varten.
Teams olla julkinen tai yksityinen. Julkiset tiimit ovat avoinna kaikille organisaatiosi käyttäjille. Yksityisten tiimien jäsenyyttä hallitaan.
Lisätietoja Microsoft Teams.
Jokaisella Teams kanavalla on SharePoint ryhmäsivusto, ja jokaisella SharePoint ryhmäsivustolla on Teams kanava. SharePoint on erinomainen valinta tiedostojen tallentamiseen pilveen ja niiden helppokäyttöisuuteen laajalle yleisölle. Voit myös hyödyntää vankkaa tiedostojen käyttöoikeuksien hallintaa, tiedostoprosessien kulkua, säilytyskäytäntöjä ja paljon muuta. Voit käyttää työtapoja SharePoint:
-
Yhteiskäyttö tiedostojen Teams, sivujen luominen, jaetun muistikirjan käyttö ja integroidun Office 365 avulla voit tuoda yhteen keskustelut, kalenterit ja tehtävät.
-
Jakaa omistajuuden ja käyttöoikeudet laajemmalle käyttäjäkokoelmalle. Jos asiakirja on tärkeä projektin onnistumisen kannalta, on hyvä, jos myös muut henkilöt voivat hallita sivustoa.
-
Myönnä käyttöoikeuksia sivustokohtaisesti yksittäisten tiedostojen sijaan. Jos käyttäjillä on ryhmäsivuston käyttöoikeudet, niin he voivat myös käyttää siellä olevia asiakirjoja.
-
Luo houkuttelevia ja tehokkaita sivuston sivuja tietojen järjestämiseen, uutisten julkaisemiseen, yhteystietojen tarjoamiseen ja asiakirjojen, median ja muuntyyppisten tietojen siirtymiseen.
Lisätietoja SharePoint.
Henkilökohtaiset tiedostot tai tiedostot, joita vain työstät, voidaan tallentaa turvallisesti OneDrive. Se on kuin oma säilösi, joka on Omat tiedostot -pilviversio. Tiedostot ovat aina synkronoituina ja käytettävissä myös offline-tilassa. Kun OneDrive, tiedostosi ovat aina mukanasi ja valmiina jaettaiksi. Pitkäkestoisuuden kannalta OneDrive on erinomainen työskentelyyn. Seuraavassa on esimerkkejä siitä, miten voit hyödyntää OneDrive:
-
Haluat jakaa yksittäisiä tiedostoja vain muutaman henkilön kanssa tai et jaa niitä lainkaan.
Tiedostot, jotka sijoitat OneDrive ovat yksityisiä, kunnes jaat ne. Voit jakaa tiedostoja yksitellen ja Office tiedostoja muiden kanssa samanaikaisesti. Näin OneDrive tai koululle on hyvä vaihtoehto luonnosasiakirjoille, joita muiden ei tarvitse nähdä. Jos esimerkiksi kirjoitat blogikirjoitusta, joka ei liity projektiin, ja haluaisit joidenkin työtovereiden tarkastavan sen ennen sen julkaisemista. Tässä tilanteessa olettaisit työtovereiden käyttävän tiedostoa yhden kerran, eivätkä he tarvitse tietoja sen tallennuspaikasta tai asiayhteydestä. Käyttäjät tarvitsevat vain linkin ja muokkausoikeuden tiedostoon. Lisäksi voit kommentoida tiedostoja ja käyttää @-merkkiä jonkun henkilön nimen kanssa, ja mainitsemasi henkilö saa sähköpostiviestin, jossa on linkki kommenttiisi.
-
Julkaise tiedosto OneDrive kanavalle Teams tarkistettavaksi.
-
et pysty tunnistamaan aiemmin luotua ryhmäsivustoa, johon asiakirja kuuluu eikä asiakirjaa varten tarvitse mielestäsi luoda uutta ryhmäsivustoa.
Lisätietoja on kohdassa Pitäisikö tiedostot tallentaa ryhmäsivustoon OneDrive ryhmäsivustoon?
