Voit tallentaa ja järjestää tietoja henkilöistä tallentamalla uusia yhteystietoja osoitteistoon. Yhteystiedot ovat kuin sähköisiä kortteja, jotka tallentavat henkilön yhteystiedot. Yhteyshenkilö voi olla yhtä yksinkertainen kuin nimi ja sähköpostiosoite, tai se voi sisältää lisätietoja, kuten katuosoitteen, useita puhelinnumeroita ja profiilikuvan.
Voit hallita sitä, mitä tietoja yhteystietokorttiin lisätään ja päivitetään ja poistetaan.
Kun olet tallentanut henkilön yhteystiedoksi, voit kirjoittaa hänen nimensä ensimmäiset kirjaimet sähköpostiviestiin, ja Outlook täyttää sähköpostiosoitteen puolestasi. Tai muutamalla napsautuksella voit soittaa kyseiselle henkilölle ilman, että sinun tarvitsee koskaan etsiä hänen puhelinnumeroaan.
-
Avaa viesti niin, että henkilön nimi näkyy jollakin seuraavista riveistä: Lähettäjä:, Vastaanottaja:, Kopio:tai Piilokopio:.
-
Napsauta oikeaa nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää Outlookin yhteystietoihin.
-
Täytä avautuvassa ikkunassa tiedot, jotka haluat tallentaa.
Huomautus: Outlook lisää yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen Sähköposti-ruutuun ja muut yhteyshenkilön tiedot, jotka ovat käytettävissä viestissä asianmukaisissa ruuduissa. Jos yhteyshenkilö on organisaatiossasi, se sisältää todennäköisesti hänen tittelinsä, osastonsa, puhelinnumeronsa ja toimistonsa.
-
Valitse Tallenna.
-
Valitse näytön ala- tai vasemmalla puolella Ihmiset tai paina näppäinyhdistelmää Ctrl+3.
-
Valitse Tiedosto-valikosta Uusi yhteystieto tai paina näppäinyhdistelmää Ctrl+N.
Vihje: Jos haluat luoda yhteystiedon toisesta Outlook kansiosta, paina näppäinyhdistelmää Ctrl+Vaihto+C.
-
Anna nimi ja muut yhteyshenkilön tiedot.
-
Jos haluat luoda uuden yhteystiedon heti, valitse Tallenna & Uusi (näin sinun ei tarvitse aloittaa alusta jokaista yhteystietoa varten).
Vihjeitä:
-
Jos haluat lisätä toisen yhteyshenkilön samasta yrityksestä, valitse Tallenna & Uusi -kohdan vieressä oleva alanuoli ja valitse sitten Yhteystieto samasta yrityksestä.
-
-
-
Kun olet kirjoittanut uudet yhteystiedot, valitse Tallenna & Sulje.
Voit tallentaa useamman kuin yhden puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen tai postiosoitteen.
-
Jos et ole lisännyt yhteystietoa aiemmin, luo uusi yhteystieto. Muussa tapauksessa avaa aiemmin luotu yhteystieto.
-
Napsauta sähköpostin, puhelinnumerokenttien tai yrityksen osoitteen vieressä olevaa alanuolta ja valitse sitten jokin muista vaihtoehdoista avattavasta ruudusta. Jos esimerkiksi haluat lisätä toisen sähköpostiviestin, valitse Sähköposti 2. Jos haluat lisätä TTY/TDD-puhelinnumeron , napsauta minkä tahansa puhelinkentän vieressä olevaa nuolta ja valitse TTY/TDD.
Jos sinulla on kuva henkilöstä, joka on tallennettu tietokoneeseesi (tai johonkin muuhun sijaintiin), voit käyttää sitä hänen yhteystiedoissaan.
-
Napsauta kuvakuvaketta uudessa yhteystietoruudussa.
-
Etsi haluamasi kuva Lisää yhteyshenkilön kuva -ruudusta ja valitse sitten OK.
-
Yhteystietojen tuominen .csv- tai .pst-tiedostosta .csv tiedosto sisältää tekstitiedostoon viemäsi yhteystiedot, joissa yhteyshenkilön tietojen jokainen osa on erotettu pilkulla (.csv tarkoittaa pilkuilla erotettua arvoa).
.pst-tiedosto on Outlookista viety tiedosto muodossa, jonka toinen Outlook-tietokone voi lukea.
Lisätietoja on artikkelissa Yhteystietojen tuominen Outlook for Windowsiin.
-
Yhteystietojen hakeminen Excelistä Ohjatun tuonti- ja vientitoiminnon avulla voit tuoda Excel-tiedostoon tallennettuja yhteystietoja, kuten .xlsx tai .xls.
Lisätietoja on artikkelissa Yhteystietojen tuominen Outlook for Windowsiin.
Voit hallita, mitä tietoja yhteystietokorttiin lisätään. Voit päivittää ja poistaa tietoja haluamallasi tavalla.
Nimien esitystavan muuttaminen yhteystietokortissa
-
Valitse Tiedosto-välilehdessäAsetukset > Ihmiset .
-
Toimi Nimet ja arkistointi -kohdassa seuraavasti:
-
Valitse vaihtoehto Oletusnimi-tilausluettelosta .
Vaihtoehto
Esimerkki
Ensimmäinen (keskimmäinen) viimeinen
Molly N Dempsey
Edellinen ensimmäinen
Dempsey Molly
Ensimmäinen viimeinen1 viimeinen2
Molly Jones Dempsey
-
Valitse Vaihtoehto Oletusarvoinen tiedosto nimellä -järjestysluettelosta .
Vaihtoehto
Esimerkki
Viimeinen, Ensimmäinen
Dempsey, Molly N
Ensimmäinen luettelo
Molly N Dempsey
Yritys
Contoso Ltd.
Viimeinen, Ensimmäinen (Yritys)
Dempsey, Molly (Contoso Ltd.)
Yritys (ensimmäinen viimeinen)
Contoso Ltd. (Dempsey, Molly N)
-
-
Kun olet valmis, valitse OK.
Olemassa olevan yhteystietokortin tietojen päivittäminen
-
Valitse Aloitus-välilehden Etsi-ryhmästä Osoitteisto.
-
Valitse Osoitteisto: yhteystiedot -valintaikkunan Osoitteisto-luettelosta osoitteisto, johon yhteyshenkilön tiedot tallennetaan.
-
Valitse yhteyshenkilö, jota haluat muuttaa, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja muokkaa tai päivitä yhteystietokorttia haluamallasi tavalla.
-
Valitse Tallenna & Sulje > tiedosto > Sulje.
Tunnistenumeron lisääminen
-
Valitse yhteystietokortinPuhelinnumerot-kohdassaKäynti.
Huomautus: Älä valitse avattavan valikon nuolta Yritys-, Työfaksi- tai Mobiili-ruudun vieressä. Valitse todellinen ruutu.
-
Täytä Tarkista puhelinnumero -valintaikkunassa Puhelimen tiedot, mukaan lukien Laajennuksen numero -ruutu.
Yhteystietokortin lähettäminen edelleen työtoverille tai työtoverille
-
Avaa yhteystietokortti.
-
Valitse Yhteystieto-välilehdenToiminnot-ryhmänEdelleenlähetys-luettelostaOutlook-yhteyshenkilö.
Huomautus: Yhteystietokortti lähetetään edelleen sähköpostiviestin liitteenä.
Tärkeää:
Office 2010:tä ei enää tueta. Päivitä Microsoft 365:een, jotta voit tehdä yhteistyötä missä tahansa laitteessa ja jatkaa tuen vastaanottamista.
Päivitä nyt
Yhteyshenkilön luominen yhteystiedoista
-
Valitse Tiedosto-valikossaUusi ja valitse sitten Yhteystieto.
Pikanäppäin Voit luoda yhteystiedon painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+Vaihto+C.
-
Kirjoita yhteyshenkilön nimi.
-
Kirjoita tiedot, jotka haluat sisällyttää yhteystietoon.
Huomautukset:
-
Jos haluat määrittää, miten haluat yhteyshenkilön nimen näkyvän viestin Vastaanottaja-rivillä , kirjoita nimi Näytä muodossa - ruutuun.
-
Jos haluat lisätä kenttään useita merkintöjä, kuten useamman kuin yhden puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen, napsauta kentän vieressä olevaa alanuolta.
-
Jos yhteystiedolle on useita postiosoiteita, valitse Tämä on postiosoite -valintaruutu ja määritä, mitä osoitetta yhdistämisen aikana käytetään.
Vihje: Voit luoda nopeasti toisen yhteyshenkilön, jolla on samat yrityksen tiedot. Valitse nykyisen yhteystiedon Toiminnot-valikostaUusi yhteystieto samasta yrityksestä.
-
Voit luoda uuden yhteystieto olemassa olevalta yhteyshenkilöltä käyttämällä aiemmin luotua yhteystietoa mallina ja muuttamalla sitten mitä tahansa tietoja tarpeen mukaan.
-
Valitse Yhteystiedot-näkymän Käyntikortit-näkymässä yhteystieto, jota haluat käyttää mallina.
Huomautus: Voit suorittaa tämän toimenpiteen myös Osoitekortit - ja Yksityiskohtaiset osoitekortit - näkymissä.
-
Paina CTRL+C ja paina sitten näppäinyhdistelmää CTRL+V.
-
Valitse Havaitun yhteystiedon kaksoiskappale -ruudussa Lisää uusi yhteystieto -vaihtoehto.
Kun tallennat yhteystiedon tai Sähköinen käyntikortti, jolla on sama nimi tai sähköpostinimi kuin yhteystietokansiossa jo oleva nimi, Microsoft Outlook näyttää valintaikkunan, jossa voit joko lisätä kaksoiskappaleen uudeksi yhteystiedoksi tai päivittää aiemmin luodun yhteystiedon kaksoiskappaleen uusilla tiedoilla. Lisätietoja on artikkelissa Yhteystietojen kaksoiskappaleiden ratkaiseminen tai poistaminen.
-
Valitse Lisää.
Uusi yhteystieto näkyy Käyntikortit-näkymässä kopioimasi yhteyshenkilön vieressä.
-
Avaa uusi yhteystieto kaksoisnapsauttamalla sitä ja muokkaa sitten tietoja tarpeen mukaan.
-
Valitse Tallenna ja sulje.
-
Avaa tai esikatsele sähköpostiviesti, joka sisältää yhteystietoluetteloon lisättävän nimen.
-
Napsauta hiiren kakkospainikkeella sen lähettäjän nimeä, jonka haluat tehdä yhteyshenkilöksi, ja valitse sitten pikavalikosta Lisää yhteystietoihin .
Huomautus: Outlookissa yhteystietoja ei voi lisätä automaattisesti yhteystietoihin tai osoitteistoon, kun vastaat yhteyshenkilölle.
Kun tallennat sähköpostiviestiin vastaanotetun sähköisen käyntikortin, luot uuden yhteystiedon. Jos sinulla on jo samanniminen yhteystieto, voit tallentaa kaksoiskappaleen uutena yhteystiedona tai päivittää alkuperäisen.
-
Napsauta avoimessa viestissä korttia hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Lisää yhteystietoihin . Uusi yhteystieto avautuu yhteystietolomakkeeseen.
-
Valitse Yhteystieto-välilehdenTallenna-ryhmästäTallenna & Sulje.
-
Jos sinulla on jo samanniminen yhteystieto, Outlook tunnistaa kaksoiskappaleen. Toimi seuraavasti:
-
Valitse Lisää uusi yhteystieto. Tämä luo päällekkäisen yhteystiedon, mukaan lukien yhteystietolomakkeen ja sähköisen käyntikortin.
-
Valitse Päivitä tiedot. Aiemmin luodut yhteystietojen kaksoiskappaleet näkyvät luettelossa. Päivitä yhteystieto kaksoisnapsauttamalla sitä, päivitä yhteystietolomakkeen tiedot ja tallenna se.
-
Uudet yhteystiedot tallennetaan nyt yhteystietoihin, ja ne ovat käytettävissä sähköisenä käyntikorttina sekä muissa näkymissä. Voit tehdä muutoksia yhteystietoihin sekä ennen tallentamista että sen jälkeen. Jos haluat tehdä muutoksia korttiin tallentamisen jälkeen, katso ohjeet kohdasta Sähköisten käyntikorttien luominen.
Huomautukset:
-
Voit myös napsauttaa liitettyä .vcf-tiedostoa hiiren kakkospainikkeella viestin otsikossa avataksesi pikavalikon ja lisätäksesi yhteystiedon tai valitaksesi muita vaihtoehtoja.
-
Jos valitset tallenna & uusi -vaihtoehdon yhteystietolomakkeessa, avoin yhteystieto tallennetaan ja näyttöön avautuu uusi tyhjä yhteystietolomake.
Tämä toiminto edellyttää, että käytät Microsoft Exchange Server 2000-, Exchange Server 2003- tai Exchange Server 2007 -tiliä. Useimmat kotitilit ja henkilökohtaiset tilit eivät käytä Microsoft Exchange -tiliä.
-
Avaa yleinen kansio, johon haluat luoda yhteystiedon.
Toimintaohjeet
-
Jos kansioluettelo ei ole näkyvissä, napsauta Siirry-valikkoa ja valitse sitten Kansioluettelo.
-
Valitse Yleiset kansiot ja valitse sitten kansio, jonka haluat avata.
Jos kansio, jonka haluat avata, sijaitsee toisessa kansiossa, napsauta kunkin alikansion vieressä olevaa plusmerkkiä (+), kunnes löydät haluamasi kansion.
-
-
Valitse Tiedosto-valikossaUusi ja valitse sitten Yhteystieto.
-
Kirjoita uuden yhteyshenkilön nimi.
-
Kirjoita tiedot, jotka haluat sisällyttää yhteystietoon.
Huomautukset:
-
Jos haluat määrittää, miten haluat yhteyshenkilön nimen näkyvän viestin Vastaanottaja-rivillä , kirjoita nimi Näytä muodossa - ruutuun.
-
Jos haluat lisätä kenttään useita merkintöjä, kuten useita puhelinnumero- tai osoitetyyppejä, napsauta kentän vieressä olevaa alanuolta.
-
Jos yhteystiedolle on useita postiosoiteita, valitse Tämä on postiosoite -valintaruutu ja määritä, mitä osoitetta yhdistämisen aikana käytetään.
-
-
Valitse Tallenna ja sulje .
Voit luoda uuden yhteystiedon vain Yhteystiedot-kansioon . Et voi esimerkiksi luoda uutta yhteystietoa postikansioon.
