Voit synkronoida Outlook-tiedot mobiililaitteiden ja muiden sovellusten kanssa. Outlook synkronoituu säännöllisesti myös Microsoft Exchange -tilien ja sähköpostitilien kanssa. Alla olevassa taulukossa on tietoja siitä, miten Outlook synkronoi tietoja.
| Palvelu | Posti | Yhteystiedot | Kalenteri | Tehtävät | Huomautuksia |
|---|---|---|---|---|---|
|
Exchange Kun käytät Microsoft Exchange -tiliä Outlookissa, sähköpostiviestit, yhteystiedot, kalenteritapahtumat ja muut Microsoft Exchange -kansiot synkronoidaan automaattisesti. Tietosi ovat aina ajan tasalla Outlookissa sekä palvelimella, joka käyttää Microsoft Exchange Serveriä. |
Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
|
Outlook.com Outlook.com tilejä isännöidään Exchange-palvelimessa. Kun käytät Outlook.com-tiliä Outlookissa, sähköpostiviestit, yhteystiedot, kalenteritapahtumat, tehtävät ja muistiinpanot synkronoidaan automaattisesti. Tietosi ovat aina ajan tasalla Outlookissa ja postilaatikkoasi isännöivässä palvelimessa. Huomautus: Tuotuja yhteystietoja (esimerkiksi yhdistetystä tilistä tuotuja yhteystietoja) ei synkronoida kaikkiin laitteisiin ja sovelluksiin. |
Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| IMAP-sähköpostitili (esimerkiksi Google) | Kyllä | Ei | Ei | Ei | Ei |
| POP-sähköpostitili (esimerkiksi Yahoo) | Kyllä | Ei | Ei | Ei | Ei |
Microsoft Exchange -tilit
Alla olevassa taulukossa on lueteltu Outlook-kohteet, jotka synkronoidaan ja joita ei synkronoida Exchange-palvelimen kanssa.
| Outlook-kohde | Exchange-palvelin |
|---|---|
| Viestit | Kaikkia Exchange-kansioita, mukaan lukien alikansiota, voidaan käyttää Outlookissa, ja Outlook synkronoidaan automaattisesti ja jatkuvasti Exchange-palvelimen kanssa. Outlook tarkistaa uudet viestit palvelimelta kerran minuutissa. |
| Säännöt | Jos käytössäsi on Microsoft Exchange -tili, jota hallitsee Microsoft Exchange Server 2010 tai uudempi versio, voit luoda ja muokata Exchange-palvelimeen tallennettuja sääntöjä Outlook for Mac -sovelluksessa. Et voi tarkastella etkä muokata sääntöjä, jotka on määritetty käytettäväksi Windowsin Outlookissa. Jos käytössäsi on Microsoft Exchange Server 2007:n hallinnoima Microsoft Exchange -tili, et voi muokata tai luoda Outlook for Mac -sovelluksessa sääntöjä, jotka tallennetaan Exchange-palvelimeen (esimerkiksi sääntöjä, jotka olet luonut Windowsin Outlookissa). Outlook for Macissa luodut säännöt tallennetaan tietokoneeseen, ja niitä käytetään viesteihin vain silloin, kun ne synkronoidaan Outlook for Macin kanssa. Lisätietoja on artikkelissa Säännön luominen Outlook for Mac 2016:ssa. |
| Yhteystiedot | Kaikki Exchange-tilin yhteystiedot ja yhteystietokansiot Outlookissa synkronoidaan jatkuvasti ja automaattisesti Exchange-palvelimen kanssa. Outlook for Mac:iin tallennettuja yhteystietoryhmiä ja jakeluluetteloita ei kuitenkaan tallenneta Exchange Server. Luodut ryhmät tallennetaan tietokoneeseen ja ne ovat käytettävissä vain Outlook for Mac. Sama koskee Exchange Server -palvelimeen tallennettuja yhteystietoryhmiä |
| Kalenteritapahtumat | Kaikki Exchange-tilin kalenterit ja niiden tapahtumat Outlookissa synkronoidaan jatkuvasti ja automaattisesti Exchange-palvelimen kanssa. |
| Muistiinpanot | Muistiinpanot ja muistiinpanokansiot synkronoidaan Exchange-palvelimen kanssa. |
| Tehtävät | Tehtävät ja tehtäväkansiot synkronoidaan Exchange-palvelimen kanssa. |
| Seurantamerkinnät | Seurantaa varten merkityt viestit ja yhteystiedot synkronoidaan Exchange-palvelimen kanssa – myös määräpäivät, aloituspäivät, muistutuspäivät ja valmistumispäivät. |
| Luokat | Outlook-kohteissa käyttämäsi luokittelutiedot synkronoidaan Exchange-palvelimen kanssa. Huomaa kuitenkin, että luokkiin liittyvät värit saattavat vaihdella Outlook for Macin ja Windowsin Outlookin välillä. |
Tietosi ovat saatavilla myös muissa sovelluksissa, joita käytät yhteyden muodostamiseen Exchange-palvelimeen, kuten Windowsin Outlookissa. Jos käytät sekä Outlook for Macia että Windowsin Outlookia saman Microsoft Exchange -tilin käyttöä varten, sinun kannattaa huomioida, että nämä kaksi sovellusta näyttävät joitain tietoja eri tavalla.
| Tiedon tyyppi: | Outlook for Macin ja Windowsin Outlookin erot |
|---|---|
| Yhteystietojen sähköpostiosoitteet | Outlook for Macissa voit tallentaa enintään 13 sähköpostiosoitetta yhteen yhteystietoon. Windowsin Outlookissa voit tallentaa enintään kolme sähköpostiosoitetta. Kun yhteystietoja synkronoidaan, Outlook for Mac synkronoi oletusarvoisen sähköpostiosoitteen Windowsin Outlookin Sähköposti-kentän kanssa. Outlook for Macin -yhteystiedon seuraavat kaksi osoitetta synkronoidaan Windowsin Outlookin Sähköposti 2- ja Sähköposti 3 -kenttien kanssa. |
| Yhteystietojen osoitetiedot | Jotkin kentät, kuten Toinen nimi, ovat käytettävissä Outlook for Macissa mutta eivät Windowsin Outlookissa. Jos siis kirjoitat nimen Toinen nimi -kenttään, et näe kyseistä tietoa Windowsin Outlookissa. Samaan tapaan myös Windowsin Outlookissa on kenttiä, joita ei ole Outlook for Macissa. Voit kiertää ongelman kirjoittamalla tiedot Outlook for Macin Muistiinpanot-välilehteen, jolloin kyseinen tieto näytetään Windowsin Outlookin Muistiinpanot-ruudussa. |
IMAP-sähköpostitilit
Jos haluat synkronoida IMAP-sähköpostin, sinun on ensin lisättävä tili Outlookiin. Lisätietoja tilin lisäämisestä on artikkelissa Sähköpostitilin lisääminen Outlook for Mac.
Sen jälkeen on kaksi synkronointivaihtoehtoa: IMAP IDLE (tunnetaan myös nimellä "reaaliaikainen synkronointi") ja aikataulujen luominen tilatuille kansioille. Voit käyttää IMAP IDLE -toimintoa säilyttämään yhteyden IMAP-palvelimeen ja ottamaan käyttöön muutokset, joita teet palvelimella olevien viestien tilamerkintöihin (luettu, lukematon, merkitty). Voit kuitenkin säilyttää yhteyden vain yhteen kansioon kerrallaan. Voit myös luoda aikatauluja, jotka synkronoivat Outlookissa olevat tilatut kansiot IMAP-postipalvelimen kanssa.
Voit käyttää IMAP IDLE -toimintoa ja aikatauluja seuraavien toimintojen suorittamiseen:
| Käytä | Haluttu toiminto |
|---|---|
| IMAP IDLE | Säilytä yhteys IMAP-palvelimeen yhden kansion osalta. |
| IMAP IDLE | Ota käyttöön muutokset, joita teet IMAP-palvelimella olevien viestien tilamerkintöihin (luettu, lukematon, merkitty). |
| Aikataulut | Vastaanota uusia sähköpostiviestejä tai uutisia palvelimelta määrittämänäsi ajankohtana. |
| Aikataulut | Lähetä kaikki viestit määrittämänäsi ajankohtana. |
| Aikataulut | Poista kaikki sähköpostiviestit Poistetut-kansiosta tai toisesta kansiosta määritettynä ajankohtana, jolloin viestit ovat vanhempia kuin määritetty enimmäissäilytysaika. |
| Aikataulut | Poista roskaposti määrittämänäsi ajankohtana. |
Lue lisätietoja IMAP IDLE -toiminnosta artikkelista IMAP-tilin palvelimen asetukset.
POP-sähköpostitilit
Jos haluat synkronoida POP-sähköpostisi, sinun on ensin lisättävä tili Outlookiin. Lisätietoja tilin lisäämisestä on artikkelissa Sähköpostitilin lisääminen Outlook for Mac.
Sen jälkeen voit aikataulujen avulla määrittää haluamasi ajankohdan, jolloin Outlook synkronoi POP-postipalvelimen kanssa lähettämällä tai vastaanottamalla sähköpostiviestejä.
Voit myös määrittää POP-tilin palvelinasetukset niin, että kustakin viestistä jätetään kopio palvelimelle, viestit poistetaan tietyn ajan kuluttua tai viestit poistetaan sen jälkeen, kun poistat ne Outlookista.
Voit käyttää aikatauluja tai palvelimen asetuksia seuraavien toimien suorittamiseen:
| Käytä | Haluttu toiminto |
|---|---|
| Aikataulut | Vastaanota uusia sähköpostiviestejä määrittämänäsi ajankohtana. |
| Aikataulut | Lähetä kaikki viestit määrittämänäsi ajankohtana. |
| Palvelimen asetukset | Jätä kustakin viestistä kopio palvelimelle. |
| Palvelimen asetukset | Poista viestit palvelimelta, kun ne on poistettu Outlookista. |
| Aikataulut | Poista sähköpostiviestit, jotka ovat määritettyä enimmäissäilytysaikaa vanhempia. |