Järjestelytoiminto siirtää pienen tärkeyden viestit pois Saapuneet-kansiosta, jotta voit helposti tarkistaa tärkeät viestit. Järjestelytoiminto analysoi aikaisempien toimintojen perusteella tapaasi käsitellä sähköpostiviestejä ja määrittää sen perusteella, mitkä viesteistä todennäköisimmin ohittaisit. Nämä viestit siirretään Tarpeettomat-kansioon, jossa niitä on mahdollista tarkastella myöhemmin.
Saat ohjeet valitsemalla käyttämäsi version.
Ohjeet ovat hieman erilaiset sen mukaan, käytätkö uutta Outlookin verkkoversio. Valitse käyttämäsi Outlookin verkkoversio versio, jotta näet sinua koskevat vaiheet.
| JOS POSTILAATIKKOSI NÄYTTÄÄ TÄLTÄ... | JOS POSTILAATIKKOSI NÄYTTÄÄ TÄLTÄ... |
|---|---|
Tutustu uuden Outlookin verkkoversion ohjeisiin. |
Tutustu Outlookin perinteisen verkkoversion ohjeisiin. |
Huomautus
Jos organisaatiosi on sisällyttänyt logonsa työkaluriville, näkymäsi saattaa olla hieman erilainen kuin yllä.
Tutustu uuden Outlookin verkkoversion ohjeisiin.
Outlookin perinteisen verkkoversion ohjeet
Järjestelytoiminnon ottaminen käyttöön
- Kirjaudu sisään Outlookin verkkoversio. Katso ohjeet Outlookin verkkoversioon kirjautuminen.
- Siirry kohtaan Asetukset
pilviasetuksiin>.
- Valitse vasemmassa siirtymispalkissa Sähköpostin>automaattinen käsittely>tarpeettomat.
Huomautus
Jos käytät Outlookin verkkoversio Light-versiota, voit käyttää Tarpeettomat-kansion viestejä, mutta et ottaa järjestelytoimintoa käyttöön tai poistaa sitä käytöstä. Poista Outlookin verkkoversio Light-versio käytöstä Asetukset>Outlookin verkkoversio-versiossa ja poista käytä Outlookin verkkoversio kevytversiota -valintaruudun valinta. Muutokset tulevat voimaan, kun kirjaudut sisään seuraavan kerran.
- Valitse Erota tarpeettomaksi tunnistetut kohteet ja valitse sitten
.
Näin autat järjestelytoimintoa oppimaan toimintatapasi nopeammin
Saattaa kestää jonkin aikaa, ennen kuin järjestelytoiminto oppii käsittelemään sähköpostiviestejä haluamallasi tavalla, sillä se tallentaa tiedon tekemistäsi valinnoista ja käsittelee sitten vastaavia viestejä jatkossa näiden tietojen perusteella. Voit auttaa järjestelytoimintoa oppimaan toimintatapasi nopeammin seuraavasti:
- Jos huomaat, että järjestelytoiminto on siirtänyt jonkin viestin virheellisesti Tarpeettomat-kansioon, palauta se takaisin Saapuneet-kansioon.
- Jos huomaat, että jokin pienen tärkeyden viesti on jäänyt Saapuneet-kansioosi, siirrä se Tarpeettomat-kansioon.
Miten järjestelytoiminto suodattaa viestit?
Sekä tarpeettomiksi viesteiksi että roskapostiksi lajiteltavat viestit suodatetaan pois, joten ne eivät näy Saapuneet-kansiossasi. Mahdolliseksi roskapostiksi tunnistetut viestit siirretään automaattisesti roskapostikansioon ja kaikki mahdollisesti haitallinen sisältö, kuten linkit tai viesteihin liitetyt ohjelmat, poistetaan käytöstä.
Tämän jälkeen Outlook käsittelee mahdolliset määrittämäsi säännöt. Lisätietoja säännöistä on artikkelissa Sähköpostiviestien hallinta sääntöjen avulla Outlookissa.
Jos olet käyttänyt Puhdista‑toimintoa, viestit käsitellään valitsemiesi asetusten mukaisesti. Lisätietoja Puhdista‑toiminnosta on artikkelissa Organize your inbox with Archive, Sweep, and other tools in Outlook on the web (Saapuneet-kansion järjestäminen Arkistoi-, Puhdista- ja muilla työkaluilla Outlookin verkkoversiossa).
Seuraavaksi järjestelytoiminto analysoi jäljellä olevat viestit aikaisempien toimintatapojesi perusteella ja suodattaa pois sellaiset viestit, jotka yleensä ohitat tai joihin et vastaa.
Seuraavien henkilöiden sähköpostiviestejä ei merkitä koskaan tarpeettomiksi:
- Sinä
- Kuka tahansa hallintaketjussasi, jos olet Microsoft 365 -sovellukset yrityksille käyttäjä.
- Suorat raportit, jos olet Microsoft 365 -sovellukset yrityksille käyttäjä.
Järjestelytoiminto tarkistaa esimerkiksi seuraavien tekijöiden avulla, millaisia viestejä et tavallisesti lue:
- lähettäjä
- osallistumisesi keskusteluun
- oletko ainoa vastaanottaja
- tärkeys.
Järjestelytoiminto oppii ja mukautuu lukemistapojesi mukaisesti.
Poista järjestelytoiminto käytöstä
Voit poistaa järjestelytoiminnon käytöstä milloin tahansa Outlook Web App.
- Kirjaudu sisään Outlook Web App noudattamalla tämän asiakirjan alussa olevia ohjeita. Siirry sitten kohtaan Asetuksetpilviasetuksiin>>Sähköposti>automaattinen käsittely>tarpeettomaksi.
- Valitse Älä erota tarpeettomaksi määritettyjä kohteita toisistaan ja valitse sitten .
Huomautus
Tarpeettomat-kansio säilyy Outlookissa, vaikka poistaisit järjestelytoiminnon käytöstä.