Online-arkistoon eli arkistopostilaatikkoon voi tallentaa vanhat sähköpostiviestit, jolloin ne eivät vie tilaa ensisijaisesta postilaatikosta. IT- tai Microsoft 365 -järjestelmänvalvojasi luo arkistopostilaatikon sinulle.
Huomautus
Jotta arkistopostilaatikkosi toimii Outlook for Mac:ssä, sekä arkistopostilaatikon että ensisijaisen postilaatikon on oltava joko Exchange Server:ssä (paikallinen) tai Exchange Online:ssa Microsoft 365:ssä (pilvi). Jos ensisijainen postilaatikkosi on esimerkiksi Exchange Server:ssä ja arkistotilisi on Microsoft 365:n Exchange Online, et voi käyttää online-arkistoa. Pyydä IT- tai Microsoft 365 -järjestelmänvalvojaasi muuttamaan niiden sijaintia.
Sähköpostin arkistoinnin parhaat käytännöt
Vaikka voit siirtää yksittäisiä viestejä Outlook for Mac -sovelluksesta arkistopostilaatikkoon yksi kerrallaan (et voi siirtää tai kopioida useita viestejä kerralla), tehokkaampi tapa varmistaa viestien arkistointi on käyttää Outlook Web App -arkistointi- ja säilytyskäytäntöjä.
Arkisto- ja säilytyskäytännöt määrittää IT- tai Microsoft 365 -järjestelmänvalvojasi. Arkistointikäytännöillä hallitaan sitä, miten kauan viestit ovat sähköpostikansiossa ennen arkistointia. Säilytyskäytännöillä hallitaan sitä, miten kauan viestejä säilytetään. Vaikka järjestelmänvalvojat määrittävät käytännöt koko organisaatiolle, voit korvata käytännöt omien tarpeidesi mukaan. Saat lisätietoja ohjeartikkelista Outlook Web Appin säilytys- ja arkistointikäytännöt.
Jos haluat arkistoida useita viestejä yhdellä kertaa eikä käytössä ole arkistointi- tai säilytyskäytäntöjä, siirrä viestit ensisijaisesta postilaatikosta arkistoon Outlook Web App -sovelluksen avulla. Et voi siirtää kansioita, mutta voit siirtää kaikki kansiossa olevat viestit kerralla.
Valitse arkistoitavat viestit napsauttamalla valintaruutuja.
Vedä ne siirtymisruudussa olevaan kansioon, jonka otsikko on Henkilökohtainen Arkisto – <nimesi>.
Huomautus
Jos kansiot, kalenterikohteet, yhteystiedot, tehtävät tai muistiinpanot on siirretty arkistoosi tai johonkin muuhun Outlook-versioon, kuten Outlook for Windowsiin, et voi siirtää niitä etkä tarkastella niitä arkistopostilaatikossa Outlook for Macissa.
Lisävinkkejä
- Voit tehdä hakuja arkistossa valitsemalla arkistokansion kansioruudusta. Et voi hakea tietoja postilaatikosta ja arkistoista samanaikaisesti.
- Voit luoda Saapuneet-kansion sääntöjä, joiden mukaan viestit siirretään automaattisesti kansioihin, määritetään luokkiin tai ohjataan uudelleen toiseen tiliin. Nämä säännöt eivät siirry arkistopostilaatikkoon, etkä voi ohjata uudelleen viestejä arkistoon käyttämällä Saapuneet-kansion sääntöjä.