Vaikka on tärkeää ilmoittaa tehtäviin käyttämäsi työtunnit Project Web Appissa, on yhtä tärkeää kertoa projektipäällikölle asioiden edistymisestä yleisellä tasolla.
Tässä artikkelissa kerrotaan:
- Ajankäyttö ja tehtävän edistyminen: mikä niiden ero on?
- Mihin kirjaan tehtävän edistymisen?
- Kommenttien lisääminen työstä
Ajankäyttö ja tehtävän edistyminen: mikä niiden ero on?
Ennen kuin siirrymme raportoimaan tehtävän edistymisestä Project Web Appissa, on tärkeää varmistaa, että ajankäytön ja tehtävän edistymisen väliset erot ovat selvät.
|
Ajankäytöllä tarkoitetaan tiettyyn tehtävään käyttämiesi tuntien todellista lukumäärää.
Merkitse tämä lukumäärä työaikaraporttiin tallentaessasi tuntimäärää, jonka käytit eri tehtäviin työviikkosi aikana. |
|---|---|
|
Tehtävän edistyminen on yläkäsite, joka sisältää esimerkiksi tehtävän valmistumisprosentin (prosenttia valmiina) ja tehtävän valmistumisen edellyttävän työmäärän (jäljellä oleva työmäärä). |
Tehtävän edistymistä koskevien tietojen lähettäminen antaa laajemman kuvan tehtävien sujumisesta.
Katsotaan esimerkkiä...
Tässä esimerkissä sinulle on määritetty tehtävä, jonka on arvioitu kestävän 40 tuntia.
Käytit tehtävään maanantaina 8 tuntia, tiistaina 4 tuntia ja keskiviikkona 8 tuntia. Tämä tekee yhteensä 20 tuntia.
| Ma | Ti | Ke | To | Pe | SUMMA | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Todellinen | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
| Suunniteltu | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
Tämä on aika, jonka syötät työaikaraporttiin.
Katsotaan nyt tekemääsi työtä tehtävän edistymisen näkökulmasta.
Olet käyttänyt tehtävään 20 tuntia 40 tunnista, mutta et ehkä koe, että 50 % tehtävästä on valmiina.
Toisaalta sinusta saattaa tuntua siltä, että tehtävästä on valmiina enemmän, esimerkiksi 75 prosenttia, tai vähän vähemmän, vaikkapa 25 prosenttia.
20 tuntia 40 tunnista näyttää tältä:
Todellisuudessa saatat kuitenkin olla aikataulusta edellä, näin:
Tai jäljessä, näin:
Tehtävän edistyminen tarkoittaa juuri tätä arvioimaasi valmistumisprosenttia. Tehtävän edistymisessä otetaan huomioon myös arviosi jäljellä olevasta työtuntimäärästä (jäljellä oleva työmäärä).
Jatketaan esimerkkiä. Kun olet suorittanut 20 tuntia määritetystä 40 tunnista, sinusta voi tuntua, että tehtävän loppuun saattaminen vaatii enemmän kuin 20 tuntia. Toimittamalla arvion jäljellä olevasta työajasta esimiehellesi kerrot hänelle tehtävän edistymisestä.
Kerrataan vielä, miksi tämä on tärkeää.
Työaikaraporttien tavoin tehtävien edistymisestä kertominen ei koske vain sinua. Se koskee koko projektia ja varmistaa, että asiat hoidetaan ajallaan ja budjetin rajoissa.
Jos tehtävän suorittaminen kestää jostain syystä odotettua kauemmin, projektipäällikkö voi ehkä järjestellä asioita uudelleen niin, ettei koko projekti viivästyisi.
Vaikka tekisit työsi parhaan kykysi mukaan, asiat eivät aina suju suunnitellusti. Jokainen hyvä projektipäällikkö tietää tämän, joten älä huolestu, jos tehtävän edistyminen ei vastaa aikataulua. Ole rehellinen ja kerro asioiden etenemisestä ja teet oman osuutesi projektin raiteilla pitämiseksi.
Mihin kirjaan tehtävän edistymisen?
Tämä on hankala kysymys. Tehtävän edistyminen voidaan kirjata Project Web Appissa kahdella tavalla.
Ajankäytölle ja tehtävän edistymiselle voi olla erilliset näkymät. Jos Project Web App on organisaatiossa määritetty tällä tavalla, työryhmän jäsenet syöttävät ja lähettävät ajankäytön Työaikaraportti-näkymässä ja tehtävien edistymisen Tehtävät-näkymässä .
- Ajankäytön kirjaus: Työaikaraportti-näkymän tunnit
- Tehtävän edistymisen kirjaus: Valmistumisprosentti Tehtävät-näkymässä + Jäljellä oleva työ Tehtävät-näkymässä
Ajankäytölle ja tehtävän edistymiselle voi olla yksi yhdistetty näkymä. Jos Project Web App on määritetty organisaatiossa tällä tavalla, työryhmän jäsenet voivat seurata sekä ajankäyttöä että tehtävien edistymistä Työaikaraportti-näkymässä . Tehtävän edistyminen esitetään tässä tapauksessa valmistumisprosentin sijaan tuntimääränä jäljellä olevan työmäärän lisäksi.
- Ajankäytön kirjaus: Työaikaraportti-näkymän tunnit
- Tehtävän edistymisen kirjaus: Jäljellä oleva työ Tehtävät-näkymässä
Yhdistetyn näkymän (järjestelmänvalvoja saattaa kutsua tätä yksittäiseksi tilaksi) ansiosta asioita ei tarvitse kirjata kahteen paikkaan. Menetät kuitenkin mahdollisuuden raportoida valmistumisprosentista yleisemmin (olen suorittanut tehtävästä noin 25 %). Joten on hyviä ja huonoja puolia. Työryhmän jäsenenä teet viime kädessä vain niin kuin organisaatiosi on valinut, mutta joskus on hyödyllistä tietää taustalla olevat yksityiskohdat.
Oletko valmis lisäämään tehtävän edistymisen?
Kommenttien lisääminen työstä
Toinen tapa viestiä tehtävän edistymisestä on lisätä kommentteja, kun lähetät päivityksiä projektipäällikölle. Joskus sinun on ehkä selitettävä, miksi työtehtäviin kuluu suunniteltua enemmän aikaa ("Lisäsin 20 tuntia jäljellä olevaa työtä, koska..."), tai haluat kertoa hiukan tarkemmin kuluneella viikolla tekemästäsi työstä ("käytin tiistaina tähän tehtävään kuusi tuntia...")
Voit lisätä kommentteja valitsemalla Kommentti lähetettäessä -valintaruudun, ennen kuin lähetät työaikaraportin tai tehtävän edistymisen, ja voit täyttää kommenttiruudun, ennen kuin tekemäsi muutokset lähetetään projektipäälliköllesi.