Tiedostojen yhteiskäyttö ja yhteismuokkaaminen

Microsoft 365:n ja OneDriven tai SharePointin avulla useat henkilöt voivat työstää word-asiakirjaa, Excel-laskentataulukkoa tai PowerPoint-esitystä yhdessä. Kun kaikki työskentelevät samaan aikaan, tätä kutsutaan yhteismuokkaamiseksi.

Mitä tarvitsen asiakirjan yhteismuokkaamiseen?

Yhteismuokkaaminen on käytettävissä asiakirjoille, jotka on tallennettu OneDriveen tai SharePointiin. 

Yhteismuokkaamiseen muiden kanssa tarvitset seuraavat:

• Jaettu tallennusalueOneDrive, Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive, SharePoint ja SharePoint Server ovat jaettuja tallennusalueita, jotka mahdollistavat yhteismuokkaamisen.
• Sovellukset, jotka tukevat yhteismuokkaamista Word ja PowerPointia kaikissa laitteissa ja versioissa, jotka ovat uudempia kuin Office 2010, jotka tukevat yhteismuokkaamista. Excel-mobiilisovellukset ja Excel for Microsoft 365 uusin versio, jotka tukevat myös yhteismuokkaamista.
• Yhteismuokkaamiseen soveltuva asiakirja Yhteismuokkaamista tuetaan vain nykyaikaisissa tiedostomuodoissa: docx (Word), .pptx (PowerPoint) ja .xlsx (Excel).
• Yhteismuokkaajien muokkausoikeudet Kaikilla yhteismuokkaajilla on oltava oikeudet käyttää ja muokata asiakirjoja.

Asiakirjojen luominen tai avaaminen yhteismuokkaamista varten

Näiden aiheiden avulla opit yhteismuokkaamaan Microsoft 365 -tiedostoja:

• Word-asiakirjojen käsitteleminen yhdessä reaaliaikaisella yhteismuokkaustoiminnolla
• Excel-työkirjojen samanaikainen yhteiskäyttö yhteismuokkauksen avulla
• PowerPoint-esitysten yhteiskäsittely
• Office-tiedostojen yhteiskäyttö
• PowerPoint-esityksen jakaminen muiden kanssa
• Tiedostojen jakaminen ja yhteiskäyttö Office for Androidissa
• OneDriven käyttäminen iOS-laitteessa

Tiedostojen jakaminen yhteistyön tekemistä ja yhteismuokkaamista varten

Yhteistyön tekeminen ja yhteismuokkaaminen muiden kanssa perustuu asiakirjojen jakamiseen. SharePoint-, OneDrive- ja Microsoft 365 -sovelluksissa voit jakaa tiedostoja muiden kanssa.

Saat lisätietoja tiedostojen jakamisesta OneDrivessa ja SharePointissa näistä aiheista:

• SharePoint-tiedostojen tai -kansioiden jakaminen
• Tiedostojen ja kansioiden jakaminen Microsoft 365 Businessin avulla
• Tiedoston jakaminen

Voinko yhteismuokata offline-tilassa?

Kun avaat jaetun asiakirjan työpöytä- tai mobiilisovelluksella, voit jatkaa työskentelyä siitä riippumatta, oletko luonut yhteyden vai et. Jos muut muokkaavat samaa asiakirjaa, he eivät voi nähdä muutoksiasi, kun olet offline-tilassa. Kun siirryt takaisin online-tilaan, saat ilmoituksen saatavilla olevista muutoksista, ja muut näkevät, että olet tehnyt muutoksia.

Kun työskentelet Wordissa, kappale, jota käsittelet, on lukittu, jotta kukaan muu ei voi korvata tekemiäsi muutoksia. Kun siirryt offline-tilaan Word kanssa, voit käsitellä samaa kappaletta kuin joku muu ryhmässäsi. Kun tallennat tekemäsi muutokset, näkyviin tulee ponnahdusviesti, jossa ilmoitetaan ristiriidasta. Voit sitten napsauttaa kohtaa, jossa voit selvittää ristiriidan.

Jos käsittelet tiedostoa, joka on synkronointikansiossa (kuten OneDrive tai Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive), se synkronoidaan, kun palaat online-tilaan riippumatta siitä, onko sovellus (Word, PowerPoint) käynnissä. Kun muodostat yhteyden uudelleen, tiedosto synkronoituu automaattisesti. Jos ristiriitoja ilmenee, saat ilmoituksen. Lisätietoja on artikkelissa Tiedostojen synkronointi OneDriven avulla Windowsissa.

Ketkä voivat yhteismuokata asiakirjoja?

Oletusarvoisesti SharePointissa kaikki kirjastossa olevat asiakirjat perivät ryhmät ja oikeudet kirjastosta, johon asiakirja tallennetaan tai johon se luodaan. Esimerkiksi ryhmäsivustossa, jossa kaikilla on luku- ja kirjoitusoikeus, kuka tahansa voi yhteismuokata. SharePoint-tiedostokirjasto, jossa on vain luku -oikeudet, sallii vain tiedostojen tarkastelun, mutta vain tekijä voi tehdä muutoksia, ellei niitä ole erikseen kutsuttu.

SharePointin käyttöoikeudet periytyvät, mutta voit määrittää eri käyttöoikeuksia tietyille henkilöille. Jos SharePoint-kirjaston jaettuja kohteita voi vain tarkastella, voit antaa joillekin käyttäjille muokkausoikeuden. Jos kirjastoon on kuitenkin määritetty kaikille muokkausoikeudet, et voi rajoittaa joidenkin käyttäjien oikeuksia pelkkään tarkasteluun. Voit korvata perityt oikeudet laajemmalla oikeudella, mutta et suppeammalla oikeudella. Lisätietoja käyttöoikeuksista on artikkelissa Tietoja SharePointin käyttöoikeustasoista.

OneDriveen tallennetut Files on jaettava erikseen. Oletusarvoisesti vain kirjaston omistaja voi muokata ja tarkastella niitä. Voit valita, kuka voi muokata yksittäisiä tiedostoja, jakamalla ne henkilöille tai ryhmille muokkausoikeuksien avulla. Lisätietoja jakamisesta on artikkelissa SharePoint-tiedostojen tai -kansioiden jakaminen.

Voinko yhteismuokata tiedostoja muun tallennustilapalvelun kuin SharePointin tai OneDriven avulla?

Kyllä, Microsoft on työskennellyt kymmenien kumppaneiden kanssa ympäri maailmaa (mukaan lukien Box, Citrix ShareFile, Dropbox ja Egnyte), joten voit yhteismuokata Microsoft 365:n verkkoversiota. Tarkista tallennuspalvelun tarjoajalta, tuetaanko yhteismuokkaamista Microsoft 365:n verkkoversiossa.

• Voit yhteismuokata Office-tiedostoja Dropboxista Officen verkko-, työpöytä- ja mobiilisovelluksissa. Lisätietoja on Dropboxin ohjeartikkelissa Jaettujen Microsoft Office -tiedostojen muokkaaminen Dropboxissa.
• Voit yhteismuokata Office-tiedostoja Officen verkko- ja työpöytäsovellusten Boxista. Lisätietoja on Boxin ohjeartikkelissa Opas yhteismuokkaamisen käyttöönottoon Microsoft Officen Boxissa.
• Voit yhteismuokata Office-tiedostoja Egnytestä Officen verkko-, työpöytä- ja mobiilisovelluksissa. Lisätietoja on Egnyte-ohjeartikkelissa Co-Editing määrittäminen Microsoft Office Desktopia varten.
• Microsoft ei tue Google Driveen tallennettujen tiedostojen yhteismuokkaamista.

Yhteismuokkaamisen vianmääritys SharePointissa, OneDrivessa ja Microsoft 365:ssä

Jos yhteismuokkaaminen ei toimi oikein, on olemassa useita seikkoja, jotka voivat aiheuttaa ongelmia. Lisätietoja yhteismuokkausistuntojen ja -asetusten vianmäärityksestä on artikkelissa Yhteismuokkaamisen vianmääritys Officessa.

Mistä tiedän, onko yhteistyökumppani päivittänyt asiakirjoja, joita käsittelemme yhdessä?

Jos olet jakanut tiedostosi OneDriven avulla, saatat saada sähköpostiviestin, jossa kerrotaan, että tiedosto on päivitetty.

Muita aiheeseen liittyviä artikkeleita

Jos et ole käyttänyt Word verkkoversiossa, voit testata sen ajamisen Microsoft365.com. Kirjaudu sisään ja valitse sovellusten , jos haluat valita koko sovellusluettelosta.

SharePoint-järjestelmänvalvojille:

• Yhteismuokkaamisen yleiskatsaus SharePoint Serverissä
• Yhteismuokkaamisen poistaminen käytöstä SharePoint Serverissä
• Yhteismuokkaajien enimmäismäärän määrittäminen SharePoint Serverissä