Sisällönjärjestämisen määrittäminen reitittämään tiedostot

Sisällönjärjestäminen on SharePointin ominaisuus, joka voi hallinnoida automaattisesti joitain tärkeitä kirjastotehtäviä. Tämä säästää aikaa ja lisäksi voi auttaa varmistamaan, että tiedostokirjastoa hallinnoidaan jatkuvasti.

Sisällönjärjestämisen tarkoitus

Sisällönjärjestäminen voi tehdä automaattisesti seuraavat tehtävät:

• Reitittää tiedostot eri kirjastoihin tai kansioihin Käytännössä sisällönjärjestämistoiminto toimii tiedostojen portinvartijana. Aina kun tiedosto ladataan, sisällönjärjestämistoiminto päättää luomasi säännön avulla, minne tiedosto kuuluu. Sitten se siirtää tiedoston oikeaan kirjastoon tai kansioon, joka saattaa sijaita myös eri sivustokokoelmassa. Säännöt voivat perustua sisältötyyppien ja metatietojen yhdistelmään.
• Kaikkien tiedostojen lataaminen latauskirjastoon Voit määrittää sisällönjärjestämistoiminnon sijoittamaan kaikki ladatut tiedostot latauskirjastoon, jossa voidaan lisätä tiedostoon metatietoja ja saattaa lähetysprosessi loppuun.

• Kansion koon hallinta Voit määrittää sisällönjärjestämistoiminnon valvomaan kansioissa olevien kohteiden määrää ja varmistamaan, että mikään kansio ei sisällä määritettyä määrää enempää kohteita. Oletusarvoisesti tämä raja on 2 500 kohdetta, ja kun kohdenumero 2501 saapuu, sisällönjärjestämistoiminto luo automaattisesti uuden kansion ja sijoittaa asiakirjan siihen. Voit määrittää, kuinka monta kohdetta sisällönjärjestäminen sallii yhdessä kansiossa.
• Lähetysten kaksoiskappaleiden hallinta Kun kirjastossa jo olemassa oleva tiedosto ladataan, voit määrittää sisällönjärjestämistoiminnon käyttämään SharePoint-versioita tai vaihtaa tiedoston nimen lisäämällä merkkejä. Näin varmistat, että sekä olemassa oleva tiedosto että sen kaksoiskappale säilyvät.
• Valvontalokien ylläpito Sisällönjärjestämistoiminto voi pitää tiedoston valvontalokin tiedoston mukana, kun se siirretään.

Sisällönjärjestämisominaisuuden aktivoiminen sivustolla

Sinulla on oltava vähintään sivuston omistajan käyttöoikeudet, ja julkaisuominaisuudet on otettava käyttöön.

Sisällönjärjestämisominaisuuden aktivoiminen sivustolla

1. Siirry sivustolle, jonka asetuksia haluat muuttaa.

2. Napsauta ja valitse sitten avattavasta valikosta Sivuston asetukset.
   SharePointissa napsauta , valitse Sivuston sisältö ja valitse sitten Sivuston asetukset.

3. Valitse Sivuston asetukset -sivun Sivuston toiminnot -ryhmästä Sivuston ominaisuuksien hallinta.

4. Valitse sisällönjärjestämisominaisuuden nimen vierestä Aktivoi. Kun ominaisuus on aktivoitu, sana Aktiivinen näkyy Tila-sarakkeessa.

   

Sisällönjärjestämisen määrittäminen reitittämään tiedostot

1. Siirry sivustoon, jossa haluat määrittää sisällönjärjestämisen reitittämään tiedostot automaattisesti tiettyihin sijainteihin.

2. Napsauta ja valitse sitten avattavasta valikosta Sivuston asetukset.
   SharePointissa napsauta , valitse Sivuston sisältö ja valitse sitten Sivuston asetukset.

3. Valitse Sivustonhallinta-ryhmässä Sisällönjärjestämisen asetukset.

   Huomautus

   Sisällönjärjestämisen asetukset -linkki näkyy vain, jos kyseinen toiminto on aktivoitu kyseisessä sivustossa.

4. Valitse Ohjaa käyttäjät latauskirjastoon ‑osassa valintaruutu, joka ottaa sisällönjärjestämisen käyttöön pakotetusti. Tämä ohjaa automaattisesti käyttäjät latauskirjastoon, kun he yrittävät ladata tiedostoa.

5. Valitse Lähetetään toiseen sivustoon -osan valintaruutu, jos haluat sallia sääntöjen reitittävän tiedostot eri sivustolle.

6. Valitse Kansioiden osiointi ‑osassa Luo alikansioita, kun kohdesijainnissa on liian monta kohdetta ‑valintaruutu, jos haluat ohjelman luovan automaattisesti alikansioita, kun sijainnille määritetty kohdemäärä ylittyy.

   • Määritä Yhden kansion kohteiden määrä ‑ruudussa, kuinka monta tiedostoa kansioon voi enintään tallentaa, ennen kuin uusi kansio luodaan.
   • Määritä Kansion nimen muoto ‑ruutuun uusien kansioiden nimeämiskäytäntö.

7. Valitse Lähetysten kaksoiskappaleet ‑osassa, haluatko luoda kaksoiskappaleet SharePointin versiotieto-ominaisuudella vai lisätä kohteen kaksoiskappaleen tiedostonimen loppuun yksilöllisiä merkkejä.

8. Valitse Säilytetään konteksti ‑osan valintaruutu, jos haluat tallentaa valvontalokin tai metatiedot lähetetyn kohteen tai asiakirjan valvontamerkintänä.

9. Kirjoita Sääntöjenvalvojat-osioon käyttäjänimet, jotka toimivat organisaatiossa sääntöjen valvojina. Sääntöjenvalvojilla on oltava sivuston hallintaoikeudet, jotta he voivat käyttää sisällönjärjestämisen sääntöjen asetussivua. Lisätietoja on artikkelissa Sisällönjärjestämisen sääntöjen luominen tiedostojen ohjaamista varten.

10. Valitse sopivat valintaruudut, jos haluat sähköpostiviestin lähtevän automaattisesti sääntöjenvalvojille. Sisällönjärjestämistoiminto voi lähettää sähköpostiviestin, kun lähetys ei vastaa sääntöä tai jos jotakin sisältöä lähetetään sisällönjärjestämistoimintoon.

    Huomautus

    SharePointin tai verkon järjestelmänvalvojan on määritettävä sähköposti, jotta nämä valintaruudut ovat käytössä.

11. Kirjoita Lähetyspisteet-osioon tietoa muista sivustoista tai sähköpostiohjelmista, jotka voivat lähettää sisältöä nykyiseen sivustoon.

    Vihje

    Jos haluat luoda työnkulun tai mukautetun ratkaisun, joka lähettää tiedostoja sähköpostijärjestelmän kautta, tässä osassa näkyy sen verkkopalvelun URL-osoite, joka lähettää sisällön sivustoon.