SharePointin sisältötyypit ovat tärkeitä metatietojen hallinnassa ja yhdenmukaisuuden varmistamisessa koko organisaatiossa. Jokainen sisältöosa SharePointissa luodaan sisältötyypistä. Tämä opas auttaa ymmärtämään, mikä sisältötyyppi on, sekä luomaan ja julkaisemaan sisältötyyppejä tehokkaasti.
Mikä on sisältötyyppi?
SharePointin sisältötyyppi on uudelleenkäytettävä kokoelma malleja, metatietoja (sarakkeita), työnkulkuja, toimintaa ja muita asetuksia kohteiden tai asiakirjojen luokalle. Sisältötyyppi yhdistää kohteen ja kohdetta koskevat tiedot. Kohde voi olla jokin monenlaisista tiedostoista, asiakirja, Excel-työkirja tai jopa edistymisraportin tilailmaisin. Se voi olla myös luettelo tai kansio. Sisältötyyppi liittää tämän kohteen tärkeimpiin metatietoihin tai muihin tietoihin, kuten säilytyskäytäntöön. Sen avulla voit hallita tietoluokan asetuksia keskitetysti, uudelleenkäytettävällä tavalla.
Oletusarvoiset ja mukautetut sisältötyypit
SharePoint sisältää oletusarvoisesti useita valmiita sisältötyyppejä. Voit käyttää ilman muutoksia valmiiksi määritettyjä sisältötyyppejä, kuten Tyhjä asiakirja tai Ilmoitus, tai voit luoda mukautettuja sisältötyyppejä vastaamaan organisaatiosi tarpeita.
Oletusarvoiset sisältötyypit
Alla on lueteltu muutamia oletusarvoisia SharePointin sisältötyyppejä. Niitä on paljon enemmänkin, ja ne löytyvät SharePoint-sivuston Sivuston asetukset ‑sivulta.
- Asiakirjan sisältötyypit: Perussivu, Asiakirja, Lomake, Linkki ja Wiki-sivu
- Kansion sisältötyypit: Kansio, Keskustelu ja Yhteenvetotehtävä
- Luettelon sisältötyypit: ilmoitus, tapahtuma, yhteyshenkilö, ongelma, linkki, varaukset, tehtävä ja paljon muuta
Tämä on vain esimerkki käytettävissä olevista sisältötyypeistä. Voit näyttää sivustossasi käytettävissä olevat oletustyypit seuraavasti:
Kaikkien oletusarvoisten sisältötyyppien näyttäminen
Huomautus
Sinulla on oltava vähintään sivuston omistajan rooli, jotta näet kaikki SharePoint-sivuston oletussisältötyypit.
- Valitse Pikakäynnistyksessä luettelo, jota haluat käsitellä, tai valitse Asetukset.
- Valitse Sivuston tiedot.
- Valitse sitten Näytä kaikki sivuston asetukset.
- Valitse Web Designer Galleries -kohdassa Sivuston sisältötyypit.
- Sisältötyyppien valikoima -sivulla näet sisältötyypit (kuten raportti, kuva tai asiakirja), päätyypit (kuten asiakirja, kohde tai monimuotosisältö) ja lähteen (yleensä nykyinen sivustosi).
Jos haluat ymmärtää, miten valmiit sisältötyypit liittyvät toisiinsa, katso SharePointin oletusarvoinen sisältötyyppihierarkia.
Katso Sisältötyypin lisääminen luetteloon tai kirjastoon
Mukautetut sisältötyypit
Mukautetut sisältötyypit voivat tehdä yhdenmukaistamisen helpommaksi käyttäjille. Vaikka valittavissa on useita sisäisiä sisältötyyppejä, voit halutessasi luoda mukautettuja sisältötyyppejä organisaatiotasi varten. Jokaisella organisaatiolla on erilaiset tarpeet ja erilaista sisältöä. Tämä voi sisältää esimerkiksi muodollisia sopimuksia, raportteja, myyntiehdotuksia, suunnittelumäärityksiä ja yritysmenettelyjä. Voit luoda erillisiä sisältötyyppejä tämän monimuotoisuuden hallintaan.
Sisältötyyppejä voi määrittää lähes kaikille SharePointin kohteille. Tämä sisältää asiakirjat ja muut tiedostot, luettelokohteet, mediatiedostot ja kansiot. Kullekin sisältötyypille voi määrittää seuraavat määritteet: Nämä määritteet liitetään automaattisesti aina, kun joku luo uuden asiakirjan tai tietyn sisältötyypin mukaisen muun tiedoston.
- Asiakirjamalli, jos kyseessä on asiakirja
- Tietojen hallintakäytännöt, joissa on määritelty tilan säilytys- ja valvontakäytännöt
- Sisältöön liittyvät sarakkeet (metatiedot)
- Työnkulut, joita tämän sisältötyypin kohteissa voidaan käyttää
- Mukautetut ominaisuudet
Voit esimerkiksi määritellä Myyntisopimus-sisältötyypin ja lisätä sen sitten työryhmäsi käyttämään kirjastoon. Sen jälkeen aina, kun joku haluaa luoda myyntiehdotuksen, hänen tarvitsee vain valita Myyntisopimus Uusi asiakirja -valikosta.
Asiakirjatyyppi, kuten myyntisopimus, voi sisältää seuraavanlaisia määritteitä:
Asiakirjan malli
Sisältöön liittyvät sarakkeet, joista jokainen sisältää tietynlaista metatietoa. Seuraavassa luettelossa on esitelty tavallisimmat asiakirjan metatiedot:
- Myyjä
- Asiakasyritys
- Ostotilauksen numero
ja niin edelleen...
Pyyntö asiakirjan tietoruudun automaattiseen näyttämiseen ja tarvittavien tietojen keräämiseen aina, kun käyttäjä luo tämäntyyppisen tiedoston.
Tietojen hallinnan asetukset, joissa on määritelty esimerkiksi säilytyskäytäntö ja valvontatarve.
Mukautettujen sisältötyyppien luominen
Mukautetut sivuston sisältötyypit luodaan aina olemassa olevista sisältötyypeistä, riippumatta siitä, käytätkö jo luotua luokkaa vai haluatko luoda uuden luokan. Voit valita laajasta ennalta määritettyjen sivuston sisältötyyppien kokoelmasta sisältötyyppivalikoiman vaihtoehdon. Uusi sivuston sisältötyyppi perii kaikki pääsisältötyypin määritteet, kuten tiedostomallin, vain luku -asetukset ja sarakkeet. Kaikkia määritteitä voi muuttaa luomisen jälkeen. Voit esimerkiksi käyttää eri mallia kuin pääsisältötyypissä.
Voit luoda mukautetun sisältötyypin seuraavasti:
Mukautettujen sisältötyyppien luominen
- Valitse Pikakäynnistyksessä luettelo, jota haluat käsitellä, tai valitse Asetukset.
- Valitse Sivuston tiedot ja valitse sitten Näytä kaikki sivuston asetukset.
- Valitse Web Designer Galleries -kohdassa Sivuston sisältötyypit.
- Valitse Sisältötyyppien valikoima-sivulla + Luo sisältötyyppi.
- Täytä Luo sisältötyyppi -paneelissa mukautetun sisältötyypin nimi ja kuvaus .
- Valitse Aiemmin luodun luokan käyttäminen tai Luo uusi luokka.
- Valitse Pääsisältötyyppi-kohdassa yläsisältötyyppi, kuten Digitaalisten resurssien sisältötyypit tai Asiakirjan sisältötyypit. Pääsisältötyypin alapuolella oleva avattava valikkoruutu muuttuu. Valitse tarkempi pääsisältötyyppi. Jos valitsit esimerkiksi Kansion sisältötyypit, voit tarkentaa sen tässä ruudussa Keskusteluun, Kansioon tai Yhteenvetotehtävään .
- Valitse Luo.
Sisältötyyppien julkaiseminen
Sisältötyypit määritelleen tietylle sivustolle, ja niitä sovelletaan tällä sivustolla sekä sen alisivustoilla. Joskus tiettyä sisältötyyppiä voidaan kuitenkin käyttää useilla sivustoilla tai sivustokokoelmissa. Organisaatiossa voidaan esimerkiksi käyttää perusmalleja standardoituja metatietoja sisältävissä asiakirjoissa. Koska yrityksen kaikkien työntekijöiden on käytettävä asiakirjoissa tätä sisältötyyppiä, se soveltuu julkaistavaksi kaikissa sivustokokoelmissa. Suunnitteluosasto voi myös luoda teknisiä tietoja varten oman sisältötyypin ja julkaista sen ainoastaan suunnittelun sivustokokoelmissa.
Koska sisältötyypit sisältävät metatietoja, sisältötyypit ja metatiedot liittyvät läheisesti toisiinsa. SharePointin hallittujen metatietojen palvelu mahdollistaa sisältötyypin julkaisemisen sivustoihin, joissa sitä käytetään. Sivustoja ja sivustokokoelmia, jotka ovat osa hallittujen metatietojen palvelua, kutsutaan "tilaajasivustoiksi".
Hallittujen metatietojen palvelu on luotava ja määritettävä erikseen. Järjestelmänvalvoja voi ottaa sisältötyyppien julkaisun käyttöön määrittämällä tietyn sivustokokoelman pääjulkaisusivustoksi. Pääjulkaisusivustossa olevia sisältötyyppejä voi tilata liitettyjen sovellusten ja sivustokokoelmien kautta. Sisältötyyppien keskitetty hallinta on mahdollista hallittujen metatietojen palveluiden avulla. Sisältötyypit luodaan pääjulkaisusivustossa, ja päivitykset välittyvät automaattisesti tilaajasivustoille.
Lisätietoja sisältötyyppien julkaisemisesta on artikkelissa Sisältötyypin julkaiseminen sisällön pääjulkaisusivustosta.
Sivun alkuun