Työryhmän aikatauluasetusten määrittäminen Työvuorot-sovelluksessa

Tämä artikkeli koskee eturivin esimiehiä.

Voit määrittää ja hallita tiimisi aikataulun asetuksia Työvuorot-sovelluksen verkko- ja työpöytäversiossa.

Siirry Vuorot-sovelluksessa Asetukset-välilehteen. Täältä voit määrittää aikatauluasetukset ja valita Vuorot-ominaisuudet, jotka haluat ottaa käyttöön työryhmällesi. 

Artikkelin sisältö

• Aikavyöhykkeen määrittäminen
• Aseta viikon alku
• Vuorojen kopioiminen
• Avoimet vuorot
• Vuoropyyntöjen vaihtaminen
• Tarjoa vuoropyyntöjä
• Poissaolopyynnöt
• Poissaolon syiden lisääminen tai muokkaaminen
• Työaikakello
• Vuoronäkymän tietosuoja-asetusten määrittäminen

Aikavyöhykkeen määrittäminen

Aseta aikavyöhyke varmistaaksesi, että tiimisi vuorot näytetään oikeassa aikavyöhykkeessä tiimisi sijainnin perusteella. Valitse tiimin aikavyöhykekohdasta tiimisi sijainnin aikavyöhyke ja valitse sitten Lähin kaupunki -kohdasta kaupunki, joka on lähinnä tiimisi sijaintia.  

Aseta viikon alku

Organisaation erityispiirteiden mukaan haluat ehkä siirtää työviikon aloituspäivän toiseen. Valitse viikon aloituskohdasta viikonpäivä, jolloin haluat aikataulujen alkavan.

Vuorojen kopioiminen

Kun määrität aikatauluja, haluat ehkä kopioida ja liittää vuoroja (mukaan lukien avoimet vuorot) päivästä toiseen.  

Valitse, sisällytetäänkö aktiviteetit kopioitaessa vuoroja. Kun asetus on käytössä, alkuperäisiin vuoroihin lisäämäsi aktiviteetit sisällytetään automaattisesti ja kopioidaan uusiin vuoroihin.

Avoimet vuorot

Valitse, haluatko julkaista avoimet vuorot aikataulun mukaan työntekijöiden pyynnöstä.

Avoimet työvuorot sijainnissasi oleville työntekijöille

Kun Avaa vuorot -toiminto on käytössä:

• Voit tehdä seuraavat toimenpiteet:

  • Lisää ja jaa avoimia työvuoroja työryhmäsi kanssa. 
  • Tarkastele ja hyväksy tai hylkää tiimisi avoimia työvuoropyyntöjä. Saat myös ilmoituksia, kun työntekijät esittävät pyyntöjä. 

• Työntekijät voivat:

  • Tarkastele ja pyydä avoimia työvuoroja, jotka jaetaan tiimin kanssa.
  • Seuraa omia avoimia työvuoropyyntöjä, mukaan lukien käynnissä olevia ja esimiehen hyväksyntää odottavia pyyntöjä. Työntekijät saavat myös ilmoituksen, kun heille määritetään avoimia vuoroja. 

Jos Avaa vuorot -toimintoon poissa käytöstä:

• Et voi luoda avoimia työvuoroja työryhmällesi. Voit edelleen tarkastella ja hallita avoimia työvuoropyyntöjä, jotka on tehty ennen kuin poistit tämän asetuksen käytöstä.
• Työntekijät eivät voi tarkastella tai pyytää avoimia työvuoroja. He voivat edelleen seurata avoimia vuoropyyntöjä, jotka he ovat tehneet ennen tämän asetuksen poistamista käytöstä.

Avoimet vuorot eri sijainneista

Kun Avoinna vuorot eri sijainneissa on myös käytössä:

• Voit tehdä seuraavat toimenpiteet:

  • Lisää ja jaa avoimia työvuoroja alueellasi muissa tiimeissä (sijainneissa) oleville työntekijöille, jotka myös käyttävät tätä ominaisuutta pyytämiseen.
  • Tarkastele ja hyväksy tai hylkää avoimia työvuoropyyntöjä alueesi muissa tiimeissä työskenteleviltä työntekijöiltä, jotka myös käyttävät tätä ominaisuutta. Saat myös ilmoituksia, kun työntekijät esittävät pyyntöjä.

• Alueen muiden tiimien työntekijät voivat:

  • Tarkastele ja pyydä avoimia työvuoroja, jotka olet jakanut.
  • Seuraa omia avoimia työvuoropyyntöjä, mukaan lukien käynnissä olevia ja esimiehen hyväksyntää odottavia pyyntöjä. Työntekijät saavat myös ilmoituksen, kun heidän avoin työvuoropyyntönsä hyväksytään tai hylätään.

Jos Avoinna olevat vuorot eri sijainneissa on poissa käytöstä:

• Jakamasi avoimet vuorot eivät ole muiden alueesi tiimien työntekijöiden tavoitettavissa. Voit edelleen tarkastella ja hallita muiden tiimien työntekijöiden avoimia työvuoropyyntöjä, jotka on tehty ennen tämän asetuksen poistamista käytöstä.
• Alueen muiden tiimien työntekijät eivät voi tarkastella tai pyytää avoimia työvuoroja sijainnissasi. He voivat edelleen seurata avoimia työvuoropyyntöjä, joita he tekivät sijainnissasi ennen tämän asetuksen poistamista käytöstä.

Vuoropyyntöjen vaihtaminen

Valitse, voivatko työntekijät luoda pyyntöjä vuorojen vaihtamiseksi työtovereiden kanssa. 

Kun Vaihda vuoroja -toiminto on käytössä:

• Voit tarkastella ja hyväksyä tai hylätä työryhmäsi työvuoron vaihtopyyntöjä. Saat myös ilmoituksia, kun työntekijät esittävät pyyntöjä. 

• Työntekijät voivat:

  • Luo pyyntöjä vuorojen vaihtamiseksi työtoverin kanssa tiimissä.
  • Hallitse ja vastaanota ilmoituksia työtoverilta heille tulevista vaihtovuoropyynnöistä.
  • Seuraa omia vuorovaihtopyyntöjään, mukaan lukien käynnissä olevat ja esimiehen hyväksyntää odottavat.

Jos Vaihda vuorot -toiminto on poissa käytöstä:

• Voit hallita kaikkia vaihtovuoropyyntöjä, jotka on tehty ennen kuin poistit tämän asetuksen käytöstä.
• Työntekijät eivät voi luoda vuorovaihtopyyntöjä. He voivat edelleen seurata tekemiään työvuoron vaihtopyyntöjä ja hallita muilta työtovereilta tulleita työvuoropyyntöjä ennen tämän asetuksen poistamista käytöstä.   

Tarjoa vuoropyyntöjä

Valitse, voivatko työntekijät luoda pyyntöjä tarjotakseen työvuorojaan työtovereilleen.

Kun Tarjoa vuoroja -toiminto on käytössä:

• Voit tarkastella ja hyväksyä tai hylätä työryhmäsi työvuoropyyntöjä. Saat myös ilmoituksia, kun työntekijät esittävät pyyntöjä. 

• Työntekijät voivat:

  • Luo pyyntöjä tarjota vuorojaan tiimin työtovereille.
  • Voit hallita ja vastaanottaa ilmoituksia työvuoropyynnöistä, jotka tulevat toiselta työtoverilta.
  • Seuraa omia vuorotarjouspyyntöjään, mukaan lukien käynnissä olevat ja esimiehen hyväksyntää odottavat.

Jos Tarjoa vuoroja -asetus ei ole käytössä:

• Voit hallita kaikkia vuorotarjouspyyntöjä, jotka on tehty ennen kuin poistit tämän asetuksen käytöstä.
• Työntekijät eivät voi luoda työvuorotarjouspyyntöjä. He voivat edelleen seurata tekemiään työvuoropyyntöjä ja hallita työtovereiltaan ennen tämän asetuksen poistamista käytöstä.

Poissaolopyynnöt

Valitse, voivatko työntekijät luoda vapaapyyntöjä.

Kun poissaolopyynnöt ovat käytössä:

• Voit tehdä seuraavat toimenpiteet:

  • Määritä ja jaa vapaa-aika kenelle tahansa tiimisi työntekijälle.
  • Tarkastele ja hyväksy tai hylkää työryhmäsi poissaolopyyntöjä. Voit myös saada ilmoituksia, kun työntekijät tekevät pyyntöjä.

Työntekijät voivat:

• Tarkastele ja vastaanota ilmoituksia heille määrätystä vapaa-ajasta.
• luoda vapaa-aikapyyntöjä.
• seurata omia poissaolopyyntöjään, mukaan lukien käynnissä olevat ja esimiehen hyväksyntää odottavat.

Jos poissaolopyynnöt on poistettu käytöstä:

• Voit edelleen määrittää ja jakaa vapaa-aikaa kenelle tahansa tiimisi työntekijälle ja hallita poissaolopyyntöjä, jotka on tehty ennen tämän asetuksen poistamista käytöstä.
• Työntekijät eivät voi luoda poissaolopyyntöjä. He saavat edelleen ilmoituksia, kun heille on määritetty vapaa-aikaa. He voivat myös edelleen seurata poissaolopyyntöjä, jotka he tekivät ennen tämän asetuksen poistamista käytöstä. 

Poissaolon syiden lisääminen tai muokkaaminen

Lisää poissaolon syyt, jotka sinä ja työryhmäsi näette Työvuorot-sovelluksessa, tai muuta niitä.

Voit käyttää näitä asetuksia määrittäessäsi vapaa-aikaa työryhmäsi työntekijöille, ja työntekijät valitsevat näistä vaihtoehdoista pyytäessään vapaata.  

Työvuorot-toiminto sisältää nämä oletuspoissaolosyyt: loma, sairausloma, vapaa, vanhempainvapaa ja palkaton. Voit nimetä ne uudelleen, muuttaa niiden kuvakkeita tai poistaa niitä. Voit myös luoda omat poissaolosyyt.

Työaikakello

Työaikakellon avulla työryhmäsi voi kirjautua sisään ja ulos vuoroista, tallentaa taukoja työvuorojen aikana ja muokata ja vahvistaa työaikaraporttien tietueita Vuorot-mobiilisovelluksessa. Lisätietoja on artikkelissa Sisään- ja uloskirjautuminen Työvuorot-sovelluksen avulla. 

Voit viedä ja tarkastella ryhmän aikaraporttia tietyltä ajanjaksolta. 

Kun määrität työaikakellon, voit sisällyttää valinnaisen sijaintitunnistuksen tallentamaan, tulevatko työntekijät kelloon sisään ja ulos määrittämästäsi sijainnista. 

Työaikakellon ottaminen käyttöön:

1. Valitse Ota aikakello käyttöön.  

2. Jos haluat sisällyttää sijainnintunnistuksen, valitse Sisällytä sijainnintunnistus mobiilisovellukseen ja täytä sen sijainnin koordinaatit, josta odotat työntekijöiden saapuvan ja lähtevän.  
   Tarvitset koordinaattien saamiseksi karttajärjestelmän, kuten Bing Maps- tai Google Maps -kartan. 

   • Siirry Bing Maps -sivustoon ja kirjoita osoite, jonka koordinaatit haluat saada. Kun tulos tulee näkyviin, siirry vasemmalla olevaan tietoruutuun. Lähistöllä-kohdassa näet tietoja, kuten osoitteen maan tai alueen. Koordinaatit sijaitsevat juuri sen alapuolella. 
   • Siirry Google Mapsiin ja kirjoita osoite, jonka koordinaatit haluat saada. Kun tulos tulee näkyviin, näet koordinaatit napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella kartalla olevaa punaista nastaa.

3. Kun olet ottanut työaikakellon käyttöön, voit viedä työryhmän työaikaraporttiraportin valitsemallaVie.

   

Vuoronäkymän tietosuoja-asetusten määrittäminen

Hallitse sitä, miten kaukana menneisyydessä työntekijät näkevät toistensa vuorot ja kuinka yksityiskohtaisia tietoja he näkevät.  

Voit hallita näkyvyystasoa seuraavilla asetuksilla:

• Salli työntekijöiden nähdä kaikki menneet työvuorot: Ota käyttöön, jos haluat, että työntekijät näkevät kaikki työtoveriensa menneet vuorot. Jos haluat rajoittaa näkyvyyttä menneisiin työvuoroihin, poista tämä asetus käytöstä ja valitse sitten aika (kuukausina).
• Salli työntekijöiden nähdä, miksi muut työntekijät pyysivät vapaa-aikaa, ja mitä muistiinpanoja he sisällyttivät vapaapyyntöönsä: Poista käytöstä, jos haluat työntekijöiden näkevän työtovereidensa vapaa-ajat yleisellä tavalla ilman pääsyä muistiinpanoihin tai syihin. 
• Salli työntekijöiden nähdä muiden työntekijöiden työvuoroihin sisältyvät muistiinpanot, tehtävät ja tauot: Poista käytöstä rajoittaaksesi yksityiskohtien tasoa, jotka työntekijät näkevät toistensa työvuoroissa.

IT-järjestelmänvalvojille

Etulinjan organisaation työvuorot