Access-mallin valitseminen ja käyttäminen

Verkkotietokantamallit

Access 2010 sisältää viisi verkkotietokantamallia. Termi "Verkkotietokanta" tarkoittaa, että tietokanta on suunniteltu julkaistavaksi SharePoint-palvelimeen, jossa on käytössä Access Services. Voit kuitenkin käyttää myös verkkoyhteensopivia tietokantoja vakioasiakastietokantana, jotta ne soveltuvat kaikkiin tilanteisiin.

• Kalusto-WWW-tietokanta    Seuraa kalustoa, mukaan lukien tiettyjä resurssitietoja ja omistajia. Luokittele ja tallenna resurssien ehto, kun ne hankittiin, missä ne sijaitsevat, ja paljon muuta.

• Hyväntekeväisyyslahjoitusten verkkotietokanta    Jos työskentelet organisaatiossa, joka hyväksyy hyväntekeväisyyslahjoituksia, käytä tätä mallia varainhankinnan seuraamiseen. Voit seurata useita kampanjoita ja raportoida kunkin kampanjan aikana saamistasi maksuosuuksista. Seuraa osallistujia, kampanjaan liittyviä tapahtumia ja odottavia tehtäviä.

• Yhteystiedot-verkkotietokanta    Hallitse tietoja henkilöistä, joiden kanssa sinä tai tiimisi työskentelet, kuten asiakkaista ja kumppaneista. Seuraa nimi- ja osoitetietoja, puhelinnumeroita, sähköpostiosoitteita ja jopa liitä kuvia, asiakirjoja tai muita tiedostoja.

• Ongelmien verkkoversio Tietokanta    Luo tietokanta, jonka avulla voit hallita tiettyjä ongelmia, kuten suoritettavia ylläpitotehtäviä. Määritä, priorisoi ja seuraa ongelman edistymistä alusta loppuun.

• Projektit-verkkotietokanta    Seuraa erilaisia projekteja ja niihin liittyviä tehtäviä. Määritä tehtäviä henkilöille ja seuraa valmistumisprosenttia.

Lisätietoja verkkotietokantojen luomisesta, julkaisemisesta ja käyttämisestä on artikkelissa Verkossa jaettavan tietokannan luominen.

Asiakastietokantamallit

Access 2010 sisältää seitsemän asiakastietokantamallia. Niitä ei ole suunniteltu julkaistavaksi Access Services -palveluissa, mutta ne voidaan silti jakaa sijoittamalla ne jaettuun verkkokansioon tai tiedostokirjastoon.

• Tapahtumat    Seuraa tulevia kokouksia, määräaikoja ja muita tärkeitä tapahtumia. Tallenna otsikko, sijainti, alkamisaika, päättymisaika ja kuvaus sekä liitä kuva.

• Tiedekunta    Tiedekunnan jäsenten tärkeiden tietojen hallinta, kuten puhelinnumerot, osoitteet, hätäyhteystiedot ja työsuhteen tiedot

• Markkinointiprojektit    Hallitse markkinointiprojektin tietoja sekä ajoita ja valvo projektin toimituksia.

• Northwind    Luo tilausten seurantajärjestelmä, joka hallinnoi asiakkaita, työntekijöitä, tilaustietoja ja varastoa.

  Huomautus: Northwind-malli sisältää esimerkkitietoja, jotka sinun on poistettava ennen tietokannan käyttöä.

• Myyntiputki    Seuraa mahdollisen myynnin edistymistä pienessä myyntiammattilaisten ryhmässä.

• Opiskelijat    Hallitse opiskelijoiden tietoja, kuten hätäyhteyshenkilöitä, lääketieteellisiä tietoja ja huoltajia koskevia tietoja.

• Tehtävät    Voit seurata sellaisten työtehtävien ryhmää, jotka sinun tai ryhmäsi on suoritettava.

Sivun alkuun

Tietokannan luominen käyttämällä mallia, joka sisältyy Access 2010

1. Käynnistä Access 2010.

2. Valitse Microsoft Office Backstage -näkymän Uusi-välilehdessä Mallimallit.

3. Valitse Käytettävissä olevat mallit -kohdassa malli, jota haluat käyttää.

4. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun tiedostonimi.

5. Voit myös siirtyä sijaintiin, johon haluat luoda tietokannan, napsauttamalla Tiedostonimi-ruudun vieressä olevaa kansiokuvaketta. Jos et määritä tiettyä sijaintia, Access luo tietokannan oletussijaintiin, joka näkyy Tiedostonimi-ruudun alapuolella.

6. Valitse Luo.

Access luo tietokannan ja avaa sen käytettäväksi.

Tietokannan luominen Office.com mallin avulla

Jos olet yhteydessä Internetiin, voit selata tai hakea malleja Office.com Microsoft Office Backstage -näkymässä. Toimi seuraavasti:

1. Käynnistä Access 2010.

2. Tee Backstage-näkymän Uusi-välilehdessä jompikumpi seuraavista:

   • Mallin etsiminen selaamalla    Valitse Office.com Mallit-kohdassa haluamasi malliluokka (esimerkiksi Yritys).

   • Mallin etsiminen    Kirjoita Hae malleja Office.com -ruutuun yksi tai useampi hakusana ja hae sitten nuolipainiketta napsauttamalla.

3. Kun löydät mallin, jota haluat kokeilla, valitse se napsauttamalla sitä.

4. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun tiedostonimi.

5. Voit myös siirtyä sijaintiin, johon haluat luoda tietokannan, napsauttamalla Tiedostonimi-ruudun vieressä olevaa kansiokuvaketta. Jos et määritä tiettyä sijaintia, Access luo tietokannan oletussijaintiin, joka näkyy Tiedostonimi-ruudun alapuolella.

6. Valitse Lataa.

Uuden tietokannan käytön aloittaminen

Käyttämäsi mallin mukaan sinun on ehkä tehtävä vähintään yksi seuraavista toimista, jotta pääset alkuun uuden tietokannan kanssa:

• Jos Access näyttää kirjautumisvalintaikkunan , jossa on tyhjä käyttäjäluettelo, aloita seuraavasti:

  1. Valitse Uusi käyttäjä.

  2. Täytä Käyttäjän tiedot -lomake.

  3. Valitse Tallenna ja sulje.

  4. Valitse äsken antamasi käyttäjänimi ja valitse sitten Kirjaudu sisään.

• Jos Access näyttää tyhjän taulukkonäkymän, voit aloittaa tietojen kirjoittamisen suoraan kyseiseen taulukkoon tai tutustua tietokantaan napsauttamalla muita painikkeita ja välilehtiä.

• Jos Access näyttää aloittaminen sivun, saat lisätietoja tietokannasta napsauttamalla sivulla olevia linkkejä tai voit tutustua tietokantaan napsauttamalla muita painikkeita ja välilehtiä.

• Jos Access tuo sanomapalkkiin näkyviin Suojausvaroitus-sanoman ja olet varma, että tietokannan lähde on luotettava, valitse Ota sisältö käyttöön. Jos tietokanta edellyttää kirjautumista, sinun on kirjauduttava sisään uudelleen.

Sivun alkuun