Jos haluat valita raportin tietolähteen, avaa raportti asettelunäkymässä ja avaa ominaisuusikkuna painamalla näppäinyhdistelmää Alt + Enter. Valitse koko raportti napsauttamalla raportin objektivälilehden alapuolella olevaa neliötä ja valitse sitten ominaisuus ominaisuusikkunan Tiedot-välilehdessäTietuelähde . Voit sitten määrittää tietuelähteen valitsemalla kohteen luettelosta tai napsauttamalla Muodosta-painiketta 
Raportin tietuelähde määrittää, mitkä tietokannan kentät voidaan näyttää raportissa. Relaatiotietokannassa toisiinsa liittyvät tiedot jakautuvat yleensä useisiin taulukoihin. Esimerkiksi asiakkaiden tiedot tallennetaan yhteen taulukkoon, ja tilauksia koskevat tiedot tallennetaan toiseen taulukkoon. Raporttien avulla voit joustavasti koota tiedot uudelleen ja näyttää ne haluamallasi tavalla, ja ne voidaan optimoida tulostamista varten. Lisätietoja raportin tietuelähteistä on tämän artikkelin muissa tiedoissa. Yleiskatsaus raportteihin on artikkelissa Johdanto Accessin raportteihin.
Huomautus: Tämä artikkeli ei koske Access-verkkosovelluksia eli tietokantaa, jonka voit luoda Accessilla ja julkaista verkossa. Lisätietoja on ohjeaiheessa Access-sovelluksen luominen.
Artikkelin sisältö
Erityyppiset tietuelähteet
Taulukko
Jos kaikki tarvittavat kentät ovat yhdessä taulukossa, sitä voidaan käyttää raportin tietuelähteenä. Jos tarvittavat kentät ovat vähintään kahdessa eri taulukossa, tarkista, että taulukot voidaan liittää loogisesti jollakin yhteisellä arvolla, ja luo sen jälkeen nimetty kysely tai upotettu kysely, jota käytetään tietuelähteenä.
Nimetty kysely
Nimetty kysely, jota kutsutaan tavallisesti vain kyselyksi, on tietokantaobjektina tallennettu kysely. Nimettyä kyselyä voidaan käyttää useiden eri lomakkeiden tai raporttien tietuelähteenä. Kyselyn rakenteeseen tehtävät muutokset vaikuttavat kuitenkin kaikkiin lomakkeisiin ja raportteihin, jotka käyttävät kyselyä tietuelähteenään. Nimetyn kyselyn poistaminen on suhteellisen helppoa, mutta poistaminen keskeyttää kaikkien kyselyä käyttävien lomakkeiden tai raporttien toiminnan.
Upotettu kysely
Upotettu kysely on toisen objektin Tietuelähde-ominaisuuteen upotettu kysely. Koska upotettu kysely ei ole erillinen objekti, raportin kyselyn tahaton poistaminen tai muokkaaminen ei keskeytä yleensä raportin toimintaa. Upotetun kyselyn luominen on suositeltavaa, jos kysely halutaan liittää vain yhteen raporttiin (eli kyselyä ei haluta jakaa muiden objektien kanssa).
Upotetut kyselyt luodaan oletusarvoisesti käyttämällä Raportin suunnittelutyökaluja, tyhjää raporttia tai Osoitetarrat-työkaluja, jotka on kuvattu seuraavassa osiossa. Upotetun kyselyn luomiseen voidaan käyttää myös ohjattua raportin luomistoimintoa, kun raportin tiedot valitaan vähintään kahdesta eri taulukosta. Jos tiedot valitaan yhdestä taulukosta, ohjattu raportin luominen sitoo raportin suoraan kyseiseen taulukkoon.
Upotettu kysely on mahdollista luoda myös kopioimalla SQL-lauseke nimetystä kyselystä, joka on avattu SQL-näkymässä, ja liittämällä SQL-lauseke sitten raportin Tietuelähde-ominaisuuteen. Nimetyn kyselyn avaaminen SQL-näkymässä
-
Napsauta hiiren kakkospainikkeella kyselyä siirtymisruudussa ja valitse sitten Rakennenäkymä.
-
Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmässä Näkymä ja valitse sitten SQL-näkymä.
Tietuelähteiden luominen raporttityökalujen avulla
Voit luoda Access-raportin napsauttamalla jotakin Luo-välilehden Raportit-ryhmän työkalua. Työkalujen käyttötavan mukaan kukin työkalu luo jonkin kolmesta tietuelähdetyypistä, jotka on kuvattu edeltävässä osiossa.
Seuraavassa taulukossa on kuvattu kunkin raporttityökalun tehtävä ja oletusarvoisesti luotavat tietuelähdetyypit.
|
Työkalu |
Kuvaus |
Oletusarvoinen tietuelähdetyyppi |
|
Raportti |
Luo yksinkertaisen taulukkomuotoisen raportin, joka sisältää kaikki tietolähteen kentät. |
Taulukko tai nimetty kysely, joka on valittava siirtymisruudussa ennen työkalun valitsemista. |
|
Raportin rakenne |
Avaa rakennenäkymässä tyhjän raportin, johon voit lisätä haluamasi kentät ja ohjausobjektit. |
Upotettu kysely, kun kentät vedetään Kenttäluettelo-tehtäväruudusta raporttiin. Voit valita myös taulukon tai nimetyn kyselyn ominaisuusikkunan avattavasta Tietuelähde-luettelosta. |
|
Tyhjä raportti |
Avaa tyhjän raportin asettelunäkymässä, ja näyttöön tulee Kenttäluettelo-tehtäväruutu. Kun vedät kenttiä kenttäluettelosta raporttiin, Access luo upotetun kyselyn ja tallentaa sen raportin Tietuelähde-ominaisuuteen. |
Upotettu kysely, kun kentät vedetään Kenttäluettelo-tehtäväruudusta raporttiin. Voit valita myös taulukon tai nimetyn kyselyn ominaisuusikkunan avattavasta Tietuelähde-luettelosta. |
|
Ohjattu raportin luominen |
Avaa monivaiheisen ohjatun toiminnon, jossa voit määrittää raportin kentät, ryhmittely- ja lajitteluasetukset sekä asettelun. Ohjattu toiminto luo raportin tekemiesi valintojen pohjalta. |
Upotettu kysely, jos kentät valitaan useammasta kuin yhdestä taulukosta. Jos kentät valitaan vain yhdestä taulukosta, Access käyttää kyseistä taulukkoa tietuelähteenä. |
|
Osoitetarrat |
Avaa ohjatun toiminnon, jossa voit valita vakiokokoiset tai mukautetun kokoiset osoitetarrat sekä niissä näkyvät kentät ja lajittelun. Ohjattu toiminto luo osoitetarraraportin tekemiesi valintojen pohjalta. |
Taulukko tai nimetty kysely, joka on valittava ennen työkalun napsauttamista. |
Huomautus: Raportin rakennenäkymä-, Ohjattu raportin luominen- ja Osoitetarrat-työkalut luovat "asiakasraportteja", jotka eivät ole yhteensopivia verkkotietokantojen kanssa. Lisätietoja verkkotietokannoista on artikkelissa Verkkotietokantasivuston muokkaaminen tai julkaiseminen SharePointissa.
Tietuelähteiden käyttäminen
Tietuelähteen muuntaminen upotetuksi kyselyksi
Kaikki taulukkoon tai nimettyyn kyselyyn sidotut raportit voidaan muuttaa upotettuun kyselyyn sidotuiksi. Kuten edellä todettiin, tämä voi helpottaa tietokannan hallintaa, sillä raportit ovat tällöin itsenäisempiä ja vähemmän riippuvaisia muista objekteista. Tietuelähde voidaan muuntaa upotetuksi kyselyksi jollakin seuraavista menetelmistä nykyisen tietuelähteen tyypin mukaan:
Vaihtoehto 1: Muodosta-painike
Jos Tietuelähde-ominaisuutena on taulukon nimi, voi luoda nopeasti upotetun kyselyn napsauttamalla Muodosta-painiketta Tietuelähde-ominaisuusruudussa.
-
Napsauta muokattavaa raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Asettelunäkymä.
-
Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa raportin kohtaaja valitse sitten Raportin ominaisuudet.
-
Napsauta Kaikki-välilehdellä Tietuelähde-ominaisuusruutua ja napsauta sitten Muodosta-painiketta
-
Access kysyy, haluatko luoda kyselyn, joka perustuu taulukkoon. Jatka valitsemalla Kyllä.
Access avaa kyselyn muodostimen ja lisää alun perin Ohjausobjektin lähde -ominaisuudessa olleen taulukon. -
Voit lisätä kenttiä kyselyn ruudukkoon kaksoisnapsauttamalla niiden kenttien nimiä, jotka haluat lisätä raporttiin. Tämä on tehtävä erikseen kullekin kentälle, jonka haluat näkyvän raportissa.
-
Kenttien lisääminen yhdistetyistä taulukoista tai kyselyistä
-
Valitse Rakenne-välilehdenKyselyn asetukset - ryhmässä Lisää taulukoita (Näytä taulukkoAccess 2013 ).
-
Valitse taulukko tai kysely, jonka haluat lisätä.
-
Varmista, että lisättävät taulukot ja kyselyt yhdistetään loogisesti. Esimerkiksi Asiakas-taulukon Tunnus-kentästä voisi olla todennäköisesti liitosviiva Tilaukset-taulukon Asiakkaan tunnus -kenttään. Voit luoda liitosviivoja vetämällä kentän nimen taulukosta tai kyselystä toisen taulukon tai kyselyn kentän nimeen.
Lisätietoja kyselyn luomisesta on artikkelissa Johdanto kyselyihin. -
Voit lisätä kenttiä kyselyn ruudukkoon kaksoisnapsauttamalla niiden kenttien nimiä, jotka haluat lisätä raporttiin. Tämä on tehtävä erikseen kullekin kentälle, jonka haluat näkyvän raportissa.
-
-
Kyselyn testaaminen:
-
Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Näkymä ja valitse sitten Taulukkonäkymä.
-
Voit palata Rakennenäkymään valitsemalla Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmässä Näytä ja valitsemalla sitten Rakennenäkymä.
-
-
Kun kysely palauttaa kaikki tiedot, jotka haluat näyttää raportissa, valitse Rakenne-välilehden Sulje-ryhmästä Sulje.
-
Tallenna SQL-lausekkeeseen tehdyt muutokset valitsemalla Kyllä ja päivitä ominaisuus.
Huomautus: Jos uusi kysely ei sisällä kaikkia raportissa käytettyjä kenttiä, Access näyttää jokaisesta puuttuvasta kentästä valintaikkunan, joka kehottaa antamaan vastaavan parametriarvon. Voit poistaa raportin kentän viittauksen tai lisätä puuttuvat kentät kyselyyn noudattamalla kohdassa Upotetun kyselyn muokkaaminen olevia ohjeita.
Vaihtoehto 2: kentän lisääminen yhdistetystä taulukosta kenttäluettelon avulla
-
Napsauta muokattavaa raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Asettelunäkymä.
-
Jos Kenttäluettelo-ruutu ei ole näkyvissä, valitse Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmästä Lisää aiemmin luodut kentät.
-
Jos kenttäluettelon yläosassa näkyy Näytä kaikki taulukot, näytä yhdistettyjen taulukoiden ja muiden taulukoiden kentät napsauttamalla tätä vaihtoehtoa.
-
Laajenna taulukkoa kohdassa Yhteydessä olevien taulukoiden käytettävissä olevat kentät ja vedä yksi kentistä raporttiin.
Access muuttaa tietuelähteen upotetuksi kyselyksi, joka sisältää lisäämäsi kentän. Voit jatkaa kenttien lisäämistä vastaavalla tavalla tai muokata upotettua kyselyä noudattamalla kohdassa Upotetun kyselyn muokkaaminen olevia ohjeita.
Vaihtoehto 3: SQL:n kopioiminen ja liittäminen nimetystä kyselystä
-
Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella kyselyä, joka sisältää kopioitavan SQL-lausekkeen, ja valitse Rakennenäkymä.
-
Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmästä Näytä ja valitse sitten SQL-näkymä.
-
Kopioi SQL-ruudun teksti ja sulje kysely tallentamatta.
-
Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella raporttia, johon haluat lisätä upotetun kyselyn, ja valitse sitten Asettelunäkymä.
-
Jos ominaisuusikkuna ei ole vielä näytössä, tuo se näyttöön painamalla F4-näppäintä.
-
Valitse Kaikki-välilehdellä Tietuelähde-ominaisuuden teksti ja liitä SQL ominaisuusruutuun painamalla CTRL + P -näppäinyhdistelmää.
Huomautus: Jos uusi kysely ei sisällä kaikkia raportissa käytettyjä kenttiä, Access näyttää jokaisesta puuttuvasta kentästä valintaikkunan, joka kehottaa antamaan vastaavan parametriarvon. Voit poistaa raportin kentän viittauksen tai lisätä puuttuvat kentät kyselyyn noudattamalla kohdassa Upotetun kyselyn muokkaaminen olevia ohjeita.
Vaihtoehto 4: SQL:n kopioiminen ja liittäminen toisesta lomakkeesta tai raportista
Voit kopioida upotetun kyselyn suoraan yhden objektin Tietuelähde-ominaisuudesta toisen objektin vastaavaan ominaisuuteen. Jos toinen lomake tai raportti sisältää jo upotetun kyselyn, joka palauttaa haluamasi tiedon, se on tällä tavoin helppo käyttää uudelleen nykyisessä raportissa.
-
Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella lomaketta tai raporttia, joka sisältää kopioitavan upotetun SQL-lausekkeen, ja valitse Asettelunäkymä.
-
Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa lomakkeen tai raportin kohtaa ja valitse Lomakkeen ominaisuudet tai Raportin ominaisuudet.
-
Valitse Kaikki-välilehdellä koko SQL-lausekkeen teksti Tietuelähde-ominaisuusruudusta ja kopioi se painamalla CTRL + C -näppäinyhdistelmää.
-
Sulje lomake tai raportti tallentamatta.
-
Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella raporttia, johon haluat lisätä upotetun kyselyn, ja valitse sitten Asettelunäkymä.
-
Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa raportin kohtaa ja valitse sitten Raportin ominaisuudet.
-
Valitse Kaikki-välilehdellä Tietuelähde-ominaisuuden teksti ja liitä SQL ominaisuuteen painamalla CTRL + P -näppäinyhdistelmää.
Huomautus: Jos uusi kysely ei sisällä kaikkia raportissa käytettyjä kenttiä, Access näyttää jokaisesta puuttuvasta kentästä valintaikkunan, joka kehottaa antamaan vastaavan parametriarvon. Voit poistaa raportin kentän viittauksen tai lisätä puuttuvat kentät kyselyyn noudattamalla seuraavassa kuvattuja ohjeita (Upotetun kyselyn muokkaaminen).
Upotetun kyselyn muokkaaminen
Tietokannan kasvaessa raportin tietuelähdettä on ehkä muokattava esimerkiksi lisäämällä raporttiin uusia kenttiä. Avaa tietuelähde kyselyn muodostustoiminnossa noudattamalla seuraavia ohjeita:
-
Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella raporttia, joka sisältää muokattavan upotetun kyselyn, ja valitse Asettelunäkymä.
-
Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa raportin kohtaa ja valitse sitten Raportin ominaisuudet.
-
Valitse Kaikki-välilehdellä Tietuelähde-ominaisuusruutu ja napsauta Muodosta-painiketta
Access avaa kyselyn kyselyn muodostimessa. -
Tee kyselyyn tarvittavat muutokset ja valitse Rakenne-välilehden Sulje-ryhmästä Sulje.
-
Tallenna muutokset ja päivitä ominaisuus valitsemalla Kyllä.
Access sulkee kyselyn muodostimen. Kaikki kyselyn muodostimella tehdyt muutokset näkyvät SQL-lausekkeessa Tietuelähde-ominaisuudessa.
Lisätietoja kyselyjen luomisesta on artikkelissa Johdanto kyselyihin.
Upotetun kyselyn tallentaminen nimettynä kyselynä
Raportin tietuelähteenä toimivaa upotettua kyselyä voidaan käyttää toisinaan myös muihin tarkoituksiin. Tällöin voit tallentaa sen nimettynä kyselynä, jota voidaan käyttää myös muissa objekteissa.
-
Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella raporttia, joka sisältää upotetun kyselyn, ja valitse Asettelunäkymä.
-
Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa raportin kohtaa ja valitse sitten Raportin ominaisuudet.
-
Valitse Kaikki-välilehdellä Tietuelähde-ominaisuusruutu ja napsauta Muodosta-painiketta
Access avaa kyselyn kyselyn muodostimessa. -
Valitse Rakenne-välilehden Sulje-ryhmästä Tallenna nimellä.
-
Kirjoita Tallenna nimellä -valintaikkunan yläreunaan kyselyn nimi ja valitse sitten OK.
Access tallentaa kyselyn nimettynä kyselynä siirtymisruutuun.
-
Valitse Rakenne-välilehden Sulje-ryhmästä Sulje.
Access kysyy, haluatko tallentaa upotettuun kyselyyn tehdyt muutokset, vaikka et olisi tehnyt mitään muutoksia. Useimmissa tapauksissa on suositeltavaa sulkea kyselyn muodostin valitsemalla Ei. Jos kuitenkin olet tehnyt muutoksia, joiden haluat näkyvän raportin upotetussa kyselyssä, valitse Kyllä.
