Verkkotietokannan muokkaaminen tai julkaiseminen SharePoint 2010:ssä

Tässä artikkelissa / Mitä haluat tehdä? /Minä haluan

• Yleistä

  • Miten se toimii

    • Selaimessa suoritettavat lomakkeet ja raportit

    • SharePoint-luetteloihin tallennettavat tiedot

    • Palvelimessa suoritettavat kyselyt ja tietomakrot

    • Intranet tai Internet

• Verkkotietokannan muokkaaminen

Yleistä

Access Services (SharePointin valinnainen osa) tarjoaa käyttöympäristön, jossa voit luoda tietokantoja, joita voit käyttää verkossa. Voit suunnitella ja julkaista verkkotietokannan Accessin ja SharePointin avulla, ja käyttäjät, joilla on SharePoint-tili, käyttävät verkkotietokantaa selaimessa.

Verkkotietokannan muokkaaminen

Tässä osassa on vaiheittaiset ohjeet perussuunnittelutehtäviin, joita voit tehdä verkkotietokannassa.

Sisältö

• Alkuvalmistelut

  • Verkkotietokantojen ja tavallisten tietokantojen suunnittelun ja rakenteen erot

  • Vain työpöytä -ominaisuudet, joissa ei ole verkkotietokannan vastinetta

• Verkkotietokannan avaaminen Accessissa

• Verkkotaulukon luominen

• Kentän lisääminen

• Kentän ominaisuuksien muokkaaminen

• Lasketun kentän lisääminen

• Tietojen kelpoisuussääntöjen määrittäminen

  • Kentän kelpoisuussäännön ja kelpoisuuden tarkistussanoman määrittäminen

  • Tietueen kelpoisuussäännön ja kelpoisuuden tarkistussanoman määrittäminen

• Yhteyden luominen kahden verkkotaulukon välille

  • Hakukentän luominen taulukkonäkymässä

• Hakukentän muokkaaminen taulukkonäkymässä

• Tietojen eheyden säilyttäminen tietomakroilla

• Verkkokyselyn luominen

• Verkkolomakkeen luominen

• Verkkoraportin luominen

• Siirtymislomakkeen luominen ja sen määrittäminen käynnistettäessä näytettäväksi oletuslomakkeeksi

  • Siirtymislomakkeen määrittäminen oletusarvoisesti näytettäväksi verkkolomakkeeksi

• Verkkotietokannan julkaiseminen

• Verkkotietokannan synkronoiminen

Alkuvalmistelut

Sinun tulisi suorittaa muutama tehtävä, ennen kuin aloitat verkkotietokannan suunnittelun. Lisäksi verkkotietokantojen ja tavallisten tietokantojen välillä on joitain eroja, jotka sinun kannattaa huomioida – etenkin, jos olet kokenut Access-kehittäjä.

• Määritä tietokantasi tarkoitus    Muodosta selkeä suunnitelma, jotta voit tehdä hyviä päätöksiä suunnitteluvaiheessa.

• Etsi ja järjestä tarvittavat tiedot    Et voi käyttää linkitettyjä taulukkoja verkkotietokannassa. Kaikki käytettävät tiedot, jotka eivät ole peräisin tietokannasta, on tuotava ennen julkaisemista. Jos etsit tarvittavat tiedot valmiiksi ennen julkaisemista, voit välttää rakenteen ja suunnitelman muokkaukset odottamattomien tietohaasteiden vuoksi.

• Määritä julkaisuun käytettävä SharePoint-sivusto    Et voi julkaista ollenkaan ilman SharePointia. Jos haluat testata ratkaisuasi selaimessa samalla, kun suunnittelet sitä (tämä onkin suositeltavaa), sinun on ensin julkaistava ratkaisusi.

• Suojauksen suunnittelu    Voit hyödyntää SharePointin suojausominaisuuksia verkkotietokannan käytön valvonnassa. Suunnittele suojaus hyvissä ajoin, jotta voit sulauttaa sen tietokantaasi.

Verkkotietokannan avaaminen Accessissa

Voit avata verkkotietokannan kahdella tavalla: selaimessa tai Accessissa.

Avaaminen selaimesta    Siirry verkkotietokantasivustoon ja valitse päänavigointilomakkeen vasemmassa yläkulmassa (selaimen työkalurivin alapuolella) Asetukset ja valitse sitten Avaa Accessissa.

Avaaminen Accessista    Avaa tiedosto samalla tavalla kuin avaisit minkä tahansa tietokantatiedoston – paina Ctrl + O ja käytä Avaa-valintaikkunaa.

Verkkotaulukon luominen

Kun verkkotietokanta on avoinna Accessissa, valitse valintanauhassa Luo ja valitse sitten Taulukot-ryhmästäTaulukko.

Kun luot uuden taulukon, siinä on yksi kenttä: Laskurin tunnus -kenttä. Voit lisätä taulukkoon uusia kenttiä, joihin tallennetaan taulukon aiheen vaatimat tiedot. Voit esimerkiksi luoda kentän, joka tallentaa päivämäärän, jolloin aloitat jonkin kohteen seurannan.

Kentän lisääminen

Voit valita useista valmiista kentistä, jotka haluat lisätä taulukkoon. Yhtä helppoja tapoja on kaksi:

• Valitse valintanauhassa Kentät ja valitse sitten Lisää & Poista -ryhmästä haluamasi kenttätyyppi.

• Voit myös valita taulukon taulukkonäkymässä Lisää napsauttamalla ja valita sitten kenttätyypin.

Kentän ominaisuuksien muokkaaminen

Muotoilut ja ominaisuudet määrittävät kentän toiminnan, esimerkiksi siihen tallennettavien tietojen tyypin. Voit muuttaa näitä asetuksia niin, että kenttä toimii haluamallasi tavalla.

1. Valitse kenttä, jonka ominaisuuksia ja muotoilua haluat muokata.

2. Valitse valintanauhan Kentät-välilehti.

3. Muokkaa asetuksia Muotoilu- ja Ominaisuudet-ryhmien komennoilla.

Lasketun kentän lisääminen

Voit lisätä kentän, joka näyttää saman taulukon muista tiedoista lasketun arvon. Muiden taulukoiden tietoja ei voi käyttää laskettujen tietojen lähteenä. Lasketut kentät eivät tue joitain lausekkeita.

1. Kun taulukko on auki, valitse Lisää napsauttamalla.

2. Valitse Laskettu kenttä ja valitse sitten kentälle haluamasi tietotyyppi.

   Lausekkeenmuodostin avautuu.

3. Lausekkeen muodostimella voit luoda kentälle haluamasi laskentakaavan. Muista, että voit käyttää tietolähteinä ainoastaan saman taulukon muita kenttiä. Lisätietoja lausekkeenmuodostimen käyttämisestä on artikkelissa Lausekkeen luominen.

Tietojen kelpoisuussääntöjen määrittäminen

Voit tarkistaa useimpien kenttien syötteen lausekkeen avulla. Voit myös tarkistaa taulukon syötteen lausekkeen avulla, mikä voi olla hyödyllistä, jos haluat tarkistaa syötteen kentälle, joka ei tue kelpoisuuden tarkistamista, tai jos haluat vahvistaa kentän syötteen taulukon muiden kenttien arvon perusteella. Lisätietoja kelpoisuuden tarkistamisesta on artikkelissa Tietojen syöttämisen rajoittaminen kelpoisuussäännön avulla.

Voit myös määrittää viestin, joka näytetään, kun tietojen kelpoisuussääntö estää tietojen lisäämisen kenttään. Tätä sanomaa kutsutaan kelpoisuuden tarkistussanomaksi.

Yhteyden luominen kahden verkkotaulukon välille

Taulukoiden yhteydet ilmaisevat, että kahdella taulukolla on yhteisiä tietoja– että toinen niistä käyttää toisen tietoja ja ehkä myös päinvastoin. Oletetaan esimerkiksi, että jokaisella tehtävällä on vastuullinen työntekijä, ja tämä seikka esitetään Tehtävät-taulukossa Työntekijätunnus-kentässä , joka on Työntekijä-taulukon perusavain. Kun tarkastelet tehtävän tietoja, voit sisällyttää tietoja vastuullisesta työntekijästä etsimällä ne Työntekijät-taulukosta Työntekijätunnus-tunnuksen avulla – tai pikemminkin Access tekee sen puolestasi.

Jos haluat luoda yhteyden verkkotietokannassa, luo hakukenttä ohjatun hakukentän luomisen avulla. Hakukenttä siirtyy yhteyden monta-puolella olevaan taulukkoon ja osoittaa yhteyden yksipuoliseen taulukkoon.

Hakukentän muokkaaminen taulukkonäkymässä

1. Avaa taulukko, joka sisältää muokattavan hakukentän.

2. Tee jompikumpi seuraavista:

   • Valitse Kentät-välilehden Ominaisuudet-ryhmässä Muokkaa hakukenttiä.

   • Napsauta hakukenttää hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Muokkaa hakukenttiä.

3. Toimi ohjatun hakutoiminnon ohjeiden mukaisesti.

Tietojen eheyden säilyttäminen tietomakroilla

Tietomakroilla voit ottaa käyttöön johdannaispoistoja ja -päivityksiä. Voit luoda tietoja muokkaavia upotettuja makroja Taulukko-välilehden komennoilla.

Verkkokyselyn luominen

Voit käyttää kyselyitä lomakkeiden ja raporttien tietolähteenä. Kyselyt suoritetaan palvelimessa, mikä pienentää verkkoliikennettä.

Oletetaan, että käytät verkkotietokantaa hyväntekeväisyyslahjoitusten seuraamiseen. Haluat nähdä, ketkä ovat lahjoittaneet rahaa, kun tapahtuma on käynnissä. Tässä tapauksessa voit käyttää kyselyä: sillä voit valita tiedot ja valmistella ne lomakkeissa ja raporteissa käytettäväksi.

Tässä esimerkissä käytetään hyväntekeväisyyslahjoitusten mallia. Jos luot tietokannan vastaavalla hyväntekeväisyyslahjoitusten tietokannan mallilla, voit noudattaa tässä mainittuja ohjeita.

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kysely.

2. Kaksoisnapsauta Näytä taulukko -valintaikkunassa kutakin taulukkoa, jonka haluat sisällyttää mukaan. Valitse sitten Sulje.

   Kaksoisnapsauta tässä esimerkissä Constituents-, Donations-, Events- ja EventAttendees-taulukkoa.

3. Luo tarvittavat liitokset vetämällä kenttiä objektista toiseen kyselyn rakenneikkunassa.

   Vedä tässä esimerkissä ID-kenttä Donations-kohdan Constituents-kentästä DonorConstituentID-kenttään ja vedä sitten Donations-kohdan DonorConstituentID-kenttä EventAttendees-kohdan ConstituentID-kenttään.

4. Lisää kentät, joita haluat käyttää. Voit vetää kentät ruudukkoon tai voit lisätä kentät kaksoisnapsauttamalla niitä.

   Lisää tässä esimerkissä Events-taulukon Event-kenttä, Donations-taulukon DonationDate-kenttä ja Constituent-taulukon Greeting-, FirstName- ja LastName-kentät.

5. Valitse ehdot, joita haluat käyttää.

   Tässä esimerkissä rajoitetaan DonationDate-kentän arvoa siten, että sen arvon on oltava tapahtuman StartDate- ja EndDate-arvojen väliltä. Kirjoita kyselyn rakenneruudukon DonationDate-kohdan Ehdot-riville >=[Aloituspäivä] ja <=[Päättymispäivä].

Verkkolomakkeen luominen

Forms ovat tärkein tapa lisätä ja muokata verkkotietokannan tietoja, ja niistä on hyötyä myös tietojen tarkistamisessa. Forms suorittaa selaimessa, mikä auttaa optimoimaan suorituskykyä. Kun avaat lomakkeen, selain noutaa tarvittavat tiedot SharePoint-palvelimesta. Voit suodattaa ja lajitella lomakkeen tietoja tarvitsematta noutaa tietoja palvelimesta uudelleen.

1. Valitse tietolähteenä käytettävä taulukko tai kysely.

   Huomautus: Jos haluat luoda sitomattoman lomakkeen, ohita tämä vaihe.

2. Napsauta Luo-välilehden Lomakkeet-ryhmässä jotain seuraavista painikkeista:

   • Lomake    Luo yksinkertainen lomake, joka näyttää yhden tietueen kerrallaan käyttämällä tietolähteeksi valitsemaasi objektia.

     Huomautus: Jos luot sitomattoman lomakkeen, tämä painike ei ole käytettävissä.

   • Useita kohteita    Luo lomake, jossa näkyy useita tietueita kerrallaan käyttämällä tietolähteeksi valitsemaasi objektia.

     Huomautus: Jos luot sitomattoman lomakkeen, tämä painike ei ole käytettävissä.

   • Tyhjä lomake    Tällä painikkeella voit luoda tyhjän lomakkeen.

   • Taulukko    Luo lomake, joka näyttää ja toimii kuin taulukko, käyttämällä tietolähteeksi valitsemaasi objektia.

     Huomautus: Jos luot sitomattoman lomakkeen, tämä painike ei ole käytettävissä.

Verkkoraportin luominen

Raportit ovat pääasiallinen tapa verkkotietokannan tarkasteluun ja tulostamiseen. Raportit suoritetaan selaimessa, mikä parantaa suorituskykyä. Kun avaat raportin, selain hakee tarvittavat tiedot SharePoint-palvelimesta. Voit suodattaa ja lajitella raportin tietoja hakematta tietoja palvelimelta uudelleen.

1. Valitse tietolähteenä käytettävä taulukko tai kysely.

2. Napsauta Luo-välilehden Raportit-ryhmässä jotain seuraavista painikkeista:

   • Raportti    Tällä painikkeella voit luoda perusraportin, joka käyttää tietolähteeksi valitsemaasi objektia.

   • Tyhjä raportti    Tällä painikkeella voit luoda tyhjän raportin.

Siirtymislomakkeen luominen ja sen määrittäminen käynnistettäessä näytettäväksi oletuslomakkeeksi

Käyttäjät tarvitsevat tavan liikkua sovelluksessa. Muista, että siirtymisruutu ei ole käytettävissä selaimessa. Jotta käyttäjät voisivat käyttää tietokantaobjekteja, heille on annettava siihen keinot. Voit luoda siirtymislomakkeen ja määrittää, että se näytetään aina, kun käyttäjä avaa sovelluksen selaimessa. Lisäksi jos et määritä lomaketta näytettäväksi sovelluksen käynnistyessä, mikään lomake ei avaudu, mikä vaikeuttaa sovelluksen käyttöä.

Siirtymislomake kannattaa ehkä luoda vasta lopuksi, jotta voit lisätä kaikki objektit siihen jo luomisen yhteydessä.

1. Valitse valintanauhassa Luo-välilehti.

2. Valitse Lomakkeet-ryhmässä Siirtyminen ja valitse sitten luettelosta haluamasi siirtymisasettelu.

3. Voit lisätä kohteita vetämällä niitä siirtymisruudusta siirtymisohjausobjektiin.

   Huomautus: Voit lisätä siirtymisohjausobjektiin vain lomakkeita ja raportteja.

4. Lisää muut haluamasi ohjausobjektit siirtymislomakkeeseen. Jos esimerkiksi haluat tarjota haun kaikista lomakkeista, voit lisätä hakuohjausobjektin siirtymislomakkeeseen.

Sovelluksen muutosten julkaiseminen ja synkronoiminen