Accessissa on useita tapoja lisätä tai poistaa taulukkonäkymän sarakkeita. Voit käyttää tietotaulukkonäkymää sarakkeiden lisäämiseen tai poistamiseen ja sarakkeiden tietotyyppien määrittämiseen. Voit myös lisätä kenttiä tehtäväruudusta tai avata taulukkonäkymän pohjana olevan taulukon ja lisätä kentän Rakenne-välilehdessä. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten kutakin menetelmää käytetään.
Lisätietoja taulukkonäkymien luomisesta ja käyttämisestä on artikkeleissa Lomakkeen luominen taulukkotyökalujen avulla ja Taulukkonäkymien käyttäminen.
Sisältö
Tietoja taulukkonäkymän sarakkeista
Taulukkonäkymässä esitetään visuaalisesti tietokantataulukon tiedot tai kyselyn tulokset. Taulukkonäkymän sarake edustaa samaa kuin tietokantataulukon kenttä. Kun lisäät tai poistat taulukkonäkymän sarakkeen, lisäät tai poistat kentän taulukosta, joka toimii taulukkonäkymän pohjana. Jos kenttä sisältää tietoja, myös tiedot poistetaan.
Sarakkeiden käsitteleminen
Accessin avulla taulukon kentän poistaminen on helpompaa ja nopeampaa, koska sen voi tehdä tietotaulukkonäkymässä. Kaikki tietotaulukkonäkymän taulukot sisältävät nyt oletusarvoisesti tyhjän sarakkeen nimeltä Lisää napsauttamalla. Jos haluat lisätä sarakkeen, lisää tiedot ensimmäiseen tyhjään soluun tämän sarakeotsikon alapuolella. Voit myös liittää tietoja tyhjään sarakkeeseen. Sinun ei enää tarvitse lisätä tai poistaa sarakkeita rakennenäkymässä, mutta sekin on mahdollista.
Sinun ei myöskään tarvitse määrittää uuteen sarakkeeseen yleisimpiä tietotyyppejä. Tietokantataulukon kenttien tulee oletusarvoisesti sisältää tiettyjä tietotyyppejä, esimerkiksi tekstiä, päivämääriä ja ajankohtia, lukuja ja niin edelleen. Yleensä tietotyypit määritetään, kun tietokannan taulukoita suunnitellaan. Nyt Access osaa kuitenkin päätellä useimmat tietotyypit, kun kirjoitat tietoa uuteen sarakkeeseen. Jos esimerkiksi syötät nimen uuden taulukkosi ensimmäiseen kenttään, Access määrittää kentän tietotyypiksi Tekstin. Jos liität päivämäärän, Access määrittää kentän tietotyypiksi Päivämäärä/Aika, ja niin edelleen. Jos liität yhdisteltyjä tietoja, esimerkiksi useiden maiden tai alueiden postinumeroita, Access valitsee tietojen säilyttämiseen parhaiten sopivan tietotyypin, joka on yleensä Teksti. Lisätietoja on kohdassa Tietoa siitä, miten Access määrittää tietotyypit, kun syötät tietoja jäljempänä tässä artikkelissa.
Lisätietoja tietotyyppien asettamisesta on artikkelissa Access-työpöytätietokantojen tietotyypit. Jos et tunne relaatiotietokantojen rakennesääntöjä, katso tietoja artikkelista Tietokannan suunnittelun perusteet.
Seuraavissa osissa kerrotaan vaiheittain, miten taulukkonäkymän sarakkeita lisätään ja poistetaan tietotaulukkonäkymässä ja rakennenäkymässä.
Sarakkeen lisääminen tietotaulukkonäkymässä
Tässä osassa kerrotaan, miten tietotaulukkonäkymässä voidaan lisätä taulukkonäkymään sarake, antaa sarakkeelle nimi ja syöttää siihen tietoa. Muista jatkaessasi, että näiden ohjeiden seuraaminen lisää taulukkonäkymän pohjana olevaan taulukkoon kentän ja muuttaa sitä.
-
Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa sitä taulukkoa, johon haluat lisätä kentän.
Access avaa taulukon tietotaulukkonäkymään.
-
Vieritä taulukkonäkymässä oikealle tai vasemmalle (Windowsin aluekohtaisten asetusten ja kieliasetusten mukaan) ja etsi tyhjä sarake.
Sanat Lisää napsauttamalla näkyvät oletusarvoisesti tyhjän sarakkeen sarakeotsikkona.
-
Syötä tietoa ensimmäiseen tyhjään riviin otsikon alapuolella.
-tai-
Liitä tietoa kenttään ensimmäisestä tyhjästä solusta alkaen.
Tallenna tekemäsi muutokset.
Access määrittää kentän tietotyypin syöttämiesi tietojen mukaan. Jos esimerkiksi kirjoitat nimen, Access määrittää tietotyypiksi Teksti.
Lisätietoja on tämän artikkelin kohdassa Tietoa siitä, miten Access määrittää tietotyypit, kun syötät tietoja. Katso lisätietoja tietotyyppien määrittämisestä manuaalisesti kohdasta Määritä tietotyypit, joita tietotaulukkonäkymä ei johda, myös jäljempänä tässä artikkelissa.
-
Kaksoisnapsauta sarakkeen otsikkoa ja kirjoita uudelle kentälle nimi.
-tai-
Napsauta sarakkeen otsikkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Nimeä kenttä uudelleen. Kirjoita kentän nimi.
-
Tallenna tekemäsi muutokset.
Sarakkeen poistaminen tietotaulukkonäkymässä
Ennen kuin poistat sarakkeen taulukkonäkymästä, muista useita tärkeitä seikkoja:
-
Kun poistat sarakkeen, poistat kaikki sarakkeen tiedot, eikä poistamista voi kumota. Tästä syystä taulukko kannattaa varmuuskopioida ennen sarakkeen poistamista.
-
Tiettyjä saraketyyppejä ei voi poistaa ilman lisätoimia. Et esimerkiksi voi käyttää tietotaulukkonäkymää perusavainkentän poistamiseen. Siihen tulee käyttää rakennenäkymää. Et myöskään voi poistaa perusavainta tai hakukenttää poistamatta ensin suhdetta kentän ja taulukoiden, joista se hakee tiedot, välillä. Liittyvien kenttien poistamista ei käsitellä tässä artikkelissa.
Lisätietoja on artikkeleissa Tietokannan suunnittelun perusteet, Taulukon perusavaimen lisääminen tai muuttaminen Accessissa, Yhteyden luominen, muokkaaminen tai poistaminen sekä Moniarvoisen kentän luominen tai poistaminen.
Sarakkeen poistaminen tietotaulukkonäkymässä
-
Napsauta hiiren kakkospainikkeella riviä sarakkeessa, jonka haluat poistaa.
-
Valitse pikavalikosta Poista kenttä.
-
Vahvista poisto valitsemalla Kyllä.
-
Tallenna tekemäsi muutokset.
Sarakkeen lisääminen rakennenäkymässä
Jos olet tutustunut Accessin aiempiin versioihin, sinulla on todennäköisesti kokemusta rakennenäkymästä. Rakennenäkymässä on enemmän joustavuutta kuin tietotaulukkonäkymässä, sillä voit määrittää kaikki käytettävissä olevat tietotyypit ja luoda hakukentän poistumatta rakennenäkymästä.
Sarakkeen lisääminen rakennenäkymässä
-
Napsauta muutettavaa taulukkoa siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Rakennenäkymä.
-tai-
Valitse Accessin tilarivillä Rakennenäkymä.
-
Valitse Kentän nimi -sarakkeesta tyhjä rivi ja kirjoita uuden kentän nimi.
-
Valitse uuden sarakkeen tietotyyppi Tietotyyppi-sarakkeessa uuden kentän nimen vieressä.
-
Tallenna tekemäsi muutokset.
Sarakkeen poistaminen rakennenäkymässä
Sarakkeen poistamiseen tietotaulukkonäkymässä liittyvät säännöt pätevät myös rakennenäkymässä: Jos poistat sarakkeen, menetät kaikki kyseisen sarakkeen tiedot. Ennen kuin voit poistaa perusavaimen tai hakukentän, sinun on lisäksi ensin poistettava näiden kenttien yhteydet.
Lisätietoja on artikkeleissa Tietokannan suunnittelun perusteet, Taulukon perusavaimen lisääminen tai muuttaminen Accessissa ja Moniarvoisen kentän luominen tai poistaminen.
Sarakkeen poistaminen rakennenäkymässä
-
Napsauta muutettavaa taulukkoa siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Rakennenäkymä.
-tai-
Valitse Accessin tilarivillä Rakennenäkymä.
-
Valitse poistettava kenttä (rivi).
-
Valitse Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmästä Poista rivit.
-tai-
Paina Delete-näppäintä.
-
Tallenna tekemäsi muutokset.
Tietoa siitä, miten Access määrittää tietotyypit, kun syötät tietoja
Kun luot tyhjän taulukkonäkymän, Access määrittää jokaiselle kentälle tietotyypin, kun ensi kertaa syötät tietoa kyseiseen kenttään. Seuraavassa taulukossa on lueteltu erilaisia tietoja, joita voit syöttää, ja tietotyyppi, jonka Access määrittää kullekin tiedolle.
Huomautus: Et voi määrittää Liite- tai OLE-objekti-tietotyyppejä tai ottaa RTF-muokkauksen tukea käyttöön kirjoittamalla tietoa kenttään.
Seuraavassa taulukossa esitetään, miten Access määrittää kentälle tietotyypin, kun syötät tietoa taulukkonäkymässä.
|
Jos kirjoitat: |
Access luo kentän, jonka tietotyyppi on: |
|
John |
Lyhyt teksti (Teksti) |
|
Joukko tekstiä tai tekstiä ja numeroita, joka on pidempi kuin 256 merkkiä. |
Pitkä teksti (Muistio) Huomautus: Et voi sallia RTF-muokkausta tietotaulukkonäkymässä. Lisäksi, jos otat Muistio-kentässä käyttöön ominaisuuden nimeltä Vain liittäminen, Access piilottaa oletusarvoisesti kaiken tekstin, kun siirrät kohdistimen kyseiseen kenttään. Lisätietoja RTF-muotoilun käyttöönotosta on artikkelissa RTF-kentän luominen tai poistaminen. |
|
http://www.contoso.com Access tunnistaa seuraavat internetprotokollat: hhttp, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook. Huomautus: Jotta Access tunnistaa protokollan ja asettaa Hyperlinkki-tietotyypin, protokollan perässä tulee olla tulostuva merkki. |
Hyperlinkki |
|
50000 |
Numero, pitkä kokonaisluku |
|
50 000 |
Numero, Pitkä kokonaisluku |
|
50 000,99 |
Numero, Double |
|
50000,389 |
Numero, tupla |
|
31.12.2019 Windowsin aluekohtaisissa asetuksissa ja kieliasetuksissa asetetut päivämäärän ja ajan muodot määrittävät, miten Access muotoilee päivämäärä- ja aikatietoja. |
Päivämäärä/Aika |
|
31. joulukuuta 2019 Huomautus: Sinun täytyy kirjoittaa tai liittää enemmän kuin päivän nimi, jotta Access määrittää tietotyypin Päivämäärä/Aika. Jos esimerkiksi kirjoitat “tiistai”, Access valitsee Teksti-tietotyypin. Jotta Access määrittää Päivämäärä/Aika-tietotyypin, sinun tulee lisätä päivän lisäksi kuukausi. |
Päivämäärä/Aika |
|
10.50.23 |
Päivämäärä/Kellonaika |
|
10.50 |
Päivämäärä/Kellonaika |
|
17.50 |
Päivämäärä/Kellonaika |
|
12,50 € Access tunnistaa Windowsin aluekohtaisissa asetuksissa ja kieliasetuksissa määritetyn valuuttasymbolin. |
Valuutta |
|
21,75 |
Numero, Double |
|
123,00% |
Numero, Double |
|
3,46E+03 |
Numero, Double |
Määritä tietotyypit, joita tietotaulukkonäkymä ei johda
Joitain tehtäviä ei oletusarvoisesti voi suorittaa tietotaulukkonäkymässä:
-
Liite- tai OLE-objekti-tietotyyppejä ei voi määrittää liittämällä tietoa tyhjään soluun.
-
RTF-muokkausta ei voi ottaa käyttöön Pitkä teksti (Muistio) -kentässä liittämällä tietoja. Jos haluat ottaa RTF-tuen käyttöön, vaihtoehto tulee määrittää kenttään rakennenäkymässä.
Tässä osassa selitetään, miten toimet voi suorittaa.
Liite-tietotyypin määrittäminen
-
Jos se ei ole valittuna, valitse taulukkonäkymän tyhjä sarake (nimeltä Lisää napsauttamalla).
-
Valitse avattavasta luettelosta Liite.
-
Tallenna tekemäsi muutokset.
RTF-muokkausta tukevan Pitkä teksti (Muistio) -kentän lisääminen taulukkoon
-
Jos se ei ole valittuna, valitse taulukkonäkymän tyhjä sarake (nimeltä Lisää napsauttamalla).
-
Valitse avattavasta luettelosta RTF.
-
Tallenna tekemäsi muutokset.
Sarakkeen muuntaminen hakukentäksi
Tietotaulukkonäkymässä ei oletusarvoisesti voi muuntaa uutta saraketta hakukentäksi. Jos olet uusi Access-käyttäjä, hakukenttä näyttää tietoa luettelona toisesta lähteestä, joko taulukosta tai kohteiden luettelosta. Access käyttää hakutietojen näyttämiseen oletusarvoisesti avattavaa luetteloa, mutta lomakkeessa voi käyttää myös luetteloruutua (luettelo, joka ei avaudu tai sulkeudu).
Voit luoda kahdenlaisia hakukenttiä: taulukkoon perustuvia luetteloita ja arvoluetteloita. Taulukkoon perustuva luettelo hakee kyselyllä tietoa toisesta taulukosta, ja arvoluettelo näyttää joukon kiinteästi koodattuja arvoja. Seuraavassa kerrotaan, miten molempia luettelotyyppejä luodaan.
Hakukentän lisääminen
-
Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, johon taulukkonäkymäsi perustuu, ja valitse sitten Rakennenäkymä.
-tai-
Valitse Accessin tilarivillä Rakennenäkymä.
Taulukko avautuu rakennenäkymässä.
-
Valitse muunnettava kenttä.
-tai-
Valitse tyhjä rivi Kentän nimi -sarakkeesta ja kirjoita uuden kentän nimi.
-
Valitse Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmästä Hakusarake.
-tai-
Napsauta rakennenäkymän Tietotyyppi-sarakkeessa alanuolta ja valitse Ohjattu hakukentän luominen.
Ohjattu hakukentän luominen käynnistyy.
-
Tee jompikumpi seuraavista:
-
Taulukkoon perustuvan luettelon luominen
-
Valitse Haluan, että hakusarake etsii arvoja taulukosta tai kyselystä ja valitse sitten Seuraava.
-
Valitse vaihtoehto Näytä-kohdassa, valitse taulukko tai kysely luettelosta ja valitse sitten Seuraava. Jos esimerkiksi haluat käyttää taulukon arvoja hakukentässä, valitse Taulukot. Jos haluat käyttää kyselyä, valitse Kyselyt. Saat kaikki tietokannan taulukot ja kyselyt näkymään napsauttamalla Molemmat.
-
Siirrä kentät, joiden haluat näkyvän hakuluettelossa, Käytettävissä olevat kentät -ruudusta Valitut kentät -ruutuun ja napsauta Seuraava.
-
Voit myös valita yhden tai useamman kentän, jonka valitsit edellisessä vaiheessa, ja valita sitten Seuraava.
-
Voit myös muokata hakuluettelon kunkin sarakkeen leveyttä ja valita sitten Seuraava.
-
Voit myös kirjoittaa nimen tekstiruutuun kohdassa Minkä selitteen haluat hakusarakkeellesi.
-
Voit myös valita Salli useita arvoja -valintaruudun. Valitsemalla tämän vaihtoehdon voit valita ja tallentaa useamman kuin yhden luettelon kohteen.
-
Valitse Valmis. Jos Access ehdottaa taulukon tallentamista, valitse Kyllä. Access lisää hakukyselyn uuteen taulukkoon. Kysely palauttaa oletusarvoisesti määrittämäsi arvot sekä lähdetaulukon perusavainarvot. Sitten Access määrittää hakukentän tietotyypin vastaamaan lähdetaulukon perusavainkentän tietotyyppiä. Jos lähdetaulukon perusavainkenttä esimerkiksi käyttää Laskurikentän tietotyyppiä, Access määrittää hakukentän tietotyypiksi Laskurikentän tietotyypin.
-
Palaa tietotaulukkonäkymään, siirry hakukenttään ja valitse kohde luettelosta.
Tai
-
-
-
Arvoihin perustuvan luettelon luominen
-
Valitse Haluan määrittää arvot itse ja valitse sitten Seuraava.
-
Kirjoita Sarakkeiden määrä -ruutuun luettelossasi näytettävien sarakkeiden lukumäärä, siirry ensimmäiseen tyhjään soluun ja kirjoita arvo.
Kun olet kirjoittanut ensimmäisen arvon, uusi tyhjä solu ilmestyy nykyisen solun alapuolelle.
-
Kun olet kirjoittanut ensimmäisen arvon, siirrä kohdistus seuraavaan soluun sarkaimella tai alanuolinäppäimellä ja kirjoita toinen arvo.
-
Toista vaiheita 2 ja 3, kunnes olet luonut luettelon, ja valitse sitten Seuraava.
-
Voit myös antaa uudelle kentälle nimen ja valita sitten Valmis.
-
