Tehtävän tiedot -valintaikkunan Lisäasetukset-välilehdessä voit määrittää, tarkastella tai muuttaa tehtävää koskevia lisätietoja. Määritä välilehdessä esimerkiksi seuraavia asioita:
-
Määritä tehtävälle määräaika, jos haluat saada ilmoituksen, kun tehtävä on myöhässä.
-
Muuta tehtävälle määritettyä rajoiteta, jotta voit vaikuttaa aikataulun päivämääriin.
-
Määritä tehtävälle tehtävätyyppi, jos haluat vaikuttaa siihen, kuinka tehtävän tietoihin tehdyt muutokset vaikuttavat ajoitukseen
-
Määritä tehtävälle tehtäväkalenteri.
-
Merkitse tehtävä työmäärään perustuvaksi tai välitavoitetehtäväksi.
-
Määritä tehtävän työrakenne (WBS, work breakdown structure) -koodi.
-
Määritä, millä menetelmällä tehdään tehtävän ansaittu arvo -analyysi.
Valintaikkunan sijainti
Valitse tehtävä tehtävänäkymästä ja valitse sitten Tehtävän tiedot 
Tiedot
Yleiset tehtävää koskevat tiedot
Nimi Valitun tehtävän nimi. Voit muuttaa nimen kirjoittamalla toisen nimen Nimi-ruutuun.
Keston Valitun tehtävän suorittamiseen tarvittava aika. Voit määrittää keston minuutteina, tunteina, päivinä, viikkoina tai kuukausina. Jos määrität arvioidun keston, kirjoita kysymysmerkki keston perään tai valitse Arvioitu-valintaruutu.
Arvioitu Ilmaisee, että valitun tehtävän kesto on arvioitu tai alustava. Kesto on arvioitu, jos kestokentän aikayksikön perässä on kysymysmerkki (?).
Rajoitustehtävä-osa
Määräpäivä Tehtävän päättymisen määräpäivä. Kirjoita päivämäärä, johon mennessä tehtävän on oltava valmis. Määräpäivän asettaminen ei aseta päivämäärärajoitusta eikä vaikuta tehtävän ajoitukseen. Sen sijaan näkyviin tulee ilmaisin, jos määräpäivä on umpeutunut eikä tehtävä ole valmis. Lisäksi Gantt-kaavionäkymän kaavio-osassa näkyy nuoli.
Jos kuitenkin tehtävän ajoitus ohittaa määräpäivän, se vaikuttaa tehtävän liukumalaskentaan. Jos esimerkiksi tehtävä on ajoitettu päivämäärälle 14.11.2008 ja määräpäivä on 13.11.2008, Kokonaisliukuma-kentässä näkyy arvo -1 p.
Rajoituslaji Rajoittaa tehtävän alkamis- ja päättymispäivämäärän määrittämistä. Tehtävälle voi asettaa vain yhden rajoitteen. Jos määritetty rajoite on jokin muu kuin Mahdollisimman pian tai Mahdollisimman myöhään, kirjoita päivämäärä Rajoituspäivämäärä-ruutuun.
Rajoituslajit
Mahdollisimman myöhään Tätä joustavaa rajoitetta käytettäessä Microsoft Office Project ajoittaa tehtävän alkamis- ja päättymispäivät niin myöhäisiksi kuin muut ajoitusparametrit sallivat. Tämä on uusien tehtävien oletusrajoite päättymispäivän mukaan ajoitettavissa projekteissa.
Mahdollisimman pian Tätä joustavaa rajoitetta käytettäessä Project ajoittaa tehtävän alkamis- ja päättymispäivät niin aikaisiksi kuin muut ajoitusparametrit sallivat. Tehtävään ei tällöin määritetä muita päivämäärärajoituksia. Tämä on uusien tehtävien oletusrajoite alkamispäivän mukaan ajoitettavissa projekteissa.
Lopetus aikaisintaan Tämä kohtalaisen joustava rajoite ilmaisee varhaisimman päivämäärän, jolloin tehtävä voi valmistua. Tehtävä ei voi valmistua ennen tätä päivämäärää.
Kun projekti on ajoitettu alkamispäivän mukaan, ohjelma ottaa huomioon tämän rajoitteen, kun kirjoitat tehtävän päättymispäivämäärän.
Lopetus viimeistään Tämä kohtalaisen joustava rajoite ilmaisee myöhäisimmän mahdollisen päivämäärän, jolloin tehtävä voi valmistua. Tehtävä voi valmistua määritettynä päivänä tai sitä ennen.
Kun projekti on ajoitettu päättymispäivän mukaan, ohjelma ottaa huomioon tämän rajoitteen, kun kirjoitat tehtävän päättymispäivämäärän.
Päättymisajankohta Tämä joustamaton rajoite ilmaisee päivämäärän, jolloin tehtävän on ehdottomasti valmistuttava. Muut ajoitusparametrit, kuten tehtävien riippuvuudet, limitys tai viive, resurssien tasaaminen ja viive, ovat tähän vaatimukseen nähden toissijaisia.
Alkamisajankohta Tämä joustamaton rajoite ilmaisee päivämäärän, jolloin tehtävän on ehdottomasti käynnistyttävä. Muut ajoitusparametrit, kuten tehtävän riippuvuudet, limitys tai viiveaika, resurssien tasaaminen ja viivästyminen, ovat tähän vaatimukseen nähden toissijaisia.
Aloitus aikaisintaan Tämä kohtalaisen joustava rajoite ilmaisee päivämäärän, jolloin tehtävä voi aikaisintaan alkaa. Tehtävä ei voi alkaa ennen tätä päivämäärää.
Kun projekti on ajoitettu alkamispäivän mukaan, ohjelma ottaa huomioon tämän rajoitteen, kun kirjoitat tehtävän alkamispäivämäärän tai vedät Gantt-janaa.
Aloitus viimeistään Tämä kohtalaisen joustava rajoite ilmaisee päivämäärän, jolloin tehtävä voi viimeistään alkaa. Tehtävä voi alkaa määritettynä päivänä tai sitä ennen.
Kun projekti on ajoitettu päättymispäivän mukaan, ohjelma ottaa huomioon tämän rajoitteen, kun kirjoitat tehtävän alkamispäivämäärän.
Rajoituspäivämäärä Rajoituslaji-ruudusta valittuun kohtalaisen joustavaan tai joustamattomaan rajoitteeseen liittyvä päivämäärä. Kaikki rajoitteet Mahdollisimman myöhään- ja Mahdollisimman pian -rajoitteita lukuun ottamatta vaativat päivämäärän.
Huomautus: Koska rajoitteet vaikuttavat ajoitukseen, kannattaa käyttää joustamattomia päivämäärärajoitteita, kuten Alkamisajankohta tai Lopetus viimeistään, vain silloin, kun projektin ulkopuoliset syyt sitä vaativat. Anna muussa tapauksessa Projectin laskea projektin aikataulu tehtävän keston ja riippuvuuksien mukaan.
Tehtävätyyppi
Tehtävätyyppi Kun työ, tehtäväyksiköt tai kesto muuttuu, tehtävätyypin mukaan määräytyy se, kuinka muutokset vaikuttavat tehtävän kahden muun kentän laskentaan. Oletustehtävätyyppinä on Kiinteä kuormitusaste, ellet määritä jotakin muuta tehtävätyyppiä oletusarvoiseksi Asetukset-valintaikkunan Aikataulu-välilehdessä (Työkalut-valikossa).
Tehtävätyypit
Kiinteä kesto Ilmaisee, että tehtävän kesto ei saa muuttua, vaikka tehtävän kuormitusaste tai työmäärä muuttuu. Jos tehtävän kesto on kiinteä ja
-
muutat kuormitusastetta, Project laskee työmäärän uudelleen
-
muutat kestoa, Project laskee työmäärän uudelleen
-
muutat työmäärää, Project laskee kuormitusasteen uudelleen.
Kiinteä kuormitusaste Ilmaisee, että tehtävän kuormitusaste ei saa muuttua, vaikka tehtävän kesto tai työmäärä muuttuu. Tämä on oletusarvo. Jos tehtävällä on kiinteä kuormitusaste ja
-
muutat kuormitusastetta, Project laskee keston uudelleen
-
muutat kestoa, Project laskee työmäärän uudelleen
-
muutat työmäärää, Project laskee keston uudelleen.
Kiinteä työmäärä Ilmaisee, että tehtävän työmäärä ei saa muuttua, vaikka tehtävän kesto tai kuormitusaste muuttuu. Koska kiinteän työmäärän tehtävät ovat määrityksen mukaan työmäärään perustuvia, tällaisissa tehtävissä Työmäärään perustuva -valintaruutu on automaattisesti valittuna. Jos tehtävän työmäärä on kiinteä ja
-
muutat kuormitusastetta, Project laskee keston uudelleen
-
muutat kestoa, Project laskee kuormitusasteen uudelleen
-
muutat työmäärää, Project laskee keston uudelleen.
Työmäärään perustuva Määrittää, että Project säilyttää tehtävän työmäärän nykyisellä tasolla. Tehtävän kesto lyhenee tai pitenee sitä mukaa kuin tehtävään lisätään resursseja tai niitä poistetaan, mutta tehtävän valmistumiseen vaadittava työmäärä pysyy vakiona. Tämä valintaruutu on oletusarvoisesti valittuna, kun tehtävälajina on Kiinteä kesto tai Kiinteä kuormitusaste.
Huomautus: Voit määrittää kaikkien uusien tehtävien oletustehtävälajin. Valitse Työkalut-valikossa Asetukset ja valitse sitten Aikataulu-välilehti. Valitse Oletustehtävälaji-ruudusta haluamasi tehtävälaji.
Tehtäväkalenteri
Kalenteri Valitun tehtävän kalenteri. Tehtävät ajoitetaan oletusarvoisesti Projektin tiedot -valintaikkunassa määritetyn projektikalenterin työajan perusteella. Tehtäviä ajoitetaan myös varattujen resurssien työajan mukaan. Voit valita jonkin Project-ohjelman mukana tulleista peruskalentereista tai käyttää itse luomaasi peruskalenteria. Voit luoda oman peruskalenterin valitsemalla (Työkalut-valikon) Työajan muuttaminen -valintaikkunassa Uusi.
Jos olet ottanut käyttöön tehtäväkalenterin ja varannut resurssit, Project ajoittaa tehtävän tehtäväkalenterien ja resurssikalenterien yhteisten työaikojen mukaan. Seuraavaksi Project käyttää ohjelman mukana tulleita peruskalentereita ja niiden työaikoja. Jos lisäät omia peruskalentereita tai muokkaat aiemmin luotuja, tekemäsi muutokset näkyvät tässä luettelossa.
Jos käytössä on oletusasetus Ei mitään, tehtävän ajoitus perustuu projektikalenteriin ja varattujen resurssien kalentereihin. Jos otat käyttöön peruskalenterin tehtävää varten ja resurssikalenterin tehtävään varattuja resursseja varten, tehtävä ajoitetaan tehtävä- ja resurssikalenterin yhteisten työaikojen mukaan. Jos valitset Ajoittaminen ohittaa resurssikalenterit -valintaruudun, tehtävän ajoitukseen käytetään vain tehtäväkalenteria.
Peruskalenterit
Vakio Peruskalenteri, jonka normaali työpäivä ja työviikko ovat maanantaista perjantaihin klo 8.00–17.00, ja kello 12.00–13.00 on määritetty vapaa-ajaksi tauolle.
24 tuntia Peruskalenteri, johon ei ole eritelty vapaa-aikaa. Kaikki aika sunnuntaista klo 0.00 lauantaihin klo 24.00 on määritetty työajaksi.
Yövuoro Pääkalenteri, joka on määritetty yövuoroa varten. Työajat ovat maanantai-illasta lauantaiaamuun klo 23.00-8.00, ja kello 3.00-16.00 on määritetty vapaa-ajaksi tauolle.
Ei mitään Tehtävään ei ole liitetty peruskalenteria.
Ajoittaminen ohittaa resurssikalenterit Määrittää, että Project käyttää vain tehtäväkalenteria valittujen tehtävien ajoittamiseen resurssikalentereiden lisäksi. Tämä asetus on käytettävissä vain, jos tehtäväkalenteri on määritetty Kalenteri-ruudussa.
Muut tehtävän lisätiedot
WBS-koodi Tehtävässä käytettävä WBS-koodi. WBS-kenttä sisältää aakkosnumeerisen koodin, jota käyttämällä voidaan määrittää tehtävän sijainti projektin hierarkkisessa rakenteessa. Tämä kenttä on samantyyppinen kuin jäsennysnumero sillä erotuksella, että voit muokata kenttää tai käyttää erityistä WBS-muotoa tai peitettä. WBS-koodit ovat yleensä yksilöiviä, eli kullakin tehtävällä on oma WBS-koodinsa. Oletusarvoinen WBS-koodi on tehtävän jäsennysnumero. Voit kirjoittaa tai määrittää mukautetun WBS-koodin muodon.
Ansaitun arvon laskentatapa Määrittää, haluatko käyttää nykyisen tehtävän ansaitun arvon laskennassa % valmiina- vai % fyysisesti valmiina -arvoa.
Ansaitun arvon laskentatavat
% valmiina Laskee suoritetun työn peruskustannukset (BCWP) sen mukaan, millainen prosenttiosuus työn kestosta on kulunut. Jos esimerkiksi tehtävän kesto on 4 päivää ja 2 päivää on kulunut, tehtävästä on valmiina 50 %. Tätä ansaitun arvon laskentatapaa käytetään oletusarvoisesti.
Fyysinen % valmiina Laskee TTSK:n käyttämällä tehtävän prosentuaalista valmistumisprosenttia riippumatta tehtävän todellisesta kestosta tai kokonaiskestosta. Fyysinen % valmiina -toiminto perustuu todelliseen suoritettuun työhön. Esimerkiksi tiettyjen tehtävien valmistumista voidaan mitata tietyillä vakiintuneilla mittareilla tai materiaalien kulutukseen liittyvillä arvoilla, joista jompikumpi voi osoittaa, kuinka paljon tehtävässä on edistytty.
Voit määrittää ansaitun arvon laskentatavan Projectissa Asetukset-valintaikkunan Laskenta-välilehdessä. Napsauta välilehdessä olevaa Ansaittu arvo -painiketta, jos haluat ottaa käyttöön eri laskentatavan valituissa kentissä, kun lasket ansaittua arvoa.
Yhteenvetotehtävän suoritetun työn peruskustannukset (BCWP) muodostuvat alitehtävien töiden peruskustannuksista.
Merkitse tehtävä välitavoitteeksi Määrittää, onko tehtävä välitavoite. Välitavoitteiden muoto määritetään Palkkityylit-valintaikkunassa. Välitavoitteet näkyvät Gantt-kaavionäkymän kaavio-osassa. Voit merkitä tehtävän välitavoitteeksi myös kirjoittamalla sen kestoksi nollan (0).
