Ohjatun vientitoiminnon avulla voit viedä tietoja Access-tietokannasta tiedostomuotoon, jonka Excel voi lukea. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit valmistella ja viedä tietoja Excel. Artikkelissa on myös vianmääritysvinkkejä yleisimpiin ongelmiin.
Tämän artikkelin sisältö
Tietojen vieminen Excel: perusteet
Kun viet tietoja Excel, Access luo kopion valituista tiedoista ja tallentaa kopioidut tiedot tiedostoon, joka voidaan avata Excel. Jos kopioit tietoja AccessExcel usein, voit tallentaa vientitoiminnon tiedot myöhempää käyttöä varten ja jopa ajoittaa vientitoiminnon toimimaan automaattisesti tietyin väliajoin.
Yleisiä skenaarioita tietojen viemiseksi Excel
-
Osastosi tai työryhmäsi käyttää tietojen työstämiseen sekä Access että Excel. Tiedot tallennetaan Access tietokantoihin, mutta tietojen analysointiin ja analyysin tulosten jakamiseen käytetään Excel. Työryhmä vie tällä hetkellä tietoja Excel tarpeen mukaan, mutta haluat tehostaa prosessia.
-
Olet Access pitkäaikainen käyttäjä, mutta esimiehesi käsittelee mieluummin tietoja Excel. Kopioit tiedot säännöllisin väliajoin Excel, mutta haluat automatisoida tämän prosessin säästääksesi aikaa.
Tietoja tietojen viemisestä Excel
-
Access ei sisällä Tallenna nimellä -komentoa Excel muodossa. Jos haluat kopioida tietoja Excel, sinun on käytettävä tässä artikkelissa kuvattua Vienti-ominaisuutta, tai voit kopioida Access tiedot leikepöydälle ja liittää ne sitten Excel laskentataulukkoon.
-
Voit viedä taulukon, kyselyn, lomakkeen tai raportin. Voit viedä myös valitut monen tietueen näkymän tietueet.
-
Excel sisältää komennon tietojen tuomiseksi Access tietokannasta. Voit käyttää tätä komentoa vientikomennon sijaan Access; Excel tuontikomennon avulla voit kuitenkin tuoda vain taulukoita tai kyselyjä. Lisätietoja on Excel ohjeartikkelissa Ulkoisten tietojen yhdistäminen (tuominen).
-
Et voi viedä makroja tai moduuleita Excel. Kun viet alilomakkeita, aliraportteja tai alitaulukoita sisältävän lomakkeen, raportin tai taulukon, vain päälomake, -raportti tai -taulukko viedään. Vientitoiminto on toistettava jokaiselle alilomakkeelle, aliraporttille ja alitaulukolle, jonka haluat viedä Excel.
-
Tietokantaobjekteja voi viedä vain yhden kerralla. Voit kuitenkin yhdistää useita laskentataulukoita Excel yksittäisten vientitoimintojen suorittamisen jälkeen.
Vientitoiminnon valmisteleminen
Ennen viennin suorittamista kannattaa tarkistaa, että vietävissä tiedoissa ei ole virheilmaisimia tai virhearvoja. Jos virheitä ilmenee, yritä ratkaista ne ennen tietojen viemistä Excel. Muussa tapauksessa vientitoiminnon aikana voi ilmetä ongelmia ja tyhjäarvoja saatetaan lisätä Excel laskentataulukon soluihin. Lisätietoja ongelmista, joita voi ilmetä Excel vietäessä , on kohdassa Puuttuvien ja virheellisten arvojen vianmääritys.
Jos lähdeobjekti on taulukko tai kysely, päätä, haluatko viedä tietoja muotoiluineen vai ilman niitä. Tämä päätös vaikuttaa kahteen asiaan työkirjassa – vietävien tietojen määrään ja tietojen näyttömuotoon. Seuraavasta taulukosta näkyy, mitä tapahtuu vietäessä muotoiltuja ja muotoilemattomia tietoja.
|
Vieminen |
Lähdeobjekti |
Kentät ja tietueet |
Muotoileminen |
|---|---|---|---|
|
Ilman muotoiluja |
Taulukko tai kysely Huomautus: Lomakkeita ja raportteja ei voi viedä ilman muotoiluja. |
Kaikki pohjana olevan objektin kentät ja tietueet viedään. |
Muoto-ominaisuusasetukset jätetään huomiotta toiminnon aikana. Kun vietävä kohde on hakukenttä, vain haun tunnuksen arvot viedään. Hyperlinkkikentän sisältö kopioidaan tekstisarakkeena, jossa linkit näkyvät muodossa näyttöteksti#osoite#. |
|
Muotoiluineen |
Taulukko, kysely, lomake tai raportti |
Vain nykyisessä näkymässä tai objektissa näkyvät kentät tai tietueet viedään. Suodatettuja tietueita, taulukkonäkymän piilotettuja sarakkeita ja sellaisia kenttiä, jotka eivät näy lomakkeessa tai raportissa, ei viedä. |
Ohjattu toiminto noudattaa Muoto-ominaisuusasetusta. Kun vietävä kohde on hakukenttä, haun arvot viedään. Hyperlinkkikenttien arvot viedään hyperlinkkeinä. RTF-kenttien teksti viedään, mutta muotoiluja ei viedä. |
Valitse kohdetyökirja ja tiedostomuoto. Huomaa, että raportit voi viedä vain aiemmassa *.xls-tiedostomuodossa, ei uudessa *.xlsx-tiedostomuodossa.
Access kehottaa vientitoiminnon aikana määrittämään kohdetyökirjan nimen. Seuraavassa taulukossa on yhteenveto siitä, milloin työkirja luodaan (jos sitä ei vielä ole) ja milloin se korvataan (jos se on jo olemassa).
|
Kohdetyökirja |
Lähdeobjekti |
Vietävä kohde |
Tulos: |
|---|---|---|---|
|
Ei ole olemassa |
Taulukko, kysely, lomake tai raportti |
Tiedot muotoiluineen tai ilman muotoiluja |
Työkirja luodaan vientitoiminnon aikana. |
|
On jo olemassa |
Taulukko tai kysely |
Tiedot, mutta ei muotoiluja |
Työkirjaa ei korvata. Työkirjaan lisätään uusi laskentataulukko, ja se saa sen objektin nimen, josta tiedot viedään. Jos työkirjassa on jo laskentataulukko, jonka nimi on jo olemassa, Access kehottaa korvaamaan vastaavan laskentataulukon sisällön tai määrittämään uudelle laskentataulukolle toisen nimen. |
|
On jo olemassa |
Taulukko, kysely, lomake tai raportti |
Tiedot muotoiluineen |
Työkirja korvataan viedyillä tiedoilla. Kaikki olemassa olevat laskentataulukot poistetaan ja luodaan uusi laskentataulukko, jolla on sama nimi kuin viedyllä kohteella. Excel-laskentataulukon tiedot perivät lähdeobjektin muotoiluasetukset. |
Tiedot lisätään aina uuteen laskentataulukkoon. Tietoja ei voi liittää aiemmin luotuun laskentataulukkoon tai nimettyyn alueeseen.
Vientitoiminnon suorittaminen
-
Jos kohdetyökirja Excel on avoinna, sulje se ennen jatkamista.
-
Valitse lähdetietokannan siirtymisruudusta vietävä objekti.
Vain joidenkin tietojen vieminen
Jos objekti on taulukko, kysely tai lomake ja haluat viedä vain osan tiedoista, avaa objekti taulukkonäkymässä ja valitse haluamasi tietueet.
Lomakkeen avaaminen taulukkonäkymässä:
-
Avaa lomake kaksoisnapsauttamalla sitä.
-
Napsauta lomaketta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Taulukkonäkymä. Jos tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä:
-
Valitse Rakennenäkymä.
-
Paina F4-näppäintä, jolloin näkyviin tulee Ominaisuusikkuna-tehtäväruutu.
-
Valitse ominaisuusikkunan yläreunassa olevassa avattavassa luettelossa Lomake.
-
Määritä ominaisuusikkunan Muoto-välilehdessä Salli taulukkonäkymä -ominaisuuden asetukseksi Kyllä.
-
Valitse Rakenne-välilehden Näkymät-ryhmässä Taulukkonäkymä.
Huomautus: Raportista ei voi viedä vain osaa. Voit kuitenkin valita tai avata taulukon tai kyselyn, johon raportti perustuu ja viedä sitten osan objektin tiedoista.
-
-
-
Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Vie-ryhmästäExcel.
-
Tarkista Vie – Excel laskentataulukko -valintaikkunassa Excel työkirjan ehdotettu tiedostonimi (Access käyttää lähdeobjektin nimeä). Voit halutessasi muokata tiedostonimeä.
-
Valitse haluamasi tiedostomuoto Tiedostomuoto-ruudussa.
-
Jos vietävä kohde on taulukko tai kysely ja haluat säilyttää muotoilut, valitse Vie tiedot siten, että muotoilut ja asettelu säilyvät. Lisätietoja on osiossa Vientitoiminnon valmisteleminen.
Huomautus: Jos viet lomakkeen tai raportin, tämä asetus on aina valittuna, mutta ei käytettävissä (se näkyy himmennettynä).
-
Jos haluat tarkastella kohdetyökirjaa Excel vientitoiminnon jälkeen, valitse Avaa kohdetiedosto, kun vientitoiminto on valmis -valintaruutu.
Jos lähdeobjekti on avattu ja olet valinnut näkymässä vähintään yhden tietueen ennen viemisen aloittamista, voit valita Vie vain valitut tietueet -valintaruudun. Jos haluat viedä kaikki näkymän tietueet, jätä tämä valintaruutu valitsematta.
Huomautus: Tämä valintaruutu ei ole käytettävissä (se on himmennettynä), jos tietueita ei ole valittu.
-
Valitse OK.
Jos vientitoiminto epäonnistuu virheen vuoksi, Access näyttää virheen syytä kuvaavan viestin. Muussa tapauksessa Access vie tiedot ja avaa kohdetyökirjan vaiheessa 7 valitun valinnan mukaan Excel. Access näyttää sitten valintaikkunan, jossa voit luoda vientitoiminnon tietoja käyttävän määrityksen.
Muuta huomioon otettavaa tietojen viemisestä
-
Lisätietoja siitä, miten voit tallentaa vientitietosi myöhemmin käytettäväksi määritykseksi saat kohdasta Tuonti- tai vientitoiminnon tietojen tallentaminen määrityksenä.
-
Lisätietoja tallennettujen vientimääritysten suorittamisesta on artikkelissa Tallennetun tuonti- tai vientitoiminnon suorittaminen.
-
Lisätietoja määritysten suorittamisen ajoittamisesta on artikkelissa Tuonti- tai vientitoiminnon ajoittaminen.
-
Lisätietoja määrityksen nimen muuttamisesta, määrityksen poistamisesta tai määrityksen lähdetiedostojen nimien päivittämisestä on artikkelissa Tietotehtävien hallinta.
Puuttuvien ja virheellisten arvojen vianmääritys
Seuraavassa taulukossa on tavallisten virheiden vianmääritystapojen kuvauksia.
Vihje: Jos huomaat, että vain muutama arvo puuttuu, korjaa ne Excel työkirjassa. Muussa tapauksessa korjaa lähdeobjekti Access tietokannassa ja toista sitten vientitoiminto.
|
Ongelma |
Kuvaus ja ratkaisu |
|---|---|
|
Lasketut kentät |
Laskettujen kenttien tulokset viedään, kun taas pohjana olevia lausekkeita, jotka suorittavat laskutoimitukset, ei viedä. |
|
Moniarvoiset kentät |
Useita arvoja tukevat kentät viedään puolipistein eroteltuna arvoluettelona (;). |
|
Kuvat, objektit ja liitteet |
Mitään lähdetietoihin sisältyviä graafisia elementtejä (kuten logoja, OLE-objektikenttien tietoja tai liitteitä) ei viedä. Lisää ne laskentataulukkoon manuaalisesti, kun vienti on tehty. |
|
Kaavio |
Kun viet lomakkeen tai raportin, joka sisältää Microsoft Graph -objektin, kaavio-objektia ei viedä. |
|
Tiedot väärässä sarakkeessa |
Laskentataulukossa voi olla viemisen jälkeen tyhjäarvojen tilalla tietoja, jotka kuuluvat seuraavaan sarakkeeseen. |
|
Puuttuvat päivämääräarvot |
Päivämäärää 1.1.1900 edeltäviä päivämääräarvoja ei viedä. Laskentataulukon vastaavat solut sisältävät tyhjäarvon. |
|
Puuttuvat lausekkeet |
Lausekkeita, joita käytetään arvojen laskemiseen, ei viedä Excel. Vain laskutoimitusten tulokset viedään. Lisää kaava manuaalisesti Excel laskentataulukkoon vientitoiminnon suorittamisen jälkeen. |
|
Puuttuvat alilomakkeet, aliraportit ja alitaulukot |
Kun viet lomakkeen, raportin tai taulukon, ohjelma vie vain päälomakkeen, -raportin tai -taulukon. Toista vientitoiminto jokaista sellaista alilomaketta, aliraporttia ja alitaulukkoa kohti, jonka haluat viedä. |
|
Puuttuvat tai väärin muotoillut sarakkeet |
Jos mikään sarakkeista ei näy muotoiltuna laskentataulukossa, toista vienti ja varmista, että olet valinnut ohjatun toiminnon Vie tiedot muotoiltuina ja aseteltuina -valintaruudun. Jos taas vain jotkin sarakkeet näyttävät olevan muotoiltu eri tavalla kuin lähdeobjektin versiot, käytä haluamaasi muotoilua manuaalisesti Excel. Sarakkeen muotoileminen Excel
|
|
Sarakkeen arvo # |
Sarakkeessa, joka vastaa lomakkeen Kyllä/Ei-kenttää, voi olla #-arvo. Tämä voi johtua siitä, että vientitoiminto on käynnistetty siirtymisruudussa tai lomakenäkymässä. Voit ratkaista ongelman avaamalla lomakkeen taulukkonäkymään ennen tietojen viemistä. |
|
Virheilmaisimet tai virhearvot |
Tarkista, onko soluissa virheilmaisimia (kulmissa olevia vihreitä kolmioita) tai virhearvoja (merkkijonoja, joiden alussa on #-merkki tietojen sijasta). |
