Uusimmat tai vanhimmat päivämäärät sisältävien tietueiden etsiminen

Säännöt tärkeimpien arvokyselyjen luomiseen ja käyttämiseen

Luot ylimmän arvon kyselyn luomalla ensin valintakyselyn. Halutun tuloksen mukaan kyselyssä käytetään joko lajittelujärjestystä tai kysely muunnetaan summakyselyksi. Jos muunnat kyselyn, käytät koostefunktiota, kuten Maks . tai Min palauttaa suurimman tai pienimmän arvon, tai Ensimmäinen tai Viimeinen palauttaaksesi varhaisimman tai viimeisimmän päivämäärän. Summakyselyitä ja koostefunktioita käytetään vain silloin, kun haluat etsiä ryhmiin tai luokkiin kuuluvia tietoja. Oletetaan esimerkiksi, että sinun on etsittävä tietyn päivämäärän myyntinumerot kullekin yrityksellesi. Tällöin kaupungeista tulee luokkia (kaupunkikohtaiset tiedot on etsittävä), joten käytät summakyselyä.

Muista, että kyselytyypistä riippumatta kyselyissä on käytettävä kenttiä, jotka sisältävät kuvaavia tietoja, kuten asiakkaiden nimiä, sekä kenttää, joka sisältää etsittävät päivämääräarvot. Lisäksi päivämääräarvojen on oltava kentässä, jonka tietotyypiksi on määritetty Päivämäärä ja aika. Tässä artikkelissa kuvatut kyselyt epäonnistuvat, jos yrität suorittaa niitä lyhyen tekstin kentän päivämääräarvoja vastaan. Lisäksi jos haluat käyttää summakyselyä, tietokentissä on oltava luokkatietoja, kuten kaupunki- tai maa-/aluekenttä.

Ylimmän arvokyselyn ja suodattimen valitseminen

Jos haluat selvittää, kannattaako sinun luoda ylin arvokysely vai käyttää suodatinta, valitse jokin seuraavista:

• Jos haluat palauttaa tietueet, joiden kentässä on viimeisimmät tai viimeisimmät päivämäärät, etkä tiedä tarkkoja päivämääräarvoja tai niillä ei ole merkitystä, luot ylimmän arvokyselyn.

• Jos haluat palauttaa kaikki tietueet, joissa päivämäärä vastaa tiettyä päivämäärää, sitä edeltävää tai sitä myöhempää päivämäärää, käytä suodatinta. Jos esimerkiksi haluat nähdä huhtikuun ja heinäkuun välisten myyntien päivämäärät, käytä suodatinta. Täydellinen keskustelu suodattimista on tämän aiheen ulkopuolella.

  Lisätietoja suodattimien luomisesta ja käyttämisestä on artikkelissa Suodattimen käyttäminen Access-tietokannan valittujen tietueiden tarkasteluun.

Sivun alkuun

Perusarvokyselyn luominen

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Napsauta valintaikkunassa taulukkoa, jota haluat käyttää kyselyssä, sijoita taulukko suunnittelutyökalun yläosaan valitsemalla Lisää ja valitse sitten Sulje.

   -tai-

   Kaksoisnapsauta taulukkoa ja valitse sitten Sulje.

   Jos käytät edellä mainittuja esimerkkitietoja, lisää Työntekijät-taulukko kyselyyn.

3. Lisää kentät, joita haluat käyttää kyselyssä, rakenneruudukkoon. Voit kaksoisnapsauttaa kutakin kenttää tai vetää ja pudottaa kentän kenttärivin tyhjään soluun.

   Jos käytät esimerkkitaulukkoa, lisää Etunimi-, Sukunimi- ja Syntymäaika-kentät.

4. Napsauta Lajittele-riviä kentässä, joka sisältää ylimmät tai alimmat arvot (Syntymäpäivä-kenttä, jos käytät esimerkkitaulukkoa), ja valitse joko Nouseva tai Laskeva.

   Laskeva lajittelujärjestys palauttaa viimeisimmän päivämäärän ja Nouseva lajittelujärjestys palauttaa varhaisimman päivämäärän.

   Tärkeää: Lajittele-riville on määritettävä arvo vain kentille, jotka sisältävät päivämäärät. Jos määrität lajittelujärjestyksen toiselle kentälle, kysely ei palauta haluamiesi tulosten tuloksia.

5. Napsauta Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Kyselyn asetukset - ryhmässä Kaikki-kohdan vieressä olevaa alanuolta ( Ylimmät arvot - luettelo) ja kirjoita haluamasi tietueiden määrä tai valitse haluamasi vaihtoehto luettelosta.

6. Suorita kysely ja näytä tulokset taulukkonäkymässä valitsemalla Suorita .

7. Tallenna kysely ja pidä se avoinna seuraavissa vaiheissa.

Tämäntyyppinen huippuarvokysely voi vastata peruskysymyksiin, kuten yrityksen vanhimpaan tai nuorimpaan henkilöön. Seuraavissa vaiheissa selitetään, miten lausekkeita ja muita ehtoja käytetään lisäämään kyselyn tehoa ja joustavuutta. Seuraavassa vaiheessa näkyvät ehdot palauttavat seuraavat kolme työntekijän syntymäpäivää.

Ehtojen lisääminen kyselyyn

1. Vaihda edellisissä vaiheissa luomasi kysely rakennenäkymään.

2. Kopioi ja liitä tai kirjoita kyselyn rakenneruudukon Syntymäaika-sarakkeen oikealla puolella olevassa sarakkeessa tämä lauseke: Lauseke1: DatePart("m",[Syntymäaika]). Valitse sitten Suorita.

   DatePart-funktio poimii Syntymäaika-kentän kuukausiosan.

3. Siirry rakennenäkymään.

4. Liitä tai kirjoita ensimmäisen lausekkeen oikealle puolelle tämä lauseke: Lauseke2: DatePart("d",[Syntymäaika]). Valitse sitten Suorita.

   Tässä tapauksessa DatePart-funktio poimii Päivämäärä-kentän päivämääräosan.

5. Siirry rakennenäkymään.

6. Poista Näytä-rivin valintaruudut kunkin juuri kirjoittamasi lausekkeen osalta, napsauta kunkin lausekkeen Lajittele-riviä ja valitse sitten Nouseva.

7. Napsauta Suorita.

8. Voit myös määrittää ehtoja, jotka rajoittavat kyselyn laajuutta. Kun määrität ehtoja, kysely lajittelee vain ehdot täyttävät tietueet ja määrittää lajitellun luettelon ylimmät tai alimmat kenttäarvot.

   Voit jatkaa mallitietojen käsittelemistä siirtymällä rakennenäkymään. Kirjoita sitten Syntymäaika-sarakkeenEhdot-riville seuraava lauseke:

   Month([Birth Date]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   Tämä lauseke toimii seuraavasti: Kuukausi([Syntymäaika]) > Kuukausi(Päivämäärä()) -osa tarkistaa kunkin työntekijän syntymäajan ja tarkistaa, onko se tulevan kuukauden aikana, ja jos se on tosi, sisällyttää nämä tietueet kyselyyn. Lausekkeen Kuukausi([Syntymäaika])= Kuukausi(Päivämäärä()) Ja Päivä([Syntymäaika])>Päivä(Päivämäärä()) -osa tarkistaa nykyisen kuukauden syntymäpäivät ja tarkistaa, onko syntymäpäivä kuluvana päivänä vai sen jälkeen. Jos tämä ehto on tosi, funktio sisällyttää kyseiset tietueet kyselyyn. Yhteenveto: Tämä lauseke ohittaa kaikki tietueet, joiden syntymäpäivä on tammikuun 1. päivän ja kyselyn suorituspäivän välillä.

   Lisätietoja kyselyehtolausekkeista on artikkelissa Esimerkkejä kyselyn ehdoista.

9. Napsauta Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Kyselyn asetukset - ryhmässä Kaikki-kohdan vieressä olevaa alanuolta ( Ylimmät arvot - luettelo) ja kirjoita haluamasi tietueiden määrä tai valitse haluamasi vaihtoehto luettelosta.

   Jos haluat nähdä seuraavat kolme syntymäpäivää, kirjoita 3.

10. Suorita kysely ja näytä tulokset taulukkonäkymässä valitsemalla Suorita .

Summakyselyn luominen

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Kaksoisnapsauta taulukoita, joita haluat käyttää. Jokainen taulukko näkyy kyselyn suunnittelutyökalun yläosassa.

   Jos käytät yllä lueteltuja esimerkkitaulukoita, lisää Tapahtumat- ja Tapahtumatyypit-taulukot.

3. Kaksoisnapsauta taulukkokenttiä, joita haluat käyttää kyselyssä. Varmista, että lisäät kyselyyn vain ryhmän tai luokan kentät ja arvokentän tässä vaiheessa.

   Jos käytät kolmessa edeltävässä taulukossa lueteltuja esimerkkitietoja, lisäät joko Tapahtumatyyppi-kentän Tapahtumatyyppi-taulukosta tai Tapahtuman päivämäärä -kentän Tapahtumat-taulukosta.

4. Voit myös määrittää ehdot, jotka rajoittavat kyselyn laajuutta. Vain ehdot täyttävät tietueet lajitellaan, ja ylimmän ja alimman kentän arvot tunnistetaan tässä lajitellussa luettelossa.

   Jos esimerkiksi haluat palauttaa Yksityisen funktion luokan tapahtumia, kirjoita tämä lauseke Tapahtumatyyppi-sarakkeen Ehdot-riville: <> "Yksityinen funktio".

   Lisätietoja kyselyehtolausekkeista on artikkelissa Esimerkkejä kyselyn ehdoista.

5. Muunna kysely summakyselyksi seuraavasti:

   Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Summat.

   Summat-rivi näkyy rakenneruudukossa.

6. Varmista, että kunkin ryhmän tai luokan kentän Summat-rivin arvoksi on määritetty Ryhmittelyperuste, ja määritä arvokentän Summat-riviksi (kenttä, jossa on ylimmät tai alimmat arvot) joko Enimmäis - tai Min-arvoksi.

   Enimmäisarvo palauttaa numeerisen kentän suurimman arvon ja päivämäärän tai kellonajan viimeisimmän arvon Päivämäärä/aika-kentässä. Min palauttaa numeerisen kentän pienimmän arvon ja päivämäärän tai kellonajan varhaisimman arvon Päivämäärä/aika-kentässä.

7. Napsauta Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Kyselyn asetukset - ryhmässä Kaikki-kohdan vieressä olevaa alanuolta ( Ylimmät arvot - luettelo) ja kirjoita haluamasi tietueiden määrä tai valitse haluamasi vaihtoehto luettelosta.

   Valitse tässä tapauksessa Kaikki ja valitse sitten Suorita , jos haluat näyttää tulokset taulukkonäkymässä.

   Huomautus: Vaiheessa 6 valitsemasi funktion mukaan Access muuttaa kyselyn arvokentän nimeksi MaxOfFieldName tai MinOfFieldName. Jos käytät esimerkkitaulukoita, Access nimeää kentän uudelleen MaxOfEvent Date tai MinOfEvent Date.

8. Tallenna kysely ja siirry seuraaviin vaiheisiin.

Kyselyn tuloksissa ei näy tuotteiden nimiä tai muita tietoja tuotteista. Jos haluat nähdä nämä lisätiedot, sinun on luotava toinen kysely, joka sisältää juuri luomasi kyselyn. Seuraavissa vaiheissa selitetään, miten tämä tehdään.

Toisen kyselyn luominen tietojen lisäämistä varten

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Valitse Kyselyt-välilehti ja kaksoisnapsauta sitten edellisessä osassa luotua summakyselyä.

3. Napsauta Taulukot-välilehteä ja lisää summakyselyssä käyttämäsi taulukot ja lisää myös muut toisiinsa liittyvät tiedot sisältävät taulukot. Jos käytät edellä olevia kolmea esimerkkitaulukkoa, lisää Tapahtumatyyppi-, Tapahtuma- ja Asiakkaat-taulukot uuteen kyselyyn.

4. Yhdistä summakyselyn kentät päätaulukoiden vastaaviin kenttiin. Voit tehdä tämän vetämällä summakyselyn kunkin kentän vastaavaan kenttään taulukossa.

   Jos käytät kolmen taulukon esimerkkitietoja, vedä summakyselyn Tapahtumatyyppi-sarake Tapahtumatyyppi-taulukon Tapahtumatyyppi-kenttään. Vedä sitten Summat-kyselyn MaksOfEvent-päivämäärä -sarake Tapahtumat-taulukon Tapahtumapäivä-kenttään. Kun luot nämä liitokset, uusi valintakyselysi tuo yhteen summakyselyn tiedot ja muiden taulukoiden tiedot.

5. Lisää muut kuvaavat kentät kyselyn muista taulukoista.

   Jos käytät kolmen taulukon esimerkkitietoja, voit lisätä Yritys- ja Yhteystieto-kentät Asiakkaat-taulukosta.

6. Voit myös määrittää yhden tai useamman sarakkeen lajittelujärjestyksen. Jos haluat esimerkiksi luetteloida luokat aakkosjärjestyksessä, määritä Tapahtumatyyppi-sarakkeenLajittele-riviksiNouseva.

7. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Tulokset-ryhmästäSuorita.

   Kyselyn tulokset näkyvät taulukkonäkymässä.

Sivun alkuun

Taulukon luontikyselyn luominen

1. Kun ylimmät arvot -kysely on avoinna rakennenäkymässä:

   Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Kyselytyyppi-ryhmästäLuo taulukko.

   Näkyviin tulee Uusi taulukko -valintaikkuna.

2. Kirjoita Taulukon nimi -ruutuun sen taulukon nimi, johon ylimmät ja alimmat tietueet tallennetaan. Kirjoita esimerkiksi Ylimmät ja alimmat tietueet ja valitse sitten OK.

   Joka kerta, kun suoritat kyselyn sen sijaan, että kysely näyttää tulokset taulukkonäkymässä, kysely luo taulukon ja korvaa ylimmän arvon nykyisillä tiedoilla.

3. Tallenna ja sulje kysely.

Liittämiskyselyn luominen

1. Alimman arvon kysely rakennenäkymässä:

   Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Kyselytyyppi-ryhmästäLiitä.

2. Näkyviin tulee Liitä-valintaikkuna.

3. Kirjoita sama nimi, jonka kirjoitit Luo taulukko -valintaikkunaan.

   Kirjoita esimerkiksi Ylimmät ja alimmat tietueet ja valitse sitten OK. Aina, kun suoritat kyselyn, kysely liittää tietueet Ylimmät- ja Alimmat tietueet -taulukkoon sen sijaan, että se näyttäisi tulokset taulukkonäkymässä.

4. Tallenna ja sulje kysely.

Kyselyjen suorittaminen

• Olet nyt valmis suorittamaan nämä kaksi kyselyä. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa ylimmän arvon kyselyä ja valitse Kyllä , kun Access kehottaa sinua. Kaksoisnapsauta sitten Alimman arvon kyselyä ja valitse Kyllä , kun Access kehottaa sinua.

• Avaa Ylimmät ja alimmat tietueet -taulukko taulukkonäkymässä.

Ei käytössä -tila esti toiminnon tai tapahtuman suorittamisen.

Jos näet viestin, toimi seuraavasti:

• Valitse Ota tämä sisältö käyttöön ja valitse sitten OK.

• Suorita kysely uudelleen.

Sivun alkuun