Kun luot viestin sisäiselle käyttäjäryhmälle, on otettava huomioon, miten voit viestiä tehokkaasti koko organisaatiossa.
Vaihe 1. Organisaation sisäisten käyttäjäryhmätyyppien ymmärtäminen
Kun luot viestin sisäiselle yleisölle, on tärkeää ymmärtää, kuka yleisösi on. Tämä auttaa määrittämään oikean kielen, sävyn ja yksityiskohtien tason viestintäkampanjaa varten. Sen avulla voit myös tunnistaa, mitkä tiedot ovat tärkeimpiä.
Sisäiset käyttäjäryhmät voidaan ryhmiteltää organisaation rakenteen, kiinnostuksen kohteiden, teknisen osaamisen, sijainnin, kielen ja muiden tietojen perusteella. Ota huomioon seuraavat käyttäjäryhmäluokat, kun määrität, kuka käyttäjäryhmäsi on:
Organisaatiohierarkia
Ota huomioon yleisösi vastuualue. Jotkut organisaation jäsenet keskittyvät yrityksen alueisiin ylemmällä tasolla kuin toiset. Jotkut organisaation jäsenet keskittyvät asioihin, jotka vaikuttavat heidän päivittäisiin toimintoihinsa työpaikalla.
Rooli
Sisäiset käyttäjäryhmät voidaan myös segmentoida roolin mukaan. Esimerkiksi tietyt sisäiset muutokset, jotka eivät vaikuta osa-aikaisiin työntekijöihin, voivat vaikuttaa kokoaikaisiin työntekijöihin. Projektipohjaiset työntekijät saattavat tarvita viestejä, jotka keskittyvät erityisesti pieniin tietoihin tai korjaavat ongelmia suoraan, kun taas muut työntekijät tarvitsevat vain yleisiä päivityksiä, jotka eivät sisällä liikaa pieniä tietoja.
Osasto
Se voi myös olla hyödyllistä segmentoida yleisösi osaston perusteella. IT-osaston jäseniin voi vaikuttaa tietty tapahtuma, joka ei vaikuta markkinointiosaston jäseniin. Mieti, kenelle viestisi on tarkoitettu, ja räätälöi viestisi sen mukaisesti.
Kieli tai sijainti
Suuremmissa organisaatioissa maantieteellisellä sijainnilla on suuri merkitys siinä, millainen vaikutus viestillä voi olla tai ei ole eri henkilöryhmiin. Kun valmistelet koko organisaatioon vaikuttavaa viestiä, varmista, että olet ajan tasalla ajankohtaisista tapahtumista ja tietyistä sijainneista mahdollisesti vaikuttavista asioista. Näin voit välttää (kuurolta kuulostavan äänen) viestiä luotaessa. Sen avulla voit myös räätälöidä viestisi paremmin, kun puhut vain tietyille eri kielten ja sijaintien käyttäjäryhmille.
Vaihe 2. Tietoja sisäisiin tietoliikenneyhteyksiin käytetyistä laitteista
Useimmat organisaatiot sisältävät erilaisia yleisötyyppejä, jotka koostuvat etulinjan työntekijöistä, toimistotyöntekijöistä ja etätyöntekijöistä.
Etulinjan työntekijät työskentelevät yleensä mobiililaitteista ja tableteista eivätkä istu tietokoneen ääressä useimpien tehtävien suorittamiseen. Kun luot viestejä etulinjan työntekijöille, pidä viestisi ytimekkäinä, helposti käytettävissä ja visuaalisesti kiinnostavina.
Toimistotyöntekijät ja etätyöntekijät taas istuvat yleensä työpöydän ääressä perinteisessä toimistoympäristössä ja käyttävät tietokonetta tai kannettavaa tietokonetta yritysviestinnän käyttämiseen ja harjoittamiseen. Yleisö voi myös käyttää mobiililaitteita yritysviestintään ja käyttää sitä aika ajoin. Tämän ryhmän viestien tulisi sisältää erilaisia työaikatauluja, Internetin, kielten ja aikavyöhykkeiden käyttöä. Toimistotyöntekijät ovat yleensä yhteydessä toisiinsa henkilökohtaisesti. Kun kohdistat viestit toimistotyöntekijöihin, pidä viestit ytimekkäissä, informatiivisissa ja lyhyissä.
Kun viestit etu- ja etätyöntekijöille, kannattaa harkita useamman kuin yhden jakelukanavan käyttämistä eri työntekijöiden tavoittamiseksi erilaisilla työtyyleillä. Luo myös työntekijöille mahdollisuuksia osallistua keskusteluihin, jakaa perspektiiviään ja verkostoitua muiden kanssa, jotta he tuntevat olevansa yhteydessä toisiinsa.
Vaihe 3. Ota huomioon yleisösi koko ja sijainti
Yleisön koon ja sijainnin avulla voit määrittää oikeat menetelmät ja jakelukanavat niiden tavoittamiseksi ja osallistumisen kannustamiseksi. Esimerkiksi koko IT-osastolle tai sisäiselle teknologiaharrastajien yhteisölle tehdyt pikailmoitukset voivat sopia paremmin Viva Engage julkaisuksi, kun taas koko organisaatiolle tarkoitetut suuret, moniosaiset viestit voivat sopia paremmin julkaistavaksi SharePoint-sivuna.
Suurten organisaatioiden on myös keskityttävä varmistamaan, että viestintäkampanjassa käytetty viestintä ja kieli ovat osallistavia ja toimivat hyvin monikansallisten näkökohtien kannalta. Ota huomioon yleisön sijainti, jotta viestisi sisältö lokalisoituu hyvin ja ottaa huomioon ajankohtaiset tapahtumat paikassa, jossa käyttäjäryhmä, jolle olet luomassa viestiäsi, sijaitsee.
Vaihe 4. Jakelukanavien valitseminen
Nyt kun ymmärrät yleisösegmentit, laitteet, joilla he käyttävät ja osallistuvat yritysviestintään, sekä yleisösi koon ja sijainnin, voit käyttää näitä tietoja viestintäkampanjasi oikeiden jakelukanavien valitsemiseen.
Lue lisätietoja Microsoft Viva Amplify käyttämisestä viestintään eri kanavien kautta.
