Excel-tietoihin perustuvan organisaatiokaavion luominen Vision verkkoversiossa

Vision verkkoversiossa voit luoda uuden apuohjelman avulla Excelin tietoihin perustuvan organisaatiokaavion.

Jos haluat luoda organisaatiokaavion, joka ei perustu Excelin tietoihin, katso Organisaatiokaavion luominen Visiossa. 

Kaavio perustuu Excel-tietoihin

Organisaatiokaavio johdetaan Excel-työkirjan tiedoista. Saat mallitietoja, joiden avulla pääset alkuun helposti. Esimerkkitiedot korvataan niiden henkilöiden tiedoilla, jotka haluat sisällyttää organisaatiokaavioon. 

Prosessissa on useita vaiheita, jotka kuvataan alla. Tämän prosessin etuna on se, että kun muutoksia tapahtuu, sinun tarvitsee vain päivittää työntekijätiedot Excel-työkirjassa ja päivittää sitten Visio-kaavio kokonaan napsauttamalla painiketta.

Aloittaminen Visio-tietojen visualisointi -apuohjelmalla

Tietojen visualisointi -apuohjelma on saatavilla Exceliin PC- ja Mac-tietokoneissa sekä selaimessa Microsoft 365:n työpaikan tai oppilaitoksen tilillä. Tässä keskitytään Excelin ja Vision käyttöön selaimessa.

1. Avaa Excelin verkkoversio ja luo uusi tyhjä työkirja.
2. Tallenna työkirja OneDrive- tai SharePoint-sijaintiin.
3. Varmista, että työkirjasta on valittu tyhjä solu.
4. Valitse Lisää>apuohjelmia:
   
5. Valitse Officen apuohjelmat -ikkunassa Store-välilehti , etsi Data Visualizerja valitse sitten LisääMicrosoft Visio -tietojen visualisointi -kohdan vieressä. Jos näkyviin tulee apuohjelmaa koskeva suojaussanoma, valitse Luota tähän apuohjelmaan.
6. Kirjaudu sisään tilillä, joka on liitetty Microsoft 365:n työpaikan tai oppilaitoksen tilaukseen.
   
7. Jos näkyviin tulee käyttöoikeuskehote, valitse Salli.

Mukauta kaaviota muokkaamalla tietolinkitettyä taulukkoa

1. Valitse Tietojen visualisointi -ikkunassa Organisaatiokaavio. Valitse sitten jokin viidestä asetteluvaihtoehdosta:
   
   Esimerkkikaavio ja siihen linkitetty taulukko lisätään työkirjaan. Tämä prosessi voi kestää minuutin. 

2. Kaavio tallennetaan Visio-tiedostona samaan sijaintiin, johon tallensit Excel-työkirjan.

3. Korvaa Excel-taulukon esimerkkitiedot organisaatiosi tiedoilla. Täytä jokaisen organisaatiokaavioon sisällytettävän henkilön työntekijätunnus, nimi, esimiehen tunnus, titteli ja roolityyppi. 
   Älä muuta sarakeotsikoiden nimiä. Muuta vain otsikoiden alapuolella olevia tietoja. Voit käyttää työntekijätunnuksessa mitä tahansa haluamaasi numerointimallia, mutta sarakkeen jokaisen merkinnän on oltava yksilöllinen. Lisätietoja on seuraavassa osassa "Taulukon tietojen ja kaavion väliset toiminnot".

4. Lisää tai poista henkilöiden merkintöjä lisäämällä tai poistamalla rivejä arvotaulukossa.

5. Kun olet muokannut arvotaulukon, päivitä kaavion ulkoasu valitsemalla kaavioalueella Päivitä .

   Huomautus

   Jos lähdetietotaulukossa on vika, Tietojen tarkistus -työkalu tulee näkyviin kaavion viereen ja antaa ohjeet virheen korjaamiseen. Kun olet tehnyt korjaukset taulukkoon, vahvista, että virhe on korjattu, valitsemalla Tietojen tarkistaminen -ikkunassa Yritä uudelleen . Sen jälkeen kaavio päivittää itsensä itse.

Miten taulukon tiedot vaikuttavat kaavioon?

Taulukon kukin sarake yksilöi erikseen tärkeän näkökohdan näkemästäsi organisaatiokaaviosta. Katso alla olevista viitetiedoista lisätietoja jokaisesta sarakkeesta ja sen vaikutuksesta kaavioon. 

Laajenna alaotsikko valitsemalla se alla ja tarkastele sen yksityiskohtaisia tietoja.

Työntekijätunnus

Luku, joka yksilöi jokaisen työntekijän organisaatiokaaviossa. Tämä sarake on pakollinen, ja Excel-taulukon jokaisen arvon on oltava yksilöllinen, eikä tyhjä. Tämä arvo ei näy kaaviossa.

Nimi

Kirjoita sen työntekijän koko nimi, jonka haluat liittää työntekijän tunnusnumeroon. Tämä teksti näkyy kaaviossa muodon tekstinä.

Otsikko

Anna työntekijälle lisätietoja kirjoittamalla tehtävänimike tai rooli. Tämä teksti näkyy kaaviomuodoissa työntekijän nimen alapuolella.

Esimiehen tunnus

Luo organisaatiokaavion rakenne tunnistamalla tämän sarakkeen avulla kunkin työntekijän esimies. Voit jättää sen tyhjäksi niitä varten, jotka eivät raportoi kenellekään. Kirjoita vastaava työntekijätunnus ensimmäisestä sarakkeesta. Huomaa, miten alla olevassa kuvassa Bianca Toscanon työntekijätunnus (ID1) näkyy Aasa Andrejevin Esimiestunnus-sarakkeessa , mikä ilmaisee, että Bianca on Aasan esimies.

Voit myös erottaa esimiestunnukset pilkulla.

Roolityyppi

Apuohjelman organisaatiokaavioissa on valittavissa olevia eri roolityyppejä. Valitse kenttä Roolityyppi-sarakkeesta ja valitse se valmiista rooliluettelosta. Valitsemasi rooli määrittää kaavion muodon värin.

Visio-kaavion tarkasteleminen, tulostaminen tai jakaminen

Avaa Tietojen visualisointi -vuokaavio Vision verkkoversiossa, jos haluat tarkastella, tulostaa tai jakaa kaaviota muiden kanssa. Tee näin:

1. Jos haluat tarkastella kaaviota Vision verkkoversiossa, valitse kaavioalueella kolme pistettä (...) ja valitse Avaa verkossa.
   
2. Kun Visio-tiedosto on avattu uudessa selainvälilehdessä, valitse yläreunassa kolme pistettä (...) ja tulosta kaavio valitsemalla Tulosta . (Lisätietoja on artikkelissa Kaavion tulostaminen. 
3. Jos haluat jakaa kaavion, valitse Jaa-painike ja luo linkki tai kirjoita niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa kaavion.

Kaavion muokkaaminen

Jos sinulla on Visio-tilaus, voit muokata kaaviota tietyillä tavoilla Vision verkkoversiossa – vaihtaa teemaa, muokata asettelua tai lisätä ja muotoilla tekstiä. 

1. Valitse Excelin kaavioalueella Muokkaa .

2. Tee haluamasi muutokset kaavioon Vision verkkoversiossa seuraavasti:

   Toiminto	Yleismerkki
   Tekstin lisääminen ja muotoileminen	Etusivu>Fonttiasetukset Etusivu>Fonttiasetukset : Lisätietoja on artikkelissa Tekstin lisääminen ja muotoileminen.
   Teeman vaihtaminen	Rakenne> Rakenne>Teeman värit Lisätietoja on artikkelissa Teeman tai värin käyttäminen.
   Kaavion asettelun muuttaminen	Rakenne>Asettelu Lisätietoja on artikkelissa Kaavion asettelun muuttaminen.

3. Kun olet lopettanut kaavion muokkaamisen, voit palata Excel-tiedostoon ja valita Päivitä jotta näet tekemäsi muutokset. Vision verkkoversiossa kaavioon tehtyjä muita muutoksia kuin vaiheessa 2 ei voida synkronoida takaisin Excel-lähdetiedostoon.